Phần mềm quản lý Spa là gì? Làm thế nào để chọn phần mềm phù hợp cho cơ sở kinh doanh của bạn?

Trong những năm vừa qua, ngành chăm sóc sắc đẹp – spa đã có một sự phát triển ổn định, cho đến khi Covid-19 xuất hiện. Dẫu vậy, các tiệm Spa, Nail hay Massage đang tái khởi động, khi cả thế giới đang dần mở cửa tích cực trở lại. Dữ liệu ngành phản ánh, một số phân khúc sẽ phát triển. Mảng móng tay giả dự kiến có tốc độ tăng trưởng là 4.5% (2019 – 2024), thị trường chất đánh bóng là tăng trưởng kép 10.5% (2016 – 2024).

Biểu đồ giá trị ngành Spa giai đoạn 2017 – 2020 thể hiện sự suy giảm trong năm 2020.

Đó là lý do tại sao nếu bạn đang sở hữu, điều hành một tiệm Spa – hoặc đang có ý định như vậy – thì hãy tập trung nguồn lực đầu tư, và tìm cách tận dụng sự phát triển hiện tại của ngành để đạt được hiệu quả như mong muốn. Một trong những khoản đầu tư tốt nhất mà bạn nên thực hiện đó là công nghệ, cụ thể hơn là phần mềm quản lý Spa.

Những nội dung dưới đây sẽ cung cấp một cái nhìn chuyên sâu về phần mềm quản lý Spa, để dựa vào đó bạn có cái nhìn tổng quan về lợi ích khi sử dụng, những gì nên tìm kiếm trong một phần mềm quản lý và làm thế nào để chọn phần mềm phù hợp nhất với tiệm Spa của mình.

Phần mềm quản lý Spa là gì?

Về cơ bản, phần mềm quản lý Spa là giải pháp giúp việc điều hành, quản lý tiệm Spa trở nên thông suốt, dễ dàng, hiệu quả hơn.

Quản lý tiệm Spa sẽ có rất nhiều việc phải làm, từ quản lý lịch hẹn, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên… cho đến những công việc không tên khác. Nếu một công cụ số hóa có thể giải quyết, hoặc giúp chúng trở nên thuận lợi hơn khi thực hiện, thì đó là ví dụ đơn giản cho phần mềm quản lý Spa.

Trong một số trường hợp, bạn có thể sử dụng những công cụ riêng biệt cho từng chức năng. Ví dụ, một ứng dụng đặt phòng, một nền tảng quản lý CRM và một công cụ Marketing cho tiệm. Và trong những lần khác, bạn có thể chọn một nền tảng duy nhất, để xử lý hết các các công việc, vấn đề phát sinh khi kinh doanh tiệm spa của mình. Các giải pháp quản lý tiệm Spa hiện đang có trên thị trường, đa phần đều đáp ứng cơ bản những yêu cầu chung mà chủ tiệm Spa cần đến.

Chọn phần mềm nào là dựa vào nhu cầu thực tế. Hãy tiếp tục cụ thể hóa điều đó, để chọn ra giải pháp phù hợp, tốt nhất cho tiệm của bạn.

Phần mềm quản lý Spa là giúp quản lý tiệm Spa trở nên thông suốt, dễ dàng, hiệu quả hơn.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kinh doanh cho tiệm Spa

Chi tiền cho phần mềm quản lý Spa, sẽ đem lại những lợi ích thiết thực trong ngắn hạn lẫn dài hạn cho tiệm. Cụ thể hơn, là những lợi ích sau:

Tiết kiệm thời gian vận hành

Trong ngắn hạn, khi áp dụng phần mềm quản lý Spa vào công việc, sẽ giúp tiệm Spa của bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Điều này được cụ thể hóa bằng việc tự động hóa các quy trình kinh doanh, bao gồm lịch hẹn, lưu trữ hồ sơ khách hàng, thông tin liên lạc cũng như những thứ khác. Khi tất cả những điều này được giải quyết, bạn và nhân viên sẽ có thêm nhiều thời gian trong tiệm để làm những việc khác.

Vận hành thông suốt hơn

Các quy trình tự động hóa nêu trên không chỉ tăng tốc công việc, mà còn đảm bảo chúng sẽ không gặp lỗi. Phần mềm quản lý Spa giúp giảm thiểu sai sót do con người, vì vậy mà việc hoàn thành cũng sẽ dễ dàng hơn, ở mọi lúc và trong mọi thời điểm.

Khách hàng có trải nghiệm tốt hơn

Ở góc độ khách hàng, khi tiệm Spa có dùng phần mềm quản lý thì trải nghiệm của họ trở nên tốt hơn. Thay vì gọi điện tìm hiểu lịch trống, giá cả rồi đặt hẹn, họ (khách hàng) có thể thông qua website đặt hẹn của tiệm để thực hiện. Hệ thống cũng sẽ thông báo đến khách hàng khi gần đến thời gian đã hẹn. Như vậy, khách hàng vừa đặt trước dễ dàng, lại được thông báo lịch đã hẹn một cách tự động.

Đánh giá bức tranh kinh doanh toàn cảnh

Thông qua tính năng báo cáo được tính hợp sẵn trong phần mềm, tiệm Spa có thể theo dõi mọi thứ, từ số lượng khách đặt trước, doanh số thời gian thực, giờ cao điểm cho đến hiệu suất làm việc của thợ Những thông tin này, giúp tiệm đánh giá được tình hình kinh doanh hiện tại là như thế nào, và ra quyết định được chính xác, phù hợp hơn.

Doanh thu và lợi nhuận cao hơn

Khi được áp dụng vào việc quản lý đúng cách, phần mềm sẽ giúp năng suất làm việc được đảm bảo, nhiều lượt đặt trước và tỷ lệ hài lòng cao hơn. Những điều này sẽ dẫn đến kết quả cuối cùng: doanh thu và lợi nhuận cao hơn, tích cực hơn.

Tìm hiểu thêm:

Những điều cần phải có trong phần mềm quản lý Spa

Và bây giờ, chúng ta hãy cùng xem xét những yếu tố cần thiết, những điều cần phải có và đem lại lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý Spa. Các yếu tố này có thể khác tùy thuộc vào quy mô, đội ngũ nhân sự, cũng như kế hoạch kinh doanh và khả năng đáp ứng lượng đặt trước. Tuy vậy, có một số điểm chung nhất định, áp dụng cho tất cả mọi tiệm, bất kể với quy mô như thế nào.

Website đặt hẹn

Không quan trọng là tiệm Spa là mới mở, hay quy mô nhỏ. Nhưng một tiệm Spa trong bối cảnh hiện nay, thì hệ thống đặt hẹn trực tuyến là điều bắt buộc. Việc đặt hẹn thông qua điện thoại, hoặc trực tiếp tuy vẫn còn, nhưng sẽ không đảm bảo lợi nhuận thu về. Theo khảo sát từ Genbook, có đến 44% khách hàng thích đặt hẹn trực tuyến. Nên rằng, nếu bạn không chuẩn bị điều này, bạn cũng sẽ mất khoảng 44% lượng khách hàng tiềm năng của mình.

Nền tảng số hòa giúp đặt phòng trực tuyến không mới mẻ, và có thể dễ dàng triển khai. Cũng theo nghiên cứu của Genbook, 28.6% khách hàng cảm thấy không thoải mái khi đặt hẹn trực tiếp trong giờ làm việc. Điều này lại càng củng cố sự bất tiện, nếu tiệm Spa của bạn không chuẩn bị website đặt hẹn Spa trực tuyến. Vậy, cần gì ở một website đặt hẹn Spa trực tuyến, hãy cùng xem đến những yếu tố sau:

Khả năng tùy biến tổng thể website

Tùy biến là chìa khóa. Khi tìm một phần mềm quản lý Spa, hãy đảm bảo rằng phần mềm đó cho phép bạn tự điều chỉnh website của mình. Bạn có thể hiển thị biểu tượng (logo), hình ảnh minh họa cũng như kể câu chuyện thương hiệu của mình thông qua “About us” – tương tự như một website thông thường.

Khả năng tùy chỉnh và giới thiệu menu, bảng giá tiệm Spa

Menu mỗi tiệm là khác nhau. Có thể bạn cung cấp gói mani–pedi (manicure, pedicure, chăm sóc tay và chân), hoặc cung cấp liệu pháp chăm sóc móng theo mùa. Và trong những trường hợp nhất định, có thể tiệm còn có những dịch vụ bổ sung. Nhưng dù thế nào đi chăng nữa, website đặt hẹn cũng phải linh hoạt, và giới thiệu được tất cả các dịch vụ mà tiệm Spa bạn cung cấp, cùng mức giá của chúng.

Khách hàng tùy chọn thợ phù hợp

Một yếu tố tùy chọn khác mà phần mềm quản lý Spa phải có, đó là khả năng cho phép khách hàng chọn thợ khi đặt hẹn từ trước. Thông qua danh sách là các thợ đang có tại tiệm Spa, khách hàng có thể tùy chọn và đặt hẹn với một thợ bất kỳ. Điều này cũng đồng nghĩa rằng, tính năng này phải được liên kế với lịch của các thành viên trong nhóm, để đảm bảo tính khả dụng của họ khi hiển thị thông tin trên website.

Cung cấp các chính sách kinh doanh

Nếu tiệm Spa của bạn đang có những chính sách kinh doanh riêng biệt, như khách noshow, thì cũng cần thể hiện chúng trên website. Bên cạnh việc thể hiện thông tin, phần mềm quản lý cũng cần chức năng để thực thi các chính sách này.

Ví dụ: Nếu tính phí hủy đặt hẹn trước 1 tiếng, thì website phải hỗ trợ thanh toán bằng thẻ tín dụng.

Website cho phép tiếp thị tiệm Spa

Theo khảo sát của Genbook, khách hàng có xu hướng tìm kiếm thông tin, hình ảnh dịch vụ để hiểu rõ tiệm Spa trước khi đến. Điều này đồng nghĩa rằng, họ đang tích cực tìm kiếm trên Google, mạng xã hội (Facebook, Instagram…) để có được thông tin mình cần. Đó này lý giải tại sao website đặt hẹn cần phải được tối ưu SEO để hiển thị tốt hơn, và cho phép khách hàng kết nối đến các tài khoản mạng xã hội của tiệm Spa một cách dễ dàng.

Khả năng đặt hẹn bổ sung

Ngoài website đặt hẹn, có thể khách hàng sẽ tiếp cận và đặt hẹn qua những kênh khác, như là Google, Facebook, Instagram… Càng ngày, xu hướng đặt hẹn đa nền tảng càng phát triển, vì vậy việc cung cấp cho họ một lựa chọn đặt hẹn dễ dàng, phù hợp là điều hợp lý.

May mắn thay, điều này tương đối dễ dàng để thực hiện. Các nền tảng cung cấp dịch vụ đã cho phép hiển thị thêm nút “Appointment” trên trang của doanh nghiệp, như Google, Facebook, Instagram… hay thậm chí là Google Maps để khách hàng có thể trải nghiệm đặt phòng ở bất kỳ đâu.

Quản lý khách hàng

Thu hút khách hàng đến với tiệm Spa chỉ là bước khởi đầu. Muốn giữ chân họ, khiến họ quay trở lại, bạn cần có khả năng quản lý khách hàng của mình. Với phần mềm quản lý  Spa, vấn đề này cần được tính đến. Liệu nó có cho phép tiệm lưu trữ thông tin, liên hệ của khách hàng không? Liệu bạn có thể ghi chú sở thích, thói quen, nhu cầu của họ không?

Những điểm này khi được đáp ứng, sẽ giúp bạn theo dõi khách hàng tốt hơn, cung cấp trải nghiệm tuyệt vời hơn, và giúp tăng tỷ lệ quay trở lại.

Tính năng tiếp thị và bán hàng

Phần mềm quản lý Spa lý tưởng là giúp tiệm tăng lượt đặt hẹn và bán hàng. Các tính năng về sale như giảm giá, khuyến mãi cần phải có, vì chúng kích thích hành vi mua hàng, tăng lượt chuyển đổi. Và nếu tiệm thu thập thông tin liên lạc của khách hàng (số điện thoại, email…), thì việc có công cụ giao tiếp như là Zalo, eMail Marketing sẽ rất hữu ích.

Đánh giá và quản lý thương hiệu

Các bằng chứng về trải nghiệm của khách hàng, thông qua xếp hạng và đánh giá có thể sẽ giúp tiệm Spa phát triển mạnh hơn so với quảng cáo truyền thống. Vì vậy, hãy đầu tư vào các công cụ giúp bạn có thể cải thiện và khuếch đại danh tiếng của tiệm.

Khi tiệm chi tiền cho giải pháp quản lý tiệm Spa, hãy chú ý liệu phần mềm có khả năng đánh giá và quản lý đánh giá hay không. Nó sẽ gửi một bảng khảo sát đến khách hàng, khi họ hoàn thành một dịch vụ tại tiệm Spa của bạn. Việc đánh giá trải nghiệm cũng phải được đơn giản hóa, giúp khách hàng có thể thực hiện ngay trên website đặt phòng hoặc các trang mạng xã hội.

Báo cáo và phân tích tiệm Spa

Các quyết định kinh doanh tốt được hỗ trợ bởi dữ liệu. Các dữ liệu được cung cấp từ phần mềm quản lý, sẽ giúp việc ra quyết định tại tiệm Spa trở nên có cơ sở, phù hợp. Ví dụ, bạn có thể xem các lượt đặt hẹn và doanh thu theo từng dịch vụ để biết dịch vụ nào đang tạo ra lợi nhuận tốt nhất. Trong khi đó, các lượt đặt hẹn chỉ định thợ sẽ phản ánh ai là người được khách hàng tín nhiệm nhất khi đến tiệm

Đây là điểm quan trọng: các chỉ số, thông tin của tiệm Spa là vô cùng quý giá. Nó trả tiền để một công cụ có khả năng báo cáo và phân tích.

Tích hợp

Nếu bạn đang sử dụng nhiều công cụ, nền tảng khác nhau để giải quyết cho các vấn đề riêng biệt của tiệm Spa, thì việc chọn phần mềm quản lý có khả năng tính hợp, liên thông dữ liệu từ các nền tảng này là điều cần thiết.

Điều này đảm bảo thông tin được truyền tải từ nền tảng này sang nền tảng khác một cách tự động, giúp bạn không phải nhập thủ công và đối mặt với sự sai lệch. Một trong những tính năng tích hợp quan trọng nhất đó là thanh toán. Điều này giúp tiệm Spa và cả khách hàng có thể linh động đặt lịch hẹn hơn, triển khai những chính sách hoàn, hủy, hoặc thu phí hủy sát giờ linh hoạt hơn.

Hỗ trợ khách hàng tuyệt vời

Bên cạnh các tính năng, tiệm Spa cũng cần chú ý đến dịch vụ, như hỗ trợ khách hàng từ nhà cung cấp sản phẩm. Không một tiệm Spa nào muốn gặp phải những vấn đề kỹ thuật, xuất hiện liên tục theo thời gian. Và khi họ gặp phải điều ấy, nhà cung cấp cần phải xuất hiện, hỗ trợ và giải quyết dứt điểm vấn đề đó.

Và đó là lý do tại sao chúng ta cần xem xét thời gian hỗ trợ trong ngày của của các nhà cung cấp. Liệu họ có sẵn sàng hỗ trợ 24/7, hoặc theo múi giờ tại đất nước bạn? Họ có cơ sở kiến thức, những kênh giao tiếp cụ thể nào, qua điện thoại, Zalo, email… hay tất cả những điều trên không? Nếu vấn đề mà tiệm gặp phải không được giải quyết triệt để, hoặc thái độ của nhà cung cấp không thật sự tích cực, hãy tìm chọn một đơn vị khác để được hỗ trợ tốt hơn. Bên cạnh việc chọn phần mềm phù hợp, bạn cũng cần chọn nhà cung cấp có thái độ lắng nghe và cầu thị, nếu không – sau này sẽ hối tiếc và tiêu tốn nhiều lắm.

Chi phí hợp lý

Yếu tố cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, chính là chi phí mua, sử dụng phần mềm. Chi phí bỏ ra phải phù hợp với mức ngân sách duyệt chi cho hạng mục này, đủ để tiếp cận một phần mềm vừa phù hợp, lại không đắt đỏ.

Bao nhiêu là phù hợp? Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô của tiệm, và nhu cầu thực tế là những công việc nào cần số hóa. Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm với mức giá phù hợp, Blue Jay POS khuyên bạn nên xem xét đây là yếu tố cần phải chú ý.

Cách tìm phần mềm Spa phù hợp với nhu cầu

Trong phần tiếp theo đây, chúng ta sẽ tìm hiểu những tính năng và dịch vụ cần có trong phần mềm. Đây chính là trọng tâm, để bạn có thể tìm cho mình lựa chọn tốt nhất, sẵn sàng cho tiệm của mình.

Tham khảo ý kiến của cộng đồng sử dụng, các tiệm đồng nghiệp

Hiệu ứng truyền miệng đóng vai trò trong yếu tố này. Khi đó là cách tốt nhất để nhìn nhận một phần mềm được sử dụng trong thực tế là như thế nào. Hãy tìm hiểu các tiệm trong khu vực đang sử dụng phần mềm gì, đến xem xét cách vận hành của những phần mềm quản lý mà họ sử dụng.

Bạn cũng có thể tìm hiểu qua Internet, thông qua các Group hội Spa để tham khảo ý kiến của các chủ, quản lý đã và đang sử dụng phần mềm quản lý công việc tại Spa.

Trao đổi với các nhà cung cấp

Như phần trên đã chia sẻ, các ứng dụng hoạt động tốt nhất là khi bạn hiểu rõ về nó. Nếu bạn đang đánh giá và phân vân lựa chọn, hãy trao đổi với các nhà cung cấp để hiểu rõ hơn về các tính năng, cách phần mềm vận hành. Hầu hết các nhà cung cấp đề tích cực kết nối và làm rõ vấn đề khi khách hàng có yêu cầu, vì vậy hãy thông qua đó để bạn hiểu rõ hơn và chọn nhà cung cấp phù hợp.

Tham khảo các đánh giá trực tuyến

Tương tự như góc nhìn của khách hàng khi lựa chọn tiệm Spa ưng ý, bạn cũng cần đọc các đánh giá, bình luận của các người sử dụng khác (tiệm Spa) về một phần mềm quản lý nào đó. Không nên chọn ngay một phần mềm mà không tìm hiểu, xem các đánh giá trực tuyến về họ.

Hãy dành thời gian để tìm hiểu cộng đồng đang nói gì về mọt phần mềm. Hầu hết những điều mọi người đang chia sẻ sẽ là cái nhìn của chuyên gia, người đã sử dụng về trải nghiệm họ có khi dùng phần mềm.

Đăng ký bản demo hoặc bản dùng thử

Và cuối cùng, nhưng cũng là quan trọng nhất – đó là dùng thử. Tùy thuộc vào nhà cung cấp, mà bạn có thể tiếp cận bản demo, hoặc dùng thử sản phẩm, hoặc cả 2. Dù lựa chọn nào đi chăng nữa, bạn cũng cần được tiếp cận. Trước khi trải nghiệm, hãy đặt ra vấn đề bạn cho là quan trọng, mấu chốt khi sử dụng phần mềm và xem cách chúng giải quyết cho bạn là thế nào.

Ví dụ: Bạn muốn xem việc đặt hẹn thông qua Instagram, hãy liên kết tài khoản đó với phần mềm và thử đặt hẹn xem nó hoạt động như thế nào

Còn nếu bạn tham gia buổi demo, hãy cụ thể hóa những vấn đề nêu trên thành câu hỏi, và đưa ra trao đổi với kỹ thuật viên để họ giải đáp, thể hiện trên phần mềm là như thế nào.

Phần mềm tốt nhất để quản lý tiệm Spa là gì?

Hoàn thành hết những điều trên, dễ rằng bạn đã hiểu rõ phần mềm quản lý Salon Spa nào là phù hợp cho tiệm của mình, hoặc ít nhất, bạn cũng biết là nên tìm nó ở đâu. Để xác định đâu là lựa chọn tốt nhất, hãy làm rõ nhu cầu và ngân sách của tiệm, cũng như thử nghiệm những phần mềm khác nhau đang có trên thị trường.

(Dịch từ Genbook)