Phần mềm quản lý thu chi – NextX
Để có thể kiểm soát chi phí chặt chẽ chưa bao giờ là điều dễ dàng đối với nhiều doanh nghiệp. Bởi đây là một bài toán khó tốn rất nhiều thời gian, công sức mà lại dễ dẫn đến sai sót. Việc không ghi chép sổ sách cẩn thận hay sử dụng những phần mềm vẫn còn nhiều hạn chế trong việc quản lý như Excel sẽ là nguyên nhân gây ra thiệt hại cho cửa hàng.
Phần mềm quản lý thu chi hay phần mềm bán hàng tích hợp chức năng quản lý thu chi sẽ là một giải pháp toàn diện mà hiệu quả nhằm giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hơn trong việc quản lý dòng tiền vào ra, ghi chép cụ thể các khoản giao dịch trong ngày và được dữ liệu được lưu trữ một cách bảo mật, an toàn. Từ đấy các nhà quản lý có thể chủ động, dễ dàng hơn trong việc quản lý. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những lợi ích của phần mềm quản lý thu chi.
1. Hạn chế sai sót và tăng nhanh tốc độ làm việc
Nếu bạn đang quản lý thu chi bằng những cách làm truyền thống như ghi chép sổ sách, nhập tay Excel thì chắc hẳn công việc này đang “ngốn” của bạn hàng giờ đồng hồ. Không chỉ dừng lại ở việc quá nhiều sổ sách và những con số phải tính toán, bạn sẽ còn phải thống kê và tổng hợp lại mới có thể có cái nhìn tổng quan, toàn diện về tình hình kinh doanh của cửa hàng. Chưa kể đó, nếu bạn nhập sai một chữ số sẽ kéo theo nhiều con số tính toán về sau bị sai theo. Điều này có thể khiến bạn phải nhập lại từ đầu, rất vất vả tốn công sức mà kém hiệu quả.
Phần mềm quản lý thu chi sẽ rút gọn các bước trên bằng cách tự động cập nhật và lưu trữ các bước giao dịch trên hệ thống. Ví dụ như bạn thanh toán xong một đơn hàng, phần mềm sẽ cập nhật số tiền đã thu về và tự động tính toán các khoản đã bán trong ngày. Bạn sẽ không cần phải mất công ghi chép như trước. Và vì là phần mềm do con người lập trình nên sẽ không có chuyện nhầm lẫn, sai sót. Vậy nên lợi ích đầu tiên có thể thấy ở phần mềm quản lý thu chi là sự thuận tiện, tiết kiệm thời gian mà đem lại độ chính xác lớn.
2. Cập nhật liên tục
Nếu như trước đây bạn muốn xem tình hình doanh thu của cửa hàng, bạn chỉ còn cách chờ đến cuối ngày đến khi mọi giao dịch hoàn thành xong mới có thể tổng kết và xem xét. Thì giờ đây việc sử dụng phần mềm quản lý thu chi tích hợp công nghệ điện toán đám mây, mọi thông tin dữ liệu sẽ được cập nhật liên tục trên hệ thống phần mềm mỗi khi có sự thay đổi. Bạn có thể chủ động xem tình hình bán hàng bất kì lúc nào bạn muốn. Điều này giúp công việc quản lý được chặt chẽ hơn và bạn có thể nhận ra sai sót bất kì lúc nào để kịp thời xử lý.
3. Lên kế hoạch chi tiêu hợp lý
Phần mềm quản lý thu chi cho phép quản lý chi tiêu giao dịch theo từng thời điểm như tuần/tháng/quỹ giúp bạn có thể lên kế hoạch chi tiêu hợp lý với số tiền sẵn có. Nhờ chức năng này, bạn sẽ kịp thời nhận ra nếu lỡ “vung tay quá trán”, khoản chi nào thừa thãi để nhanh chóng điều chỉnh, có chính sách nới lỏng và thắt chặt tránh hao hụt vào những lần sau.
Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng siêu thị tạp hóa
4. Hỗ trợ đưa ra báo cáo, phân tích.
Phần mềm quản lý thu chi cung cấp đầy đủ, chi tiết các loại báo cáo thống kê theo ngày/tháng/năm. Các thông số của của các khoản thu chi công nợ, hoạt động giao dịch, doanh thu cửa hàng,.. đều được báo cáo một cách rõ ràng, dễ hiểu để bạn có cái nhìn chính xác nhất về hoạt động trong cửa hàng. Đồng thời bạn có thể so sánh tình hình kinh doanh tại các thời điểm để có thể đưa ra những chiến lược phát triển thương hiệu.
5. Bảo mật dữ liệu tuyệt đối
Nếu bạn lưu trữ dữ liệu trong sổ sách hay trong máy tính cá nhân sẽ là điều nguy hiểm nếu trong trường hợp sổ sách bị mất hay máy tính bị hỏng hóc, gặp virus. Như vậy, mọi tài liệu quan trọng có thể mất sạch, thậm chí bị mất cắp vào tay đối thủ và gây ảnh hưởng nặng nề tới cửa hàng. Với phần mềm quản lý thu chi, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên máy chủ Cloud, bạn sẽ yên tâm dữ liệu sẽ được bảo mật an toàn tuyệt đối. Cho dù máy tính có bị hỏng, gặp virus hay đơn giản bạn muốn đổi máy mới thì dữ liệu vẫn sẽ không bị ảnh hưởng.
Bài viết liên quan: Phần mềm quản lý bán hàng shop thời trang
6. Quản lý từ xa
Nếu bạn đang lo lắng về việc không thể theo dõi, quản lý công việc thu chi trong trường hợp phải đi vắng vài ngày thì phần mềm quản lý thu chi sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Với việc ra đời phiên bản trên điện thoại, bạn hoàn toàn có thể quản lý mọi công việc từ xa mà chỉ cần có thiết bị di động kết nối với Internet. Như vậy, bạn sẽ chủ động hơn trong việc quản lý thay vì phải ngồi chờ nhân viên đến báo cáo. Đồng thời ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng bạn vẫn có thể nhận ra vấn đề phát sinh để nhanh chóng giải quyết thay vì để càng lâu càng gây thiệt hại lớn.
Nhưng liệu có nên sử dụng phần mềm quản lý chi tiêu?
Có thể nói phần mềm quản lý chi tiêu mang lại lợi ích vô cùng to lớn. Nhưng với những phần mềm quản lý chi tiêu thường phức tạp và khó sử dụng, thích hợp với những doanh nghiệp lớn thì phần mềm bán hàng có chức năng quản lý chi tiêu lại là sự lựa chọn phù hợp cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ hay cả những cá nhân bán lẻ. Thêm vào đó, thay vì phải bỏ số tiền lớn để sở hữu phần mềm quản lý thu chi nhưng vẫn còn nhiều chức năng bị hạn chế thì với phần mềm bán hàng không chỉ có những công dụng trên mà còn có thêm những tính năng cao cấp khác quản lý kho hàng, quản lý công nợ, quản lý nhân viên,.. giúp công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Bạn có thể tham khảo thêm phần mềm chăm sóc khách hàng NextX CRM trong nền tảng NextX giúp cho doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp để phát huy hiệu quả tối đa trong kinh doanh.
