Quản lý dự án phần mềm: Mô hình, Quy trình và Báo cáo chi tiết

Quản lý dự án phần mềm là gì và cách thức triển khai ra sao để đạt được hiệu quả tối ưu trong các hoạt động của doanh nghiệp? Đây là công việc mà rất nhiều doanh nghiệp triển khai phần mềm cần phải có và quan tâm tới khi bắt đầu làm dự án. Để tìm hiểu cụ thể hơn, hãy cùng xem qua bài viết dưới đây nhé!

1. Quản lý dự án phần mềm là gì?

Quản lý dự án phần mềm là khái niệm dùng để chỉ các hoạt động bao gồm lập kế hoạch, lập lịch, phân bổ tài nguyên, thực hiện, theo dõi và phân phối các dự án liên quan đến phần mềm và web.

Cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, những xu hướng mới ra đời ảnh hưởng mạnh mẽ đến phong cách sinh hoạt và lối sống của con người, đặc biệt là thói quen mua hàng trực tuyến dẫn tới các phần mềm bán hàng ra đời. Sau khi đã ký hợp đồng kinh tế, việc tiếp theo của cả hai bên khách hàng và nhà cung cấp là quản lý dự án sao cho có hiệu quả nhất.  Hoạt động quản lý dự án phần mềm bán hàng đang ngày càng phát triển và hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp.

2. Các mô hình quản lý dự án phần mềm

Phần mềm là một ngành nghề đặc thù, đỏi hỏi mô hình quản lý dự án phần mềm cũng vậy. Có rất nhiều loại mô hình quản lý dự án khác nhau, nhưng đối với quản lý dự án phần mềm, chỉ có một số mô hình nhất định như sau.

2.1. Mô hình Agile

Mô hình Agile là một mô hình dựa theo các giai đoạn chung không cụ thể như “Cần làm”, “Đang làm”, “Kiểm tra”, “Hoàn thành”,… Để hiểu rõ, mô hình này thường hay được dùng để kiểm tra tiến độ các công việc thường xuyên phải làm chứ không tập trung vào thời hạn hoàn thành như các mô hình khác.

Mô hình này sinh ra mục đính chính là quản lý tiến độ dự án. Ví dụ như module quản lý dự án trên Odoo, đây chính là một mô hình điển hình được khá nhiều người sử dụng. Xem cụ thể hình ảnh minh hoạ ở dưới để dễ hình dung được nhé!

2.2. Mô hình Gantt

Đây là một mô hình khác cũng được coi là điển hình trong việc quản lý dự án liên quan đến phần mềm, web, công nghệ thông tin (CNTT),… Mô hình này tập trung vào đo lường thời gian và thời gian hoàn thành dựa theo tiến độ vạch ra sẵn. Mô hình này đặc biệt chú trọng vào thời gian hoàn thành dự án có đúng với kế hoạch đã đề ra hay không.

Lại một lần nữa, lấy module quản lý dự án của Odoo làm ví dụ, bạn có thể thấy rằng mô hình này khá giống với Microsoft Project quen thuộc. Tuy nhiên, điểm khác biệt là đây là hệ thống tự động, việc xem ai phụ trách công việc nào, cũng như tự cập thông tin trực tuyến và đo lường liên tục giúp nhà quản lý hay đối tác làm các dự án phần mềm hoàn toàn có thể nắm bắt được tiến độ và hoạch định kế hoạch tương lai dễ dàng và chi tiết hơn.

Nếu bạn quan tâm về module quản lý dự án của Odoo, hay đang tìm kiếm một hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP thì có thể tham khảo giải pháp Odoo ERP của Magenest bằng cách nhấp vào nút dưới đây nhé!

3. Báo cáo quản lý dự án phần mềm

Báo cáo quản lý dự án phần mềm là một bản tóm tắt tổng quan về tình trạng hiện tại của dự án phần mềm. Đây là bản trình bày chính thức về tình hình của một dự án tại một thời điểm nhất định. Tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án, báo cáo quản lý dự án có thể được yêu cầu hàng tuần hoặc hàng tháng.

Một số thông tin bắt buộc cần có trong một bản báo cáo quản lý dự án:

• Tên dự án.
• Tên người quản lý dự án.
• Nhà tài trợ dự án.
• Ngày bắt đầu của dự án.
• Ngày kết thúc dự kiến.
• Tên khách hàng và thông tin.
• Ngày phát hành báo cáo.
• Các số liệu chính về dự án.
• Lập kế hoạch tiến độ so với kế hoạch. Dự án vượt trước hay chậm tiến độ?
• Chi phí hiện tại so với ngân sách.
• Phạm vi hiện tại so với kế hoạch. Phạm vi có thay đổi kể từ khi dự án bắt đầu không?
• Lập kế hoạch so với nguồn cung ứng thực tế. Có bất kỳ tài nguyên nào bị thiếu hoặc phân bổ tổng thể không?
• Tổng quan về rủi ro. Có rủi ro cao nào cần được quản lý không?
• Kết quả chất lượng hiện tại. Kiểm tra chất lượng đã được thực hiện? Có vấn đề gì không?

Báo cáo quản lý dự án tự động của Odoo (thời gian, người phụ trách, người tham giam, chi phí,..,)

4. Quy trình quản lý dự án phần mềm

Quy trình quản lý dự án phần mềm là quy trình vận dụng những kiến thức, kỹ năng và kỹ thuật công nghệ vào hoạt động của dự án để đạt được mục tiêu của dự án đặt ra. Những ứng dụng này được đưa vào phần mềm theo một tiêu chuẩn hóa của quản lý dự án theo tiêu chuẩn PMI.

Để đảm bảo dự án thành công, đội ngũ phải đảm bảo:

• Lựa chọn quy trình phù hợp để đạt được mục tiêu của dự án.
• Tuân theo các yêu cầu để đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan.
• Cân bằng được các yêu cầu (nhân tố) cạnh tranh trong dự án như: phạm vi công việc, ngân sách, tiến độ, chất lượng, rủi ro, thay đổi. Tùy theo quy mô của từng dự án mà các mỗi giai đoạn lại có thể gồm những quy trình nhỏ hơn.

Ngoài các lợi ích chiến lược nêu trên phần mềm còn cung cấp đầy đủ các tính năng hệ thống. Việc bảo mật được tiến hành một cách tuyệt đối nghiêm ngặt. Việc phân quyền được cụ thể đến từng vai trò của người sử dụng.

4.1. Bắt đầu dự án

Giai đoạn này chính là xác định các thông tin của một dự án mới bao gồm:

• Xác định mục đích của dự án.
• Mức độ cần thiết của dự án.
• Phân tích các yêu cầu cần đạt được trong dự án.
• Phân công trách nhiệm cho các nhân viên và bộ phận triển khai dự án.

4.2. Lên kế hoạch cho dự án

Giai đoạn này yêu cầu thiết lập phạm vi công viêc của dự án, điều chỉnh lại mục tiêu và xác định đường đi tới mục tiêu đó.

4.3. Triển khai dự án

Giai đoạn này là giai đoạn những người được phân công trách nhiệm dự án thực hiện hoàn thành các công việc theo kế hoạch phía trên

4.4. Giám sát và kiểm soát chất lượng dự án

Giai đoạn này yêu cầu người quản lý dự án cần theo dõi, rà soát và điều chỉnh lại tiến độ và khả năng thực hiện của dự án. Ngoài ra nhà quản lý cũng cần theo dõi các rủi ro, thay đổi, phát sinh trong quá trình triển khai. Từ đó, nhà quản lý dự án có thể kịp thời đưa ra được những đề xuất điều chỉnh.

4.5. Kết thúc và nghiệm thu dự án

Giai đoạn này là giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý dự án. Việc nhà quản lý cần phải làm đó chính là kiểm tra lại thông tin, kết quả của dự án có đạt yêu cầu ban đầu hay không. Từ đó, đánh giá dự án phần mềm này thành công hay không.

Kết luận

Qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã nằm rõ được quản lý dự án phần mềm là gì, cũng như những mô hình, thông tin cần có của một dự án. Nếu bạn có đang tìm kiếm một hệ thống quản lý dự án hiệu quả mà không rườm rà nhiều thao tác và khó chia sẻ như Microsoft Project, hay không có báo cáo chi tiết như Trello, thì hãy liên hệ Magenest nhé!

Xem chi tiết

Thu gọn