Phần mềm ERP là gì? Vai trò của hệ thống ERP như thế nào? - The first knowledge sharing application in Vietnam

Phần mềm ERP là một giải pháp công nghệ mới được ra đời nhằm mục đích hỗ trợ các nhà quản trị quản lý và điều hành doanh nghiệp. ERP tích hợp đầy đủ các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược và mạnh mẽ có thể được sử dụng để quản lý thông tin của tổ chức.

Phần mềm ERP nếu được triển khai thành công sẽ giúp chủ sở hữu và lãnh đạo doanh nghiệp quản trị doanh nghiệp toàn diện, xem báo cáo và phê duyệt online theo thời gian thực, các bộ phận phối hợp công việc ăn ý, giảm 70% các quy trình làm việc thủ công, đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời, sáng suốt…

Phần mềm ERP có vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành đối với doanh nghiệp

Tuy nhiên, theo thời gian cùng sự lên ngôi mạnh mẽ của làn sóng công nghệ 4.0, phần mềm ERP không còn chiếm được thế độc quyền trong quản lý doanh nghiệp nữa. Nhưng dù vậy, các doanh nghiệp cũng không thể xem nhẹ và bỏ qua phần mềm ERP trong hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp, bởi nó vẫn sở hữu những ưu điểm nhất định. Để có thể tận dụng tốt hệ thống ERP với mục đích trên, các nhà quản trị doanh nghiệp cần hiểu rõ ERP là gì? Phần mềm ERP là gì? Hệ thống ERP có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp? Tất cả những câu hỏi này sẽ được GOILACO giải đáp trong nội dung bài viết dưới đây!

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP hay hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là những khái niệm không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong kinh doanh đã và đang tác động mạnh mẽ từ lâu. Nói một cách dễ hiểu thì đây là một loại giải pháp phần mềm giúp các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh quản lý đa chức năng, đa phòng ban. Theo đó, hệ thống này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch về sản phẩm, dự toán chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán,…

Bên cạnh CRM thì ERP được đánh giá là ứng dụng mạnh mẽ và hữu ích nhất cho doanh nghiệp. Trên thế giới đã có 53% các công ty đặt sự ưu tiên đầu tư vào hệ thống này lên hàng đầu đã chứng minh được tầm quan trọng và ý nghĩa của nó. Còn tại Việt Nam, các doanh nghiệp đã nắm bắt được xu hướng sử dụng ERP trên thế giới và áp dụng hệ thống này trong hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp.

Tuy nhiên, mức độ phổ biến của hệ thống ERP trong nội bộ các doanh nghiệp Việt Nam chưa thực sự rộng rãi. Điều này khá đáng tiếc vì giá trị mà ERP mang lại đã được chứng minh là rất lớn cho các hoạt động quản lý cũng như đưa ra chiến lược phát triển doanh nghiệp nước ngoài. Vậy rốt cuộc phần mềm ERP là gì? Và tại sao ERP được sử dụng nhiều đến thế trong các doanh nghiệp?

Khái niệm

Trước khi đi tìm hiểu phần mềm ERP là gì, GOILACO muốn mời các bạn khám phá sơ lược về lịch sử phát triển của hệ thống ERP để có thể hiểu hơn về hệ thống này. ERP xuất hiện lần đầu tiên trong giới kinh doanh vào năm 1990 bởi tập đoàn Gartner đã dùng nó để mở rộng cho MRP. Do đó, có thể nói ERP được ra đời nhờ sự phát triển từ một ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP) và sản xuất tích hợp máy tính (CIM). Sự phát triển một cách toàn diện hơn 2 ứng dụng này đã trở thành hệ thống ERP mà rất nhiều các doanh nghiệp đang sử dụng hiện nay.

Sau đó, đến khoảng giữa năm 1990, ERP được áp dụng phổ biến hơn, không chỉ trong hoạt động sản xuất nữa mà mở rộng ra hầu hết của mảnh của một doanh nghiệp. Các cơ quan chính phủ và phi chính phủ cũng bắt đầu sử dụng hệ thống ERP cho các hoạt động của mình. Chưa dừng lại ở đó, ERP tiếp tục được nâng cấp và phát triển hơn khi đến khoảng năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện. Thuật ngữ này được dùng để chỉ những phần mềm ERP có khả năng dùng giao diện web để truy cập và sử dụng. Theo đó, ERP II không chỉ cho phép công ty mà cả khách hàng, đối tác cũng có thể truy cập và sử dụng dễ dàng. Điều đó chứng minh rằng, ERP không chỉ được sử dụng với mục đích quản lý nội bộ doanh nghiệp mà còn có tác dụng hỗ trợ cho việc hợp tác giữa các bên công ty.

Quay lại với câu hỏi phần mềm ERP là gì? Qua những thông tin về lịch sử hình thành sơ lược của ERP, chắc hẳn bạn cũng có thể hiểu phần nào về hệ thống này. Đây là phần mềm giúp các doanh nghiệp quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh và nhân sự của doanh nghiệp.

ERP là phần mềm được sử dụng để hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp

ERP xuất phát từ thuật ngữ tiếng Anh Enterprise Resource Planning, đây là phần mềm được sử dụng để hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép tiếp cận các dữ liệu nội bộ được chia sẻ công khai nhằm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty. Để hiểu một cách sâu sắc hơn về phần mềm ERP là gì? Chúng ta cần đi tìm hiểu, phân tích mặt nghĩa trong tên của nó. Cụ thể:

R – Resource (tài nguyên):
Trong kinh tế, resource được hiểu là nguồn lực tài tài, nhân lực, công nghệ. Nhưng hiểu trong

ERP

thì Resource chính là tài nguyên. Ứng dụng

ERP

vào trong doanh nghiệp chính là tận dụng toàn bộ nguồn tài nguyên của công ty, nhất là nguồn nhân lực. Theo đó, ứng dụng

ERP

vào trong quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn nhân lực thành tài nguyên. Các hoạt động đó bao gồm:

Thứ nhất, phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn nhân lực phục vụ cho doanh nghiệp.

Thứ hai, phải hoạch định và xây dựng được lịch trình khai thác nguồn nhân lực của các bộ phận có sự phối hợp ăn ý và nhịp nhàng.

Thứ ba, phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.

Thứ tư, phải luôn cập nhật thông tin về tình trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp một cách kịp thời và chính xác.

Khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai hệ thống ERP, muốn biến nhân lực thành tài nguyên, đòi hỏi cần có sự trao đổi chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà tư vấn. Theo đánh giá, giai đoạn này sẽ quyết định hơn 50% sự thành công của một hệ thống ERP.

P – Planning (Hoạch định)
: Planning là thuật ngữ quen thuộc trong hoạt động quản trị kinh doanh. Hiểu một cách đơn giản,

hệ thống ERP

sẽ hỗ trợ công ty lên trước các kế hoạch và nghiệp vụ trong sản xuất, kinh doanh.

ERP

sẽ tính toán và dự báo các khả năng phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ như ERP giúp doanh nghiệp tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng,…Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ hoạch định trước các nội dung công việc và nghiệp vụ cần có trong sản xuất kinh doanh. Có thể kể đến như hoạch định chính sách giá, chiết khấu,…tính toán phương án mua nguyên vật liệu và có thể tính được mô hình sản xuất tối ưu,…Qua đó, ERP giúp giảm thiểu các sai sót trong xử lý nghiệp vụ.

E – Enterprise (Doanh nghiệp)
: Và điều cuối cùng cấu tạo nên

ERP

và cũng là yếu tố mà

ERP

muốn nhắm tới, đó chính là doanh nghiệp. Hệ thống này được sử dụng với mục đích chính là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, liên tục cập nhật những thông tin cần thiết theo thời gian thực.

ERP

cố gắng tích hợp tất cả thông tin của các phòng ban và toàn bộ chức năng công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của các phòng ban.

Trên thực tế, khá khó khăn để có thể xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất đáp ứng được nhu cầu quản lý của tất cả các phòng ban. Bởi mỗi phòng ban thường sẽ sở hữu một hệ thống máy tính riêng. Tuy nhiên, với hệ thống ERP, nó kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm máy tính tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu thống nhất để các bộ phận có thể chia sẻ thông tin và tương tác qua lại.

Qua những phân tích trên, có thể rút ra, ERP là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ và phân tích diễn giải. Hiểu một cách đơn giản thì phần mềm ERP là phần mềm thống nhất, đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ các hoạt động như quản trị toàn diện đầu vào, đầu ra, cho tới lập kế hoạch, thống kê, kiểm soát nghiệp vụ về sản xuất, tài chính, nhân sự,…Ngoài ra, hệ thống ERP còn hỗ trợ cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu và đưa ra các dự báo giúp nhà quản lý hoặc các bộ phận khác tác nghiệp hiệu quả.

Phần mềm ERP tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau trở thành module của một phần mềm duy nhất

Điểm khác biệt lớn nhất của phần mềm ERP và các phần mềm quản lý rời rạc như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho,…là tính tích hợp. Phần mềm ERP là một mô hình công nghệ all –in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau trở thành các module của một gói phần mềm duy nhất, giúp xây dựng hệ thống tự động hóa từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp. Mục đích chính của hệ thống ERP là giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý thông suốt và đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài.

Được ví như xương sống trong hoạt động điều hành, quản lý của doanh nghiệp, ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tăng sức cạnh tranh và gia tăng lợi nhuận.

Khác với trước kia, hiện nay, các công ty phần mềm ERP đã tạo ra một quy trình làm việc hoàn toàn tự động hóa, từ đó cho phép mối công ty thành lập một hệ thống phức tạp với các các chuỗi văn phòng đầy đủ chức năng. Công tác kế toán, nhân lực, bán hàng, kế hoạch, sản xuất,…đều được kết nối trong cùng một hệ cơ sở dữ liệu duy nhất và đồng bộ cho toàn doanh nghiệp.

Đặc biệt, hệ thống ERP còn là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, bắt đầu từ việc chuẩn hóa số liệu, thống nhất quy trình làm việc và số hóa các thông tin.

Đến đây, chắc hẳn các bạn đã hiểu ERP là gì? Và phần mềm ERP là gì rồi đúng không? Trong phần tiếp theo của bài viết, chúng ta tiếp tục tìm hiểu sâu hơn về các phân hệ của một hệ thống ERP nhé!

Các phân hệ của một hệ thống ERP

Phân hệ là gì? Phân hệ hay còn được gọi là module hiểu một cách đơn giản là những thành phần của toàn bộ hệ thống phần mềm ERP. Một phần mềm ERP thông thường sẽ bao gồm 10 phân hệ chính, cụ thể như sau:

Kế toán tài chính (Finance)
Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
Quản lý mua hàng (Purchase Control)
Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
Quản lý dự án (Project Management)
Quản lý dịch vụ (Service Management)
Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Báo cáo thuế (Tax Reports)

Ngoài 10 phân hệ chính kể trên, một số phần mềm ERP hiện đại còn sở hữu thêm một số giải pháp kết nối liên kết với các thiết bị mã vạch, kết nối với các máy tính cầm tay PDA để phục vụ đội ngũ bán hàng di động, kết nối với điện thoại di động phục vụ truy cập từ xa,…

Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Mỗi phần mềm hay ứng dụng đều có những điểm đặc trưng riêng giúp phân biệt chúng với các phần mềm khác. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP cũng không ngoại lệ. ERP có những đặc trưng nổi bật riêng có khiến nó trở thành điểm sáng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp thời đại 4.0.

Phần mềm ERP có 5 đặc trưng tiêu biểu

5 đặc trưng tiêu biểu của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP bao gồm:

Thứ nhất, phần mềm ERP được thiết kế theo từng module chức năng

Như đã trình bày trong phần 1, phần mềm ERP được hình thành từ sự kết nối của nhiều module (phân hệ) khác nhau. Hệ thống ERP tích hợp các chức năng như: kế toán, tài chính, bán hàng, sản xuất,…Mỗi module lại đảm nhận một chức năng chuyên biệt của từng phòng ban, bộ phận trong một doanh nghiệp. Hơn nữa, các module này sẽ xử lý nghiệp vụ của các phòng ban được tích hợp trong hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP.

Thứ hai, trang bị đầy đủ các chức năng chuyên nghiệp

Mặc dù mỗi module sẽ đảm nhiệm xử lý nghiệp vụ riêng của từng phòng ban nhưng không vì thế mà thông tin giữa các bộ phận bị tách biệt. Các thông tin được tính hợp với nhau nhằm mục đích liên kết, kế thừa và chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban. Nhờ vậy mà các nguồn thông tin được thống nhất và đồng bộ giữa các phòng ban. Từ đó giúp giảm tải thời gian, công sức và quá trình xử lý dữ liệu bị rải rác giữa các phòng ban.

Nhìn chung, các module trong hệ thống ERP vừa được thiết kế mang tính chuyên biệt, vừa có khả năng tích hợp nhằm phục vụ những đòi hỏi và yêu cầu khắt khe về chức năng, nghiệp vụ của từng bộ phận, cũng như đảm bảo hệ thống dữ liệu được thống nhất và xuyên suốt trong toàn doanh nghiệp.

Thứ ba, tích hợp khả năng đánh giá theo thời gian thực

Hệ thống ERP thông qua những báo cáo tổng hợp tự động của các phòng ban mà tiến hành phân tích và đánh giá hiệu quả, tiến độ của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ đó, ERP giúp doanh nghiệp giải quyết được tối đa việc quản lý về hệ thống đánh giá các hoạt động kinh doanh. Đồng thời, hệ thống này hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các chiến lược mới phù hợp với hệ thống của công ty.

Thứ tư, cấu trúc được thiết kế linh hoạt

Mỗi doanh nghiệp luôn có xu hướng thay đổi và cập nhật liên tục, không ngừng về mặt tổ chức hoạt động và cách vận hành. Do đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP cần được thiết kế linh hoạt để có thể dễ dàng đáp ứng những thay đổi và điều chỉnh trong tổ chức không chỉ 1 lần mà rất nhiều lần.

Hệ thống ERP có thiết kế mở, điều đó cho phép doanh nghiệp bổ sung thêm những module cần thiết hoặc tháo bỏ những module không cần thiết mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của các chức năng khác, từ đó tối ưu hóa hiệu quả sử dụng hệ thống.

Thứ năm, cơ sở dữ liệu tích hợp chung trên một phần mềm quản lý doanh nghiệp

Tất cả các dữ liệu riêng của từng bộ phận như dữ liệu tài chính, nhân sự, kế toán, bán hàng,…đều được tích hợp và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung của toàn bộ doanh nghiệp. Các dữ liệu này chỉ cần nhập 1 lần và sẽ được lưu hành cho tất cả các phòng ban cùng sử dụng. Đặc trưng này giúp cho dữ liệu của toàn doanh nghiệp luôn thống nhất, dễ kiểm soát. Đặc biệt, tránh được các hiện trạng thất thoát, phân tán hay trùng lặp, dư thừa dữ liệu.

Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP tạo nên một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất cho doanh nghiệp bởi tất cả quy trình làm việc của doanh nghiệp đều được thực hiện trên hệ thống này. Đây chính là cơ sở tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu của doanh nghiệp trên nhiều góc cạnh khác nhau, từ đó hỗ trợ tối đa nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh.

Hiện nay, hệ thống ERP được sử dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp như là một công cụ hiệu quả giúp quản lý tài nguyên doanh nghiệp. Cụ thể một số lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến như:

ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính

Trước khi có ERP, muốn kiểm soát thông tin tài chính của doanh nghiệp, bộ phận chuyên môn phải tổng hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên không thể tránh khỏi những chênh lệch nhất định. Tuy nhiên, để giải quyết bài toán đó, doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp ERP. Hệ thống này tập hợp mọi thông tin tài chính của doanh nghiệp trên một cơ sở dữ liệu chung, chỉ có một phiên bản duy nhất thống nhất và xuyên suốt trong tất cả các phòng ban. Và khi có 1 con số thay đổi, tất cả các thông tin liên quan đến thay đổi đó đều được tự động tính toán lại và hiển thị trùng khớp với thay đổi đó, từ đó hạn chế những tiêu cực không đáng có trong tài chính doanh nghiệp.

Nếu trước kia, các doanh nghiệp lớn và phức tạp thường phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới làm được báo cáo tài chính. Hiện nay, dưới sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, bất cứ khi nào doanh nghiệp muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời, chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng trên dòng dữ liệu của ERP.

ERP giúp tăng tốc độ quy trình làm việc

ERP giúp tăng tốc độ quy trình làm việc

Một doanh nghiệp lớn đồng nghĩa với việc sở hữu một quy trình làm việc phức tạp và nhiều khâu, nhiều bước. Quy trình đó là một mạng lưới vô cùng phức tạp khiến cho tốc độ dòng công việc bị chậm lại rất nhiều. Bởi, tốc độ quy trình làm việc cơ bản của một doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào 2 yếu tố chính: Có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không và trong quá trình chuyển giao đó có gặp phải chướng ngại gì không.

Trên thực tế, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy, việc chuyển một văn bản bằng giấy không thể nhanh bằng một văn bản điện tử. Hay khi vận chuyển hàng hóa từ kho bãi đến các cơ sở kinh doanh thì một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới tay người thủ kho nhanh chóng mà không cần chờ thời gian xe hàng di chuyển cả một quãng đường dài. Bằng cách giải quyết các “nút thắt” và rút gọn được khó khăn về khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian khiến cho hoạt động quản lý và vận hành trở nên tối ưu nhất.

ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Theo cách làm truyền thống, một dữ liệu thường xuyên đi qua nhiều bộ phận làm việc khác nhau và xảy ra tình trạng nhầm lẫn và sai sót dữ liệu. Điều này khiến cho không ít doanh nghiệp gặp rắc rối. Ví dụ như trên một thùng hàng được viết tay con số 14 nhưng lại rất dễ nhận nhầm thành con số 19, hay một số lỗi gõ chữ ngớ ngẩn” trên Word biến khách hàng “Phạm Quỳnh” thành “Phạm Quyên”,…Những sai lầm như vậy tưởng chừng chỉ là những lỗi nhỏ nhưng ảnh hưởng của nó lại không nhỏ chút nào. Những sai phạm không đáng có như vậy ảnh hưởng rất lớn tới tiến độ làm việc của cả một quy trình, làm xấu đi hình ảnh của doanh nghiệp với khách hàng, đồng thời làm suy giảm tính minh bạch và gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.

Tuy nhiên, khi sử dụng hệ thống quản lý ERP sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót đó. Bởi với ERP, dữ liệu chỉ cần nhập một lần bởi người đầu tiên rồi lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Hệ thống dữ liệu này cho phép toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp truy cập dễ dàng và tiếp cận dữ liệu gốc giúp tránh những sai sót do quá trình “tam sao thất bản” gây ra.

ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Ưu điểm nổi bật của ERP đó chính là thống nhất và sắp xếp khoa học toàn bộ dữ liệu và quy trình làm việc của nhân viên và các bộ phận trên một nền tảng cơ sở chung. Từ đó, ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Đặc biệt, với chức năng tìm vết (Audit track) của phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra nguồn gốc bút toàn và nhân viên liên quan đến bút toán đó.

ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Bên cạnh đó, các khâu làm việc của nhân viên cũng được kiểm soát dễ dàng với ERP. Chỉ cần ngồi một chỗ, mở giao diện hợp nhất của ERP, nhà quản lý đã có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp.

Đặc biệt, một số phần mềm ERP còn tự động phân tích cơ sở dữ liệu để giao nhiệm vụ phù hợp cho nhân viên phụ trách. Nhờ đó, nhà quản lý không phải mất quá nhiều thời gian cho công việc này.

ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp

Không chỉ là nơi lưu trữ dữ liệu và thông tin doanh nghiệp, phần mềm ERP còn sở hữu tính năng liên lạc nội bộ giữa những người dùng cùng thuộc một hệ thống. Cũng giống như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ, hệ thống ERP cũng tích hợp tính năng chat riêng tư và cập nhật trạng thái cá nhân của người dùng.

Hạn chế của phần mềm ERP

Bên cạnh nhiều lợi ích không thể phủ nhận, hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP cũng có một số hạn chế mà các nhà quản lý doanh nghiệp cần lưu ý. Bên cạnh những nhược điểm vốn đã tồn tại trong cấu trúc và hoạt động vận hành hệ thống, nhiều người còn cho rằng ERP đã lỗi thời, không bắt kịp với những thay đổi trong thời đại 4.0 – khi công nghệ đang được liên tục cải tiến, hướng tới sự nhỏ gọn và chuyên biệt hóa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Để giúp bạn có những đánh giá khách quan nhất về hệ thống ERP này, GOILACO đã liệt kê một số hạn chế thường thấy của phần mềm quản lý này. Bao gồm:

ERP đòi hỏi chi phí sử dụng lớn nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp

Hệ thống ERP sẽ tiêu tốn ngân quỹ của doanh nghiệp một khoản rất lớn. Bởi để có thể sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải mua gói tổng hợp với chi phí ít nhất là 30.000$. Gói tổng hợp của ERP bao gồm tất cả các ứng dụng phục vụ cho các công đoạn làm việc khác nhau của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều không sử dụng hết các phân hệ đó và gây nên sự lãng phí tiền bạc nghiêm trọng. Thêm vào đó, các ứng dụng không cần thiết đó cũng không thể xóa đi mà vẫn cồng kềnh tồn tại ở đó.

Chi phí sử dụng ERP khá lớn

Chưa kể đến có một số doanh nghiệp không chỉ dùng duy nhất phần mềm ERP mà còn kết hợp một số phần mềm đặc thù khác nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Khi đó, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với vấn đề làm sao để kết hợp tốt nhất ERP với các giải pháp ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu đến quy trình làm việc. Việc này khiến cho các doanh nghiệp đau đầu rất nhiều vì với đặc trưng được lập trình cố định khiến cho ERP rất khó tích hợp với các phần mềm khác.

Như vậy, bên cạnh mức phí đắt đỏ cùng cấu trúc cồng kềnh và cứng nhắc khiến doanh nghiệp phải thận trọng suy nghĩ có nên sử dụng hệ thống ERP hay không.

ERP gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh

Khi phần mềm ERP hoạt động trơn tru thì việc đơn giản hóa dòng dữ liệu trên một hệ thống duy nhất không có gì khó khăn. Tuy nhiên, nếu xảy ra 1 vấn đề nào đó, dù là rất nhỏ trong bất kỳ khâu nào thì cả một công đoạn làm việc sẽ ngay lập tức bị tắc nghẽn, từ đó làm cho toàn bộ quy trình phía sau bị đình trệ.

ERP giúp quản lý doanh nghiệp trên một cơ sở dữ liệu duy nhất nên doanh nghiệp cũng phải đối mặt với rủi ro cao bởi chỉ một lỗi nhỏ trong hệ thống dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp chứ không phải chỉ gây tổn thất ở một bộ phận nhỏ. Do đó, nhà quản trị doanh nghiệp không nên “liều” với ERP, bởi nếu giải pháp này không phù hợp với doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ phải trả cái giá rất đắt – Doanh nghiệp sẽ phải đối diện với “cái chết” trong một thời gian dài.

ERP đòi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức

Việc hoàn thiện, triển khai và đưa một hệ thống đi vào hoạt động phụ thuộc vào tốc độ triển khai của bên cung ứng và thời gian làm quen phần mềm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều đáng lo ngại là ERP tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức cho cả 2 yếu tố này.

Trước nhất, doanh nghiệp phải tích hợp đầy đủ cả hệ thống cồng kềnh của ERP với hàng loạt các module. Để làm được điều này, doanh nghiệp phải trang bị máy chủ trung tâm dữ liệu và cơ sở hạ tầng mạng tới tất cả mạng lưới của doanh nghiệp, không bỏ qua bất kỳ “ngõ ngách” nào dù là nhỏ nhất. Bên cạnh đó, để đảm bảo vận hành ổn định toàn hệ thống, vấn đề bảo mật, yêu cầu sao lưu và khôi phục dữ liệu cũng phải được chú trọng và tính toán kỹ lưỡng. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp cũng lo ngại về việc làm thế nào để nhân viên có thể ngay lập tức thích nghi với cách vận hành mới của cả một bộ máy doanh nghiệp.

ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi

Hầu hết các giải pháp ERP đều chỉ thể hiện được thế mạnh nhất định trong một lĩnh vực duy nhất và những phân hệ khác sẽ yếu hơn nhiều. Bởi các nhà cung cấp hệ thống này phải đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với những tiêu chí, quy trình à mục tiêu khác nhau. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng luôn muốn cải tiến công nghệ để theo kịp với thời thế, không bị lạc hậu trong thời đại 4.0 hiện nay. Tuy nhiên ERP lại rất khó để có thể đáp ứng được nhu cầu này của doanh nghiệp. Bởi nếu muốn thay đổi dù chỉ một tính năng thôi, doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng mọi hoạt động và đưa cả hệ thống ERP cồng kềnh ra để lập trình lại.

Trong lúc ERP khiến các doanh nghiệp loay hoay và tìm cách xoay sở để cải tiến thì các nhà cung cấp phần mềm chuyên biệt khác lại không ngừng nâng cấp và đưa ra những phiên bản mới, hiện đại hơn và thậm chí miễn phí cho khách hàng đang sử dụng.

ERP không thể hoạt động khi doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa

Do tình hình của xã hội đang chịu ảnh hưởng không nhỏ từ đại dịch toàn cầu, xu hướng làm việc từ xa đã không còn trở nên xa lạ với các doanh nghiệp. Không những vậy, ngay kể cả khi không có tác động của đại dịch, các doanh nghiệp, nhà lãnh đạo cũng đang dần suy nghĩ tới việc tái cấu trúc hoặc mở rộng thêm một phần nhân sự làm việc từ xa. Bởi các nhà lãnh đạo ngày nay đã nhận thức được rằng sẽ có rất nhiều rủi ro khác trong quá trình hoạt động.

Một thực tế hiển nhiên rằng, nếu nhân sự không tới công ty làm việc, cũng đồng nghĩa với việc hệ thống ERP cũng sẽ nằm “đắp chiếu”, bởi hệ thống này không thể làm việc từ xa. Theo đó, tất cả những công việc bị phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống cồng kềnh mà đắt đỏ này cũng đều sẽ đối diện với tình trạng ngưng trệ. Kéo theo sự bị động của nhân viên và doanh nghiệp cũng phải đối mặt với cảnh gián đoạn trong vận hành.

Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?

Mặc dù có không ít hạn chế những với những ưu điểm nổi bật thì các doanh nghiệp cũng nên cân nhắc việc đưa vào sử dụng phần mềm ERP trong hoạt động quản lý, vận hành doanh nghiệp. Vậy mô hình quản lý ERP phù hợp với những doanh nghiệp như thế nào?

Câu trả lời là bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý ERP trong hoạt động điều hành và quản lý. Tuy nhiên, phần mềm này không hề rẻ với bộ máy vô cùng cồng kềnh. Do đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không lựa chọn giải pháp này.

Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc 1 trong 4 tình huống sau thì bạn có thể cân nhắc sử dụng giải pháp phần mềm ERP cho doanh nghiệp của mình. Cụ thể như sau:

Thứ nhất: doanh nghiệp thường xuyên xảy ra những sai sót trong quá trình truy xuất và nhập dữ liệu. Cùng với đó, khi so sánh số liệu giữa các bộ phận, doanh nghiệp thường xuyên gặp phải tình trạng sai sót, chênh lệch số liệu.

Ngoài ra, nếu ngày càng có nhiều khách hàng phản ánh và phàn nàn về chất lượng dịch vụ của công ty thì cũng là lúc doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng ERP.

Thứ hai: những doanh nghiệp đang có nhu cầu mở rộng kinh doanh, chi nhánh và các cửa hàng mới trên toàn quốc do có khối lượng giao dịch kinh doanh tăng nhanh và đột biến cũng nên sử dụng hệ thống ERP để quản lý. Bởi phần mềm ERP là lựa chọn thích hợp cho các hoạt động quản lý, vận hành một mô hình kinh doanh lớn. Hệ thống giúp hạn chế những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình mở rộng kinh doanh.

Thứ ba: mô hình quản lý ERP cũng là lựa chọn đáng cân nhắc cho các doanh nghiệp đang làm việc với một bộ máy tương đối cồng kềnh mà hiệu quả lại kém, khiến doanh nghiệp muốn thực hiện tái cấu trúc tổng thể doanh nghiệp nhằm quản trị một cách hiệu quả hơn. Với những doanh nghiệp thuộc loại này thì lựa chọn ERP lại tiết kiệm chi phí hơn các phần mềm quản lý rời rạc, bởi ERP tích hợp toàn bộ tính năng quản lý doanh nghiệp.

Thứ tư, đối tượng cuối cùng nên sử dụng phần mềm quản lý ERP là những doanh nghiệp đang muốn thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

Các loại tùy chọn triển khai cho giải pháp ERP

Có 2 loại triển khai chính cho giải pháp ERP đối với doanh nghiệp ngày nay: Trên đám mây và Tại chỗ.

ERP tại chỗ được triển khai cục bộ trên phần cứng và máy chủ, đồng thời được quản lý bởi nhân viên CNTT của bạn. Các doanh nghiệp chọn tùy chọn này muốn khả năng tự quản lý tốt hơn đối với việc triển khai.

Phần mềm Đám mây ERP có giao diện và hoạt động giống với ERP truyền thống. Khác biệt duy nhất là cách triển khai. Với đám mây ERP, thay vì lưu trữ máy chủ và phần cứng lưu trữ tại chỗ, nhà cung cấp ERP của bạn sẽ lưu trữ giúp bạn. Để truy cập vào hệ thống ERP của bạn, bạn chỉ cần đăng nhập vào trang web được lưu trữ trực tuyến (trong đám mây).

ERP trên đám mây cung cấp bảo mật cấp độ doanh nghiệp để bảo vệ các doanh nghiệp ngày nay, cũng như chi phí sở hữu giảm, dễ sử dụng và cấu hình linh hoạt. Giải pháp này cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập trong thời gian thực và khả năng hiểu rõ thông tin kinh doanh thông qua điện thoại di động hoặc thiết bị di động khác, bất kể bạn đang ở đâu trên thế giới.

Một số doanh nghiệp cung cấp phần mềm ERP ở Việt Nam

Hơn 15 năm trước đây, việc ứng dụng các phần mềm ERP vào hoạt động quản trị doanh nghiệp ở các doanh nghiệp Việt Nam là điều còn khá là xa lạ. Nếu có thì cũng chỉ là các phần mềm kế toán nhỏ, hay các phần mềm thiết kế trên Excel, Access. Các phần mềm này chỉ ứng dụng cho riêng từng phòng ban nên việc chia sẻ thông tin liên phòng là điều xa xỉ.

Ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP

Tuy nhiên, khoảng 10 năm trở lại đây, các doanh nghiệp Việt Nam đã dân biết đến và sử dụng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp vào các hoạt động quản lý, vận hành các hoạt động của doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và bài bản hơn. Một số doanh nghiệp tiên phong ứng dụng hệ thống ERP vào quản lý doanh nghiệp như Petrolimex, EVN, Vinamilk, Panasonic,…

Học tập theo những doanh nghiệp lớn đã đi đầu sử dụng ERP, hàng loạt các doanh nghiệp vừa và nhỏ khác cũng ứng dụng hệ thống này vào hoạt động quản trị doanh nghiệp mình. Và sau gần 20 năm ERP xuất hiện và phát triển tại thị trường doanh nghiệp Việt Nam, tính đến thời điểm hiện tại đã có khoảng 200 doanh nghiệp lớn nhỏ cung cấp giải pháp phần mềm này.

Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp có thể lựa chọn đối tác phù hợp trong hơn 200 nhà cung cấp ERP ở Việt Nam? Để giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng lựa chọn đối tác, trong khuôn khổ bài viết, GOILACO sẽ liệt kê và phân tích một số nhà cung cấp giải pháp phần mềm ERP uy tín tại thị trường Việt Nam.

Trước tiên phải kể đến các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP ngoài nước

SAP, Oracle, Infor và Microsoft là 4 “gã khổng lồ” đang nắm giữ hơn một nửa thị phần hệ thống ERP toàn cầu hiện nay. Những đơn vị này đều có bề dày kinh nghiệm và đã áp dụng thành công hệ thống ERP ngoại này của mình tại rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Đặc biệt, ERP ngoại nhập có đầy đủ và chi tiết quy trình được thiết kế riêng cho từng ngành nghề và theo tiêu chuẩn quốc tế. Hệ thống ERP này cũng đạt đến sự ổn định cao, tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp khi chỉ cần tuân thủ hoàn toàn và thực hiện những công việc theo quy trình đã định sẵn trên hệ thống.

Tuy nhiên, hệ thống ERP ngoại nhập khi ứng dụng vào các doanh nghiệp Việt Nam sẽ không tương thích với chế độ, quy định kế toán của Việt Nam. Nguyên nhân phải nói đến quy tắc vận hành phân hệ kế toán của hệ thống này. Phân hệ kế toán là phân hệ quan trọng nhất, nó là đầu mối trung tâm dữ liệu có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và in sổ sách theo đúng chế độ kế toán. Do đó, module kế toán phải nhận dữ liệu đến từ rất nhiều các modules khác trong hệ thống và đặt các hạch toán tự động. Và chính những hạch toán tự động này khiến cho phần mềm ERP không tương thích với quy định kế toán của Việt Nam.

Do đó, để có thể áp dụng tại Việt Nam, công tác này đòi hỏi phải làm thủ công hoặc doanh nghiệp phải đầu tư thêm một phần mềm kế toán khác. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến cho hệ thống ERP mất đi tính toàn vẹn và hoàn chỉnh.

Do có độ uy tín cao, quy trình chuẩn cùng việc triển khai hầu hết các phân hệ mà hệ thống ERP ngoại nhập này thường được ứng dụng tại các công ty lớn, nhiều chi nhánh và các doanh nghiệp đa quốc gia. Hệ thống ERP loại này đáp ứng được yêu cầu cao về bảo mật và khả năng tùy biến linh hoạt nhưng khả năng triển khai có thành công hay không lại phụ thuộc vào doanh nghiệp triển khai.

Hiện nay, các phần mềm ERP ngoại này đang được cung cấp tại thị trường Việt Nam dưới sự tư vấn và triển khai của các đối tác uy tín như: FPT, Citek, Naviworld, CMC, Abeo,Trg…Đây là các nhà cung cấp hệ thống ERP lớn của những hãng ERP hàng đầu thế giới như SAP, ORACLE, MICROSOFT, INFOR, EPICOR,…Tuy nhiên, nếu xét về góc độ thị phần thì FPT và Citek đang áp đảo với hơn 50%. Hầu hết các dự án triển khai SAP gần đây đều do 2 đơn vị này ký kết triển khai.

Thứ hai, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP trong nước

Phần mềm ERP trong nước tuy không được đầy đủ như ERP ngoại nhưng một trong những ưu điểm lớn nhất khiến loại này được ứng dụng nhiều tại các doanh nghiệp Việt Nam là nắm rõ các nghiệp vụ, nhu cầu của doanh nghiệp, tuân thủ đúng các quy định, chuẩn mực tài chính kế toán trong nước. Bên cạnh đó, phần mềm ERP trong nước được các nhà cung cấp phát triển theo hướng lập trình riêng biệt cho các doanh nghiệp trong nước và có thể bổ sung những tùy biến theo yêu cầu và loại hình của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp sử dụng ERP trong nước sẽ có khả năng ứng dụng cao hon và tỷ lệ triển khai thành công tốt hơn.

Mặt khác, phần mềm ERP trong nước có chi phí thấp hơn ERP ngoại và có tính linh hoạt trong việc đưa ra các gói sản phẩm và triển khai thực hiện theo từng module. Một số doanh nghiệp tự phát triển và cung cấp phần mềm ERP trong nước uy tín có thể kể đến như: ITG, Bravo, Perfect, Fast… Và còn rất nhiều những nhà cung cấp khác nữa. Tuy nhiên về thị phần ERP và các đơn vị cung cấp ERP chuyên sâu thì đây là những đơn vị uy tín tại Việt Nam trong cung cấp giải pháp ERP nội.

Kết luận

Hệ thống ERP được triển khai tại các doanh nghiệp sẽ chú trọng vào việc nâng cấp và cải tiến hệ thống nội bộ của công ty, để có thể mang lại hiệu quả cao khi áp dụng, doanh nghiệp cần phải kiên trì với giải pháp phần mềm này. Để đạt được những giá trị đạt tầm quốc tế nhưng vẫn giữ được hình hài và cái chất đặc trưng của một doanh nghiệp Việt Nam, các doanh nghiệp cần tỉ mỉ trong khâu lựa chọn nhà cung ứng hay đối tác triển khai ERP cho doanh nghiệp mình. Tuy triển khai hệ thống ERP sẽ tốn một khoảng thời gian khá lớn, từ vài tháng cho đến vài năm nhưng những giá trị mà nó mang lại cho doanh nghiệp trong tương lai là không hề nhỏ.

Trên đây là những kiến thức nền tảng cơ bản nhất về ERP, từ những định nghĩa nền tảng như ERP là gì? Phần mềm ERP là gì? Đến những thông tin về vai trò của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp, những ưu, nhược điểm của hệ thống này. Ngoài ra, GOILACO cũng liệt kê và phân tích một số nhà cung cấp giải pháp phần mềm ERP tại Việt Nam. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp phía trên sẽ hữu ích cho doanh nghiệp của bạn khi đang tìm kiếm một giải pháp ERP phù hợp nhất. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì và mong muốn được giải đáp về hệ thống ERP này, hãy để lại bình luận xuống bên dưới, các chuyên gia của GOILACO sẽ tư vấn cho bạn.