Quantri24h.com biến kiến thức thành trải nghiệm - The first knowledge sharing application in Vietnam

ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

Theo ISO 9000:2015, Đánh giá được định nghĩa là quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để thu được bằng chứng khách quan và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đánh giá. Quá trình đánh giá hệ thống quản lý được chia làm 3 loại:

Đánh giá nội bộ hay còn gọi đánh giá bên thứ nhất: tổ chức tự đánh giá hệ thống quản lý của mình nhằm mục đích tuyên bố hệ thống quản lý của tổ chức phù hợp với yêu cầu.
Đánh giá bên thứ hai: thông thường là đánh giá của khách hàng hoặc những bên được khách hàng ủy quyền, đánh giá của các bên liên quan như cơ quan quản lý. Mục đích đánh giá này là xác định khả năng đáp ứng yêu cầu của hệ thống quản lý của tổ chức để giao dịch hoặc chấp nhận;
Đánh giá bên thứ 3 hay gọi là đánh giá của tổ chức chứng nhận: mục đích là xác nhận hệ thống quản lý của tổ chức phù hợp với yêu cầu và cấp nhận giấy chứng nhận để tuyên bố rằng tổ chức thực hiện hệ thống quản lý phù hợp yêu cầu tiêu chuẩn.

TỔ CHỨC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ĐỂ CUNG CẤP THÔNG TIN VỀ SỰ PHÙ HỢP CÁC YÊU CẦU CỦA QMS (9.2.1.a.1)

Tiêu chuẩn yêu cầu

9.2.1. Tổ chức phải tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ theo những khoảng thời gian được hoạch định để cung cấp thông tin về việc hệ thống quản lý chất lượng có hay không:

a) phù hợp với: 1) các yêu cầu của chính tổ chức đối với hệ thống quản lý chất lượng của mình (9.2.a.1).

Điều này có nghĩa là gì?

Điều khoản này tương đương với điều khoản 8.2.2 trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

Mục đích của điều khoản nhằm tìm kiếm được thông tin thông qua đánh giá nội bộ về kết quả thực hiện và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng một cách khách quan, để đảm bảo sự sắp xếp đã được hoạch định được hoàn tất và hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện và duy trì một cách có hiệu lực.

Điều khoản này nói bạn phải đánh giá lại hệ thống quản lý của bạn theo thời gian nhất định để xem rằng liệu tổ chức của bạn có đạt được những gì mà bạn đã hoạch định 8.1 và phù hợp với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng điều khoản 6.

Làm thế nào để chứng minh?

Để chứng minh phù hợp với yêu cầu này, tổ chức phải tiến hành đánh giá nội bộ hệ thống quản lý của bạn để thu thập các thông tin liên quan đến QMS và các thông tin này phải chỉ rõ các yêu cầu của tổ chức về hệ thống quản lý chất lượng có được đáp ứng hay chưa?

Việc đánh giá tập trung vào làm rõ khả năng đạt được các kết quả như hoạch định trong điều khoản 8.1 tức là cần xác định:

Các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ đã được đáp ứng hay chưa?
Các tiêu chí thiết lập để kiểm soát các quá trình và các tiêu chí chấp nhận sản phẩm và dịch vụ có phù hợp và có hiệu quả hay không?
Các nguồn lực cần thiết cho việc tạo sản phẩm có được đáp ứng đầy đủ và hiệu quả không?
Việc kiểm soát các quá trình tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ có hiệu quả hay không?
Những thay đổi có được kiểm soát thỏa đáng hay không?
Các quá trình thuê ngoài có được kiểm soát như yêu cầu không?

Ngoài ra, bạn cần làm rõ khả năng đạt được các chính sách, thủ tục, hướng dẫn làm việc, danh sách kiểm tra, quy trình vận hành tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật sản phẩm và các vấn đề khác mà bạn đã cam kết trong phạm vi của ISO 9001.

Quá trình đánh giá của bạn phải xác định được các yếu tố như trên để tuyên bố rằng các yêu cầu đã được đáp ứng và bạn cũng phải phải quy định thời gian thích hợp cho việc thực hiện công việc đánh giá này.

TỔ CHỨC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ĐỂ CUNG CẤP THÔNG TIN VỀ SỰ PHÙ HỢP CÁC YÊU CẦU CỦA ISO 9001:2015 (9.2.1.a.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu

a) phù hợp với: 2) các yêu cầu của tiêu chuẩn này (9.2.1.a.2).

Điều này có nghĩa là gì?

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải thực hiện đánh giá nội bộ QMS để thu thập các thông tin liên quan đến QMS của bạn đang áp dụng có đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 không?

Trong thời gian vận hành QMS của bạn, các quá trình của QMS có thay đổi dẫn đến sự khác biệt tương đối với QMS ban đầy mà bạn đã hoạch định. Để QMS bạn luôn đáp ứng yêu cầu thì bạn phải đánh giá lại chúng để xem liệu những thay đổi từ quá trình này có ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001:2015 hay không?

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải xây dựng một chương trình đánh giá chi tiết nhằm rà soát lại tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn có được đáp ứng hay không?

Bạn phải quy định thời gian thích hợp cho việc thực hiện công việc đánh giá này.

TỔ CHỨC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ĐỂ CUNG CẤP THÔNG TIN VỀ QMS ĐƯỢC THỰC HIỆN VÀ DUY TRÌ MỘT CÁC CÓ HIỆU LỰC (9.2.1.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

b) được thực hiện và duy trì một cách hiệu lực (9.2.1.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Trong yêu cầu này có hai từ khóa quan trọng, một là thực hiện có hiệu lực và hai là duy trì có hiệu lực. Hai từ khóa này không phải yêu cầu việc đánh giá nội bộ có hiệu lực mà yêu cầu việc đánh giá của chúng ta thực hiện phải cung cấp thông tin cho thấy QMS của chúng ta đang được thực hiện và duy trì một cách có hiệu lực.

Thực hiện có hiệu lực không nên hiểu nhầm với hiệu lực của hệ thống quản lý. Thực hiện có hiệu lực nghĩa là việc đánh giá mà chúng ta thực hiện để tìm hiểu xem các quá trình của QMS có được vận hành như các sắp đặt (thiết lập) và tạo ra các đầu ra như dự định ban đầu hay không? Nếu một quá trình đang vận hành theo những sắp đặt nhưng không tạo đầu ra dự định cho thấy một điểm yếu trong các sắp đặt vận hành quá trình này do đó cần phải cải tiến.

Duy trì hiệu lực có nghĩa là các quá trình của QMS luôn được thực hiện theo các sắp đặt và luôn duy trì khả năng tạo ra đầu ra như dự định bất chấp những thay đổi về số lượng, điều kiện hoặc bản chất của các nguồn lực con người, vật chất và tài chính.

Trong thực tế, việc đánh giá nội bộ được thực hiện chỉ để xem xét các quy trình có được tuân thủ hay không mà không thu thập thông tin liên quan đến các quá trình mà quy trình này kiểm soát và liệu việc kiểm soát các quá trình này có tạo ra đầu ra như dự định hay không? Mục đích của hệ thống là để đảm bảo kết quả đầu ra như dự định, do đó một hệ thống chỉ có hiệu lực nếu nó có thể được chứng minh rằng các kết quả mong muốn đã đạt được.

Tại sao chúng ta phải thu thập các thông tin này? Câu trả lời đơn giản là sau một thời gian vận hành các quá trình, các yếu tố quá trình sẽ có sự thay đổi chẳng hạn về mặt nhân sự, các yêu cầu khách hàng, môi trường làm việc, cơ sở hạ tầng, các nguồn lực đo lường, … dẫn đến sự thay đổi ít nhiều về cách thức vận hành các quá trình. Do đó, chúng ta cần phải thu thập thâp tin nhằm tuyên bố rằng các thay đổi này không ảnh hưởng đến khả năng tạo ra các kết quả như dự định của QMS, hay nói cách khác hiệu lực của các quá trình được duy trì.

Xác định hiệu lực của QMS, tức là thu thập các thông tin về các lợi ích mong muốn khi chúng ta áp dụng ISO 9001:2015, chúng gồm 4 yếu tố sau:

khả năng cung cấp một cách ổn định các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định và chế định hiện hành;
tạo thuận lợi cho các cơ hội nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng;
giải quyết rủi ro và cơ hội liên quan đến bối cảnh và mục tiêu của tổ chức;
khả năng chứng tỏ sự phù hợp với các yêu cầu quy định của hệ thống quản lý chất lượng.

Nếu hệ thống quản lý tạo ra các lợi ích trên thì có thể nói hệ thống quản lý của bạn đã đạt được hiệu lực.

Làm thế nào để chứng minh?

Có rất nhiều cách thức để thực hiện đánh giá nội bộ QMS, tuy nhiên kết quả đánh giá của bạn phải đưa ra thông tin về hai yêu cầu sau:

Một là các thông tin hay bằng chứng cho thấy các quá trình của QMS đang được thực hiện theo đúng những gì đã được thiết lập cho nó và quá trình này đang được vận hành cho ra các kết quả như dự định (đầu ra mong muốn).
Hai là các thông tin hoặc bằng chứng cho thấy các quá trình của QMS luôn hoạt động ổn định (không có sự biến động ngoài giới hạn cho phép) và luôn cho ra các kết quả như dự định cho dù các nguồn lực, môi trường và yêu cầu thay đổi.

Hệ thống quản lý bao gồm một loạt các quá trình tương tác lẫn nhau và mỗi quy trình đóng góp vào hiệu lực tổng thể của QMS. Việc đánh giá QMS có thể thực hiện theo một trong ba cách sau:

Thực hiện đánh giá nội bộ toàn hệ thống;
Thực hiện đánh giá các quá trình bởi nhân viên bên ngoài quá trình; và
Thực hiện đánh giá các quá trình bởi nhân viên vận hành quá trình.

Việc đánh giá nội bộ toàn hệ thống chúng tôi sẽ giới thiệu phần 9.2.2. Trong phần này chúng tôi xin giới thiệu phần đánh giá các quá trình của QMS.

Một quá trình không hiệu quả nếu nó đạt được kết quả cần thiết mà lãng phí các nguồn lực cung cấp cho nó. Do đó cần phải định kỳ đánh giá xem xem liệu:

Các hoạt động đang được thực hiện theo kế hoạch;
Các nguồn lực đang được sử dụng hiệu quả;
Và khả năng tạo ra đầu ra như dự định của chúng.

Để đánh giá một quá trình có hiệu quả bạn nên hoạch định và thực hiện theo các bước dưới đây:

Xác định các kết quả đầu ra, các biện pháp thực hiện và mục tiêu của quá trình.
Xác định các giai đoạn quan trọng của từng quá trình mà việc tạo ra các đầu ra như dự định phụ thuộc.
Thiết lập cho từng giai đoạn:
Kết quả đầu ra, các biện pháp (hoặc chỉ số) và mục tiêu của từng giai đoạn đã được xác định và phù hợp với kết quả đầu ra của quá trình;
Các hoạt động được thực hiện là những hoạt động cần thiết để cung cấp các kết quả đầu ra giai đoạn và phù hợp với các chính sách và thủ tục được quy định;
Vật liệu và thiết bị được sử dụng là những vật liệu đã được chỉ định và đang được sử dụng trong các điều kiện được kiểm soát;
Các năng lực cần thiết để sản xuất đầu ra giai đoạn đã được xác định và năng lực của những người sản xuất các đầu ra này đã được đánh giá trong các điều kiện được kiểm soát và được chấp nhận;
Thông tin được sử dụng để tạo ra các kết quả đầu ra giai đoạn đã được xác định và nó đang được sử dụng trong các điều kiện được kiểm soát; và
Các đánh giá được thực hiện để xác định liệu các kết quả đầu ra giai đoạn đang được kiểm soát và đáp ứng các mục tiêu.
Thiết lập rằng các quy định được thực hiện để ngăn ngừa các sai hỏng như kiểm tra lỗi đang có hiệu lực.
Thiết lập hiệu suất quy trình được đo bằng các chỉ số đã thống nhất, kết quả được ghi lại và báo cáo và hành động thích hợp sẽ được thực hiện khi các mục tiêu không được đáp ứng.
Thiết lập các phương pháp đo lường dựa trên cơ sở và phù hợp với độ chính xác và độ chính xác cần thiết cho các đầu ra của quá trình.
Thiết lập các đánh giá được thực hiện để xác định xem có cách nào tốt hơn để cung cấp các kết quả đầu ra của quá trình và những cải tiến được đề xuất đã được thực hiện hoặc lên kế hoạch hay không.
Thiết lập các đánh giá được thực hiện để xác minh tính phù hợp của các kết quả đầu ra, các biện pháp và mục tiêu đối với các nhu cầu của các bên liên quan hiện tại và những thay đổi đã được thực hiện hoặc được lên kế hoạch.

TỔ CHỨC PHẢI HOẠCH ĐỊNH, THIẾT LẬP, THỰC HIỆN VÀ DUY TRÌ CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ (9.2.2.a)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: a) hoạch định, thiết lập, thực hiện và duy trì (các) chương trình đánh giá bao gồm tần suất, phương pháp, trách nhiệm các yêu cầu hoạch định và việc báo cáo, và có tính đến tầm quan trọng của các quá trình liên quan, những thay đổi ảnh hưởng tới tổ chức và kết quả của các cuộc đánh giá trước đó (9.2.2.a).

Điều này có nghĩa là gì?

Theo ISO 9000:2015, chương trình đánh giá là tập hợp một hay nhiều cuộc đánh giá được hoạch định cho một khoảng thời gian cụ thể và nhằm mục đích cụ thể. Do đó, chương trình sẽ có ngày mà các cuộc đánh giá sẽ được thực hiện. Vì chương trình nên hướng đến mục đích của cuộc đánh giá, có thể cần phải có các loại chương trình đánh giá khác nhau tùy thuộc vào việc đánh giá thuộc hệ thống chất lượng, hợp đồng, dự án, quá trình, sản phẩm hay dịch vụ hay không. Do đó, nó sẽ được dự kiến rằng tất cả các đánh giá trong một chương trình đánh giá cụ thể sẽ phục vụ cùng một mục đích. Chương trình đánh giá cũng sẽ được trình bày dưới dạng biểu đồ lịch cho biết địa điểm và thời điểm đánh giá sẽ diễn ra.

Theo ISO 19011:2013, Chương trình đánh giá cần bao gồm các thông tin và nguồn lực cần thiết để tổ chức và tiến hành các cuộc đánh giá một cách hiệu lực và hiệu quả, trong khuôn khổ thời gian quy định và cũng có thể bao gồm các yếu tố sau:

các mục tiêu đối với chương trình đánh giá và các cuộc đánh giá cụ thể;
mức độ/số lượng/loại hình/thời gian/địa điểm/lịch trình của các cuộc đánh giá;
các thủ tục của chương trình đánh giá;
chuẩn mực đánh giá;
phương pháp đánh giá;
lựa chọn đoàn đánh giá;
nguồn lực cần thiết, bao gồm cả đi lại và chỗ ở;
quá trình xử lý vấn đề bảo mật, an ninh thông tin, sức khỏe, an toàn và các vấn đề tương tự khác.

1. Xác định tần suất đánh giá:

Tiêu chuẩn không yêu cầu tổ chức phải định kỳ bao lâu đánh giá hệ thống quản lý của tổ chức, tiêu chuẩn chỉ yêu cầu tổ chức phải tự xác định tầng suất đánh giá QMS của mình. Tần suất đánh giá tùy thuộc vào từng tổ chức, vào loại sản phẩm, vào mức độ phức tạp của các quá trình và mức độ rủi ro tại các quá trình đó.

Thông thường, các tổ chức lựa chọn đánh giá định kỳ QMS 6 tháng hay một năm một lần. Điều này thì đáp ứng tiêu chuẩn nhưng không có hiệu quả về mục đính đánh giá. Thông thường, các điểm yếu trong hệ thống hay các quá trình hoặc phòng ban nào phát hiện nhiều điểm không phù hợp thì tần suất đánh giá sẽ tăng lên để đảm bảo rằng các thông tin thu được từ quá trình đánh giá luôn kịp thời và phản ánh đúng thực tại của QMS.

2. Xác định phương pháp đánh giá

Thông thường trong đánh giá nội bộ hay đánh giá bên ngoài chúng ta thường sử dụng các phương pháp đánh giá như sau:

Xem xét tài liệu và hồ sơ: xem xét tài liệu, quy trình, chính sách, tiêu chí, vai trò trách nhiệm để so sánh chúng với thực tế để đánh giá thông tin;
Phỏng vấn;
Quan sát hiện trường.

3. Trách nhiệm

Ở đây có 2 yêu cầu về trách nhiệm, một là trách nhiệm hoạch định và thực hiện đánh giá và hai là trách nhiệm báo cáo kết quả đánh giá. Tiêu chuẩn không yêu cầu xây dựng quy trình đánh giá nội bộ, nên bạn có thể viết hay không viết cũng được. Nếu bạn viết quy trình thì bạn nên quy định trách nhiệm thực hiện chi tiết trong quy trình này, còn nếu bạn không viết thì bạn phải phổ biến trách nhiệm này cho các người liên quan được biết và thực hiện.

4. Tính đến tầm quan trọng của các quá trình:

Không phải tất cả các quá trình của QMS được hoạch định đánh giá với thời lượng và tầng suất như nhau. Những quá trình quan trọng cho việc thực hiện có hiệu lực của QMS và những quá trình nào mà rủi ro vận hành cao thì chúng ta phải cân nhắc tăng thời lượng đánh giá cũng như tần suất đánh giá. Những quá trình hỗ trợ vận hành có thể xem xét giảm bớt thời gian cũng như tần suất đánh giá.

5. Những thay đổi ảnh hưởng tới tổ chức:

Khi lập kế hoạch và thực hiện đánh giá tổ chức phải tính đến các thay đổi đang diễn ra trong các QMS của bạn, các thay đổi này có thể bao gồm một sản phẩm mới, một dây chuyền mới, một số nhân sự chủ chốt mới, môi trường mới, khách hàng mới. Hay những thay đổi giảm như: giảm sản lượng, giảm khách hàng, giảm sản phẩm, giảm quá trình, thay đổi công nghệ,….

Khi có những thay đổi ở trên, bạn phải tính đến ảnh hưởng của nó đến QMS của bạn và đưa ra kế hoạch đánh giá phù hợp. Ví dụ như bản sản xuất them một sản phẩm mới thì phải tăng thời lượng đánh giá để xem xét các quá trình tạo ra sản phẩm này và nếu bạn bỏ một sản phẩm không sản xuất thì bạn nên loại bỏ thời gian đánh giá cho sản phẩm đó.

6. Kết quả các cuộc đánh giá trước đó:

Yêu cầu này nói đến kiểm soát rủi ro, tức là khi lập kế hoạch đánh giá bạn phải tính đến các kết quả đánh giá trước đó, bao gồm số lượng các điểm các điểm không phù hợp phát hiện, các quá trình phát sinh nhiều vấn đề, các phòng ban đang yếu kém. Việc xem xét này có nhiều mục đích như:

Để bố trí thời lượng đánh giá thích hợp: trường hợp đánh giá lần trước phát hiện nhiều điểm không phù hợp thì lần đánh giá sau việc xem xét tăng thời lượng đánh giá là cần thiết.
Để bố trí tầng suất đánh giá thích hợp: đối với các quá trình hay phòng ban xuất hiện nhiều điểm không phù hợp thì việc xem xét tăng tần suất đánh giá là cần thiết.
Để xem xét các hành động khắc phục các điểm không phù hợp trong lần đánh giá trước đó.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn thiết lập và thực hiện một chương trình đánh giá bao gồm các yêu tố được nói phần trên để thực hiện đánh giá QMS của bạn. Trong phạm vi bài này là giới thiệu yêu cầu tiêu chuẩn chúng tôi không đi sâu vào kỹ thuật đánh giá, chúng tôi sẽ giới chi tiết phần này ở một bài viết khác.

TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH CHUẨN MỰC VÀ PHẠM VI CỦA CUỘC ĐÁNH GIÁ (9.2.2.b)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: b) xác định chuẩn mực đánh giá và phạm vi của từng cuộc đánh giá (9.2.2.b).

Điều này có nghĩa là gì?

Theo ISO 9000:2015, Chuẩn mực đánh giá là tập hợp các chính sách, thủ tục hoặc yêu cầu được sử dụng làm chuẩn theo đó so sánh các bằng chứng khách quan. Hay nói cách khác, chuẩn mực đánh giá là cơ sở chuẩn để chúng ta so sánh các bằng chứng khách quan thu nhận được để đánh giá sự phù hợp của các bằng chứng đó. Một số chuẩn mực đánh giá như:

Các yêu cầu của tiêu chuẩn này;
Các yêu cầu của pháp luật và khách hàng mà tổ chức phải tuân thủ;
Các yêu cầu cho sản phẩm và quá trình mà bạn đã thiết lập;
Các quy trình vận hành, các tiêu chuẩn công việc, các tiêu chí, …;
Các chính sách mà tổ chức ban hành;
Và bất kỳ yêu cầu nào mà tổ chức ban hành hoặc chấp nhận áp dụng.

Theo ISO 9000:2015, Phạm vi đánh giá là mức độ và ranh giới của một cuộc đánh giá. Phạm vi đánh giá thường bao gồm sự mô tả về vị trí địa lý, các đơn vị thuộc tổ chức, các hoạt động và quá trình. Phạm vi đánh giá là những gì mà đánh giá phải bao gồm các khu vực, địa điểm, sự thay đổi, quy trình, các bộ phận, … được đánh giá.

Làm thế nào để chứng minh?

Ban phải thiết lập chương trình đánh giá bao gồm việc xác định các chuẩn mực đánh giá và phạm vi đánh giá cho các cuộc đánh giá nội bộ QMS.

LỰA CHỌN CHUYÊN GIA ĐÁNH GIÁ VÀ THỰC HIỆN CUỘC ĐÁNH GIÁ VÔ TƯ (9.2.2.c)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: c) lựa chọn chuyên gia đánh giá và tiến hành các cuộc đánh giá để đảm bảo tính vô tư và tính khách quan của quá trình đánh giá (9.2.2.c).

Điều này có nghĩa là gì?

Theo tiêu chuẩn ISO 17021-1:2015, tính khách quan được định nghĩa như sau: Tính khách quan là sự thể hiện của tính vô tư.

Chú thích 1: Vô tư có nghĩa là không có xung đột về lợi ích hoặc xung đột lợi ích được giải quyết sao cho không ảnh hưởng bất lợi đến các hoạt động tiếp theo của tổ chức chứng nhận.

Chú thích 2: Các thuật ngữ khác có thể dùng để truyền đạt cấu thành của tính khách quan là: độc lập, không có xung đột lợi ích, không thiên lệch, không thành kiến, không định kiến, trung lập, công bằng, cởi mở, không thiên vị, tách bạch, cân bằng.

Yêu cầu này của tiêu chuẩn là cần thiết, bởi vì trong thực tế của doanh nghiệp luôn có lực thế lực hay những xung đột ngầm về lợi ích. Do đó, nếu chọn các đánh giá viên có động cơ cá nhân hay vì sự nhân nhượng trong đánh giá sẽ dẫn đến kết quả đánh giá của chúng ta không có hiệu lực. Ví dụ như đánh giá viên kính nể trưởng phòng ban được đánh giá nên bỏ qua hết các điểm không phù hợp phát hiện hay thực hiện đánh giá chỉ có hình thức.

Do đó, khi chọn đánh giá viên bạn phải cân nhắc đến tính khách quan và vô tư của từng đánh giá viên và bố trí họ thực hiện đánh giá ở những công đoạn phù hợp.

Điều khoản này của tiêu chuẩn không đề cập đến năng lực đánh giá viên, vậy việc đào tạo đánh giá viên nội bộ có cần thiết hay không? Câu trả lời là cần thiết, điều khoản này không yêu cầu năng lực đánh giá viên nhưng điều khoản 7.2 Năng lực lại yêu cầu tất cả những người thực hiện công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức ảnh hưởng đến hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng phải có năng lực phù hợp trên cơ sở giáo dục, đào tạo và kinh nghiệm thích hợp.

Làm thế nào để chứng minh?

Khi thực hiện cuộc đánh giá bạn phải lựa chọn lựa chọn những chuyên gia đánh giá nội bộ phải độc lập, không có xung đột lợi ích, không thiên lệch, không thành kiến, không định kiến, trung lập, công bằng, cởi mở, không thiên vị, tách bạch, cân bằng với phòng ban hoặc công đoạn được đánh giá.

Một yếu tố nữa liên quan đến tính khách quan và vô tư là đánh gia viên không nên đánh giá công việc của mình phụ trách hoặc phòng ban mình đang công tác.

Việc lựa chọn và huấn luyện một đánh giá viên bạn nên tham khảo thêm tiêu chuẩn ISO 19011:2013.

BÁO CÁO KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ CHO CÁC CẤP LÃNH ĐẠO THÍCH HỢP (9.2.2.d)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: d) đảm bảo rằng kết quả đánh giá được báo cáo tới cấp lãnh đạo thích hợp (9.2.2.d).

Điều này có nghĩa là gì?

Yêu cầu này là một yêu cầu liên quan đến trao đổi thông tin nội bộ.

Một từ khóa then chốt trong yêu cầu này là “các cấp lãnh đạo thích hợp”, chúng ta cũng có thể hiểu đơn giản là các cấp quản lý có liên quan. Các cấp lãnh đạo thích hợp khác với Lãnh đạo cao nhất, các cấp lãnh đạo thích hợp có thể là các trưởng các phòng ban quản lý các quá trình được đánh giá, các trưởng xưởng, các giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách các khối trong tổ chức.

Ý nghĩa của yêu cầu này là nhằm thông báo rằng tình trạng hiện tại của QMS, các vấn đề gì đang tồn tại, các phòng ban cần phải thực hiện cải tiến để duy trì và năng cao tình hiệu lực của QMS. Trước đây, tổ chức chỉ gửi báo cáo này cho đại diện lãnh đạo và Lãnh đạo cao nhất để tiến hành xem xét lãnh đạo, điều này dẫn đến hiệu lực của hệ thống chỉ có Lãnh đạo cao nhất và những người họp xem xét lãnh đạo mới biết, còn những cấp quản lý khác không biết.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải xác định một danh sách các phòng ban, bộ phận, các cấp quản lý nhận báo cáo kết quả đánh giá nội bộ này. Và thực hiện gửi các báo cáo cho họ sau khi kết thức đánh giá. Nên lưu lại hồ sơ liên quan đến việc thông báo này như bằng chứng cho việc đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn.

THỰC HIỆN VIỆC KHẮC PHỤC VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC THÍCH HỢP (9.2.2.e)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: e) thực hiện không chậm trễ việc khắc phục và hành động khắc phục thích hợp (9.2.2.e).

Điều này có nghĩa là gì?

Ở đây có hai mệnh đề cần lưu ý là, một là sự khắc phục và hai là hành động khắc phục.

Theo ISO 9000:2015, khắc phục là hành động nhằm loại bỏ sự không phù hợp được phát hiện. Tức làm lại cho nó phù hợp hay hạ cấp xuống để nó phù hợp với tiêu chuẩn mới.

Hành động khắc phục là hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp nhằm ngăn ngừa việc tái diễn. Hành động khắc phục nhằm ngăn ngừa việc tái diễn trong khi hành động phòng ngừa được thực hiện nhằm ngăn ngừa việc xảy ra.

Việc giải thích hai thuật ngữ này chúng tôi sẽ nói chi tiết ở điều khoản 10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục. Yêu cầu tiêu chuẩn “khắc phục và hành động khắc phục thích hợp”. Từ “và” chỉ ra rằng cả hai “khắc phục” và “hành động khắc phục” được yêu cầu phải thực hiện chứ không phải là thực hiện một trong hai.

Một từ khóa lưu ý nữa là “Thực hiện không chậm trễ”, vậy thế nào là không chậm trễ? Hành động không chậm trễ có nghĩa là hành động phải được thực hiện trước khi vấn đề được phát hiện tác động đến các kết quả/hoặc công đoạn sau đó. Điều này hơi mơ hồ nhưng thông thường người ta quy định thời gian khắc phục đánh giá một tuần hay một tháng.

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải thực hiện việc khắc phục và hành động khắc phục cho những phát hiện trong đánh giá trong một thời gian cho phép theo yêu cầu của đoàn đánh giá.

LƯU GIỮ HỒ SƠ ĐÁNH GIÁ (9.2.2.f)

Tiêu chuẩn yêu cầu

Tổ chức phải: f) lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về việc thực hiện chương trình đánh giá và kết quả đánh giá (9.2.2.f).

Điều này có nghĩa là gì?

Hồ sơ sơ đánh giá nội bộ bao gồm hai nhóm:

Hồ sơ chương trình đánh giá:

Chương trình đánh giá;
Kế hoạch đánh giá (nếu không có trong Báo cáo đánh giá);
Danh sách kiểm tra đánh giá (nếu không có trong Báo cáo đánh giá);
Báo cáo đánh giá (cho từng đợt đánh giá);
Báo cáo kết quả đánh giá (báo cáo tổng kết đánh giá và hồ sơ phổ biến báo cáo này đến các cấp lãnh đạo thích hợp); và
Các báo cáo hành động khắc phục và khắc phục (nếu không có trong báo cáo kết quả đánh giá).

Hồ sơ năng lực đánh giá viên:

Kinh nghiệm đánh giá (loại và số lượng đánh giá được thực hiện, vị trí trong nhóm đánh giá, thời gian, ngày, vv);
Đánh giá năng lực đánh giá; và
Đánh giá phát triển (đào tạo, huấn luyện, vv).

Làm thế nào để chứng minh?

Bạn phải lưu giữ các hồ sơ được liệt kê ở trên để làm bằng chứng cho yêu cầu tiêu chuẩn được đáp ứng. Các hồ sơ này phải được quản lý theo yêu cầu điều khoản 7.5 trong tiêu chuẩn này.

———————————————————

P/S Nếu bạn thấy bài viết này có ích cho bạn và người khác, hãy giúp tôi chia sẽ cho những người khác biết. Nếu bài viết chưa tốt vui lòng comment bên dưới để chúng tôi hoàn thiện lại. Cám ơn bạn rất nhiều!

Nguyễn Hoàng Em