Phần mềm quản lý phòng gym chuyên nghiệp và hiệu quả
Nhu cầu tập gym, rèn luyện sức khỏe và nâng cao vóc dáng ngày càng cao, kéo theo nhiều phòng Gym, Fitness, Yoga ra đời đáp ứng nhu cầu khách hàng. Tuy nhiên số hội viên đến tập đông khiến chủ kinh doanh mất nhiều thời gian và gặp khó khăn trong công tác quản lý.
Trang bị phần mềm quản lý phòng gym chính là giải pháp thiết yếu giúp chủ phòng gym quản lý người tập, nhân viên và doanh thu hiệu quả.
Mục lục bài viết
Phần mềm quản lý phòng gym là gì?
Đúng như tên gọi, phần mềm quản lý phòng gymlà phần mềm chuyên dùng cho các phòng gym (truyền thống), gym công nghệ (ems training), fitness, yoga để quản lý khách hàng đến tập, PT và các hoạt động bán hàng (gói tập, thẻ tập), tập thử, thông tin khách hàng… một cách hiệu quả và tối ưu thời gian nhất.
Đối với các ngành dịch vụ như Gym & Fitness đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao và chăm sóc khách hàng cực kỳ chu đáo. Vì vậy sự chuẩn xác trong công tác quản lý quy trình cũng như xử lý các thông tin về hội viên, thẻ hay gói dịch vụ và chăm sóc khách hàng vô cùng quan trọng.
Khi số lượng khách hàng đến tập tăng lên khiến quá trình quản phức tập hơn. Các hình thức quản lý truyền thống như ghi chép sổ sách, giấy tờ hay file excel không còn hiệu quả, vừa tốn nhiều thời gian, chi phí vừa rủi ro cao. Đặc biệt có thể gây tốn thất cho nhà quản lý khi bỏ lỡ nhiều thành viên đăng ký tốn thời gian, ít tính năng quản lý, khả năng đốc thúc thời gian trả phí thấp, khả năng hỗ trợ chăm sóc khách hàng còn hạn chế…
Lúc này, trang bị các thiết bị công nghệ và phần mềm quản lý phòng gym thông minh chính là giải pháp tối ưu. Hệ thống này đáp ứng nhu cầu của các nhà quản lý, khắc phục hạn chế của phương pháp cũ, đồng thời xây dựng môi trường chuyên nghiệp và hiện đại hơn.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý phòng tập gym
Phần mềm quản lý phòng gym chuyên nghiệp được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, giúp xử lý các quy trình nhanh chóng, mang lại giá trị lợi ích cho khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ.
Quản lý và lưu trữ dữ liệu lớn
Phần mềm quản lý phòng gym giúp chủ kinh doanh dễ dàng quản lý số lượng và thông tin của học viên và cả nhân viên, huấn luyện viên như tuổi tác, vị trí, nghề nghiệp, sinh nhật,….Lượng lớn dữ liệu này sẽ được lưu trữ trên một hệ thống DUY NHẤT giúp người quản lý có thể tra cứu thông tin nhanh chóng, dễ dàng và tránh được tình trạng thất thoát dữ liệu so với khi dùng sổ sách.
Điều này cho phép chủ phòng tập gym giữ kết nối chặt chẽ với các hội viên và vô cùng có giá trị cho công tác chăm sóc khách hàng cũng như phát triển dịch vụ khi cần thiết.
Giám sát và quản lý thu chi chặt chẽ
Phần mềm quản ý phòng gym cho phép người quản lý hạch toán sổ sách, kiểm tra các báo cáo/lịch sử giao dịch, các khoản thu chi một các minh bạchvà nhanh chóng. Từ đó việc quản lý tài chính, doanh thu cũng trở nên dễ dàng hơn.
Ví dụ bạn muốn biết doanh thu của phòng tập trong tháng 2. Nếu dùng giấy tờ sổ sách, bạn phải tra cứu lại và tìm con số rồi cộng dồn và ghi nhớ lại trong sổ để sau này lật lại và tìm kiếm. Còn khi bạn dùng phần mềm quản lý phòng gym thì rất đơn giản chỉ cần vài thao tác và cái click chuột là có thể xem chi tiết mọi thông tin và kể cả doanh thu.
Thông tin được bảo mật an toàn
Các thông tin cá nhân của hội viên, nhân viên là những dữ liệu quan trọng. Sử dụng phần mềm quản lý phòng gym giúp lưu trữ lượng lớn thông tin đồng thời đảm bảo an toàn tuyệt mật, tránh nguy cơ bị tấn công, đánh cắp.
Các nhân viên và nhà quản lý sẽ dùng chung 1 hệ thống. Tuy nhiên điểm đặc biệt là phần mềm quản lý phòng tập gym được thiết kế có chức năng phân quyền, nghĩa là nhà quản lý với tài khoản admin có thể chia quyền hạn thao tác và hạn chế khu vực truy cập của nhân viên ở các bộ phận khác nhau. Từ đó vừa quản lý đồng bộ mà vẫn bảo mật được thông tin quan trọng.
Tiện lợi và tiết kiệm thời gian
Phần mềm quản lý phòng tập gym là một giải pháp tiện ích và thông minh, giúp chủ phòng gym sắp xếp mọi hoạt động của phòng tập, dễ dàng quản lý, kiểm soát hoạt động cũng như hạn chế tối đa các trường hợp sai sót, nhầm lẫn. Từ đó, giúp việc quản lý phòng tập hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiêu.
Tiết kiệm chi phí
Hoạt động kinh doanh phòng tập gym bao gồm rất nhiều chi phí tốn kém. Giờ đây mọi thứ đã được giải quyết khi có phần mềm tập gym thông minh. Bạn không cần phải tốn nhiều chi phí để thuê nhiều nhân viên mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc, quản lý phòng gym hiệu quả.
Giải pháp phòng gym cung cấp đầy đủ thông tin và các báo cáo phân tích thực trạng kinh doanh giúp chủ phòng tập có thể đưa ra quyết định nhanh chóng. Vừa tránh hao tổn nhân sự còn tiết kiệm thời gian, ngân sách mà quản lý hiệu quả hơn.
Khả năng xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả
Thay vì phải tốn nhiều thời gian để ghi ghép hay tra cứu thông tin người tập, sử dụng phần mềm quản lý phòng tập gym giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả, giảm tải được công việc của lễ tân, dễ dàng quản lý vào ra và phòng tập. Đồng thời phần mềm còn có các chức năng giúp thúc đẩy sự tăng trưởng của phòng gym.
Các chức năng của phần mềm quản lý phòng gym
Giải pháp quản lý phòng gym hiệu quả chính là sử dụng phần mềm. Phần mềm quản lý phòng gym này được tính hợp nhiều tính năng ưu việt và cực kỳ tiện lợi cho người sử dụng.
Chức năng 1 – Quản lý thông tin khách hàng
Chức năng này cho phép người chủ phòng gym quản lý hiệu quả mọi thông tin, dữ liệu về khách hàng như:
- Thông tin cá nhân: tên, tuổi, sinh nhật, số điện thoại, email…
- Thông tin booking: danh sách lịch sử các lần book, chi tiết thông tin lần book ( ID, thời gian, địa điểm, gói tập, trạng thái thực hiện,…)
- Dashboard: thời gian của gói tập hiện tại, gia hạn gói, thanh toán gói, thông tin chi nhánh phòng tập,…
Chức năng 2: Quản lý thông tập thử
Với những phòng tập gym nào có chương trình cho khách hàng đăng ký tập thử, trải nghiệm dịch vụ thì khi sử dụng phần mềm quản lý phòng gym sẽ giúp chủ phòng tập quản lý thông tin khách hàng đăng ký tập thử cũng như thông tin chuyển đổi thành khách hàng thành viên
Quản lý thông tin khách hàng tập thử
Dựa vào chức năng này, kết hợp với các chiến dịch Marketing để thu thập thông tin khách hàng, đi chăm sóc thường xuyên từ đó làm tăng tỉ lệ tìm kiếm khách hàng tối ưu.
Chức năng 3 – Quản lý PT ( huấn luyện viên)
Bên cạnh chức năng quản lý khách hàng thì phần mềm quản lý phòng gym còn cho phép chủ phòng gym quản lý thông tin của các huấn luyện viên (PT) hiệu quả.
- Thông tin cá nhân: tên, tuổi, sinh nhật, số điện thoại, email…
- Lịch làm việc: số buổi tập với KH trong tháng, thông tin đánh giá từ KH
Chức năng 4 – Quản lý gói tập, thẻ tập
Tất cả những khách hàng đến đăng ký gói tập đều lưu lại thông tin cẩn thận, bao gồm như thông tin cá nhân, gói tập, PT, tủ để đồ… Với chức năng nay chủ phòng gym dễ dàng kiểm tra gói tập của khách hàng cũng như thêm sửa xóa thông tin gói tập của admin quản lý ( giá, mô tả, theo tháng)
Chức năng 5 – Quản lý chiến dịch marketing
Ngoài việc quản lý các số liệu thông thường, phần mềm quản lý phòng gym còn giúp quản lý chiến dịch marketing. Từ đó bạn có thể theo dõi được những thông tin biến động về nguồn khách hàng, lượng khách hàng, chi phí chiến dịch. Kể cả tỷ lệ chuyển đổi khách hàng khi chạy quảng cáo cũng được đo lường cụ thể nhanh chóng và dễ hiểu.
Chức năng 6 – Quản lý phòng tập/chi nhánh
Nếu bạn có hệ thống phòng gym gồm nhiều chi nhánh thì chức năng của phần mềm quản lý phòng gym quả thật rất tuyệt. Tất cả số liệu nhập vào sẽ giúp bạn quản lý chính xác thông tin từng khách hàng ở mỗi chi nhánh.
Việc rà soát cũng trở nên dễ dàng hơn bởi cách thức chia nội dung như hình thức sơ đồ cây chia rõ ra từng nhánh, rất dễ dàng để hiểu. Đồng thời, phần mềm còn giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi hoạt động của các chi nhánh và từ đó có thể so sánh đượcc tình hình kinh doanh của mỗi chi nhánh đó để có những chiến lược kinh doanh phù hợp.
Chức năng 7 – Quản lý khách hàng liên hệ nhượng quyền
Có những khách hàng muốn được nhượng quyền thương hiệu và tiếp tục phát huy mở rộng nó trong kinh doanh. Tệp khách hàng này cũng cần được lưu trữ thông tin để có kế hoạch chăm sóc trước, trong và sau khi nhượng quyền.
Việc nhượng quyền phải được làm bải bản để khách hàng hiểu được rõ nội dung, văn hóa của thương hiệu.
Chức năng 8 – Quản lý kinh doanh
Việc kinh doanh của cả hệ thống sẽ gồm rất nhiều hoạt động, do đó để quản lý và theo dõi thường xuyên bạn cần có phần mềm quản lý phòng Gym. Với chức năng này bạn cũng xác định được số khách hàng đặt lịch mỗi ngày và thực hiện công của nhân sự với khách hàng.
Bạn có thể áp dụng chức năng này cho từng chi nhánh hoặc cả hệ thống đều được.
Chức năng 9 – Đặt lịch
Với chức năng đặt lịch của phần mềm quản lý phòng Gym, khách hàng có thể thao tác đặt lịch tập, kiểm tra lịch sử và thông tin đặt lịch bằng phần mềm. Ngay cả PT cũng dễ dàng kiểm tra lịch làm việc và các buổi tập của khách hàng để tránh xảy ra sai sót.
Chức năng 10 – Check-in & Check-out
Thao tác Check-in & Check-out giúp ghi lại khoảng thời gian làm việc của các PT để đảm bảo thời gian làm việc của họ. Từ đó giúp nâng cao chất lượng dịch vụ tập Gym cho khách hàng.
Chức năng 11- Đăng ký nghỉ phép
Chức năng này là chức năng khá đặc biệt của phần mềm quản lý phòng Gym bởi các PT có thể đăng ký nghỉ phép trước. Nó cũng giúp các PT có thể theo dõi ngày nghỉ trong tháng của mình. Đồng thời quản lý số PT trong ngày để có sự sắp xếp lịch làm việc cụ thể, tiện lợi chấm công và đánh giá nhân viên.
Chức năng 12 – Bảo lưu gói tập
Chức năng này giúp chủ phòng gym dễ dàng quản lý thông tin bảo lưu gói tập của khách hàng, chẳng hạn với chính sách bảo lưu miễn phí bạn được áp dụng trong tối đa 1 năm. Khi tăng thêm bạn cần trả phí cho thời gian gia tăng đó.
Ngoài ra chủ/ người quản lý phòng gym có dễ thay đổi trạng thái bảo lưu, kích hoạt lại tài khoản khi muốn đi tập lại.
Phần mềm quản lý phòng gym chuyên nghiệp tại LPTech
Công việc quản lý phòng tập gym, fitness, yoga giờ đây đã trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn khi có phần mềm quản lý phòng gym. Trong đó việc lựa chọn phần mềm có các chức năng phù hợp với phòng tập của mình khiến nhiều chủ doanh nghiệp bối rối.
Với kinh nghiệm hơn 12 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, thiết kế website và phần mềm, LPTech chính là đơn vị cung cấp giải pháp quản lý phòng gym chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu hiện nay. Tại đây, phần mềm quản lý phòng gym của LPTech sở hữu nhiều điểm ưu việt khi tích hợp chung vào website giúp chủ kinh doanh quản lý đồng bộ, hiệu quả và tối ưu chi phí vận hành.
Đến với dịch vụ của LPTech, quý khách hàng sẽ nhận được giải pháp quản lý tốt nhất, tương ứng với số tiền đầu tư mà mình đã bỏ ra!
Phần mềm được tích hợp vào website
Điểm khác biệt lớn nhất của LPTech so với các đơn vị khác trên thị trường chính là phần mềm quản lý phòng gym được tích hợp chung vào website. Đồng nghĩa với việc sau khi đăng nhập thì khách hàng tập, nhân viên sale và PT sẽ cùng dùng chung trên một hệ thống.
Từ đó giúp cho việc quản lý phòng tập gym trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn với những lợi ích như:
- Quản lý khách hàng đặt lịch tập dễ dàng cũng như giải quyết nhanh chóng các vấn đề xảy ra
- Mã nguồn độc lập, hỗ trợ tối ưu website chuẩn SEO và thân thiện với người dùng
- Có tính năng mở rộng giúp đồng bộ với mobile
- Sở hữu 2 trong 1, vừa giúp tăng sự uy tín, kết nối hiệu quả với khách hàng vừa giảm chi phí vận hành, không cần phải thiết kế website doanh nghiệp nữa.
- Liên kết phát triển qua ứng dụng di động trên App Store, CH Play, tăng trải nghiệm người dùng
Ngoài ra, khi thiết kế phần mềm phòng gym tại LPTech quý khách hàng còn được hỗ trợ tạo lập và tích hợp với Zalo OA – công cụ gửi tin nhắn hàng loạt miến phí của Zalo, giúp gia tăng khả tăng tiếp cận và chăm sóc khách hàng hiệu quả
Phần mềm quản lý phòng gym LPTech trọn gói
Phần mềm sẽ được thiết kế bao gồm các tính năng theo yêu cầu của từng nhu cầu khách hàng. Cùng một số tiền nhưng của LPTech khách hàng sẽ được 2 trong 1, vừa sở hữu cả phần mềm quản lý và trang website chuyên nghiệp. Trong đó wesbite là yêu tố quan trong không thể thiếu khi hướng đến chuỗi/hệ thống phòng tập gym chuyên nghiệp cũng như gia tăng uy tín cho phòng tập.
Khách hàng chỉ cần trả trọn gói một lần là có thể dùng trọn đời, được bảo hành sửa lỗi 1 năm và không phải trả phí thuê phần mềm hàng năm như một số phần mềm khác.
Phần mềm hiện đại, dễ sử dụng
Hướng đến người dùng là trọng tâm, phần mềm quản lý phòng gym của LPTech được thiết kế giao diện đẹp mặt, thao tác người dùng dễ dàng. Mọi người có thể nhìn vào giao diện phần mềm và tự học, làm quen và nhanh chóng sử dụng thành thạo.
Quản lý chủ động và bảo mật thông tin khách hàng
Tất cả dữ liệu được lưu trữ thông minh và được bảo mật tuyệt đối, tránh thất thoát thông tin nhạy cảm. Người quản lý dễ dàng theo dõi các chỉ số, báo cáo, hoạt động kinh doanh của hệ thống phòng tập mình trên máy tính hoặc điện thoại thông minh.
Làm “chủ” dữ liệu, “chủ động” trong mọi hoàn cảnh!
Đội ngũ nhân viên của LPTech nhiệt tình, giúp bạn nắm bắt được mọi thao tác hoạt động của phần mềm và sẵn sàng hỗ trợ khi có lỗi xảy ra. Tóm lại với phần mềm quản lý phòng Gym, bạn có thể sắp xếp lại mớ hỗn độn trong công việc nhanh chóng, giảm bớt tiểu tiết và đảm bảo tính chính xác trong quản lý thông tin khách hàng.
