Review phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ tốt nhất 2023

Mở rộng phạm vi kinh doanh như tăng diện tích, số lượng nhân viên hay  số lượng chi nhánh là mục tiêu mà tất cả các chủ cửa hàng đều nghĩ đến khi chi nhánh đầu tiên hoạt động tốt và ổn định. Nhưng làm thế nào duy trì và quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ một cách hiệu quả nhất?

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ POS365 là một trong những công cụ hỗ trợ bán hàng và quản lý các chi nhánh và toàn bộ chuỗi bán lẻ trong một hệ thống tốt nhất hiện nay. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về phần mềm quản lý POS365 thông qua bài viết dưới đây nhé!

I. Hệ thống quản lý chuỗi cửa hàng là gì

Có thể dễ dàng nhận thấy việc mở rộng kinh doanh bằng cách mở thêm  chuỗi cửa hàng đang rất được các thương hiệu lớn ưa chuộng hiện nay và theo nhiều thống kê thì đây là hình thức kinh doanh khá hiệu quả của các công ty lớn. Đối với các chi nhánh, bài toán quản lý chuỗi đang trở thành một bài toán khó đối với các doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý chuỗi cửa hàng là gì ?

Quản lý chuỗi cửa hàng có thể hiểu là hoạt động quản lý hệ thống các chi nhánh, bao gồm quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý hàng tồn kho và quản lý khách hàng. Và để kinh doanh chuỗi cửa hàng hiệu quả, các công ty phải kiểm soát được mọi hoạt động kinh doanh, cơ sở của sự tập trung là kinh nghiệm mà nhiều công ty lớn đã đúc kết được trong việc tìm kiếm giải pháp cho hoạt động kinh doanh của mình.

II. POS365 – Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ tốt nhất hiện nay

Việc nâng cấp cửa hàng lên chuỗi  đã đưa cửa hàng lên một tầm cao mới về quy mô, vị trí, sự phát triển,… buộc ban lãnh đạo cũng phải bước lên một tầm cao mới để có thể bao quát được. Và điều này phù hợp với các yêu cầu và thuộc tính của mô hình. Chính vì vậy, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng của POS365 ra đời như là một giải pháp hữu hiệu dành cho công việc quản lý chuỗi cửa hàng hiện nay.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tốt nhất – POS365

2.1. Quản lý hàng hóa đa chi nhánh

Di chuyển và kiểm tra sản phẩm và nguyên vật liệu giữa các chi nhánh của chuỗi cửa hàng bán lẻ là giai đoạn tốn kém và mất nhiều thời gian  nhất trong hoạt động kinh doanh retail. Nếu không được kiểm tra và kiểm soát cẩn thận, nhà đầu tư có thể dễ dàng gánh chịu những tổn thất đáng kể.

Quản lý hàng hóa đa chi nhánh

Mục tiêu của mọi nhà đầu tư khi kinh doanh bán lẻ là mở rộng một hoặc nhiều chi nhánh. Vậy làm cách nào để có thể biết được tình trạng sản phẩm của từng cửa hàng? Và nếu  muốn chuyển hàng, chuyển hàng từ cơ sở này sang cơ sở khác thì phải làm thế nào? Phần mềm POS365 hỗ trợ việc xử lý hàng hóa giữa các kho rất đơn giản.

Tất cả những gì bạn phải làm là chọn loại hàng hóa cần giao và chi nhánh nhận hàng, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng POS365 giúp cơ sở nhận và cơ sở được nhận hàng xác nhận và theo dõi hàng hóa khi được bàn giao. Từ đó giúp ích cho việc quản lý trở nên nhanh chóng và thuận tiên. Cửa hàng chỉ cần ghi nhận số lượng hàng hóa, giảm thiểu thời gian cần thiết và tránh thất thoát.

Phần mềm quản lý POS365 giúp quản lý nhiều cửa hàng

Ngoài ra, bạn chỉ cần sử dụng  một tài khoản POS365 duy nhất cho toàn bộ hệ thống nhà hàng. Vì lý do này, tất cả dữ liệu trong kho được đồng bộ hóa và lưu trữ trên  đám mây, giúp đơn giản hóa việc tổng hợp. Thông tin hàng hóa trong kho giữa các chi nhánh trở nên đơn giản và chính xác.

2.2. Quản lý kho chuỗi cửa hàng

Khi quản lý kho nhà hàng mà không có những quy trình quản lý cụ thể thì rất khó xác định chính xác đâu là kẽ hở, dẫn đến  thất thoát hàng hóa và những hậu quả khó lường liên quan trực tiếp đến tình hình kinh doanh. 

• Tính năng kiểm kê và báo cáo hàng hóa giúp bạn biết được thông tin về nguyên vật liệu đầu ngày và cuối ngày. POS365 cho phép xuất file excel để kiểm tra nguyên vật liệu trong kho, giúp việc kiểm kê trở nên nhanh chóng, đơn giản hơn.

• Hệ thống POS365 đồng bộ quy trình bán hàng, tự động trừ nguyên liệu trong kho mỗi khi có đơn hàng bán ra. Mọi dữ liệu được nắm bắt theo thời gian thực, từ đó giảm thất thoát tối đa. 

• Dễ dàng đặt mức hàng tồn kho cho từng nguyên liệu. Bạn có thể cài đặt cảnh báo khi mức tồn kho đạt đến mức phải đặt hàng lại. Đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, tránh xảy ra tình trạng hết món, thiếu nguyên liệu. 

• Quản lý thời gian sử dụng của các nguyên liệu chế biến, đặc biệt là những mặt hàng dễ hỏng. Nhận thông báo khi các mặt hàng sắp hết hạn.

Phần mềm quản lý kho cho chuỗi cửa hàng tốt nhất

2.3. Quản lý nhân viên mỗi chi nhánh

Mỗi nhân viên nhận được một tài khoản với mật khẩu riêng để truy cập vào phần mềm quản lý cửa hàng. Các dữ liệu cá nhân của nhân viên được lưu trong tài khoản như: tên, số điện thoại, địa chỉ, e-mail. Các nhân viên tại mỗi vị trí có đặc điểm công việc khác nhau và quyền truy cập khác nhau. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng POS365 giúp bạn có thể phân quyền phân quyền nhân sự theo các vai trò phù hợp cho từng hoạt động trong cửa hàng.

Màn hình dành cho nhân viên bán hàng

Thông qua phần mềm quản lý cửa hàng POS365, bạn có thể biết giờ làm việc của mọi nhân viên, biết nhân viên đến sớm hay muộn hoặc tự động thay ca khi chưa được phép bằng cách kiểm tra thời gian đăng nhập / đăng xuất hệ thống trong phần mềm. Tất cả các hành động của nhân viên, từ tạo đơn hàng, bán hàng, đến chế biến sản phẩm, đều được ghi lại chi tiết trong nhật ký hoạt động của phần mềm POS365, điều này làm tăng lương tâm và trách nhiệm của mỗi nhân viên.

Doanh số bán hàng của nhân viên được tự động ghi lại trong máy bán hàng POS của POS365. Chủ cửa hàng có thể xem và lọc các báo cáo bán hàng của nhân viên để nắm được năng suất lao động của nhân viên. Các báo cáo bán hàng của phần mềm quản lý nhân viên phân loại nhân viên có thu nhập / thu nhập cao nhất, được trình bày dưới dạng biểu đồ họa trực quan hoặc bảng số liệu, từ đó chủ cửa hàng có cơ sở để tính lương thưởng cho nhân viên.

Phần mềm POS365 giúp quản lý nhân viên

Nếu bạn có nhiều chi nhánh với số lượng nhân viên lên đến hàng trăm, bạn vẫn có thể quản lý chặt chẽ tại POS365. Ngay cả khi có mặt trực tiếp tại chi nhánh, mọi hoạt động của nhân viên đều được cập nhật. Ngoài một chiếc laptop, chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh có cài đặt ứng dụng POS365 là bạn có thể ghi lại mọi hoạt động của nhân viên trong cửa hàng mọi lúc mọi nơi một cách dễ dàng và tiện lợi.

2.4. Quản lý khách hàng đa chi nhánh

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng POS365 có thể giải quyết các vấn đề về phân tích hành vi và thói quen. Ngoài ra, POS365 sử dụng tài nguyên lớn về sở thích, xu hướng mua hàng của thực khách kết hợp với phân tích chuyên sâu về kinh doanh và dữ liệu nội bộ để cung cấp cái nhìn đa chiều toàn diện nhằm “thấu hiểu khách hàng” giúp nhà hàng tiếp cận đúng đối tượng khách hàng tiềm năng  thực sự cần họ.

Quản lý khách hàng đa chi nhánh

Mỗi ngày hệ thống liên tục thu thập thông tin từ lượng khách hàng thực hiện giao dịch trong nhà hàng/ quán ăn. Hệ thống sử dụng nền tảng lưu trữ và xử lý dữ liệu lớn với công nghệ cao. Các công nghệ được sử dụng đều là mã nguồn mở được phát triển bởi cả các chuyên gia và cộng đồng công nghệ, đặc biệt là trong các sản phẩm của Apache. Do đó, sản phẩm đảm bảo chất lượng công nghệ cũng như chi phí  vận hành, phát triển và cập nhật.

2.5. Quản lý khuyến mãi nhiều cửa hàng

Tâm lý chung của khách hàng là mong muốn lựa chọn được sản phẩm có chất lượng tốt, giá thành rẻ hơn. Chính vì lẽ đó mà trong kinh doanh, các cửa hàng luôn chú trọng đến các chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng ghé thăm. Tạo ra các chương trình khuyến mãi, ưu đãi và giảm giá là cách hiệu quả nhất và nhanh nhất để thu hút và tiếp thị. Sử dụng phần mềm quản lý POS365 là một trong những công cụ hữu ích giúp ích cho việc tạo và phát triển các chương trình khuyến mãi một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Quản lý khuyến mãi nhiều cửa hàng

Nếu giá  của nhiều sản phẩm có sự chênh lệch, nhờ các chức năng có sẵn của phần mềm bán hàng, cửa hàng có thể tạo bảng giá mới cho từng sản phẩm, dữ liệu được cập nhật vào hệ thống và khi nhân viên bán hàng tạo hóa đơn thì hệ thống thanh toán theo giá ưu đãi mới dành cho khách hàng, hoặc  thiết lập cho các mặt hàng như mua 1, mua 1 miễn phí, mua 3 tặng 1, hoặc tặng kèm sản phẩm khác.

Việc quản lý đồng bộ chuỗi chi nhánh trong quá trình khuyến mãi sản phẩm cũng rất cần thiết. Các chủ cửa hàng hoàn toàn có thể tin tưởng vào công cụ  phần mềm bán hàng của POS365. Chỉ cần thiết lập giá khuyến mãi cho một cửa hàng sẽ được áp dụng cho các cửa hàng còn lại. Chương trình khuyến mãi được triển khai trên toàn hệ thống cửa hàng của bạn.

2.6. Xem báo cáo từng chi nhánh, chuỗi cửa hàng

Tạo báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn giúp đưa ra những quyết định thông minh khi kinh doanh chuỗi cửa hàng bán lẻ.

• Lọc báo cáo theo những dữ liệu bạn quan tâm. Từ đó, có cái nhìn trực quan hơn về số liệu. 

• Dễ dàng xem báo cáo hàng giờ, ngày, tuần, tháng, năm để phân tích tổng thể.

• Đánh giá hiệu suất món ăn bằng cách xem doanh số bán hàng theo món ăn. Biết được món ăn nào bán chạy sẽ giúp bạn điều chỉnh hàng nhập trong kho. 

• Kiểm soát chặt chẽ tình hình kinh doanh với những dữ liệu được lưu trữ an toàn trên điện toán đám mây. 

• Báo cáo thể hiện hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp chủ nhà hàng đưa ra những quyết định đúng đắn trong việc thưởng/ phạt.

Xem báo cáo từng chi nhánh, chuỗi cửa hàng

Tất cả các báo cáo trước đó được hiển thị hàng ngày, thậm chí hàng giờ. Điều này có nghĩa là  công việc kinh doanh của bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn. Ví dụ, ngày hôm đó cửa hàng đã có lãi là bao nhiêu? Lượng khách ra vào quán là bao nhiêu… Mọi thứ đều hiển thị trên màn hình tổng hợp của phần mềm. Báo cáo được trình bày dưới dạng biểu đồ để dễ dàng so sánh giữa các cửa hàng, điểm bán và hiệu quả làm việc của từng cá nhân nhân viên. Tất cả các báo cáo này có thể dễ dàng xuất sang các tệp Excel, PDF để lưu và so sánh.

III. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng trên điện thoại di động

Các chủ cửa hàng không thể luôn có mặt tại một chi nhánh. Vậy làm sao để quản lý từ xa mà không cần đến cửa hàng? Giải pháp từ POS365 giúp chủ kinh doanh có thể quản lý một cách nhanh chóng, ngay trên chiếc điện thoại Smartphone.

Phần mềm bán hàng qua điện thoại di động POS365 giúp người dùng vô cùng tiện lợi trong việc quản lý công việc kinh doanh của mình mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh kết nối mạng, chủ quán có thể sử dụng ứng dụng quản lý bán hàng POS365 trên mọi thiết bị. Đặc biệt với sự phủ sóng rộng khắp của mạng Wi-Fi và 3G như hiện nay, các chủ cửa hàng sẽ rất thuận tiện trong việc quản lý với POS365. Phần mềm quản lý bán hàng trên điện thoại giúp chủ cửa hàng có thể thực hiện mọi đơn hàng từ xa  mà không cần phải có mặt tại cửa hàng 24/24.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng POS365 trên điện thoại di động

Ngoài ra, ứng dụng quản lý chuỗi cửa hàng POS365 được thiết kế đặc biệt để sử dụng trên điện thoại di động, máy tính bảng với 2 hệ điều hành thông dụng là IOS và Android. Bạn có thể dễ dàng tải xuống miễn phí và chỉ mất từ 5 đến 10 phút để có thể đăng nhập và làm quen với giao diện phần mềm.

Ứng dụng quản lý bán hàng POS365 trên điện thoại

Một ưu điểm của ứng dụng quản lý chuỗi cửa hàng POS365 được rất nhiều người ưa chuộng đó là sử dụng được trên nhiều loại thiết bị: Máy tính, POS, điện thoại hoặc máy tính bảng là những thiết bị thiết thực mà chủ cửa hàng có thể sử dụng phần mềm. Điều này giúp cho công việc quản lý bán hàng trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

IV. Giải pháp cho chuỗi cửa hàng bán lẻ

Việt Nam đang trở thành điểm đến hấp dẫn của các nhà đầu tư, đặc biệt là các nhà bán lẻ lớn mạnh trong khu vực. Không khó để nhận thấy sự phát triển của các chuỗi bán lẻ tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng với hệ thống cửa hàng tiện lợi Family Mart, Bmart, Guardian, Circle K…Và để cạnh tranh với những thương hiệu đã quá nổi tiếng này, việc đưa ra giải pháp tối ưu hóa việc kinh doanh bán lẻ chắc chắn là điều các chủ đầu tư phải tính đến. Và sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ là điều không thể hợp lý hơn.

4.1 Cửa hàng quần áo

Kinh doanh chuỗi cửa hàng thời trang đang là xu hướng phổ biến hiện nay. Khi công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi, bạn nghĩ ngay đến việc mở rộng chi nhánh và xây dựng thương hiệu. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở quy mô 1,2 cửa hàng thì còn có thể dễ quản lý, nhưng càng nhiều chi nhánh và nhân viên thì càng khó vận hành.

Quản lý các mặt hàng quần áo, phụ kiện, đồ gia dụng một cách nhanh chóng

POS365 không chỉ là công cụ hỗ trợ bán hàng, quản lý kho hàng mà nó còn giúp các chủ chuỗi quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp và khoa học. Ngoài ra, phần mềm POS365 còn giúp hoàn thành tốt nghiệp vụ của nhiều vị trí, từ nhân viên bán hàng, thu ngân, kiểm kho, … cho đến chủ sở hữu và quản lý tài sản.

4.2 Cửa hàng bán lẻ điện tử điện máy

Có tới 90% chủ cửa hàng điện máy cho biết nguyên nhân chính dẫn đến thất thoát hàng hóa là do thiếu kiểm soát mức tồn kho trong kho. Các linh kiện điện tử lớn nhỏ, việc kiểm kho, bảo quản cần cẩn thận vì rất dễ bị hư hỏng, mất mát. 

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ điện tử điện máy

Phần mềm quản lý chuỗi  bán lẻ có thể  quản lý hàng tồn kho theo mã sản phẩm như mã vạch, SKU, … và nhiều đơn vị để lưu trữ và bán hàng thuận tiện hơn. Phần mềm có thể được tích hợp vào nhiều thiết bị điểm bán hàng của máy tính, thiết bị POS, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn,… và hệ thống hóa chúng để hoạt động trơn tru và tự động.

4.3 Cửa hàng bán lẻ siêu thị tạp hóa

Đây có thể coi là hình thức kinh doanh theo chuỗi có lãi nhất hiện nay. Các siêu thị mini, chuỗi cửa hàng tạp hóa mọc lên như nấm nhưng không phải lo thiếu khách vì nhu cầu mua sắm hàng ngày luôn có. Vì vậy, để cung cấp được đầy đủ các mặt hàng thì lượng sản phẩm của mỗi siêu thị đã lớn, chuỗi siêu thị lại càng lớn. Để xử lý các vấn đề quản lý một cách khoa học và chuyên nghiệp, việc sử dụng phần mềm quản lý chuỗi đang là lựa chọn hàng đầu của nhiều siêu thị bán lẻ.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ siêu thị tạp hóa

4.4 Cửa hàng bán lẻ mẹ và bé

Kinh doanh  chuỗi cửa hàng bán lẻ đồ mẹ và trẻ em là mô hình không chỉ có số lượng sản phẩm lớn mà còn phải có số lượng mặt hàng vô cùng đa dạng. Không chỉ là quần áo thời trang, giày dép mẹ và bé cho đến nôi, đồ chơi, và thậm chí là các sản phẩm từ sữa, đồ ăn nhẹ, thực phẩm chức năng, v.v.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ mẹ và bé

Với phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng POS365, các chuỗi có thể tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Đồng thời phát triển các chức năng giúp cửa hàng quản lý và tích điểm cho khách hàng, phân loại khách hàng. Từ đó, đưa ra chương trình chăm sóc phù hợp. Đây cũng là một trong những cách marketing siêu rẻ nhưng lại vô cùng hiệu quả. 

Đăng ký tài khoản dùng thử phần mềm quản lý bán hàng POS365 TẠI ĐÂY.

4.5 Cửa hàng bán lẻ nội thất

Chuỗi nội thất, các cửa hàng bán đồ gia dụng thường là các showroom lớn, nhiều tầng. Việc xử lý những sản phẩm cồng kềnh vốn đã khó, nhưng công việc bán hàng và tư vấn còn khó khăn hơn rất nhiều. Nhất là khi khách hàng xem nhiều mẫu và muốn biết thêm thông tin, màu sắc,… thì nhân viên thường khó tư vấn ngay. Để giải quyết tình huống khó xử này, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng POS365 cung cấp thêm phiên bản có thể sử dụng trên các thiết bị di động như điện thoại,  máy tính bảng, mini-POS cầm tay, v.v. để công việc tư vấn trở nên thuận tiện hơn.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ nội thất

Câu hỏi thường gặp

Sau đây là những câu hỏi thường gặp trong việc quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ:

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng là gì?

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng là công cụ quản lý hệ thống các chi nhánh, bao gồm quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý hàng tồn kho và quản lý khách hàng.

Khó khăn khi quản lý nhiều cửa hàng?

• Quản lý tài chính: Việc điều hành chuỗi cửa hàng theo sổ sách thông thường sẽ khiến nhà bán lẻ gặp rắc rối thực sự, hoặc việc tính toán và ghi sổ kế toán mất quá nhiều thời gian, hoặc bạn không thể kiểm soát tài chính của công ty.
• Quản lý hàng hóa: Hàng hóa là một trong những thứ khó xử lý nhất trong chuỗi cửa hàng. Đặc biệt, chúng không chỉ được lưu trữ trong cửa hàng, mà còn ở các kho trung tâm của chuỗi. Không biết cách quản lý sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc bán hàng.
• Quản lý nhân viên: Các nhà bán lẻ từ lâu đã phó mặc cho sự trung thực và đạo đức của nhân viên. Vì thế, không ít cửa hàng bán lẻ đã chịu thất thoát lớn với sự không trung thực của nhân viên bán hàng.
• Quản lý khách hàng: Trong kinh doanh bán lẻ, ít người quan tâm đến việc quản lý dữ liệu khách hàng. Do các nhà bán lẻ không biết thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng như thế nào cho hợp lý và dễ dàng.

POS365 có tích hợp các thiết bị bán hàng không?

Tích hợp được hầu hết các thiết bị bán hàng hiện nay: máy quét, máy in bill, máy in mã vạch, cân điện tử… Theo dõi doanh thu, lãi lỗ trực quan với nhiều loại báo cáo khác nhau, đặc biệt là dạng biểu đồ cột.

Top phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tốt nhất hiện nay?

• POS365
• Sapo
• Kiot Viet
• Nhanh.vn
• CRMViet