XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

Mục lục bài viết

SỔ TAY VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

2014

LỜI NÓI ĐẦU

Văn hóa doanh nghiệp có vị trí, vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hóa thì doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại được, đặc biệt trong giai đoạn hội nhập hiện nay.
Nhận thức được tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp đối với sự tồn tại và phát triển của Nhà xuất bản Giao thông vận tải, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực văn hóa tư tưởng, Ban lãnh đạo Nhà xuất bản đã mạnh dạn chấp bút xây dựng bản “Quy định việc xây dựng và thực hiện văn hóa doanh nghiệp”, trên cơ sở tham khảo sổ tay văn hóa doanh nghiệp của một số doanh nghiệp uy tín, có thương hiệu trên thị trường Việt Nam. Sau khi lấy ý kiến của các tổ chức đoàn thể, các phòng ban, đơn vị thành viên, ngày tháng năm 2012, Giám đốc Nhà xuất bản đã ký quyết định số /QĐ-XBGT ban hành “Quy định việc xây dựng và thực hiện văn hóa doanh nghiệp”.
Nội dung Quy định việc xây dựng và thực hiện văn hóa doanh nghiệp của Nhà xuất bản Giao thông vận tải bao gồm 5 phần: Phần I – Mục đích, phạm vi áp dụng; Phần II – Sứ mệnh, tầm nhìn, triết lý kinh doanh; Phần III – Quy ước đạo đức nghề nghiệp; Phần IV – Văn hóa ứng xử, giao tiếp và hành vi; Phần V – Tổ chức thực hiện; Phần tham khảo – Văn hóa giao tiếp cơ bản. Chắc chắn trong thời gian thực hiện, bản Quy chế sẽ bộc lộ những hạn chế cần sửa chữa, cũng như phải bổ sung thêm những nội dung mới cho phù hợp.
Hy vọng bản Quy chế sẽ được toàn thể cán bộ, biên tập viên, công nhân viên Nhà xuất bản nghiên cứu và triển khai thực hiện một cách nghiêm túc, góp phần từng bước xây dựng và khẳng định được thương hiệu và uy tín Nhà xuất bản Giao thông vận tải trong làng xuất bản Việt Nam, cũng như trong ngành Giao thông vận tải.

NHÀ XUẤT BẢN GIAO THÔNG VẬN TẢI

SƠ LƯỢC VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

Văn hóa doanh nghiệp là gì?

Văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hoá được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong doanh nghiệp để theo đuổi và thực hiện các mục đích của doanh nghiệp.

Mỗi một doanh nghiệp lại có một cách nhìn khác nhau về văn hoá doanh nghiệp. Tuy nhiên, mọi định nghĩa đều có nét chung coi văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hoá được xây dựng trong suốt quá trình hình thành doanh nghiệp; chi phối suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong doanh nghiệp; tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống riêng của mỗi doanh nghiệp. Văn hoá doanh nghiệp được thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau. Thứ nhất là thể hiện ngay trong công việc hàng ngày như cách báo cáo công việc, giữ gìn tài sản chung, ngôn ngữ khi giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác, các thủ tục hành chính… Thứ hai là các giá trị tinh thần trong việc xác định việc phải làm, hành động của mình đúng hay sai, có mang lại lợi ích hay thiệt hại chung hay không. Đây là điều mà các chủ doanh nghiệp mong muốn nhận được ở nhân viên và phải xây dựng dần từng bước. Cao hơn nữa và là nền tảng cho các hành động chính là niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và cảm xúc ăn sâu vào tiềm thức mỗi cá nhân trong doanh nghiệp.

Cũng như văn hoá nói chung, văn hoá doanh nghiệp có những đặc trưng cụ thể riêng biệt. Trước hết, văn hoá doanh nghiệp là sản phẩm của những người cùng làm trong một doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu giá trị bền vững. Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người làm trong doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo các giá trị đó. Văn hoá doanh nghiệp còn góp phần tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp và được coi là truyền thống của riêng mỗi doanh nghiệp.

Hệ giá trị cốt lõi trong văn hóa doanh nghiệp

– Khẩu hiệu (slogan).

– Tầm nhìn.

– Sứ mệnh.

– Giá trị cốt lõi.

– Triết lý kinh doanh.

-… …
Các quy ước văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp

– Văn hóa trong giao tiếp chào hỏi (cách chào hỏi, cách thức bắt tay v.v…).

– Văn hóa trong giới thiệu và tự giới thiệu.

– Văn hóa trong sử dụng danh thiếp (sử dụng, trao đổi danh thiếp v.v…).

– Văn hóa nói chuyện.

– Văn hóa ứng xử với khách hàng, đối tác (trong nước, ngoài nước v.v…).

– Văn hóa ứng xử với đồng nghiệp (giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên v.v…).

– Văn hóa trong giao tiếp qua điện thoại.

– Văn hóa trong làm việc (vệ sinh nơi làm việc, tác phong v.v…).

– Văn hóa xử lý, giải quyết công việc (ứng xử khi xử lý công việc, thời hạn xử lý công việc v.v…).

– Văn hóa hội họp (nghi thức hội họp, chỗ ngồi trong hội họp v.v…).

– Văn hóa tổ chức hoạt động ngoài công việc (bố trí chỗ ngồi khi dự tiệc, văn hóa dự tiệc, cách thức ngồi trong xe ô tô v.v…).

– Quy tắc đạo đức nghề nghiệp (chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, quan hệ nội bộ, quan hệ bên ngoài v.v…).

-…

SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG
VĂN HÓA DOANH NGHIỆP Ở NHÀ XUẤT BẢN GIAO THÔNG VẬN TẢI

Trong xu thế toàn cầu hoá hiện nay, nguy cơ đồng hoá về văn hoá không hề nhỏ. Để tránh thế giới biến thành một thể thống nhất về văn hoá, mỗi người, mỗi dân tộc đều cần phải giữ gìn và phát huy nền văn hoá đậm đà bản sắc dân tộc “hoà nhập” chứ không “hoà tan”. Theo một nghiên cứu tại Mỹ, duy trì và giữ gìn nền văn hoá doanh nghiệp có ảnh hưởng không nhỏ đến thành công của doanh nghiệp. Do đó, để khẳng định chính mình, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một nét văn hoá riêng biệt.
Văn hoá doanh nghiệp chính là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp ngày càng trở nên cần thiết và gặp không ít khó khăn. Đây chính là sức mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp trong tương lai. Bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hoá, tri thức thì khó có thể đứng vững được.
Bất kỳ tổ chức nào cũng phải có văn hoá mới trường tồn được. Vì vậy xây dựng văn hoá doanh nghiệp là cái đầu tiên mà mỗi doanh nghiệp cần lưu tâm tới. Nhiều người khi đánh giá về doanh nghiệp vẫn chú trọng đến thị trường, tổ chức, nhân sự, cơ cấu. Tuy nhiên, người nhận thức sâu sắc về giá trị của doanh nghiệp phải đánh giá được về cái gọi là: tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Văn hoá doanh nghiệp đảm bảo sự trường tồn của doanh nghiệp giống như khi ta thể hiện thái độ tại sao phải sống, sống làm gì, sống như thế nào? Khi mỗi doanh nghiệp xây dựng được môi trường sống lành mạnh thì bản thân người lao động cũng muốn làm việc quên mình và luôn cảm thấy nhớ, thấy thiếu khi xa nơi làm việc. Tạo cho người làm việc tâm lý khi đi đâu cũng cảm thấy tự hào mình là thành viên của doanh nghiệp chính là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng môi trường văn hoá trong mỗi doanh nghiệp làm sao để người lao động thấy được môi trường làm việc của doanh nghiệp cũng chính là môi trường sống của họ là điều mà các doanh nghiệp rất nên quan tâm.
Tại Nhà xuất bản GTVT, không phải chỉ đến khi bắt tay vào xây dựng quy định thực hiện văn hóa doanh nghiệp thì các giá trị văn hóa mới bắt đầu được xây dựng, mà nó đã được định hình, phát triển ngay từ những ngày đầu thành lập Nhà xuất bản. Trải qua gần 30 năm, giờ đây nó đã dẫn trở thành những giá trị văn hóa cốt lõi mang những nét đặc trưng riêng của Nhà xuất bản GTVT. Đó là sự quan tâm, tinh thần tương thân tương ái, sẻ chia niềm vui nỗi buồn giữa các thành viên trong cộng đồng Nhà xuất bản; đó là các hoạt động văn hóa tinh thần đã trở thành “thương hiệu” riêng rất xuất bản giao thông; đó là những mối quan hệ khăng khít, thân tình giữa đội ngũ biên tập viên, cán bộ công nhân viên với lực lượng tác giả, độc giả. Văn hóa thể hiện trong sản phẩm hàng hóa (văn hóa phẩm, xuất bản phẩm) của Nhà xuất bản chính là việc ngày càng không ngừng hoàn thiện chất lượng nội dung, hình thức sản phẩm, tổ chức lưu thông mang đến cho khách hàng hàng hóa phù hợp nhu cầu, sở thích, thị hiếu; tuân thủ pháp luật trong kinh doanh…
Hiện nay, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất bản ngày càng mở rộng, không còn bó hẹp trong phạm vi một quốc gia, vùng lãnh thổ, bởi vậy việc xây dựng những nét văn hóa riêng, đặc trưng riêng của một doanh nghiệp để khăng định vị thế, tạo được lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp là việc làm vô cùng cần thiết. Nhà xuất bản Giao thông vận tải, doanh nghiệp có chức năng thực hiện công tác xuất bản chuyên ngành lại càng cần phải xây dựng cho đơn vị mình tuân theo những chuẩn mực văn hóa chung của xã hội, vừa phải từng bước xây dựng những nét văn hóa, đặc trưng riêng, bản sắc riêng.

VĂN HÓA DOANH NGHIỆP XUẤT BẢN GIAO THÔNG

Nhà xuất bản Giao thông vận tải tự hào là một trong số ít các doanh nghiệp xuất bản xây dựng được những nét văn hoá riêng, đặc sắc và không thể trộn lẫn. Văn hoá Xuất Bản Giao Thông hình thành cùng với sự hình thành và phát triển Nhà xuất bản. Những nét văn hóa ấy mang đậm tính nhân văn, tình thân ái, tinh thần kỷ luật, được xây dựng và vun đắp bằng trí tuệ và sức sáng tạo không mệt mỏi của tập thể cán bộ, biên tập viên, công nhân viên.
Đó là sự chia sẻ niềm tin và hệ thống giá trị của các cán bộ, biên tập viên, công nhân viên; là sự tuân thủ đạo đức trong hoạt động sản xuất, kinh doanh xuất bản phẩm; thực hiện văn hóa trong giao tiếp, ứng xử và trong hoạt động tổ chức và quản lý doanh nghiệp.
Đảm bảo hài hòa lợi ích của khách hàng, cộng đồng và tất cả các thành viên trong Nhà xuất bản; tạo điều kiện cho mọi thành viên được tự do phát huy sáng kiến và tài năng; Tôn trọng, lắng nghe các quan điểm khác nhau để dung hòa và phát triển.
Đó là triết lý Lợi ích xã hội và cộng đồng phải được đặt lên hàng đầu. Không vì lợi nhuận của riêng của bất kỳ cá nhân nào hoặc của Nhà xuất bản mà làm thiệt hại tới lợi ích xã hội và công đồng.
Văn hoá Xuất Bản Giao Thông đã trở thành món ăn tinh thần, chất keo đoàn kết, sân chơi tuyệt vời, nguồn động viên cổ vũ và là niềm tự hào, là ngôi nhà chung của những người đã, đang và sẽ góp công vun đắp nơi này. Các thế hệ làm Xuất Bản Giao Thông nối tiếp nhau đã chấp nhận, trân trọng và cùng nhau vun đắp cho văn hóa Xuất Bản Giao Thông ngày càng có cá tính và giàu bản sắc.
Với tinh thần đoàn kết tương thân tương ái, Nhà xuất bản Giao thông vận tải luôn có chính sách hỗ trợ người lao động có hoàn cảnh khó khăn, trích quỹ phúc lợi để dùng vào việc thăm hỏi, cưới hỏi, ốm đau, hiếu hỉ đối với toàn thể cán bộ nhân viên, đồng thời thường xuyên tham gia các hoạt động tài tài trợ đồng bào vùng bị thiên tai, các hoạt động hỗ trợ nhân đạo.

Nhà xuất bản GTVT – xây cầu tri thức, mở đường tương lai!

QUY ĐỊNH
XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
PHẦN I
MỤC ĐÍCH, PHẠM VI ÁP DỤNG

1. Mục đích
Văn hóa doanh nghiệp Công ty TNHH MTV Nhà xuất bản Giao thông vận tải (sau đây gọi là Văn hóa Nhà xuất bản) là tài sản vô hình của Nhà xuất bản; bao gồm toàn bộ các giá trị văn hóa được xây dựng và hình thành trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của Nhà xuất bản, trở thành các giá trị tinh thần, quan niệm, tập quán truyền thống, chi phối tình cảm, suy nghĩ và hành vi của mỗi cán bộ, biên tập viên, nhân viên (CB-BTV-NV).
Xây dựng và thực hiện Văn hóa Nhà xuất bản nhằm tạo môi trường làm việc lành mạnh, có văn hoá, góp phần phát huy được năng lực, sở trường của mỗi cá nhân, tạo ra động lực thúc đẩy sự phát triển bền vững của Nhà xuất bản.
2. Phạm vi áp dụng
Quy định này áp dụng cho các đơn vị và cá nhân đang công tác tại Nhà xuất bản. Từng bước xây dựng và triển khai thực hiện Văn hoá Nhà xuất bản từ nay đến năm 2020.
Tùy theo quá trình phát triển của xã hội và Nhà xuất bản, một số quy tắc ứng xử được thay đổi cho phù hợp.

PHẦN II
SỨ MỆNH, TẦM NHÌN, TRIẾT LÝ KINH DOANH

1. Sứ mệnh
Xuất bản, in và phát hành các xuất bản phẩm tốt nhất (cả nội dung và hình thức) phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá; giáo dục tư tưởng – truyền thống của ngành GTVT, góp phần nâng cao dân trí cho ngành và xã hội.
2. Tầm nhìn
Xây dựng Nhà xuất bản thành tổ chức xuất bản chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả, mạnh ở cả 3 lĩnh vực: Xuất bản – In – Phát hành; trở thành thương hiệu mạnh trong thị trường xuất bản Việt Nam.
3. Giá trị cốt lõi
• Mọi hoạt động đều hướng tới hài hòa lợi ích của người đọc, tác giả, cộng tác viên và Nhà xuất bản.
• Chuyên nghiệp, sáng tạo, năng động, có trách nhiệm.
• Mọi cá nhân đều được quyền phấn đấu và cống hiến theo năng lực và sở trường của mình; được quyền hưởng thụ và tôn vinh đúng với giá trị và hiệu quả đóng góp cho tập thể Nhà xuất bản.
4. Triết lý kinh doanh
• Phục vụ Ngành GTVT và xã hội để tồn tại và phát triển.
• Chuẩn mực nội dung, đảm bảo hiệu quả, đúng pháp luật.
• Đoàn kết, hợp tác và cùng phát triển.
5. Khẩu hiệu (Slogan)
Khẩu hiệu (Slogan) của Nhà xuất bản là: Xây cầu tri thức, mở đường tương lai.

PHẦN III
QUY ƯỚC ĐẠO ĐỨC NGHỀ NGHIỆP

1. Mục đích
Quy ước đạo đức nghề nghiệp của CB-BTV-NV Nhà xuất bản được xây dựng dựa trên những giá trị đạo đức cơ bản của văn hóa Việt Nam và giá trị cốt lõi của Nhà xuất bản, nhằm hướng dẫn CB-BTV-NV trong tác nghiệp, giao tiếp hàng ngày, góp phần tạo nên những giá trị văn hóa đặc trưng của Nhà xuất bản.
2. Yêu cầu tuân thủ quy ước đạo đức nghề nghiệp
Quy ước đạo đức nghề nghiệp trở thành giá trị văn hóa của Nhà xuất bản khi và chỉ khi các cấp lãnh đạo chính quyền, tổ chức, đoàn thể, CB-BTV-NV đảm bảo các yêu cầu sau:
• Không lạm dụng quyền lực, chức vụ trong vận dụng các quy ước đạo đức
nghề nghiệp.
• Đề cao trách nhiệm cá nhân, không lẩn tránh, đùn đẩy trách nhiệm trong mọi công việc.
• Thẳng thắn thừa nhận và sửa chữa những sai lầm của chính mình, đồng thời rút kinh nghiệm từ những sai lầm, lệch lạc của đồng nghiệp để tự hoàn thiện mình.
• Luôn tự hào và tôn vinh những thành tích, truyền thống tốt đẹp của Nhà xuất bản; suy tôn những đóng góp xuất sắc của CB-BTV-NV vì sự phát triển của
Nhà xuất bản.

3. Nội dung của Quy ước đạo đức nghề nghiệp
Nguyên tắc cơ bản:
• Tuân thủ luật pháp, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, Bộ, Ngành; chấp hành nội quy, quy chế cơ quan.
• Làm việc vì sự phát triển chung của Nhà xuất bản, góp phần phục vụ nhiệm vụ chính trị của Ngành GTVT từng thời kỳ.
• Làm việc với đối tác trên cơ sở bình đẳng, hợp tác cùng có lợi, đảm bảo hài hòa lợi ích của bạn đọc, tác giả, đối tác và lợi ích của Nhà xuất bản; lợi ích tập thể và cá nhân.
• Tác phong chuẩn mực, năng động và sáng tạo.
• Hòa đồng, tôn trọng, đề cao tính hợp tác và chia sẻ với đồng nghiệp.
• Luôn tự hoàn thiện kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ theo hướng chuyên nghiệp.
Lãnh đạo Nhà xuất bản Giao thông vận tải cam kết:
• Luôn tin tưởng và tạo mọi điều kiện, phương tiện và môi trường làm việc thuận lợi phù hợp với điều kiện của Nhà xuất bản để CB-BTV-NV được cống hiến, phát triển năng lực của cá nhân; có thông điệp và hành động rõ ràng để
CB-BTV-NV nhận thấy mọi hành vi ngược lại lợi ích chung của Nhà xuất bản sẽ không được chấp nhận.
• Tôn trọng, lắng nghe các ý kiến đóng góp về công việc và bày tỏ những quan điểm cá nhân để xây dựng Nhà xuất bản.
• Tôn trọng, bảo mật những thông tin cá nhân trên cơ sở tuân thủ pháp luật và
nội quy, quy định của Nhà xuất bản.
• Đảm bảo công bằng trong việc đánh giá thành tích cá nhân dựa trên thực tế
kết quả công việc.
4. Quy ước đạo đức nghề nghiệp trong quan hệ nội bộ
• Nhà xuất bản cam kết tạo ra môi trường làm việc bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau giữa các CB-BTV-NV. Mọi hành vi xúc phạm, đe dọa, phân biệt đối xử đi ngược lại với quy ước đạo đức nghề nghiệp, thuần phong mỹ tục, làm ảnh hưởng xấu đến môi trường làm việc của CB-BTV-NV đều không được chấp nhận.
• CB-BTV-NV Nhà xuất bản cam kết sử dụng quyền của mình theo đúng
phạm vi được phân cấp, trên cơ sở tôn trọng cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, độc giả, đối tác, cơ quan chính quyền.
• Tuân thủ theo quy định, quy trình, đảm bảo khách quan, công khai, minh bạch trong việc tuyển dụng, bổ nhiệm cán bộ. Đấu tranh loại trừ tiêu cực, vụ lợi cá nhân, quan liêu, cửa quyền làm ảnh hưởng đến lòng tin của CB-BTV-NV trong Nhà xuất bản.
5. Quy ước đạo đức nghề nghiệp trong quan hệ với cộng tác viên, đối tác,
tổ chức và cá nhân ngoài Nhà xuất bản
• CB-BTV-NV làm việc vì lợi ích của Nhà xuất bản và có trách nhiệm thực hiện sứ mệnh của Nhà xuất bản trên cương vị công tác.
• Mỗi CB-BTV-NV phải đặt lợi ích của Nhà xuất bản trên hết khi làm việc với
đối tác và các cơ quan hữu quan.
• CB-BTV-NV không phát ngôn tùy tiện hoặc có những hành vi làm ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và hình ảnh của Nhà xuất bản. Mọi tuyên bố báo chí, đề nghị, kiến nghị… của Nhà xuất bản với cơ quan chính quyền hoặc các đối tác bên ngoài đều là ý chí mang tính chất tập thể. Vì vậy, CB-BTV-NV Nhà xuất bản không được tự ý bình luận, phê phán hoặc đưa ra quan điểm cá nhân trái ngược với quan điểm chính thức của Nhà xuất bản đã được thông báo trên các phương tiện đại chúng.
• Khuyến khích CB-BTV-NV tham gia những hoạt động với các tổ chức, cá nhân ngoài Nhà xuất bản trên cơ sở mang lại lợi ích cho Nhà xuất bản, không vi phạm quy chế, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và sứ mệnh của Nhà xuất bản.
6. Quy ước đạo đức nghề nghiệp trong bảo mật thông tin và tài sản
6.1. Bảo mật thông tin
• CB-BTV-NV không tự ý cung cấp thông tin gây ảnh hưởng bất lợi cho hoạt động của Nhà xuất bản trong bất kỳ trường hợp nào. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu cung cấp thông tin thì CB-BTV-NV phải báo cáo lãnh đạo quyết định.
• Không sử dụng các thông tin bí mật của Nhà xuất bản; của khách hàng,
cơ quan, đơn vị, cá nhân hay những đối tác khác mà Nhà xuất bản có quan hệ cho mục đích cá nhân, gia đình hoặc những mục đích khác.
• Bảo mật dữ liệu thông tin theo đúng quy chế bảo mật dữ liệu của Nhà xuất bản.
6.2. Bảo vệ tài sản
Tài sản của Nhà xuất bản bao gồm tài sản vật chất và phi vật chất, hình thành trong suốt quá trình xây dựng và phát triển, tạo nên giá trị của Nhà xuất bản.
CB-BTV-NV Nhà xuất bản phải có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định, quy trình chuyên môn – nghiệp vụ nhằm đảm bảo an toàn tài sản, cụ thể:
• Thực hiện đúng các quy định về quản lý tài sản của Nhà xuất bản.
• Chỉ được sử dụng tài sản của Nhà xuất bản phục vụ cho công việc chung; nghiêm cấm việc tự ý chiếm hữu tài sản của Nhà xuất bản, sử dụng lãng phí, kém hiệu quả.
• Mọi CB-BTV-NV có trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ tài sản chung. Trong trường hợp phát hiện có những dấu hiệu không an toàn tài sản, hoặc vi phạm chế độ quản lý sử dụng tài sản, cần thông báo kịp thời tới cấp có thẩm quyền để xử lý.
• Thông tin, dữ liệu trong máy tính là tài sản của Nhà xuất bản. Nghiêm cấm việc khai thác, sử dụng vào mục đích cá nhân hay các mục đích khác nếu chưa được cấp có thẩm quyền cho phép.
• Không tự ý đưa tài sản của Nhà xuất bản ra khỏi trụ sở làm việc, xưởng sản xuất nếu không có sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.

PHẦN IV
VĂN HÓA ỨNG XỬ, GIAO TIẾP VÀ HÀNH VI

I. VĂN HOÁ ỨNG XỬ VÀ GIAO TIẾP
1. Văn hóa ứng xử, giao tiếp cơ bản
Nhà xuất bản quy định mọi cá nhân phải tuân thủ văn hóa ứng xử, giao tiếp cơ bản tại công sở – là những quy ước văn hóa ứng xử, giao tiếp cơ bản nhất của người
cán bộ, nhân viên doanh nghiệp nhà nước nói chung có nghĩa vụ phải thực hiện
(được quy định chi tiết tại phần Tham khảo).
2. Văn hóa ứng xử, giao tiếp giữa các cá nhân trong Nhà xuất bản
Ứng xử, giao tiếp của CB-BTV-NV chính là một bộ phận cấu thành nên giá trị hữu hình dễ quan sát nhất của văn hóa Nhà xuất bản, là phương tiện gây ảnh hưởng lớn nhất để tạo dựng một hình ảnh riêng của Nhà xuất bản.
Khi ứng xử và giao tiếp, ngoài việc tuân thủ giao tiếp ứng xử cơ bản, CB-BTV-NV Nhà xuất bản lưu ý một số vấn đề sau:
• Dùng từ ngữ phù hợp thông dụng, rõ ràng và chính xác trong khi nói; diễn đạt bằng những câu ngắn gọn, dễ hiểu và truyền cảm; không nói đệm, nói đế,
trống không, hoặc cướp lời người đang đối thoại.s
• Không nói khi đang ăn, đang nhai kẹo cao su hoặc đang hút thuốc; không sử dụng những lời nói thô lỗ, tiêu cực trong mọi trường hợp.
• Nói rõ ràng, đủ nghe những điều cần nói; không nói thầm hoặc nói vọng từ xa; sử dụng những lời nói tích cực, gợi mở, khuyến khích và cuốn hút người nghe vào vấn đề chính.
• Giữ thái độ cởi mở khi giao tiếp và thể hiện sự sẵn sàng lắng nghe người khác nói. Hãy nhìn thẳng và nở nụ cười với người đang nói.
• Không được có biểu hiện thiếu tôn trọng người nói như: vẫn ngồi trên ghế trong khi người nói chuyện đứng, hay bắt chéo chân, ánh mắt không nhìn vào người nói.
• Cần giữ thái độ bình tĩnh trước hành vi thiếu bình tĩnh (nếu có) của người đối thoại trong mọi trường hợp để làm dịu đi không khi căng thẳng; đồng thời biểu hiện thái độ cầu thị, sẵn sàng hợp tác với người đối thoại.
3. Giao tiếp của CB-BTV-NV với lãnh đạo, quản lý:
• Tôn trọng cấp trên và cư xử đúng mực khi giao tiếp.
• Có ý tưởng rõ ràng, diễn đạt ngắn gọn, mạch lạc, trọng tâm những vấn đề
cần nói.
• Luôn tỏ thái độ cầu thị và kiên trì thuyết phục cấp trên khi cần thiết.
• Tuân thủ quyết định của cấp trên, làm tốt bổn phận khi được cấp trên giao phó.
• Khiêm nhường trước những thành tích và những lời khen ngợi của cấp trên đối với bản thân và đồng nghiệp.
4. Giao tiếp của lãnh đạo, quản lý với CB-BTV-NV:
• Tạo không khí thân thiện, hòa đồng, quần chúng.
• Tôn trọng, lắng nghe chân thành, khuyến khích nhân viên bày tỏ chính kiến.
• Nói sự thật, không giấu diếm khó khăn trở ngại, không hứa suông, hứa vượt quá khả năng, thực hiện phương châm lời nói đi đôi với việc làm.
• Đối xử công bằng với nhân viên, công minh trong việc thưởng, phạt.
• Bao dung, độ lượng đối với những lỗi ngẫu nhiên, không cố ý của nhân viên; nhưng xử lý công minh, cương quyết đối với những trường hợp nhân viên có những hành vi đi ngược lại lợi ích chung của Nhà xuất bản.
• Quan tâm thiết thực đến hoàn cảnh gia đình, đời sống CB-BTV-NV.
5. Văn hóa ứng xử khi tiếp nhận nhân viên mới
Đối với nhân viên mới vào làm việc tại Nhà xuất bản, lãnh đạo đơn vị và cán bộ nhân viên tại nơi làm việc phải tạo điều kiện và thời gian cho nhân viên hội nhập với môi trường văn hóa của Nhà xuất bản.
• Giành thời gian hợp lý hướng dẫn nhân viên mới tiếp cận phong cách làm việc, hệ thống tài liệu, các nội quy – quy chế và quan điểm của lãnh đạo về xây dựng môi trường làm việc tại Nhà xuất bản. Nhân viên mới cần tìm hiểu hệ thống nội quy, quy chế, văn bản quản lý liên quan đến vị trí công tác và các tư liệu về hoạt động của Nhà xuất bản.
• Luôn tạo không khí thoải mái, hòa nhã, nhiệt tình, sẵn sàng giúp đỡ nhân viên mới.
• Phân việc phù hợp, tạo điều kiện để nhân viên mới tiếp cận công việc một cách nhanh nhất.
• Không tỏ thái độ lạnh lùng, thờ ơ, miệt thị hoặc đối xử bất bình đẳng với nhân viên mới, đặc biệt là nhân viên mới tuyển dụng.
6. Văn hóa giao tiếp đối với đối tác, khách hàng, cộng tác viên, tác giả, độc giả (được gọi chung là đối tác giao tiếp)
Nguyên tắc cơ bản:
• Luôn biết tận dụng mọi lời nói, cử chỉ, hành động trong khả năng cho phép
để làm vừa lòng đối tác giao tiếp.
• Tôn trọng và làm cho đối tác giao tiếp nhận thấy được thực sự tôn trọng.
• Lắng nghe ý kiến phê bình của đối tác giao tiếp một cách tích cực và cầu thị; nhận khuyết điểm (nếu có) và chân thành hứa sửa chữa.
• Xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, cộng tác viên, luôn đặt lợi ích của khách hàng, cộng tác viên hài hòa với quyền lợi của Nhà xuất bản. Đặt vị trí của mình vào vị trí đối tác giao tiếp để cùng cảm thông, chia sẻ.
Ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc cơ bản nêu trên, CB-BTV-NV Nhà xuất bản cần lưu ý:
• Tạm dừng công việc đang làm khi có khách hàng, cộng tác viên đến làm việc, đón đối tác giao tiếp một cách niềm nở, chân thành.
• Luôn tỏ thái độ đồng cảm và kiên nhẫn, hòa nhã, thân thiện và lịch thiệp; không được nóng vội, thờ ơ, vô cảm trước những yêu cầu của đối tác.
• Hết sức hạn chế sử dụng điện thoại khi đang giao tiếp, trừ trường hợp công việc khẩn cấp và phải xin lỗi đối tác trước khi trả lời cuộc gọi.
• Luôn đúng giờ nếu đã có hẹn trước.
• Khiêm tốn, thực hiện đúng những điều đã cam kết, đảm bảo lòng tin của đối tác với Nhà xuất bản.
• Luôn thể hiện thái độ quan tâm, tự hào về Nhà xuất bản, tôn trọng cấp trên và đồng nghiệp.
• Luôn trân trọng giá trị thương hiệu của Nhà xuất bản, hiểu rõ Sứ mệnh,
Tầm nhìn, Giá trị cốt lõi, Triết lý kinh doanh, biểu tượng, khẩu hiệu (Slogan) của Nhà xuất bản để khi đối tác quan tâm và đề cập tới thì có thể giải thích rõ ý nghĩa của các cụm từ, hình ảnh đó.
• Nếu đối tác là cộng tác viên, tác giả chuyển bản thảo đến Nhà xuất bản thì
biên tập viên được giao tiếp nhận bản thảo phải thực hiện việc tiếp nhận
bản thảo và trả lời tác giả theo quy trình biên tập của Nhà xuất bản.
• Trả lời thư của độc giả, cộng tác viên: Trả lời thư độc giả, cộng tác viên là giao tiếp đặc thù cơ bản của Nhà xuất bản được quy định chi tiết trong phần tham khảo.
II. HÀNH VI CÁ NHÂN TẠI NƠI LÀM VIỆC
1. Trang phục, phong cách
• CB-BTV-NV phải mặc trang phục gọn gàng, sáng sủa, phẳng nếp; không đi dép lê, mặc áo không cổ, trễ cổ, mặc váy quá ngắn. Mặc lễ phục theo nội quy của Nhà xuất bản.
• Tư thế đi, đứng đàng hoàng, đĩnh đạc, không quá vội vàng hấp tấp nhưng cũng không quá chậm chạp; khi giao tiếp không để tay trong túi quần.
• Nhường lối cho người lớn tuổi, cấp trên, phụ nữ. Nếu muốn vượt lên trước phải xin phép.
• Không khoác vai, nắm tay, hoặc có cử chỉ khiếm nhã khi đi lại trong cơ quan.
2. Tác phong làm việc
• Đến cơ quan chậm nhất là 8h00 và ra về sớm nhất là 16h30 để làm việc đúng thời gian và không gây ảnh hưởng đến người xung quanh.
• Khi vắng mặt hay đi làm muộn vì những lý do bất khả kháng, phải báo cáo với cán bộ quản lý.
• Chào hỏi mọi người khi đến chỗ làm hoặc rời công sở.
• Luôn giữ thái độ vui vẻ, hòa nhã với mọi người, giữ tư thế thoải mái trong khi làm việc.
• Không nên để việc riêng hay tâm trạng cá nhân ảnh hưởng tới công việc của phòng, ban.
• Quan tâm, chia sẻ công việc chung với đồng nghiệp và cộng sự; không tỏ thái độ bàng quan, thờ ơ, vô cảm với người khác.
• Tập trung và chuyên tâm vào công việc chuyên môn; không làm việc riêng, không tán gẫu với đồng nghiệp; không ăn uống, ngồi bàn nước quá lâu; không uống rượu, bia, không nghe nhạc, chơi game… trong thời gian làm việc.
• Không sử dụng điện thoại, máy vi tính của cơ quan để làm những việc cá nhân không liên quan đến công việc chuyên môn. Không nói chuyện điện thoại với âm lượng quá to làm ảnh hưởng tới mọi người xung quanh.
• Trong thời gian làm việc không bàn luận, bình phẩm, nhận xét về các vấn đề chính trị – xã hội.
3. Vệ sinh nơi làm việc
• Chủ động giữ gìn trụ sở sạch, đẹp, có ý thức giữ vệ sinh chung.
• Giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ gọn gàng; bàn làm việc phải bố trí ngăn nắp; các thiết bị phục vụ công việc, vật dụng cá nhân phải sắp xếp gọn gàng, khoa học.
• Khi đứng dậy khỏi vị trí làm việc, tài liệu phải được xếp lại ngay ngắn; không để quá nhiều đồ vật không cần thiết trên bàn làm việc.
• Phân loại, lưu trữ tài liệu nghiên cứu, phục vụ cho công việc khoa học,
thuận tiện khi tra cứu.
• Không để đồ ăn, thức uống hoặc các vật dụng chủ yếu sử dụng cho gia đình tại nơi làm việc; không sử dụng bếp đun nấu trong cơ quan.
4. Hành vi tham gia hội họp
• Đến trước 5 phút khi cuộc họp bắt đầu. Trong trường hợp không thể tham gia cuộc họp hoặc đến muộn giờ (có lý do chính đáng) phải thông báo ngay với người có trách nhiệm khi có thể, trước khi buổi họp được tổ chức.
• Nhận được thông báo mời họp và nội dung cuộc họp phải chuẩn bị trước những nội dung, ý kiến cần trình bày.
• Chỉ được phát biểu khi có sự đồng ý của chủ tọa, không nói chen ngang, cắt lời người khác.
• Chú ý lắng nghe ý kiến của người khác trước khi trình bày ý kiến của riêng mình; chỉ phát biểu những ý kiến liên quan đến nội dung cuộc họp.
• Không nói xấu hoặc bôi nhọ người khác, không tranh cãi gay gắt hoặc dùng lời nói khiếm nhã trong cuộc họp.
• Để điện thoại di động ở chế độ rung; hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp; trong trường hợp buộc phải nghe điện thoại, thì nói nhẹ hoặc ra khỏi phòng họp.
• Trong giờ họp không đọc sách, báo, tạp chí, chơi trò chơi trên điện thoại,
máy tính bảng…, không tự ý bỏ ra ngoài hoặc bỏ dở cuộc họp. Nếu có lý do chính đáng cần có sự đồng ý của chủ tọa cuộc họp.
III. VĂN HÓA TRONG CÁC HOẠT ĐỘNG TẬP THỂ
1. Các sự kiện văn hóa thường niên
• Lãnh đạo Nhà xuất bản tổ chức gặp mặt CB-BTV-NV và chúc Tết đại diện gia đình có sự kiện đặc biệt trong năm; xuất hành đầu năm với mong muốn năm mới hoạt động sản xuất – kinh doanh luôn thuận buồm, xuôi gió và gặt hái được nhiều thành công.
• Tổ chức Hội nghị triển khai công tác xuất bản và Hội nghị Người lao động (quý I hàng năm); cùng với đó là các hoạt động vinh danh, trao các danh hiệu thi đua cho các tập thể và cá nhân đạt thành tích xuất sắc; trao giải thưởng
Ấn phẩm đẹp và chất lượng cho các đơn vị có ấn phẩm đoạt giải trong cuộc thi Ấn phẩm đẹp và chất lượng hàng năm của Nhà xuất bản.
• Kỷ niệm ngày thành lập Nhà xuất bản (ngày 7/7 hàng năm) với các hoạt động toàn cơ quan, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của từng năm; các năm chẵn, năm tròn tổ chức Lễ kỷ niệm ở mức độ cao hơn. Các đơn vị thành viên có thể tổ chức ngày thành lập đơn vị theo truyền thống của đơn vị.
• Tổ chức Họp mặt cuối năm (cuối tháng 12 dương lịch): Với mong muốn toàn thể CB-BTV-NV có những giờ phút nhìn lại thành quả của một năm kế hoạch, cùng giao lưu, chia sẻ và cảm thông. Họp mặt cuối năm thường được tổ chức ngoài trời, kết hợp tham quan và các hoạt động tập thể.
2. Chính sách an sinh, chế độ đãi ngộ và các hoạt động văn thể
• Tổ chức sinh nhật trang trọng, có ý nghĩa cho CB-BTV-NV đã trở thành một nét đẹp truyền thống của Nhà xuất bản.
• Tổ chức tham quan, du lịch vào các dịp hè hàng năm; kết hợp các hoạt động vui chơi tập thể, giao lưu với các đơn vị trong và ngoài ngành GTVT.
• Công đoàn tặng quà tết bằng hiện vật cho CB-BTV-NV nhân dịp tết Nguyên đán.
• Lãnh đạo gặp mặt, tổ chức mừng thọ và tặng quà các cán bộ hưu trí và tứ thân phụ mẫu của CB-BTV-NV nhân dịp tết Nguyên đán hàng năm.
• Tặng quà, phần thưởng học sinh giỏi và tiên tiến cho các cháu thiếu niên,
nhi đồng là con của CB-BTV-NV Nhà xuất bản nhân dịp ngày Quốc tế
Thiếu nhi 1/6, kết thúc năm học và tết Trung thu hàng năm.
• Đội bóng đá, cầu lông, tennis thường xuyên luyện tập và tổ chức giao hữu
với các đơn vị trong và ngoài Ngành GTVT, Thông tin và Truyền thông… nhằm tăng cường sức khỏe và tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong
cơ quan, giao lưu với các đơn vị bạn.

PHẦN V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN

– Toàn thể CB-BTV-NV thuộc Nhà xuất bản thực hiện quy định này theo thời gian được phê duyệt tại quyết định ban hành.
– Lãnh đạo các đơn vị, Ban chấp hành Công đoàn, Ban chấp hành Đoàn thanh niên, Nhà xuất bản có trách nhiệm phổ biến quy định này tới từng CBCNV, đề xuất biện pháp, đôn đốc thực hiện và theo dõi báo cáo định kỳ trong sơ kết 6 tháng và Tổng kết cuối năm, báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.
– Cá nhân, tập thể thực hiện tốt quy định này được khen thưởng, nếu vi phạm
quy định phải chịu hình thức kỷ luật.
Tổ Giám sát kỷ luật lao động của Nhà xuất bản kiểm tra giám sát thực hiện
quy định văn hóa doanh nghiệp, báo cáo lãnh đạo kịp thời chấn chỉnh các hành vi
vi phạm.

PHẦN THAM KHẢO
VĂN HÓA GIAO TIẾP CƠ BẢN

1. Văn hóa chào hỏi
1.1. Cách chào hỏi
Tư thế chào:
• Đứng với tư thế đĩnh đạc, hướng mắt nhìn người đối diện thể hiện sự tôn trọng.
• Giữ tư thế lưng thẳng, cúi đầu nhẹ nhàng khi chào.
• Mỉm cười thể hiện sự thân thiện.
• Khi người được chào đang bận việc hoặc đang giao tiếp với người khác, có thể chỉ cần mỉm cười hoặc gật đầu thể hiện sự nhận biết đối tượng.
Thứ tự ưu tiên chào:
Thông thường chào hỏi thường theo thứ tự sau:
• Nhân viên chào cấp trên trước, khi được chào, cấp trên phải chào lại.
• Đồng nghiệp cùng cấp: người ít tuổi chào người nhiều tuổi trước.
• Tác giả, cộng tác viên, đối tác: chủ động chào trước.
1.2. Cách thức bắt tay
Nghi thức bắt tay không nhất thiết phải sử dụng trong mọi trường hợp, chỉ nên dùng trong các nghi thức ngoại giao, trịnh trọng. Đối với đồng nghiệp hoặc cấp trên gặp nhau hàng ngày ở cơ quan, việc chào hỏi thường không cần thiết phải bắt tay. Trường hợp cần thiết phải bắt tay, nghi thức sau đây nên được áp dụng:
• Dùng một tay (thường là tay phải) để bắt tay.
• Khi bắt tay mắt nhìn thẳng vào mắt người đó thể hiện sự tôn trọng, thân thiện.
• Bắt tay với tư thế đứng thẳng người thể hiện sự bình đẳng hữu nghị; siết nhẹ bàn tay để biểu hiện sự nồng ấm và thân thiện; nhất thiết không chủ động rung, lắc khi bắt tay.
• Biểu thị lòng hiếu khách, cần bắt tay lần lượt từng người theo thứ tự đến trước, đến sau, người cao tuổi hơn, người có chức vụ cao hơn.
• Khi đối tác ở vị trí xã hội cao hơn, cần chờ đối tác chìa tay ra trước; khi người nam bắt tay người nữ, phải chờ người nữ chìa tay ra trước; nếu không chỉ gật đầu chào.
2. Văn hóa giao tiếp qua điện thoại
• Nhấc máy trả lời ngay khi có thể, không để chờ quá 3 tiếng chuông báo có cuộc gọi đến.
• Khi nhận điện thoại, bắt đầu bằng: Alo + Tên người nghe + đơn vị công tác + xin nghe.
• Khi gọi đi, bắt đầu bằng việc chào hỏi kết hợp xưng danh, đơn vị công tác trước khi đưa thông điệp cần giao tiếp.
• Nói ngắn gọn, rõ ràng, âm lượng vừa phải không ảnh hưởng đến người xung quanh; giọng nói vui vẻ thể hiện sự sẵn sàng hợp tác.
• Luôn giữ thái độ bình tĩnh, lịch thiệp, không tranh cãi trên điện thoại.
• Lắng nghe người đối thoại, không cắt ngang giữa chừng câu nói kể cả khi biết trước người đối thoại định nói gì.
• Kết thúc cuộc gọi bằng một lời chào, hoặc cảm ơn và đặt máy nhẹ nhàng.
• Đặt chuông báo điện thoại với âm lượng đủ nghe.
• Trường hợp người gọi điện thoại để lại lời nhắn, người nhận có trách nhiệm truyền đạt lại lời nhắn ngay khi có thể.
• Không chiếm đường dây quá lâu, ảnh hưởng đến hoạt động chung của đơn vị.
3. Văn hóa giới thiệu và tự giới thiệu
Trong giao tiếp, việc giới thiệu thành phần tham gia và tự giới thiệu bản thân
cho đối tác có vai trò quan trọng đầu tiên tạo ra thành công cho các cuộc tiếp xúc. Giới thiệu là trung tâm của sự giao tiếp; cách thức giới thiệu và tự giới thiệu là nhân tố gây ấn tượng mạnh nhất trong các cuộc giao lưu tiếp xúc.
3.1. Cách thức giới thiệu:
• Giới thiệu người có địa vị thấp cho người có địa vị cao trước.
• Giới thiệu chức vụ đi kèm theo tên của người được giới thiệu.
• Giới thiệu người trong Nhà xuất bản với đối tác giao tiếp trước.
3.2. Cách thức tự giới thiệu:
• Với đối tác, giới thiệu ngắn gọn về tên, bộ phận làm việc tại Nhà xuất bản.
• Trường hợp cần phải cho đối tác biết trách nhiệm của mình, cần giới thiệu
chức vụ hiện đang đảm nhiệm hoặc vai trò được ủy nhiệm để làm việc với
đối tác.
• Thái độ khi giới thiệu lịch sự, khiêm nhường.
4. Văn hóa sử dụng danh thiếp
Danh thiếp luôn được coi là một công cụ có ảnh hưởng rộng, hiệu quả lớn, tiết kiệm chi phí, đơn giản và giúp mọi người nhớ đến mình trong nhiều giờ, nhiều tuần và thậm chí là nhiều năm sau.
4.1. Sử dụng danh thiếp:
• Chỉ sử dụng danh thiếp khi làm việc theo mẫu quy định thống nhất của
Nhà xuất bản.
• Danh thiếp được sử dụng để trao đổi, giới thiệu trong các nghi thức ngoại giao, trịnh trọng.
• Danh thiếp có thể gửi kèm theo quà tặng, đồ lưu niệm khi thăm hỏi, cảm ơn
đối tác, khách hàng.
• Không dùng danh thiếp sai mẫu, đã cũ, nhàu nát, gãy góc, bẩn, tẩy xóa.
• Không viết những thông tin khác trên danh thiếp.
4.2. Trao đổi danh thiếp:
• CB-BTV-NV tự giới thiệu đưa danh thiếp trước cho đối tác.
• Đưa danh thiếp sao cho người nhận cảm nhận được sự trân trọng, có thể đọc ngay mọi thông tin của mình và Nhà xuất bản sau khi nhận.
• Nếu đối tác đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ khi nhận danh thiếp,
nhìn và xác nhận lại thông tin trên danh thiếp.
• Nếu cần thiết, hỏi thông tin về cách phát âm tên hoặc bất cứ thông tin gì chưa rõ trên danh thiếp.
• Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy bắt đầu với người ở vị xã hội
cao nhất.
• Khi trao đổi danh thiếp giữa hai nhóm, hãy bắt đầu với người đứng đầu của
cả hai nhóm.
• Sắp xếp lại danh thiếp sau khi nhận, cất danh thiếp vào vị trí trang trọng.
5. Văn hóa trả lời thư độc giả, cộng tác viên:
• Khi nhận được thư của độc giả, cộng tác viên, biên tập viên báo cáo lãnh đạo Ban và phải trả lời ngay khi có thể.
• Đầu thư gửi lời cảm ơn chân thành vì sự quan tâm và những góp ý, phát hiện (nếu có) của độc giả về nội dung, hình thức các xuất bản phẩm của Nhà
xuất bản.
• Tự giới thiệu họ tên, chức danh, đơn vị công tác trong Nhà xuất bản; dùng cách xưng hô bằng các đại từ nhân xưng tôi (chúng tôi), với độc giả là ông (bà) hoặc Quý độc giả.
• Phúc đáp kịp thời những thắc mắc của độc giả ở những lĩnh vực trong thẩm quyền được giao; tập hợp đầy đủ các nhận xét, đánh giá, gợi ý, góp ý… của độc giả để chuyển lên lãnh đạo cấp trên.
• Nếu độc giả phát hiện những thiếu sót về nội dung, hình thức các xuất bản phẩm của Nhà xuất bản cần phải thông báo ngay tới các phòng ban chuyên môn để kịp thời khắc phục, sửa chữa. Trường hợp những thắc mắc của độc giả về nội dung, hình thức xuất bản phẩm cần phải trao đổi tác giả, người trả lời thư phải thông báo ngay cho độc giả biết và phải hẹn thời gian trả lời cụ thể sau khi đã trao đổi với tác giả.
• Cuối thư không quên gửi lời chúc sức khỏe, hạnh phúc, thành đạt; một lần nữa gửi lời cảm ơn và mong muốn độc giả tiếp tục dành sự quan tâm tới
Nhà xuất bản và các xuất bản phẩm của Nhà xuất bản; xin hứa khắc phục
các sai sót hoặc trả lời các thắc mắc của độc giả trong thời gian sớm nhất
có thể.
• Có thể sử dụng phương thức trả lời thư bằng thư truyền thống (in trên giấy viết thư của Nhà xuất bản) hoặc thư điện tử.
6. Văn hóa tham gia hội họp
Chỗ ngồi trong buổi họp:
Trong các buổi họp có đối tác:
• Lãnh đạo Nhà xuất bản (người được phân công chủ trì buổi họp) ngồi vào ghế chủ tọa.
• Đối tác ngồi đối diện với lãnh đạo của Nhà xuất bản.
• Người quan trọng thứ hai của đối tác ngồi phía bên tay phải của đối tác.
• Người quan trọng thứ hai của Nhà xuất bản ngồi phía bên tay phải của lãnh đạo Nhà xuất bản.
• Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng hơn vị trí ngồi phía tay trái).
• Trong các buổi họp quan trọng cần thiết phải có bảng đặt vị trí chỗ ngồi thì Văn phòng (hoặc Ban tổ chức cuộc họp) phải chuẩn bị.
Trong các buổi họp nội bộ:
• Lãnh đạo Nhà xuất bản (người chủ trì theo nội dung cuộc họp) ngồi vào ghế chủ tọa được bố trí ở trung tâm quay mặt ra hướng cửa ra vào.
• Người quan trọng ngay sau lãnh đạo ngồi ở vị trí ngay bên cạnh phía tay phải của lãnh đạo.
• Người quan trọng tiếp theo ngồi phía tay trái cạnh lãnh đạo.
• Các vị trí khác sắp xếp theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng hơn vị trí ngồi bên tay trái).
7. Văn hóa bài trí công sở
7.1. Phòng làm việc
• Phòng làm việc của các Phòng, Ban tùy theo điều kiện cụ thể bố trí ngăn nắp, gọn gàng theo sắp xếp của Văn phòng Nhà xuất bản; các đơn vị thành viên theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị; không tùy tiện sắp xếp phòng làm việc theo hướng, theo tuổi cá nhân, không đặt bàn thờ, thắp hương trong phòng ảnh hưởng đến thẩm mỹ chung của phòng làm việc.
• Bàn làm việc cho nhân viên, biên tập viên phải đồng bộ; ghế của nhân viên, biên tập viên cùng một chủng loại, kích cỡ.
• Bàn làm việc của cán bộ quản lý phải thống nhất, ghế ngồi của cán bộ quản lý có thể to và rộng hơn; ghế của các cán bộ quản lý cùng cấp phải tương đương nhau.
• Biển chức danh của lãnh đạo, quản lý hoặc nhân viên (nếu có) phải được đặt ngay ngắn trên bàn làm việc, hướng quay ra phía trước.
7.2. Không gian sử dụng chung
• Theo sự sắp xếp của Văn phòng; các Phòng, Ban không tùy tiện sử dụng các không gian chung cho công việc của đơn vị mình.
8. Văn hóa dự tiệc
8.1. Chỗ ngồi khi dự tiệc:
Trong trường hợp Nhà xuất bản là chủ tiệc, tùy hoàn cảnh cụ thể nhưng chuẩn mực theo nghi lễ ngoại giao thì sắp xếp như sau:
• Chủ tiệc ngồi ở vị trí trung tâm quay ra cửa để dễ quan sát.
• Để khách ngồi thoải mái, rộng rãi; chỗ ngồi giữa hai khách cách nhau khoảng 0,4 – 0,5m.
• Chỗ ngồi trong chiêu đãi phải tương xứng với cương vị của khách; cần tính đến trình độ ngoại ngữ của người dự tiệc.
• Vị trí bên phải chủ tiệc long trọng hơn vị trí bên trái; chỗ càng gần chủ tiệc,
càng trọng thị.
• Xếp xen kẽ nam và nữ, chủ và khách; xếp vợ, chồng ngồi cạnh nhau.
8.2. Trang phục khi dự tiệc:
• Nếu bữa tiệc được tổ chức theo nghi lễ ngoại giao, người dự tiệc phải mặc đồng phục và đeo huy hiệu Logo theo quy định của Nhà xuất bản.
• Nếu bữa tiệc được tổ chức theo nghi lễ thông thường (tiệc liên hoan tổng kết, nhận giải thưởng…) thì trang phục có thể đa dạng hơn nhưng vẫn phải đảm bảo lịch sự, trang nhã.
8.3. Ý thức hành vi khi dự tiệc:
• Ngồi ăn với tư thế đàng hoàng, tự nhiên, không để khuỷu tay trên bàn;
không dùng tay để cầm, bốc thức ăn; không húp canh, nhai nhồm nhoàm.
• Đĩa, chén, khăn lau… đã dùng xong không đẩy sang chỗ khác. Phục vụ bàn sẽ phục vụ.
• Không dùng đũa, thìa, dĩa của mình để gắp thức ăn cho khách; không ép khách uống nhiều rượu, bia; bản thân không uống nhiều, tuyệt đối không để say rượu, bia khi dự tiệc.
• Muốn chúc rượu, bia khách tránh để miệng ly của mình cao hơn miệng ly
của khách; không dùng đáy ly của mình chạm vào miệng ly của khách khi
chúc rượu.
• Vừa ăn có thể vừa nói chuyện, tuy nhiên khi đang nhai thì không nói chuyện; không nên nói nhiều về chính trị, nói những điều có thể tiết lộ bí mật của
Nhà xuất bản.
• Nếu hút thuốc phải xin phép người ngồi cạnh, nhưng tốt hơn là không hút.
• Nếu muốn ra ngoài cần lặng lẽ ra không gây chú ý cho người khác.
• Chủ tiệc không ăn xong trước khách.
9. Văn hóa ngồi xe ô tô:
Tùy theo hoàn cảnh cụ thể, nhưng chuẩn mực theo nghi lễ ngoại giao thì bố trí việc ngồi xe ô tô như sau:
• Người có chức vụ cao nhất (trong xe) ngồi bên phải hàng ghế sau của xe
(là chỗ ngồi danh dự), tiếp đó là người quan trọng thứ 2 ngồi ở vị trí tay trái người có chức vụ cao nhất.
• Trong trường hợp đặc biệt có thể xếp ba người ngồi ghế sau, nhưng người ngồi giữa là người có chức vụ thấp hơn so với hai người ngồi bên cạnh.
• Cán bộ nhân viên đi cùng ngồi hàng ghế với lái xe; khi xe dừng, xuống xe trước và mở cửa cho lãnh đạo (ngồi ở vị trí danh dự).
• Lãnh đạo có phu nhân đi cùng thì phu nhân ngồi ở vị trí danh dự, lãnh đạo ngồi bên tay trái phu nhân và khi dừng xe cán bộ đi cùng xuống trước mở cửa xe cho phu nhân, phu nhân xuống trước, sau đó cán bộ lãnh đạo xuống sau.