Quy trình quản lý và 10 phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí

Quản lý tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong mọi công ty và tổ chức. Việc sắp xếp, lưu trữ và truy xuất tài liệu một cách hợp lý và hiệu quả có thể giúp cho công việc trong công ty hoạt động mượt mà và hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình quản lý tài liệu và 10 phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí để giúp bạn tìm được giải pháp phù hợp cho mình.

Hiểu các thuật ngữ

Trước khi tìm hiểu về quy trình cũng như top 10 phần mềm lưu trữ tài liệu tốt nhất thì bắt buộc chúng ta cần phải biết đến một số thuật ngữ chuyên ngành nhất định. Dưới đây là các thuật ngữ cơ bản mà bất kỳ ai cũng không thể bỏ qua.

Tài liệu là gì?

Tài liệu là những thông tin, dữ liệu, tài nguyên văn bản hoặc hình ảnh được ghi lại và lưu trữ để sử dụng sau này. Chúng có thể là tài liệu học tập, tài liệu công việc, tài liệu chính trị hoặc tài liệu cá nhân. Tài liệu có thể lưu trữ trên giấy hoặc trên máy tính và có thể được sử dụng để tìm kiếm thông tin, làm việc hoặc ghi lại lịch sử.

Tài liệu điện tử là gì?

Tài liệu điện tử là những tài liệu được lưu trữ và sử dụng trên máy tính hoặc thiết bị điện tử khác như điện thoại, máy tính bảng hay là các phần mềm lưu trữ tài liệu. Chúng cho phép người dùng có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu điện tử một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nó còn giúp tiết kiệm không gian và giảm chi phí so với tài liệu giấy. Tài liệu điện tử có thể lưu trữ trên máy tính hoặc trên các dịch vụ lưu trữ điện tử như Google Drive, Dropbox, v.v.

Hồ sơ điện tử là gì?

Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử liên quan đến một cá nhân hoặc một tổ chức, được lưu trữ và quản lý trên máy tính hoặc các dịch vụ lưu trữ điện tử. Hồ sơ điện tử có thể bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử công việc, tài liệu liên quan đến công việc, v.v. Việc sử dụng hồ sơ điện tử kết hợp với các phần mềm lưu trữ tài liệu giúp cho việc quản lý và truy xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn, giảm thiểu tình trạng mất cắp hay bị thất lạc tài liệu.

Nguồn của tài liệu là gì?

Nguồn của tài liệu có thể là nhiều thứ khác nhau. Tùy thuộc vào nội dung và mục đích sử dụng của tài liệu đó mà có thể chia thành nhiều loại. Nguồn của tài liệu được phân chia theo phần mềm lưu trữ tài liệu có thể bao gồm:

• Tài liệu gốc: tài liệu được tạo ra hoặc lần đầu tiên sử dụng.
• Tài liệu tạo ra từ nguồn khác: tài liệu được tạo ra từ các nguồn khác nhau như sách, báo, tài liệu trên mạng, v.v.
• Tài liệu do cá nhân hoặc tổ chức tạo ra: tài liệu được tạo ra bởi cá nhân hoặc tổ chức nhằm mục đích riêng.
• Tài liệu do hệ thống tự động tạo ra: tài liệu được tạo ra từ các hệ thống tự động như các hệ thống quản lý dữ liệu, hệ thống thống kê, v.v.

Tùy vào mục đích sử dụng và nội dung của tài liệu, một nguồn cụ thể có thể được sử dụng nhiều lần hoặc được chỉ sử dụng một lần duy nhất.

Lưu trữ hiện hành là gì?

Lưu trữ hiện hành là quá trình lưu giữ các tài liệu và dữ liệu đang được sử dụng hoặc cần thiết cho hoạt động hàng ngày của một cá nhân hoặc tổ chức. Mục đích của quá trình lưu trữ hiện hành là để dễ dàng truy cập và sử dụng tài liệu và dữ liệu đó khi cần thiết, cũng như để bảo vệ chúng trước các rủi ro mất hoặc hỏng máy tính hoặc thiết bị lưu trữ.

Phương tiện lưu trữ hiện hành bao gồm các thiết bị lưu trữ như đĩa cứng máy tính, USB, các thiết bị lưu trữ đám mây và các hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Hoặc nhiều bên cũng có thể sử dụng các phần mềm lưu trữ tài liệu để lưu trữ.

Quy trình quản lý tài liệu chuẩn

Quy trình quản lý tài liệu chuẩn là một chuỗi các bước khác nhau. Các bước đều được phân tích, đánh giá vô cùng kỹ lưỡng từ các chuyên gia để đảm bảo được hiệu quả tốt nhất trong từng bước triển khai. Quy trình quản lý tài liệu chuẩn cho dù là thủ công hay sử dụng các phần mềm lưu trữ tài liệu đều phải trải qua các bước sau đây.

• Tạo và xác định các loại tài liệu: Định nghĩa và phân loại các loại tài liệu theo yêu cầu và nhu cầu của công việc hoặc tổ chức.
• Sản xuất tài liệu: Tạo mới hoặc sửa đổi các tài liệu để phù hợp với yêu cầu và chuẩn bị cho việc quản lý tài liệu.
• Lưu trữ tài liệu: Lưu trữ các tài liệu và dữ liệu một cách an toàn và dễ dàng truy cập. Bạn có thể tham khảo các phần mềm lưu trữ tài liệu để mang lại hiệu quả làm việc tốt nhất.
• Phân phối tài liệu: Chia sẻ các tài liệu với những người cần thiết hoặc cung cấp cho các bên liên quan.
• Truy cập tài liệu: Cung cấp các công cụ hoặc giải pháp để người dùng có thể truy cập và sử dụng các tài liệu dễ dàng.
• Bảo mật tài liệu: Đảm bảo rằng các tài liệu được bảo mật và chỉ có những người được phép truy cập được sử dụng.
• Quản lý sự thay đổi: Quản lý và theo dõi các thay đổi trong các tài liệu.
• Quản lý phiên bản: Quản lý các phiên bản của tài liệu và dữ liệu để dễ dàng theo dõi và quản lý sự thay đổi.
• Quản lý cuối: Quản lý và xử lý các tài liệu và dữ liệu khi không còn cần thiết hoặc khi hết hạn sử dụng.

Top 10 phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí hiệu quả nhất

Với sự phát triển của khoa học và công nghệ hiện nay, mọi ngành nghề đều được nghiên cứu và đầu tư những ứng dụng quản lý phù hợp. Và việc quản lý tài liệu cũng không phải là trường hợp ngoại lệ. Hiện nay, bạn có thể tham khảo và sử dụng các phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí dưới đây.

Phần mềm lưu trữ hồ sơ DocEye

DocEye là một phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử. Nó cho phép người dùng quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, và chia sẻ các tài liệu, hồ sơ với nhau một cách dễ dàng và hiệu quả. DocEye cung cấp một giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng, và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp về quản lý tài liệu.

Phần mềm quản lý giaduynguyen.com

giaduynguyen.com là một trong những phần mềm lưu trữ tài liệu với đầy đủ các chức năng quản lý công văn cũng như nhiều tài liệu khác… Từ đó giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tối đa thời gian xử lý.  Đặc biệt, nhờ được tích hợp tính năng ưu việt và đặc biệt là giao diện đơn giản dễ dàng sử dụng phần mềm sẽ mang tới cho người dùng từng chức năng cụ thể cho từng mục đích cụ thể.

Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí CloudOffice

CloudOffice là một phần mềm quản lý tài liệu điện tử hoàn toàn miễn phí. Nó cho phép bạn lưu trữ, chia sẻ và quản lý các tài liệu của mình một cách dễ dàng và an toàn trên một nền tảng đám mây. Bạn có thể truy cập tài liệu của mình từ bất kỳ nơi đâu với kết nối internet và chia sẻ với những người khác một cách dễ dàng.

Phần mềm quản lý tài liệu GXD

GDX là một trong những phần mềm lưu trữ tài liệu dự án. Bên cạnh tính năng file tài liệu cá nhân, tài liệu dự án thì chúng còn có khả năng cung cấp các văn bản, thông tư xây dựng. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp cho người dùng các biểu mẫu thường được sử dụng trong đầu tư, các quy trình làm việc, lối tắt thông minh, khung tài liệu dự án cũng như hệ thống giáo trình vô cùng đầy đủ.

Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu Faceworks

FaceWorks là một phần mềm lưu trữ tài liệu và quản lý hồ sơ tài liệu, cho phép người dùng quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng. Nó cung cấp một giao diện đồ họa thân thiện và các tính năng quản lý tài liệu như lưu trữ, phân loại, gắn nhãn và tìm kiếm tài liệu. FaceWorks có thể giúp doanh nghiệp và cá nhân tăng hiệu quả trong việc quản lý tài liệu của họ.

Quản lý hồ sơ tài liệu với codedao.com

Codedao.com là phần mềm lưu trữ tài liệu, là công cụ vô cùng đắc lực cho mục đích lưu trữ và tra cứu văn bản. Phần mềm có khả năng hỗ trợ tra cứu mọi văn bản, công văn một cách nhanh chóng và chính xác. Cùng với đó chúng còn giúp lưu trữ công văn kèm theo file đính kèm và đã được mã hóa. Đặc biệt, khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu nhanh chóng giúp bạn không bị lạc mất bất kỳ tài liệu nào.

Quản lý hồ sơ lưu trữ hoàn toàn miễn phí DMS Lạc Việt

Khi nhắc tới phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí thì không thể không nhắc tới DMS Lạc Việt. Đây là một phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí. Nó cung cấp một giải pháp tổng quát để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm các tài liệu và hồ sơ của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Đây là lựa chọn hàng đầu giúp doanh nghiệp và cá nhân tăng hiệu quả trong việc quản lý tài liệu của họ mà không cần phải trả phí.

Phần mềm quản lý tài liệu miễn phí C-Office

Thêm một phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí mà các bạn nên tham khảo đó chính là C-Office. C-Office là một phần mềm quản lý tài liệu miễn phí cung cấp các tính năng như tạo, sửa đổi, lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Nó có thể sử dụng trên các nền tảng như máy tính, điện thoại và máy tính bảng.

Công cụ quản lý và lưu trữ hồ sơ IBOM

IBOM là viết tắt cho Integrated Bill of Materials, là một công cụ phần mềm lưu trữ tài liệu, quản lý hồ sơ dành cho các dự án kỹ thuật. Nó cung cấp một giải pháp tích hợp để quản lý các thông tin về tài nguyên, chi phí và thời gian của dự án. IBOM còn có thể giúp cho các quản lý dự án và nhà thiết kế có thể dễ dàng theo dõi và quản lý các thành phần của dự án một cách hiệu quả.

Phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử EFY

EFY là một phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử, cung cấp một nền tảng để lưu trữ và quản lý các hồ sơ điện tử một cách hiệu quả và an toàn. Nó có thể sử dụng để quản lý các tài liệu, hồ sơ, giấy tờ và dữ liệu khác, và cung cấp các tính năng như tìm kiếm, sắp xếp, gắn nhãn và chia sẻ hồ sơ. Đây cũng là một trong những lựa chọn hoàn hảo nếu như bạn đang tìm kiếm phần mềm lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp của mình.

Phần mềm quản lý file tài liệu Templafy cực chất

Templafy là một phần mềm lưu trữ tài liệu, các file tài liệu được thiết kế cho các công ty và tổ chức. Nó cung cấp một nền tảng cho phép các nhân viên tạo, chỉnh sửa và chia sẻ các tài liệu theo chuẩn, đảm bảo tính nhất quán và giữ vững những thông tin chính xác. Templafy có thể tích hợp với các nền tảng văn phòng, như Microsoft Office, và cung cấp các tính năng như quản lý mẫu, cấu hình bảng chữ ký, quản lý biểu tượng và logo, v.v.

Phần mềm quản lý hồ sơ Access

Phần mềm lưu trữ tài liệu, quản lý hồ sơ Access mang tới cho người dùng khả năng trữ hồ sơ, lưu trữ thông tin nhân sự, hồ sơ cá nhân một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bên cạnh đó, chúng còn cho phép người dùng kiểm tra thông tin nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ in ấn các loại giấy tờ mà bạn không cần sử dụng giấy bút, sổ sách như trước kia.

Đặc biệt, phần mềm còn giúp người dùng truy xuất được cơ sở dữ liệu, những  thông tin muốn tìm kiếm. Hơn thế nữa hệ thống đảm bảo tính bảo mật cao, hỗ trợ người dùng mọi thao tác nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra, chúng còn có khả năng quản lý cũng như bảo mật các văn bản quan trọng một cách hiệu quả và chất lượng nhất.

Ứng dụng quản lý tài liệu dễ dàng XaitPorter

XaitPorter là ứng dụng phần mềm lưu trữ tài liệu cung cấp nhiều tính năng linh hoạt và vô cùng hữu ích. Chúng giúp bạn có thể dễ dàng lưu trữ các hồ sơ, dữ liệu ở trên rất nhiều các loại định dạng khác nhau. Đây là giải pháp đám mây để lưu trữ tài liệu mà hiện nay nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm và sử dụng.

Khi trải nghiệm phần mềm bạn sẽ cảm nhận được hệ thống điện toán đám mây được tối ưu hóa cao. Đồng thời chúng còn hỗ trợ bạn theo dõi và quản lý mẫu biểu một cách tối ưu.

Quản lý công văn bằng Excel nhanh chóng, miễn phí

Ngoài sử dụng các phần mềm lưu trữ tài liệu thì bạn còn có thể quản lý công văn bằng Excel hoàn toàn miễn phí. Dưới đây là chi tiết về quản lý công văn bằng phần mềm excel cũng như những ưu điểm mà chúng mang lại.

Quản lý công văn bằng excel là gì?

Quản lý công văn bằng Excel là một quy trình quản lý tài liệu sử dụng bảng tính Microsoft Excel để lưu trữ và quản lý thông tin về công văn. Sử dụng Excel có thể giúp tổ chức hoặc cá nhân dễ dàng quản lý, theo dõi và tìm kiếm các công văn một cách dễ dàng không kém so với việc sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu.

Ngoài ra, khi sử dụng quản lý công văn bằng excel, chúng còn giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức khi so sánh, sắp xếp và tìm kiếm công văn theo nhiều tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như ngày tạo, người gửi, trạng thái và nội dung.

Ưu điểm khi quản lý công văn bằng excel

Ưu điểm vượt trội khi quản lý công văn bằng excel so với phần mềm lưu trữ tài liệu bao gồm:

• Dễ sử dụng: Excel là một phần mềm rất phổ biến và dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng tạo và quản lý các bảng tính, biểu đồ và dữ liệu công văn.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Sử dụng Excel có thể giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi so sánh, sắp xếp và tìm kiếm công văn theo nhiều tiêu chí khác nhau.
• Dễ dàng theo dõi và tìm kiếm: Excel cung cấp các tính năng tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và tìm kiếm công văn một cách dễ dàng không kém gì so với phần mềm lưu trữ tài liệu.
• An toàn và bảo mật dữ liệu: Excel cung cấp các tính năng bảo mật và mã hóa dữ liệu, giúp người dùng bảo vệ thông tin công văn của mình.
• Tiện ích: Excel cung cấp nhiều tiện ích như tính toán, biểu đồ, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu. Từ đó giúp người dùng tổ chức và quản lý công văn một cách hiệu quả.

Phần mềm lưu trữ tài liệu là một trong những công cụ quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua. Hi vọng chia sẻ được tổng hợp và chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn có thêm những thông tin quan trọng về việc lưu trữ tài liệu. Từ đó giúp cho mình có được phương án và lựa chọn phù hợp giúp quản lý tài liệu được hiệu quả nhất. Nếu cần tư vấn thêm bạn có thể để lại email bên dưới để được hỗ trợ tốt nhất.

Xem thêm:

Đánh giá