Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ an toàn, bảo mật nhất 2023

Việc lưu trữ hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp luôn gặp nhiều vấn đề trong quản lý. Nhằm giải quyết những vấn đề bất cập trong quản lý hồ sơ, tài liệu, các phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu được ra đời. Vậy đâu là phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ an toàn, bảo mật và phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Vì sao cần quản lý hồ sơ tài liệu?

Bảo quản hồ sơ hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân công cho việc quản lý, sắp xếp và đảm bảo an toàn cho tài liệu

– Đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu

Hồ sơ tài liệu là tài sản quan trọng của mọi tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì vậy việc quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ bảo đảm tính toàn vẹn cho dữ liệu, tránh khỏi những rủi ro như thiên tai, thất lạc và xuống cấp theo thời gian. 

– Tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin

Phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu tiết kiệm cho nhân viên văn phòng từ 2 đến 3 giờ mỗi ngày cho việc tìm kiếm thông tin. Từ đó cắt giảm thời gian, công sức cho các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại như sắp xếp, tra cứu thông tin và nâng cao hiệu suất công việc 

– Tiết kiệm chi phí cho tổ chức, doanh nghiệp

Theo nghiên cứu của McKinsey, trung bình một năm mỗi doanh nghiệp Mỹ phải chi trả 0,5% lợi nhuận cho việc lưu trữ và bảo trì dữ liệu, con số này thực tế còn có thể lớn hơn nhiều khi chi phí mặt bằng và dịch vụ tăng cao. Vì vậy, việc xây dựng một mô hình quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm và tận dụng tối đa nguồn lực.

Phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ làm được gì?

Lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ

Bạn sẽ không phải bận tâm khi số lượng hồ sơ nhiều lên theo thời gian, không phải đau đầu mỗi khi tìm kiếm một bộ hồ sơ, cũng không cần cất công đến kho tài liệu mỏi mắt tìm kiếm nữa.Nhân viên của bạn được thảnh thơi nhưng vẫn làm việc năng suất hơn, bạn cũng sẽ không phải phiền não, bực dọc vì tình trạng làm việc chậm chạp của nhân viên……

Phần mềm quản lý hồ sơ nào an toàn, bảo mật, phù hợp với doanh nghiệp?

Những lợi ích tuyệt vời mà phần mềm quản lý hồ sơ mang lại là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, để lựa chọn phần mềm một phần mềm quản lý hồ sơ uy tín cũng là một việc làm cần thiết. Theo quan sát và trải nhiệm thực tế của nhiều tổ chức thì phần mềm quản lý tài liệu DocEye đang được sự tin tưởng của rất nhiều lĩnh vực, nhành nghề.

Hệ thống lưu trữ & quản lý tài liệu thông minh DocEye do công ty cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI – doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực số hóa, chuyển đổi số tại Việt Nam nghiên cứu và phát triển dựa trên những công nghệ quản trị tài liệu trên thế giới. Với hơn 12 năm kinh nghiệp, FSI là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu Việt Nam.

Với tính ứng dụng cao và hiệu quả, DocEye đã 3 năm liền đạt giải thưởng SAO KHUÊ, đạt giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2019 do Hội Truyền thông số Việt Nam trao tặng,….

Các tính năng của hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ DocEye

Tính năng của phần mềm quản lý hồ sơ DocEye có thể kể đến như thu thập sữ liệu thông tin nhanh chóng và quản lý tài liệu lưu trữ hiệu quả:

Thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung

• Thu nhận tài liệu
• Lưu trữ tài liệu
• Thiết lập kho tài liệu điện tử
• Thiết lập kho 3D trên hệ thống
• Quản lý tài liệu cá nhân

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và dễ dàng

• Tìm kiếm theo từ khoá
• Tìm kiếm toàn văn
• Tìm kiếm nâng cao

Chia sẻ tài liệu linh hoạt và an toàn

• Phân quyền chi tiết cho người dùng
• Đặt mật khẩu 2 lớp
• Quản lý mượn trả tài liệu
• Bảo mật tuyệt đối

Thống kê chi tiết và trực quan

• Thống kê số lượng và dung lượng tài liệu
• Thống kê loại tài liệu
• Thống kê người dùng
• Thống kê tình trạng sử dụng tài liệu

Việc sử dụng DocEye là lựa chọn thông minh, giúp doanh nghiệp, tổ chức tránh được khủng hoảng giấy tờ. Đăng ký tư vấn và Demo miễn phí DocEye tại đây!