Phần mềm vẽ sơ đồ Gantt tự động mới nhất 2022 liệu bạn đã biết?

Trong cuộc đua “Chuyển đổi số” như hiện tại, việc có một công cụ giúp nhà quản lý và người lao động có thể nắm rõ tiến độ thực hiện công việc, phần trăm hoàn thành đầu mục nhiệm vụ là một việc vô cùng quan trọng. Vì vậy, Phần mềm vẽ sơ đồ Gantt là một trong những công cụ khá phổ biến hiện nay. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn về phần mềm vẽ sơ đồ Gantt này cùng với những lợi ích và cách sử dụng của nó.

I. Sơ đồ Gantt là gì?

1. Khái niệm

Sơ đồ Gantt (Gantt chart) là công cụ giúp tổ chức/ cá nhân quản lý, hỗ trợ lập kế hoạch và lên lịch cho các dự án ở mọi quy mô. Đây là một dạng biểu đồ thanh ngang thể hiện một cách trực quan kế hoạch dự án theo mốc thời gian. Biểu đồ Gantt thường hiển thị tiến trình, trạng thái cũng như người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ trong dự án.

2. 7 Ưu điểm khi sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Biểu đồ Gantt là công cụ giúp nhà quản trị và nhân viên có thể quản lý tiến độ thực hiện dự án một cách tổng quan, khái quát nhất. Một số ưu điểm khi sử dụng sơ đồ Gantt được các chuyên gia đánh giá cao như:

• Dễ dàng lập kế hoạch: Khi sử dụng biểu đồ Gantt vào việc quản lý dự án trong doanh nghiệp, chúng giúp bạn dễ dàng tạo ra các kế hoạch phức tạp, đặc biệt là những kế hoạch liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp và thay đổi thời hạn. Biểu đồ Gantt giúp các nhóm lập kế hoạch làm việc theo thời hạn và phân bổ nguồn lực hợp lý.

• Giám sát toàn cảnh tiến độ thực hiện dự án: Nhờ vào việc sử dụng biểu đồ Gantt, các nhà quản lý có thể nắm được các vấn đề như: mối quan hệ giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các nhiệm vụ, các mốc quan trọng và các nhiệm vụ phụ thuộc. 

• Tránh quá tải tài nguyên: Biểu đồ Gantt cho phép bạn sử dụng tài nguyên của mình một cách hiệu quả khi bạn có thể xem tiến trình của một dự án. Khi thực hiện Gantt chart, bạn cũng có thể ủy thác nhiệm vụ và sắp xếp các nguồn lực mà không phải gánh quá nhiều việc cho chúng.

• Tăng sự chủ động trong công việc: Khi sử dụng Gantt chart để tiến hành thực hiện công việc, các cá nhân có thể tự lên lịch, chủ động trong vấn đề thu xếp công việc, tránh gây ra sự chồng chéo giữa các nhiệm vụ mà cá nhân phải hoàn thành. 

• Tăng khả năng kết nối giữa các cá nhân trong cùng một dự án: Làm việc từ xa là một hình thức khá phổ biến ngày nay bởi sự tiện lợi của nó. Tuy nhiên, khi bạn quản lý một dự án với một nhóm từ xa, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc phối hợp và giữ mọi người trong cùng một nhóm. Vì vậy, Gantt chart chính là một giải pháp hiệu quả giúp mọi người giữ nguyên một trang trong khi làm việc cùng nhau dễ dàng hơn. Nó cho phép bạn hình dung những gì đã hoàn thành, những gì đang diễn ra và những gì còn ở phía trước, giúp mọi người cùng sát cánh trong quá trình phát triển dự án bất kể họ đang ở quốc gia hay múi giờ nào. 

• Tăng cường trách nhiệm làm việc của từng cá nhân: Thông qua việc sử dụng Gantt chart, tất cả mọi đầu việc đều được thể hiện trên sơ đồ: những công việc đã hoàn thành đúng thời hạn, hoàn thành trước thời hạn, những công việc chưa hoàn thành,… Nó mang lại cho cả người quản lý và các thành viên trong nhóm một cơ hội công bằng để tận dụng giải pháp này để làm nổi bật tần suất họ vượt quá mong đợi và được. 

• Thúc đẩy sự minh bạch khi thực hiện dự án: Nhờ vào việc sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ Gantt, nó sẽ tập trung hiển thị chi tiết các nhiệm vụ và cột mốc quan trọng của mỗi thành viên trong nhóm để mọi người biết về khối lượng công việc của nhau và giúp những người có thể đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc của họ. Sự minh bạch trong quy trình làm việc này càng thúc đẩy tinh thần đồng đội, tính trung thực và tính khiêm tốn trong đội.

>> [Cập nhật 2023] TOP 10 Phần mềm quản lý dự án tốt nhất giúp giám sát tiến độ dự án hiệu quả

II. Cách tạo nên sơ đồ Gantt cho cá nhân/ doanh nghiệp

Thông thường, có thể nói rằng phần mềm vẽ sơ đồ Gantt chính là việc sử dụng Gantt chart để tiến hành quản lý quy trình của một dự án.

Cấu tạo của một sơ đồ Gantt hoàn chỉnh bạn cần biết tất cả các nhiệm vụ riêng lẻ cần thiết để hoàn thành dự án, ước tính thời gian mỗi nhiệm vụ sẽ mất và những nhiệm vụ nào phụ thuộc vào những người khác. Quá trình tổng hợp các thông tin này lại với nhau giúp người quản lý dự án tập trung vào các phần thiết yếu của dự án và bắt đầu thiết lập khung thời gian thực tế để hoàn thành. 

Lập kế hoạch dự án

Biểu đồ Gantt hiển thị các mốc thời gian của dự án theo các nhiệm vụ đã lên kế hoạch và ngày kết thúc của chúng. Thông thường, Gantt chart sẽ có hai dạng: chế độ xem thông tin tổng thể (ví dụ như các đầu việc tóm tắt và tiến độ tổng thể của dự án) và xem chuyên sâu ( như tiến độ của từng đầu việc cụ thể và người chịu trách nhiệm về nó).

Biểu đồ Gantt hiển thị mối quan hệ của các nhiệm vụ theo thời gian và trình tự dự án, sự phụ thuộc của các nhiệm vụ, các mốc quan trọng. Cũng nhờ thuộc tính này sẽ giúp các thành viên trong một dự án có thể nắm bắt rõ tiến độ hoàn thành công việc một cách tổng quát. 

Tổng quan về giai đoạn dự án

Biểu đồ Gantt không chỉ bao gồm thông tin toàn bộ vòng đời của dự án, mà còn cho phép bạn thiết lập chuyên sâu về các bộ phận, giai đoạn hoặc các phần của dự án. Với biểu đồ Gantt, người dùng có thể dễ dàng quản lý tổng thể dự án cũng như từng giai đoạn nhỏ thuộc dự án đó cũng như cách phân chia công việc hợp lý

Tiến độ dự án

Biểu đồ Gantt cho phép các thành viên dễ dàng cập nhật trạng thái và hoàn thành nhiệm vụ. Đây cũng là cách quản lý dự án hiệu quả hơn vì nó tự động cập nhật tiến độ công việc con của từng người lên màn hình biểu đồ tổng thể, giúp những người có liên quan nắm được trạng thái nhiệm vụ mới nhất.

Ứng dụng phần mềm vẽ sơ đồ Gantt trong từng lĩnh vực

1. Biểu đồ Gantt cho quản lý dự án xây dựng

Trên thực tế, các dự án xây dựng nói riêng có thể được hoàn thành không chính xác, đúng hạn. Điều này dẫn đến vấn đề lãng phí tiền bạc, thời gian cho các nhà đầu tư, quản lý dự án. Đó là lý do tại sao nên sử dụng Gantt chart để đảm bảo rằng bạn đã viết ra mọi thứ, lên kế hoạch và thực hiện theo trình tự thích hợp. Bên cạnh đó, biểu đồ Gantt có thể được sử dụng cho các dự án nhỏ hoặc dự án lớn và chúng cũng quan trọng đối với bất kỳ thứ gì bạn muốn kết hợp với nhau.

2. Biểu đồ Gantt vào quy trình bán hàng

Trong một dự án bán sản phẩm, việc xác định rõ tình trạng thực tế của việc tiêu thụ sản phẩm, vấn đề gặp phải, số lượng sản phẩm đã tiêu thụ được giúp tổ chức nắm rõ thực trạng thị trường và có thể đưa ra các giải pháp thích hợp để cải thiện sản phẩm cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sử dụng Gantt chart sẽ giúp người lao động biết người mà bạn vẫn cần liên hệ với khách hàng tiềm năng hoặc ai cần một cuộc gọi tiếp theo và hơn thế nữa. 

Thông qua phần mềm vẽ sơ đồ Gantt sẽ giúp  bạn có thể theo dõi tất cả doanh số bán hàng cá nhân, địa chỉ liên hệ, khách hàng tiềm năng,… 

3. Áp dụng phần mềm Gantt vào Digital Marketing

Digital marketing đang là một trong những xu hướng ngành nghề mới của doanh nghiệp.

Biểu đồ Gantt cho phép bạn tạo kế hoạch cho tất cả hoạt động Digital marketing của mình. Thay vì tạo quảng cáo khi bạn tiếp tục hoặc chỉ ‘sắp xếp nó’, bạn sẽ có khả năng thực sự vạch ra một chiến lược gắn kết sẽ đưa bạn từ điểm A đến điểm B ngay lập tức. Với biểu đồ Gantt, bạn sẽ không gặp khó khăn khi xây dựng một kế hoạch marketing cụ thể vì bạn có thể tạo tất cả các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ, v.v. mà bạn cần. Bạn cũng sẽ có thể giám sát mọi thứ diễn ra trong dự án của mình, bao gồm cả ngân sách, thời hạn và thậm chí cả những nhiệm vụ khác nhau được giao cho ai.

4. Ví dụ ứng dụng Gantt chart vào Social media

Bằng cách tạo một công cụ lập kế hoạch truyền thông xã hội, bạn sẽ cải thiện cơ hội thực sự đăng mọi lúc bạn muốn. Bên cạnh đó, các biểu đồ này cho phép bạn thiết lập chi tiết về những gì bạn muốn đăng để bạn biết khi nào cần thực hiện, đăng ở đâu, người phụ trách bài đăng và bất kỳ điều gì khác mà bạn muốn. Bạn cũng có thể điều chỉnh và sắp xếp lại các bài đăng và nội dung của mình theo cách bạn muốn và bất cứ khi nào bạn muốn. Tất cả những điều đó sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt các mục tiêu và kế hoạch cho các trang truyền thông xã hội của mình, cho dù sử dụng cho mục đích cá nhân hay nghề nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Sơ đồ Gantt và cách ứng dụng Gantt trong quản lý dự án, công việc

III. Vẽ Gantt chart bằng Excel/ thủ công

Microsoft Excel có tính năng Biểu đồ thanh có thể được định dạng để tạo biểu đồ Gantt trong Excel.

• Bước 1.  Liệt kê lịch trình dự án của bạn trong bảng Excel.

 Liệt kê từng nhiệm vụ dưới dạng một hàng riêng biệt và cấu trúc kế hoạch dự án của bạn bằng cách bao gồm ngày thực hiện ,  ngày kết thúc  và ngày tháng .

• Bước 2.  Xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việc của dự án

Thông thường, trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:

Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS sẽ không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ trước đó (và liên quan) kết thúc.

Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. 

Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ  trước kết thúc. 

Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), rất hiếm.

• Bước 3. Biểu diễn sơ đồ Gantt

Thông thường, cấu trúc của 1 sơ đồ Gantt gồm có: thời lượng của các nhiệm vụ cần phải hoàn thành, mô tả nhiệm vụ,… 

• Bước 4. Thêm mô tả nhiệm vụ vào biểu đồ Gantt.

• Bước 5. Chuyển đổi biểu đồ thanh thành biểu đồ Gantt trong Excel thông qua định dạng.

IV. Phần mềm vẽ sơ đồ Gantt tự động của 1Office

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều Phần mềm vẽ sơ đồ Gantt. Nhưng, để có được một công cụ tạo sơ đồ tự động kết hợp với rất nhiều tính năng quản trị công việc là một lựa chọn thích hợp nhất với nhà quản lý bởi vì nó cung cấp tất cả những gì bạn cần để quản lý toàn bộ vòng đời dự án. 

Là một trong những doanh nghiệp công tự đi đầu về phần mềm quản trị doanh nghiệp, 1Office đã cho ra mắt người dùng tính năng tạo sơ đồ Gantt tự động. Khi sử dụng 1Office, bạn sẽ nhận được các lợi ích như: 

Quản lý dự án, công việc

Khi thiết lập một dự án trên 1Office, bạn có thể thêm đầu công việc khác nhau trong dự án đó. Khi các nhiệm vụ được hoàn thành theo tiêu chí bạn đặt ra, tỷ lệ phần trăm / tiến độ hoàn thành của chúng sẽ hiển thị trên giao diện như hình dưới đây.

Thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc hạng mục công việc

Việc thiết lập và theo dõi lịch biểu cho từng tác vụ cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Phần mềm cho phép giao việc và thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc, giúp nhà quản lý và nhân viên chủ động nắm được tiến độ công việc đã hoàn thành đúng hạn hay chưa. 

Phần mềm cũng sẽ hiển thị tiến độ công việc “Dự kiến” và “Thực tế” để người quản lý có thể dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên (ai hoàn thành đúng hạn, ai chậm deadline, lý do tại sao…) để từ đó có kế hoạch phân công công việc phù hợp hơn cho từng người. 

Thêm công việc và tag người thực hiện công việc 

 Sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao.

Một chức năng cực kỳ hữu ích là phần mềm sẽ gửi thông báo ngay lập tức đến những người liên quan đến dự án mỗi khi có thay đổi. Bên cạnh đó, các thành viên tham gia dự án cũng có thể trao đổi, tương tác trực tiếp và đính kèm các tài liệu liên quan trên phần thảo luận của dự án/công việc. 

Phần mềm tự động trích xuất toàn bộ dữ liệu của dự án để hiển thị dưới dạng sơ đồ Gantt Chart, đồng thời dưới nhiều dạng khác như Kanban, Checklist,… Việc cung cấp đa dạng các loại biểu đồ giúp nhà quản lý có góc nhìn tổng quát và đa chiều hơn về những ưu nhược điểm của toàn bộ dự án, cũng như có các phương án cải thiện hiệu quả trong tương lai. 

Qua bài viết trên đã giúp người đọc có cái nhìn cụ thể hơn về Phần mềm vẽ sơ đồ Gantt và nắm rõ được những lợi ích mà nó mang lại cho cá nhân/ doanh nghiệp. Có thể nói, trong thời kỳ “số hóa” như hiện tại, việc sử dụng Gantt chart sẽ giúp tổ chức tối ưu hóa thời gian quản lý công việc, nâng cao khả năng giám sát nhân viên cấp dưới cho nhà quản lý. 

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA