Quản lý dự án Agile là gì? Những điều cần biết khi quản lý dự án

Khi nói đến phương pháp phát triển dự án (development approach), tổ chức có nhiều cách để lựa chọn tiếp cận một cách phù hợp. Một trong những cách tiếp cận tốt nhất đó là quản lý dự án Agile. Bài viết này sẽ giới thiệu tóm lược các nội dung cơ bản về quản lý dự án theo mô hình Agile. Để rõ hơn về chi tiết và thực hành thực tế để nắm bản chất, nguyên tắc, và các giá trị quan trọng của hệ thống phương pháp luận này, Giám đốc dự án có thể tham gia khóa học của Viện FMIT.

Quản lý dự án theo mô hình Agile là gì?

Quản lý dự án Agile chỉ đến phương pháp tiếp cận và quản lý dự án. Trọng tâm của phương pháp chính là sự hợp tác của khách hàng cùng với sự chủ động tham gia dẫn dắt của nhóm dự án để tạo ra sản phẩm dịch vụ sớm nhất có thể, hoặc có những tính năng cơ bản nhất. Từ đó bằng sự phối hợp với khách hàng, các tính năng dự án dần hoàn thiện và bổ sung giá trị để đạt được kết quả tốt nhất.

Quản lý dự án Agile giúp đưa sản phẩm chất lượng đến với khách hàng trong thời gian nhanh nhất

Dự án Agile linh hoạt về mặt công việc (scope), tích hợp các thay đổi, đảm bảo dự án được kiểm tra đáp ứng mong đợi của khách hàng. Dự án Agile cũng như tất cả các loại dự án khác, đều phải chú trọng vào các quản lý các nhân tố quan trọng như công việc (scope), thời gian (time), chi phí (cost), chất lượng (quality), truyền thông (communication), rủi ro (risk),… Thiếu các nhân tố này thì dự án khó có thể thành công được.

Tuy nhiên, với đặc thù riêng của dự án Agile, Giám đốc dự án cần phải áp dụng các tư duy và nguyên tắc theo đặc thù riêng này và điều chỉnh cho phù hợp. Trong đó, các nguyên tắc về quản lý sự thay đổi, tạo ra nhóm đủ năng lực, được đào tạo, trao quyền, tự chủ, xây dựng niềm tin, chia sẻ trách nhiệm, văn hóa Agile, theo giá trị của khách hàng, cải tiến liên tục, … là vô cùng quan trọng.

Agile có các kỹ thuật quản lý riêng như: planning poker, T-Shirt Sizing, Story point, User story, dot voting, retrospective, daily standup meeting, scrum, sprint, iteration review, Kanban, product box, servant leadership, information radiators, task boards, fist of five, roman voting, unique naming, MVP, MBI, Kano Model, Moscow, 100 points, XP metaphor, Modified Fibonacci, Polling, product backlog,.. Các kỹ thuật này được áp dụng trong ước tính quản lý thời gian, trong thống nhất độ ưu tiên, trong đánh giá mức độ quan trọng của công việc. Giám đốc dự án nên làm quen với các thuật ngữ và khái niệm trên để áp dụng hiệu quả hơn trong công tác quản lý dự án agile.

Cần có rất nhiều kỹ thuật mới có thể áp dụng thành công mô hình Agile

Mặc dù các công cụ và kỹ thuật là quan trọng, nhưng cốt lõi của Agile là tạo được văn hóa Agile, thay đổi tư duy về lãnh đạo, tạo môi trường phù hợp, quản lý đội ngũ hiệu quả, kỹ năng về tương tác với mọi người (people skills) tốt, và cuối cùng mới là vận dụng các công cụ kỹ thuật ở trên. Nếu không tạo được văn hóa phù hợp với Agile và môi trường quản lý dự án thích hợp thì công cụ không thể phát huy được hiệu quả.

Đối tượng sử dụng quản lý dự án Agile? 

Hình thức quản lý dự án Agile được ứng dụng phổ biến trong rất nhiều lĩnh vực công nghệ thông tin, phát triển phần mềm và một số ngành dễ gặp rủi ro. Những đối tượng thường sử dụng quản lý dự án Agile như: 

– Các nhân viên phát triển phần mềm ứng dụng mô hình này để điều chỉnh các bước nhỏ khi dự án đang trong quá trình phát triển. Điều này giúp xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh hạn chế tổn thất quá lớn cho cả dự án. 

– Nhà tiếp thị, trường học, các ngành công nghiệp sản xuất cũng có thể ứng dụng giải pháp Agile và các nền tảng Agile để tạo ra các sản phẩm trong một môi trường không xác định.

Agile có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực

Giá trị cốt lõi khi quản lý dự án theo mô hình Agile 

Nắm được giá trị cốt lõi của quản lý dự án Agile chính là nền tảng cho mọi quy trình làm việc. Theo tuyên ngôn Agile, các giá trị cốt lõi bao gồm: 

– Cá nhân và tương tác qua quy trình và công cụ: Con người đóng vai trò chủ chốt trong bất kỳ loại hình quản lý dự án nào. Dựa vào quá nhiều quy trình và các công cụ dẫn đến việc không thể thích nghi với điều kiện hoàn cảnh thay đổi. 

– Phần mềm hoạt động trên tài liệu toàn diện: Phần mềm hoạt động quan trọng hơn so với tài liệu đơn thuần. Điều này giúp cho các nhà phát triển tiếp nhận chính xác những gì họ cần mà không khiến họ bị cảm giác quá tải. 

– Sự hợp tác của khách hàng trong dự án: Khách hàng tài sản quý giá của doanh nghiệp. Dù là mô hình kinh doanh nào thì khách hàng vẫn luôn có thể đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng có thể đáp ứng nhu cầu của họ tốt hơn. 

Tạo mối quan hệ khăng khít với khách hàng

– Đáp ứng được sự thay đổi vì tuân theo kế hoạch: Giá trị cốt lõi này chính là điểm khác biệt giữa cô ấy so với phương pháp quản lý dự án truyền thống, phức tạp. Agile cho phép thay đổi trong vòng đời của bất kỳ dự án nào. Mỗi Sprint thì cung cấp một cơ hội để xem xét và chính sửa dự án.

Những vai trò trong nhóm Agile 

Phương pháp quản lý dự án Agile thường mang những vai trò như: 

– Hình chữ T: Mỗi một thành viên trong dự án đều cần có một bề rộng kiến thức cơ bản về chủ đề nhưng cần có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức sâu rộng về một lĩnh vực cụ thể.

– Đa chức năng: Các thành viên trong đội nhóm đa chức năng cần trang bị thêm một số kỹ năng khác ngoài các lĩnh vực quen thuộc của họ như phân tích dữ liệu, thiết kế đồ họa.

– Thích nghi: Khả năng thích nghi tốt là điều kiện quan trọng để có thể hòa nhập vào một môi trường hay dự án mới. 

– Tò mò: Đặt câu hỏi khéo léo cho các tình huống sẽ giúp công việc được tối ưu hóa và hiệu quả hơn, thách thức các vấn đề diễn ra cho đến khi phù hợp. 

Đặt câu hỏi đúng lúc để khai thác vấn đề hiệu quả

– Định hướng theo nhóm: Lợi ích và thành tựu của nhóm được ưu tiên hơn vinh quang của cá nhân. Dự án sẽ thành công và mang đến nhiều giá trị tốt đẹp khi các thành viên biết cách kết hợp với nhau và bàn giao đúng thời điểm.

Lợi ích khi quản lý dự án theo Agile

Mô hình quản lý dự án Agile đã dần dẫn thay thế cho các phương pháp quản lý truyền thống trước đây. Dưới đây là một số lợi ích khi ứng dụng phương pháp này: 

– Ít có rủi ro: Việc thường xuyên lặp lại các công việc và phản hồi theo yêu cầu của khách hàng sẽ giúp nhóm dự án có thể dễ dàng định hình lại sản phẩm của mình để có thể phù hợp hơn với những nhu cầu đã được xác định trước đó. 

– Mang lại sản phẩm chất lượng: Nhờ vào các phản hồi của khách hàng và đề xuất cải tiến trong mọi nước dự án sẽ giúp sản phẩm được hoàn chỉnh hơn khi trao đến tay người dùng cuối cùng. 

– Tạo mối liên hệ hợp tác mạnh mẽ: Phương pháp Agile giúp cho sự hợp tác giữa các nhóm phát triển và khách hàng được cải thiện đáng kể 

– Ít lãng phí: Thành viên trong đội nhóm dự án sẽ tiết được thời gian hoàn thành dự án và tối ưu hóa chi phí xử lý các lỗi, vấn đề phát sinh. 

Phương pháp Agile sẽ giúp hạn chế tổn thất, tránh lãng phí không mong muốn

Hiểu được các giá trị mà mô hình quản lý Agile mang lại mà nhiều giám đốc dự án của những Tập đoàn lớn đã tham gia vào những khóa đào tạo nhằm bổ sung những kiến thức chuyên môn và để áp dụng thành công vào doanh nghiệp. Một trong những khóa đào tạo đạt chuẩn quốc tế uy tín nhất hiện nay chính là của Viện FMIT. 

Chương trình đào tạo AGILE tại FMIT được thiết kế trên nền tảng phương pháp quản lý dự án hiện đại của PMI theo chuẩn mực quản lý dự án quốc tế và các hệ thống phương pháp luận mới nhất về Agile. Trong đó chú trọng đến kỹ năng lãnh đạo và quản lý con người (leadership and people skills), quản trị và văn hóa tổ chức (governance and culture), quản lý dự án trong bối cảnh không chắc chắn (uncertainty domain), và bộ nguyên tắc và công cụ triển khai Agile (manifesto and mindset) trên nền tảng tình huống và bối cảnh thực tế của tổ chức. Chương trình sẽ mang lại sự thay đổi và sẵn sàng cho nhóm dự án triển khai phương pháp quản lý dự án mới.

Giám đốc dự án nên tham gia chương trình đào tạo của Viện FMIT

Quy trình quản lý dự án theo phương pháp Agile

Các bước quy trình quản lý dự án cơ bản theo phương pháp Agile như sau.

Lập kế hoạch dự án

Một bản kế hoạch chi tiết, rõ ràng, cụ thể chính là bản đồ phác họa rõ nét nhất về những gì cần làm để đạt được mục đích. Trong kế hoạch, người quản lý dự án cần xác định được mục tiêu cuối cùng muốn đạt được, giá trị cho khách hàng và cho doanh nghiệp, cách để đạt được mục tiêu. 

Tạo lộ trình sản phẩm

Lộ trình sản phẩm được chia nhỏ thành các tính năng để tạo nên sản phẩm cuối cùng hoàn chỉnh nhất. Mỗi giai đoạn nhỏ (Sprint) sẽ phát triển một backlog sản phẩm, đó là danh sách tất cả các tính năng và sản phẩm bàn giao. 

Lập kế hoạch phát hành sản phẩm ra thị trường

Trước khi khởi động dự án, bạn cần có kế hoạch cụ thể để đưa sản phẩm hay tính năng sản phẩm ra thị trường. Đây cũng được xem là một hình thức mồi nhử Marketing để thăm dò ý kiến của người dùng về sản phẩm. Từ đó sẽ cải tiến sản phẩm để tạo nên sản phẩm chất lượng hơn. 

Lập kế hoạch tung sản phẩm

Kế hoạch phát hành sản phẩm thường sẽ diễn ra vào đầu mỗi Sprint, sau đó bạn cần xem xét và đánh giá lại kế hoạch tung ra cho tính năng/sản phẩm đó.

Lập kế hoạch chạy nước rút

Giai đoạn chạy nước rút chính là lúc bạn cần xác định các công việc cần hoàn thành trong Sprint, cách thức để đạt được mục tiêu và khối lượng công việc cần thực hiện. 

Đánh giá hiệu quả dự án hàng ngày

Mỗi ngày có thể dành ra 15 phút để họp, trao đổi về những việc đã làm trong hôm qua và các việc cần làm trong hôm nay. Để tiết kiệm thời gian và báo cáo ngắn gọn, bạn cũng có thể họp đứng. 

Đánh giá sprint và hồi cứu 

Sau mỗi Sprint, bạn cần có cuộc họp để đánh giá hiệu quả hoạt động trong Sprint vừa qua, sau đó cho các bên liên quan xem sản phẩm bàn giao. Tiếp đến có thể là một cuộc họp xem lại Sprint để thảo luận về những gì đã đạt được trong Sprint. Sau các cuộc họp là đúc kết lại những điều chưa hoàn thành và đề xuất cải tiến trong tương lai. 

Quản lý dự án Agile là một hình thức quản trị hiện đại giúp doanh nghiệp không ngừng cải tiến để đem đến chất lượng sản phẩm tốt nhất cho người dùng. Đồng thời, phương pháp quản lý này cũng giúp cho doanh nghiệp hạn chế được những tổn thất lớn, có thể thấu hiểu được cảm nhận của khách hàng và hoàn thiện sản phẩm hơn trong tương lai. Khóa đào tạo quản lý dự án Agile đang chờ đón những vị giám đốc dự án đang muốn đưa sản phẩm phát triển vượt bậc tới một tầm cao mới. 

Liên hệ đến hotline của Viện FMIT để được nhân viên tư vấn khóa học quản lý dự án Agile một cách tận tình nhất nhé!