Phần mềm quản lý xây dựng là gì? Lợi ích khi sử dụng các phần mềm này

Mặc dù ngày càng phổ biến đối với các nhà xây dựng lớn và nhỏ, phần mềm quản lý xây dựng vẫn là một công nghệ hầu như chưa được khai thác đối với nhiều công ty xây dựng. Câu hỏi luôn được đặt ra là phần mềm quản lý xây dựng là gì? Nhằm mục đích làm cho các quy trình kinh doanh xây dựng trở nên dễ dàng hơn, phần mềm quản lý xây dựng, theo định nghĩa là một công cụ quản lý dự án được thiết kế đặc biệt cho các chuyên gia xây dựng. Loại phần mềm này mang lại nhiều lợi ích cho các thành viên trong ngành xây dựng, hợp lý hóa các quy trình thường được thực hiện theo cách thủ công, bao gồm giao tiếp, ra quyết định và lập lịch trình công việc, trong số những quy trình khác. Để hiểu rõ và chi tiết hơn, hãy đọc bài viết dưới đây của chúng tôi.

Định nghĩa phần mềm quản lý xây dựng

Phần mềm quản lý xây dựng là một tập hợp các công cụ, quy trình và thông tin được sử dụng trong nội bộ các công ty xây dựng để tăng năng suất, hiệu quả và khả năng hiển thị. Thông qua một phần mềm quản lý xây dựng tích hợp, các tác vụ khác nhau từng được dàn trải giữa nhiều hệ thống, bảng tính Excel và các tài liệu được viết thủ công, đều được thay thế bằng một giải pháp duy nhất. Điều này không chỉ giúp đơn giản hóa công việc hàng ngày cho người quản lý mà tất cả các chức năng quan trọng của doanh nghiệp, chẳng hạn như kế toán, tính lương, chi phí công việc, lập lịch trình, ước tính, báo cáo và quản lý hàng tồn kho đều có sẵn trên một quan điểm.

Ai được hưởng lợi phần mềm quản lý xây dựng

Phần mềm quản lý xây dựng được thiết kế với tính linh hoạt và phục vụ cho nhiều chuyên gia. Có sẵn nhiều loại tùy chọn khác nhau, bao gồm phần mềm quản lý dự án hoặc phần mềm quản lý dịch vụ. Mặc dù ngành xây dựng đang mở rộng như thế nào, một phần mềm quản lý xây dựng tất cả trong một vẫn lý tưởng cho các chuyên gia trong mọi ngành nghề, bao gồm:

• Hợp đồng cơ khí

• Hợp đồng HVAC

• Hợp đồng điện

• Hợp đồng chung

• Nhà thầu thang máy

• Sự phục hồi

• Cải tạo

• Lợp mái

• Bảo vệ

• Bảo dưỡng nước

• Nhà thầu tấm kim loại

• Hàn

• Nhà xây dựng thiết kế

• Nhà xây dựng

• Nhà phát triển đất

Lợi ích của phần mềm quản lý xây dựng

Cho dù công ty của bạn kiểm tra một số ngành nghề ở trên hay chuyên về một ngành cụ thể, giá trị và hiệu quả của phần mềm xây dựng vẫn như nhau. Cả doanh nghiệp xây dựng và kinh doanh dựa trên dịch vụ đều có thể hưởng lợi từ các tính năng khác nhau mà phần mềm cung cấp. Khi điều hành một doanh nghiệp, nhiều chức năng giống nhau – như kế toán, tính lương và báo cáo – đều là những quy trình cần thiết trong tất cả các ngành. Dưới đây là ba lợi ích chính mà phần mềm quản lý xây dựng mang lại cho tất cả các công ty:

• Khả năng hiển thị toàn bộ

Một phần mềm xây dựng tích hợp cung cấp cho các doanh nghiệp khả năng hiển thị đầy đủ thông qua các chế độ xem bảng điều khiển linh hoạt, lập hóa đơn, chi phí, lao động, vật liệu, chi phí cam kết, thay đổi đơn đặt hàng, đơn đặt hàng và lợi nhuận, tất cả được hiển thị trong một chế độ xem duy nhất. Hơn nữa, có thể điều chỉnh phần mềm để chỉ hiển thị một số người nhất định – cho dù là người quản lý dự án, người quản lý dịch vụ hay người kiểm soát – thông tin nào phù hợp với họ. Hầu hết các phần mềm xây dựng mới nhất hiện có đều được trang bị theo dõi GPS, cho phép các doanh nghiệp dịch vụ theo dõi kỹ thuật viên của họ tốt hơn và các công ty xây dựng theo dõi chặt chẽ thiết bị và đội tàu.

Nếu không có một phần mềm tích hợp đầy đủ, các doanh nghiệp buộc phải tìm kiếm thông qua đống giấy tờ để truy cập thông tin, ngăn họ đi sâu vào các chi tiết cụ thể. Với phần mềm và hệ thống quản lý tài liệu điện tử, các doanh nghiệp có thể tải lên hình ảnh, tệp tin, bản vẽ và các tài liệu quan trọng khác và đính kèm nó vào một công việc hoặc trình tự công việc cụ thể. Điều này không chỉ giúp tăng khả năng hiển thị mà còn tăng tốc khả năng gọi lại bất kỳ tệp cụ thể nào.

• Quản lý vòng đời dự án

Quản lý từng dự án là một nhiệm vụ cực kỳ khó khăn đối với các công ty xây dựng, đặc biệt là khi phải cân bằng một số công việc cùng một lúc. Phần mềm quản lý xây dựng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý từng công trình, từ khi nhận thầu đến khi hoàn thành. Một lĩnh vực mà nhiều công ty xây dựng gặp khó khăn là điều chỉnh chi phí ước tính và chi phí thực tế. Với một phần mềm xây dựng, mỗi giai đoạn của một dự án, bắt đầu từ việc lập dự toán, đệ trình RFI, các quy trình truyền, phân kỳ và lập lịch trình đều có thể được kiểm soát và giám sát. Điều này đảm bảo rằng mỗi dự án vẫn đúng thời hạn và ngân sách.

• Báo cáo chuyên sâu, thời gian thực

Báo cáo hiệu quả và kịp thời là chìa khóa cho tất cả các công ty xây dựng, nhưng việc tạo báo cáo chính xác có thể là một quá trình khó khăn. Với phần mềm quản lý xây dựng, doanh nghiệp có thể tạo ra các báo cáo về tình hình sử dụng, lợi nhuận, doanh thu, chi phí và chi phí. Báo cáo thời gian thực cũng có thể được thực hiện với phần mềm quản lý xây dựng, phần mềm này có giá trị hơn nhiều so với việc đào bới đống giấy tờ, chỉ để tìm dữ liệu cũ của tháng.

Phần mềm quản lý xây dựng có thể ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp như thế nào?

Bây giờ bạn đã quen thuộc với những gì một phần mềm quản lý xây dựng có thể làm cho doanh nghiệp của bạn ở cấp độ cao, câu hỏi tiếp theo đó là tôi có thể mong đợi những thay đổi hàng ngày nào? Một trong những thuộc tính lớn nhất mà phần mềm xây dựng cung cấp là khả năng tác động tích cực đến tất cả các thành viên của tổ chức. Mặc dù có quan điểm cho rằng các nhà quản lý tuyến đầu là nhóm duy nhất được hưởng lợi từ phần mềm, phần sau đây cung cấp các lý do tại sao một hệ thống tích hợp thực sự là một điều tốt cho mọi người, bao gồm tất cả các phòng ban.

Tích hợp tất cả các lĩnh vực kinh doanh và tăng cường cộng tác

Thường rất khó để có được sự hợp tác giữa tất cả các thành viên trong một công ty. Điều này không nhất thiết phải do các cá nhân liên quan, mà thay vào đó, các quy trình kinh doanh tại chỗ tạo ra các rào cản cho sự hợp tác. Với việc mỗi bộ phận vận hành một phần mềm khác nhau và thủ tục giấy tờ thay đổi quá thường xuyên, rất khó để biết được sự hợp tác và làm việc nhóm phù hợp với nhau ở đâu.

Những gì một phần mềm quản lý xây dựng đạt được, là khả năng thống nhất tất cả các chức năng của doanh nghiệp, tăng hiệu quả và loại bỏ các sai lầm quản trị tốn kém. Với một nơi duy nhất dành riêng cho việc nhập dữ liệu, thông tin được nhập một lần, giúp công ty tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc. Với một nơi để truy cập thông tin, tất cả các thành viên của tổ chức có thể sử dụng cùng một hệ thống thay vì tập hợp nhiều giải pháp điểm với nhau.

Tự động hóa các tác vụ tốn thời gian

Với hầu hết các công ty xây dựng tiếp tục dựa vào các quy trình thủ công như bảng chấm công viết tay, lập hóa đơn trên giấy, năng suất thường ở mức trì trệ. Sau khi dữ liệu được ghi và ghi lại, dữ liệu đó phải được nhập hoặc khóa lại theo cách thủ công vào các hệ thống hoặc bảng tính dựa trên kế toán. Với một phần mềm xây dựng, thông tin chỉ được nhập một lần, loại bỏ việc nhập hai lần và đảm bảo độ chính xác. Với việc các tài liệu và dữ liệu được tự động lưu trữ và đồng bộ hóa trong hệ thống, việc truy cập thông tin trở nên dễ dàng hơn nhiều. Thông qua một phần mềm quản lý xây dựng, các quy trình này trở nên tự động hóa, với các yêu cầu công việc được nhập trực tiếp từ hiện trường, thông qua máy tính xách tay hoặc thiết bị di động. Tất cả các thành viên của tổ chức có thể tận dụng các tính năng tự động hóa trong một phần mềm, có thể giúp họ giải quyết các vấn đề cụ thể của họ, cho dù họ làm việc trong lĩnh vực kế toán, biên chế hay quản trị.

3 quan niệm sai lầm phổ biến về phần mềm

1. Phần mềm xây dựng là một giải pháp độc lập

Thường được coi là một hệ thống độc lập, quản lý phần mềm xây dựng thực sự ngược lại. Mặc dù các nhiệm vụ như ước tính, quản lý dự án và kế toán là những yếu tố cốt lõi của một phần mềm nhất định, nhưng lợi thế thực sự của phần mềm là khả năng tích hợp giữa các chức năng khác nhau. Khi tìm kiếm giải pháp phù hợp, chúng ta thường bắt gặp một vài phần mềm kế toán xây dựng hoặc phần mềm quản lý dự án. Mặc dù những giải pháp này dường như chỉ tập trung vào một lĩnh vực của doanh nghiệp, nhưng điều quan trọng là phải nghiên cứu những chức năng khác mà chúng cung cấp, bởi vì thường xuyên hơn, chúng cung cấp một danh sách các tính năng mở rộng hơn nhiều.

2. Phần mềm xây dựng là một bản sửa lỗi nhanh chóng

Bắt đầu từ quan niệm sai lầm đầu tiên, phần mềm xây dựng không chỉ đơn thuần giải quyết một hoặc hai vấn đề của doanh nghiệp, mà thay vào đó là một giải pháp lâu dài. Bằng cách tự động hóa các chức năng không thể thiếu của doanh nghiệp, phần mềm xây dựng trở thành một nguồn tài nguyên phụ thuộc rất nhiều. Việc thực hiện thường là một hướng dẫn từng bước, mất hàng tháng để đảm bảo các doanh nghiệp đã sẵn sàng đi vào hoạt động của riêng mình. Phần mềm quản lý xây dựng cũng có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp, đồng thời có khả năng thay đổi, thích ứng và phát triển cùng với doanh nghiệp.

3. Phần mềm xây dựng chỉ mang lại lợi ích cho một số doanh nghiệp

Mục tiêu của phần mềm xây dựng là tạo ra các quy trình hiệu quả hơn cho tất cả các thành viên của một tổ chức. Trong khi một số bộ phận có thể được hưởng lợi nhiều hơn từ phần mềm, những bộ phận khác có thể giữ nguyên. Với suy nghĩ này, phần mềm quản lý xây dựng có thể đẩy nhanh các quy trình nhất định và loại bỏ lao động thủ công, làm tăng hiệu quả và năng suất chung của doanh nghiệp. Với hoạt động được sắp xếp hợp lý hơn, không chỉ đạt được sự hài lòng của nhân viên và khách hàng mà lợi nhuận của doanh nghiệp cũng tăng vọt.

So sánh và đối chiếu: Phần mềm quản lý xây dựng so với các giải pháp điểm tiêu chuẩn

Khi các doanh nghiệp trở nên quá tải và các vấn đề nảy sinh trong một lĩnh vực cụ thể, nhiều công ty chuyển sang tìm giải pháp để giải quyết một vấn đề cụ thể đó. Xu hướng chuyển sang các giải pháp quan trọng trong các lĩnh vực như kế toán, quản lý dự án hoặc dịch vụ phát sinh do sự thiếu hợp tác mà nhiều công ty xây dựng gặp phải. Biểu đồ dưới đây so sánh và đối chiếu các chức năng của phần mềm quản lý xây dựng so với các giải pháp điểm trong 4 lĩnh vực chính là giá cả, khả năng sử dụng, đào tạo và hỗ trợ.

Khi các doanh nghiệp trở nên quá tải và các vấn đề nảy sinh trong một lĩnh vực cụ thể, nhiều công ty chuyển sang tìm giải pháp để giải quyết một vấn đề cụ thể đó. Xu hướng chuyển sang các giải pháp quan trọng trong các lĩnh vực như kế toán, quản lý dự án hoặc dịch vụ phát sinh do sự thiếu hợp tác mà nhiều công ty xây dựng gặp phải. Biểu đồ dưới đây so sánh và đối chiếu các chức năng của phần mềm quản lý xây dựng so với các sản phẩm điểm trong 4 lĩnh vực chính là chi phí, khả năng sử dụng, triển khai và đào tạo .

Sản phẩm điểm

Phần mềm quản lý xây dựng

Chi phí

Chi phí mua nhiều phần mềm và sản phẩm tích điểm thường không thể đoán trước và có thể nhanh chóng cộng lại. Mua các sản phẩm tích điểm cho các chức năng như kế toán hoặc quản lý dự án, có thể gây hại cho ngân sách tổng thể của bạn. Hơn nữa, việc giới thiệu một quy trình mới cho một lĩnh vực của doanh nghiệp có thể cản trở năng suất.

Bằng cách hợp tác với một phần mềm quản lý xây dựng tích hợp, chi phí thực sự có thể thấp hơn đáng kể so với các sản phẩm điểm. Ngoài ra, đầu tư vào phần mềm một lần sẽ là một giải pháp lâu dài tốt hơn thay vì mua lẻ tẻ để giải quyết các vấn đề khi chúng xảy ra.

Khả năng sử dụng

Với các sản phẩm tích điểm, dữ liệu chỉ có thể giao tiếp trên từng hệ thống. Điều này có nghĩa là khi thông tin được nhập vào một hệ thống, nó không tự động đồng bộ với các sản phẩm tích điểm khác mà bạn đang sử dụng, làm tăng nhu cầu nhập kép hoặc nhiệm vụ đơn điệu của việc ghi lại thông tin.

Với một phần mềm quản lý xây dựng, dữ liệu được tích hợp, có nghĩa là dữ liệu có thể truy cập được trên nhiều lĩnh vực của doanh nghiệp. Quan trọng hơn, một giải pháp tích hợp đảm bảo rằng dữ liệu chỉ cần được nhập một lần. Việc học cách sử dụng một hệ thống cũng dễ dàng hơn nhiều so với việc học một số giao diện, nút và biểu tượng khác nhau vì mỗi sản phẩm điểm khác nhau.

Triển khai và đào tạo

Đào tạo về phần mềm mới đã là một quá trình khó khăn. Nhân quá trình này có thể đặt ra những thách thức lớn hơn nữa. Thời gian cần thiết để tìm hiểu phần mềm mới và nhân viên mới sẽ chỉ làm tăng sự thất vọng khi số lượng các giải pháp điểm tiếp tục tăng lên.

Mặc dù việc triển khai và đào tạo phần mềm xây dựng có thể là một quá trình dài, nhưng việc học tốt một hệ thống sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc đấu tranh qua nhiều hệ thống khác nhau. Với việc triển khai thành công, các doanh nghiệp có thể tối đa hóa việc sử dụng phần mềm đơn lẻ, tận dụng tối đa khoản đầu tư của họ.

Hỗ trợ khách hàng

Việc dựa vào nhiều nhà cung cấp phần mềm để hỗ trợ khách hàng có thể dễ dàng trở thành một quá trình lộn xộn. Ngoài việc học cách sử dụng một số phần mềm, việc đối phó với các nhóm hỗ trợ khác nhau cho mỗi vấn đề có thể làm tăng sự thất vọng và dẫn đến sự nhầm lẫn thậm chí còn lớn hơn.

Với một giải pháp phần mềm tích hợp, giao dịch với cùng một nhóm hỗ trợ có thể mang lại rất nhiều sự thoải mái. Hơn nữa, hỗ trợ từ một nhà cung cấp có thể tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách cung cấp không gian để giải quyết nhiều vấn đề cùng một lúc.

ROI và các tính năng quản lý xây dựng chính

Để duy trì khả năng cạnh tranh và thành công trong ngành xây dựng, đầu tư vào công nghệ – cho dù đó là phần mềm, giải pháp điểm hay phần mềm xây dựng di động – là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, điều đáng sợ là liệu một khoản đầu tư lớn như vậy có thu được lợi nhuận hay không. Định lượng lợi tức đầu tư là một trong những điều khó dự đoán nhất và thường là điều cản trở các doanh nghiệp triển khai phần mềm.

ROI thường được hiểu là lãi hoặc lỗ được tạo ra từ một khoản đầu tư, liên quan đến số tiền đã chi tiêu. Mặc dù điều này cung cấp sự hiểu biết ở cấp độ cao, nhưng các công ty xây dựng xem xét ba chỉ số quan trọng đo lường ROI hiệu quả nhất:

• Thời gian hoàn vốn là khoảng thời gian cần thiết để lợi ích của khoản đầu tư trả cổ tức

• Giá trị hiện tại ròng là giá trị của các lợi ích trong tương lai được nhắc lại theo đô la ngày hôm nay

• Tỷ suất hoàn vốn nội bộ (IRR) thể hiện lợi ích của việc thực hiện một giải pháp quản lý xây dựng được trình bày lại dưới dạng lãi suất

Ba số liệu này là lĩnh vực nghiên cứu chính cho bất kỳ tổ chức nào muốn đầu tư. Mặc dù chúng quan trọng, nhưng bạn phải xem xét nhiều yếu tố khác, nhiều yếu tố trong số đó có thể là đặc trưng cho doanh nghiệp của bạn. Điều này có thể bao gồm việc phải vượt qua sự chống đối của tổ chức đối với sự thay đổi và thường là sự không sẵn lòng của nhân viên trong việc áp dụng công nghệ. Nếu việc kiểm tra kỹ lưỡng được thực hiện liên quan đến ROI của phần mềm quản lý xây dựng và bạn cho rằng doanh nghiệp của mình phù hợp với sự thay đổi, các nhà cung cấp phần mềm tốt nhất sẽ cung cấp các khóa đào tạo và triển khai cần thiết. Dưới đây là một số tính năng quản lý xây dựng chính mà bạn có thể mong đợi các nhà cung cấp tốt nhất có.

Kế toán: Do chi phí và chi tiêu của dự án phải được giám sát chặt chẽ, một phần mềm xây dựng dự án phải có khả năng tích hợp với các công cụ kế toán kinh doanh khác. Tính năng này giúp người quản lý xử lý nhiều dự án tại bất kỳ thời điểm nào. Nó cũng phải có khả năng tự động hóa các quy trình như tài khoản phải thu, phải trả và bảng lương, trong khi có thể điều chỉnh theo sở thích của khách hàng.

Chi phí việc làm: Một giải pháp quản lý xây dựng phải có khả năng thiết lập mức giá tiêu chuẩn cho các dịch vụ của công ty, xác định chi phí và giám sát chi phí thời gian. Chức năng này cũng sẽ quản lý lịch trình dự án và tăng năng suất.

Lập lịch trình: Chức năng này hỗ trợ lập lịch công việc, phân bổ thiết bị hoặc công nhân qua nhiều dự án. Nó cũng phải có khả năng cân bằng khối lượng công việc trong khi có khả năng tái cân bằng ngay lập tức khi cần thiết. Hệ thống này cũng cần giải quyết các mốc thời gian của dự án và phân bổ nguồn lực và nhân lực.

Báo cáo: Phần mềm quản lý xây dựng phải có thể cung cấp cho người quản lý quyền kiểm soát đối với dữ liệu dự án. Việc ra quyết định và tạo báo cáo dữ liệu cũng được nâng cao thông qua việc tạo báo cáo phân tích dự án. Khả năng này tạo ra các báo cáo dữ liệu chính xác, thời gian thực và có thể xuất chúng sang phần mềm của bên thứ ba. Điều này lại hỗ trợ các nhà quản lý trong việc đánh giá tình trạng dự án và xác định rủi ro.

Quản lý tài liệu: Một tính năng chính của phần mềm quản lý xây dựng là khả năng quản lý các tài liệu liên quan. Phần mềm này cho phép các công ty tạo báo cáo dữ liệu quy trình làm việc bằng cách sử dụng một nền tảng duy nhất. Làm như vậy sẽ giúp tăng năng suất, quy trình xử lý công việc và bảo mật thông tin. Hệ thống cũng phải có thể tích hợp với các công cụ năng suất kinh doanh khác.

Quản lý dịch vụ: Phần mềm quản lý xây dựng lý tưởng phải có khả năng quản lý và gửi đơn đặt hàng công việc, tạo lịch trình, phân bổ tài sản và nguồn lực và đặt công việc. Trong khi đó, các giải pháp tiên tiến có khả năng giao việc cho các kỹ thuật viên gần nhất vì chúng được trang bị công nghệ GPS.

Quản lý dự án: Tính năng này về cơ bản tự động hóa mọi chi tiết của quản lý dự án xây dựng. Chúng bao gồm lập kế hoạch tài nguyên, hợp tác nhóm, theo dõi tiến độ dự án và tích hợp các yêu cầu của khách hàng đến. Tự động hóa quản lý tài nguyên trên một số dự án và cập nhật lịch trình dự án cũng đạt được.