QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP (QT10)

LINK tải file Word ở cuối bài viết về đánh giá lựa chọn nhà cung cấp

1. MỤC ĐÍCH:

• QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP được soạn ra nhằm thiết lập một trình tự đánh giá lựa chọn nhà cung ứng và mua phụ tùng và nguyên liệu sản xuất với các bước tiến hành từ tìm kiếm đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng đến việc liên hệ với nhà cung ứng, mua và nhập hàng… để đảm bảo mua được hàng hoá đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh và phù hợp với các yêu cầu đã quy định.

1. PHẠM VI ÁP DỤNG:

• Quy trình được áp dụng cho việc mua một số loại nguyên nhiên vật liệu chính cho sản xuất, phục vụ trực tiếp cho nhu cầu sản xuất tại Công ty, bao gồm: Phụ tùng và nguyên vật liệu dùng cho sản xuất.

III. TÀI LIỆU LIÊN QUAN:

• ISO 9001 : 2008.
• Sổ tay chất lượng (STCL).

1. ĐỊNH NGHĨA VÀ VIẾT TẮT:

• TGĐ: Tổng Giám đốc.
• QMR: Đại diện lãnh đạo.
• Hàng hóa mua vào: Bao gồm một số loại nguyên nhiên vật liệu dùng cho sản xuất được ghi cụ thể tại quy trình này.
• Nhà cung ứng (NCƯ): Là tổ chức hoặc cá nhân cung cấp hàng hoá cho đơn vị.

1. NỘI DUNG:
2. Quy trình Đánh gia, lựa chọn NCƯ

1.1. Lưu đồ:

Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch (căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng), căn cứ vào tình hình, nhu cầu thực tế về hàng hóa và nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất.1.2. Diễn giải:

• Bộ phận mua hàng tìm kiếm và lập Phiếu thu thập thông tin về nhà cung ứng (BM.02-QT.muc8) cho các loại hàng hóa, nguyên vật liệu đã nêu tại mục Phạm vi áp dụng.
• Căn cứ vào các thông tin cũng như tình hình mối quan hệ từ những năm hoạt động trước và/hoặc Danh sách nhà cung ứng BM.01-QT.muc 8, bộ phận phụ tùng lập Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng (BM.03-QT.muc 8) trình trưởng phòng dịch vụ và Ban Giám đốc phê duyệt làm căn cứ để thiết lập các quan hệ mua bán.
• Tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng hoặc lưu phiếu đánh giá làm căn cứ đặt và gọi hàng hóa và nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh.
• Định kỳ một năm một lần vào tháng 12 hàng năm hoặc đột xuất (khi có yêu cầu cần; hoặc khi có phản hồi không tốt từ phía xưởng SX; hoặc khi có yêu cầu cần đánh giá lại của Ban giám đốc), bộ phận mua hàng tiến hành đánh giá lại các nhà cung ứng; lập Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng theo biểu mẫu BM.02-QT.muc 8 để trình Ban Giám đốc phê duyệt. Khi đánh giá lại sẽ có Bảng tiêu chí đánh giá theo chính sách của Công ty tại thời điểm đánh giá.
• Ban Giám đốc căn cứ vào thông tin đánh giá tại Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng để xét duyệt, lựa chọn. Đối với những nhà cung ứng không còn đủ tiêu chuẩn để cung ứng phụ tùng và nguyên vật liệu cho đơn vị sẽ bị loại trừ bằng cách loại bỏ tên trong Sổ theo dõi nhà cung ứng. Đối với những nhà cung ứng được đánh giá tốt, đủ tiêu chuẩn để tiếp tục cung ứng phụ tùng và nguyên vật liệu cho đơn vị thì bộ phận phụ tùng cập nhật lại vào Sổ theo dõi nhà cung ứng của năm tiếp theo.
• Các bộ phận Kế toán, Thủ kho, bộ phận phụ tùng lưu các hồ sơ liên quan.

2. Quy trình mua hàng:

2.1. Lưu đồ:

2.2. Diễn giải:

• Nhu cầu cấp hàng hóa : Khi có phát sinh nhu cầu hàng hóa , nhân viên bán hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng trong kho (trên phần mềm QL Kho) xem còn không. Nếu không còn, bộ phận bán hàng chuẩn bị phiếu cung cấp hàng hóa và chuyển cho bộ phận mua hàng.
• Liên hệ nhà cung cấp, đặt hàng: Bộ phận mua hàng tiếp nhận và tiến hành hỏi giá của các nhà cung cấp qua các hình thức mail, điện thoại hoặc chat, trên cơ sở giá của các nhà cung cấp, nhân viên phụ tùng báo lại cho bộ phận cố vấn dịch vụ để báo khách hàng. Sau khi được khách hàng đồng ý về giá, nhân viên bán hàng báo cho bộ phận mua hàng về đơn hàng cần đặt. Dựa trên số liệu hàng hóa cần mua do nhân viên bán hàng báo, bộ phận mua hàng tiến hành gọi mua hàng hoặc đi lấy trực tiếp từ nhà cung cấp. Lưu ý: Ưu tiên mua hàng của các NCC đã được đánh giá lựa chọn, ký hợp đồng nguyên tắc hợp tác. Trường hợp hàng đặc chủng, chưa có NCC đã lựa chọn thì liên hệ nhà cung cấp bên ngoài, nhưng vẫn đảm chất lượng và giá hợp lý.
• Kiểm tra hàng mua về: Sau khi hàng hóa được chuyển về kho của Công ty, Thủ kho và tổ sản xuất tiến hành kiểm tra chất lượng vật tư hàng hóa theo từng lô hàng cụ thể. Những hàng hoá vật tư không đạt yêu cầu về số lượng, chất lượng, mẫu mã… thì không được tiến hành nhập kho và yêu cầu trả lại cho nhà cung cấp. Sau đó, cuối ngày Thủ kho có trách nhiệm báo cáo cho Phụ trách xưởng sx.
• Nhập kho: Đối với các vật tư đạt chất lượng yêu cầu, Thủ kho tiến hành nhập kho theo đúng yêu cầu của Công ty. Thủ kho viết Phiếu nhập kho vào Thẻ kho, thực hiện công tác bảo quản phụ tùng, nguyên vật liệu và chuyển Phiếu nhập kho cho KT kho. KT kho thực hiện công việc vào số liệu trong phần mềm và làm thủ tục thanh toán.
• Công tác thanh toán: Kế toán kho căn cứ vào điều kiện thanh toán trên hợp đồng hoặc thoả thuận mua bán để tiến hành lập các thủ tục thanh toán cho nhà cung ứng. Trường hợp mua hàng hóa , nguyên vật liệu từ nhà cung cấp bên ngoài, không có hợp đồng thì phải làm thủ tục thanh toán luôn. Người mua hàng phải lấy đầy đủ hồ mua hàng (hóa đơn bán lẻ hoặc phiếu xuất kho của NCC và Hóa đơn tài chính nếu có).
• Lưu hồ sơ: Sau khi hàng hóa được nhập kho và thanh toán (nếu có), kế toán kho, Thủ kho và bộ phận mua hàng lưu các hồ sơ liên quan.

1. HỒ SƠ:

TT
Tên hồ sơ
Ký hiệu
Nơi lưu
Thời gian lưu
Cách hủy
Bản gốc
Bản copy
Bản gốc
Bản copy

1
Danh sách NCƯ
BM.01-QT.mục 8
P.KT
P.liên quan
3 năm
3 năm
Xé

2
Phiếu thu thập thông tin về NCƯ
BM.02- QT.mục 8
P.KT
P.liên quan
3 năm
3 năm
Xé

3
Phiếu đánh giá lựa chọn NCƯ
BM.03- QT.mục 8
P.KT
P.liên quan
3 năm
3 năm
Xé

4
Sổ theo dõi NCƯ
BM.04- QT.mục 8
P.KT
P.liên quan
3 năm
3 năm
Xé

5
Hợp đồng mua hàng
BM.05- QT.mục 8
P.KT
P.liên quan
3 năm
3 năm
Xé

6
Giấy yêu cầu cung cấp mua hàng
BM.06- QT.mục 8
P.KT
P.liên quan
3 năm
3 năm
Xé

7
Phiếu giao hàng/ Phiếu xuất kho (của NCƯ)

P.KT
P.liên quan
3 năm
3 năm
Xé

9
Phiếu nhập kho
Theo mẫu BTC
P.KT

10
Thẻ kho
Theo mẫu BTC
P.KT

11
Hóa đơn tài chính
Theo mẫu BTC
P.KT

VII. PHỤ LỤC:

• • 01- QT.mục 8: Danh sách NCƯ
  • 02- QT.mục 8: Phiếu thu thập thông tin về NCƯ.
  • 03- QT.mục 8: Phiếu đánh giá lựa chọn NCƯ.
  • 04- QT.mục 8: Sổ theo dõi NCƯ.

• 05- QT.mục 8: Hợp đồng mua hàng
• 06- QT.mục 8: Giấy yêu cầu cung cấp phụ tùng

Tải file word quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung cấp tại đây

Các sản phẩm khác được cung cấp bởi GTECO: