So Sánh Sự Khác Nhau Phần Mềm Kế Toán Và Phần Mềm Excel

Công tác kế toán luôn đòi hỏi người làm thật sự phải tỉ mỉ và kỹ năng chuyên môn cao. Để thuận lợi cho việc thực hiện các hạch toán chung, các kế toán viên thường sử dụng phần mềm Excel hoặc từ trợ giúp của các phần mềm kế toán mới.

Tuy nhiên để lựa chọn một phần mềm trợ giúp phù hợp thì cần tìm hiểu và đánh giá trên nhiều tiêu chí. Cùng CyberBook tìm hiểu bài viết về sự khác biệt của phần mềm kế toán và phần mềm Excel!

Quy mô áp dụng

Khối lượng hoạt động kế toán giữa doanh nghiệp nhỏ và một công ty lớn sẽ có một sự khác biệt rõ ràng. Trong trường hợp doanh nghiệp lớn thì sẽ xảy ra nhiều vấn đề và giấy tờ cần giải quyết hơn. Mọi thứ sẽ phức tạp và cần nhiều thời gian để theo kịp với các hóa đơn chứng từ, nhiều nhà cung cấp/đại lý cần quản lý hơn.  Tuy nhiên nếu ở một hộ kinh doanh nhỏ, một nhân viên có thể đảm nhiệm công việc kế toán và nhiều công việc khác.

Nếu bạn cảm thấy doanh nghiệp bạn ở quy mô nhỏ, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bạn chỉ thực hiện các tác vụ tính toán, thống kê đơn giản, không cần mức độ bảo mật cao thì có thể chỉ cần sử dụng Excel để thực hiện. 

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn đang dần phát triển thì phần mềm kế toán chuyên nghiệp sẽ đầy đủ các tính năng phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Quy mô áp dụng của phần mềm kế toán được linh động theo từng doanh nghiệp, đầy đủ các nghiệp vụ kế toán cơ bản và các nghiệp vụ theo từng ngành.

Chi phí mua phần mềm

Để sử dụng phần mềm Excel, bạn chỉ cần mua tài khoản Microsoft Office, tuy nhiên khi cài đặt máy tính, chúng ta thường sử dụng cùng một tài khoản với nhiều người hoặc sử dụng bản crack. Điều đó khiến cho các dữ liệu sẽ không còn an toàn, rất dễ mất hoặc bị vô hiệu hóa dữ liệu. Vậy nên, việc đầu tư một tài khoản Microsoft Office dành cho doanh nghiệp sẽ là một lựa chọn tối ưu. Trên thị trường hiện nay, Microsoft đã cập nhật nhiều phiên bản. Tuy nhiên, bạn nên sử dụng các bản cập nhật mới từ 2016 hoặc Microsoft Office 365 để sử dụng các tính năng mới của nhà Microsoft. Chi phí cho 1 tài khoản giao động từ 300.000đ trở lên.

Thay vì sử dụng excel, bạn có thể đầu tư vào phần mềm kế toán. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán phù hợp: phần mềm kế toán online, phần mềm kế toán vĩnh viễn, hoặc theo từng như cầu cá nhân. Chi phí để đầu tư cho phần mềm từ khoảng 1 triệu đồng. Phần mềm kế toán có lựa chọn mua theo tháng/năm hoặc mua trọn gói vĩnh viễn. Việc sử dụng sẽ được nhà cung cấp hỗ trợ vĩnh viễn. Sử dụng phần mềm kế toán sẽ tốn thêm một khoản chi phí nhỏ trong . Tuy nhiên sử dụng phần mềm kế toán giúp bạn tiết kiệm nhiều chi phí lưu trữ, dễ dàng lập hóa đơn điện tử và khai báo thuế. Điều này tiện lợi hơn so với Excel, vì bạn không cần phải chuyển đổi và sử dụng nhiều phần mềm để khai báo hoặc nộp các loại thuế.

Lưu trữ dữ liệu kế toán

So sánh phần mềm kế toán và phần mềm excel: Khác nhau về lưu trữ dữ liệu kế toán

Việc sử dụng Excel trong việc quản lý tài liệu, theo dõi số lượng, thời gian, nội dung,… đã quá quen thuộc với nhiều tổ chức/doanh nghiệp. Do Excel phần lớn được sử dụng miễn phí, không phụ thuộc vào các nhà phát triển nên các tổ chức/doanh nghiệp có thể tự thiết lập đơn giản.

Ưu điểm của phương pháp lưu trữ dữ liệu bằng Excel:

• Dễ dàng lưu trữ, tự đặt tên theo lựa chọn của người sử dụng.
• Phần mềm excel cho phép thể thêm, bớt dữ liệu và hỗ trợ các chức năng về báo cáo, thống kê tài liệu.

Hạn chế của phương pháp quản lý và lưu trữ dữ liệu bằng Excel:

• Chỉ phù hợp với các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khi khối lượng tài liệu tăng lên, tốc độ xử lý sẽ bị giảm.
• Không phù hợp với các tổ chức cần báo cáo chi tiết các số liệu về quản lý tài liệu.
• Người dùng phải nắm được các hàm về Excel thì mới sử dụng hiệu quả.
• Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ bị sai sót hoặc nhầm lẫn.
• Bảo mật thông tin kém dễ bị mất dữ liệu.
• Doanh nghiệp có nhiều tài liệu, lượng dữ liệu lớn sẽ khó quản lý, văn thư sẽ khó theo dõi bởi các thông tin kém logic, rời rạc, dẫn đến khâu quản lý tài liệu kém hiệu quả.

Với phần mềm Excel phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, thì phần mềm kế toán lại có thể lưu trữ số lượng dữ liệu kế toán khổng lồ. Việc lưu trữ bằng hệ thống điện toán đám mây giúp các doanh nghiệp có thể chủ động trong việc quản lý và theo dõi từ xa các dữ liệu. Thông qua việc nhập dữ liệu đầu vào, phần mềm kế toán có thể xuất ra báo cáo tài chính và tự động hạch toán lương và chi phí cho kế toán viên.

CyberBook cũng là một trong những phần mềm kế toán trực tuyến đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Quỹ và ngân hàng, bán hàng và công nợ phải thu, Mua hàng và công nợ phải trả, Kho, Giá thành,… 

Phần mềm CyberBook kết nối với Tổng cục thuế, ngân hàng điện tử, giúp khai thuế TNCN, thuế TNDN, tích hợp các phần mềm doanh nghiệp dễ dàng với tốc độ xử lý và khả năng đồng bộ dữ liệu nhanh chóng.

Tính chủ động trong công việc

Với phần mềm kế toán và Excel, các kế toán viên cũng đều cần phải chủ động trong công việc. Dưới đây là bảng so sánh giữa hai phần mềm kế toán và Excel:

Phần mềm kế toánExcelKhai báo tài khoảnNhập thông tin khai báo được thiết lập sẵn theo trình tự trong phần mềm kế toánTự khai báo bằng cách tạo lập và nhập dữ liệu thủ côngHạch toánQuan sát, đo lường, tính toán qua một phần mềm, dễ dàng quan sát và báo cáo Ghi nhớ các hàm trong excel để hạch toán kế toán đúngBàn giao công việcPhần mềm kế toán cho phép nhiều người dùng, phân quyền người dùng theo chuyên môn khác nhau. Do đó việc bàn giao công việc rất thuận lợi, dễ dàng cho người mới theo dõi và sử dụng.
Phần mềm có thể phân quyền chi tiết cho người dùng với các chức năng: xem, thêm, chỉnh sửa, xóa, in ấn, gửi đi,… Khó khăn khi bàn giao công việc, cần chuyển giao nhiều dữ liệu kế toán lưu tại máy tính cá nhânSo sánh phần mềm kế toán và phần mềm Excel

Độ bảo mật của phần mềm

Để bảo vệ tệp excel, người dùng cần mã hóa mật khẩu cho từng tệp, tuy nhiên khi bạn quên mật khẩu thì Microsoft không truy xuất được mật khẩu đã quên, khả năng mất hẳn tệp tin đó là rất cao, do vậy bạn phải chắc chắn là phải nhớ mật khẩu. Ở Exxcel, các lựa chọn về cấp độ bảo vệ trang tính sẽ có dưới dạng nhiều hình thức, nhưng đây cũng không phải là một tính năng bảo mật:

Cấp độ tệp: Bạn chỉ cần đặt mật khẩu để khóa tệp Excel để người khác không thể mở hay sửa đổi tệp.

Cấp độ sổ làm việc: Bạn có thể khóa cấu trúc tệp của mình bằng cách chỉ định một mật khẩu. Việc khóa cấu trúc sẽ ngăn người dùng khác thêm, di chuyển, xóa, ẩn và đổi tên các trang tính. 

Cấp độ trang tính:Bạn có thể kiểm soát các thao tác người dùng khác làm việc trong trang tính. Bạn có thể phân loại chính xác những việc mà một người dùng được làm trong một trang tính, từ đó, đảm bảo rằng không có dữ liệu quan trọng nào trong trang tính của bạn bị ảnh hưởng. 

Đối với phần mềm kế toán, chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống bảo mật và quản lý an toàn thông tin: ISO 9000, ISO 27000, CMMi Level 3, CSA Star. 

Các dữ liệu trong phần mềm kế toán online được sao lưu và bảo mật. Các phần mềm offline cũng sẽ được nhà cung cấp hướng dẫn sao lưu để đảm bảo máy chủ tại doanh nghiệp có thể lưu trữ an toàn.

Đồng thời, phần mềm kế toán cho phép quản lý thông tin người dùng, mật khẩu đăng nhập riêng để giới hạn người có thể truy cập sử dụng. Phần mềm cho phép phân quyền rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng kế toán viên về chức vụ và chuyên môn khác nhau. Ví dụ tại Phần mềm kế toán trực tuyến CyberBook:

Chức năng “Phân quyền truy cập” dành cho người quản trị chương trình để phân quyền cho các người dùng chuyên môn khác. Vào chức năng Phân quyền truy nhập, chọn người dùng cần phân quyền sau đó nhấn nút phân quyền.

CyberBook cam kết bảo mật dữ liệu tối đa. Đồng thời với chức năng phân quyền giúp người quản trị dễ dàng tạo không gian làm việc riêng cho từng người dùng.

Lời kết

Có thể thấy rằng, phần mềm Excel và phần mềm kế toán đều có những lợi ích và đặc điểm tương đối khác nhau. Phần mềm kế toán sẽ phục vụ cho ngành kế toán cụ thể, còn Excel sẽ có tính đa năng hơn. Tuy nhiên, để kế toán viên có thể dễ dàng hơn trong công tác kế toán, việc lựa chọn một phần mềm chuyên biệt sẽ tạo điều kiện tốt nhất cho người dùng, giúp nhà quản trị dễ dàng nắm bắt thông tin kịp thời.

Quy mô nào nên áp dụng phần mềm kế toán ?

Nếu doanh nghiệp bạn đang dần phát triển thì phần mềm kế toán chuyên nghiệp sẽ đầy đủ các tính năng phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Quy mô áp dụng của phần mềm kế toán được linh động theo từng doanh nghiệp, đầy đủ các nghiệp vụ kế toán cơ bản và các nghiệp vụ theo từng ngành.

Phần mềm kế toán có lưu được dữ liệu lớn hay không ?

Phần mềm kế toán lại có thể lưu trữ số lượng dữ liệu kế toán khổng lồ. Việc lưu trữ bằng hệ thống điện toán đám mây giúp các doanh nghiệp có thể chủ động trong việc quản lý và theo dõi từ xa các dữ liệu. Thông qua việc nhập dữ liệu đầu vào, phần mềm kế toán có thể xuất ra báo cáo tài chính và tự động hạch toán lương và chi phí cho kế toán viên.

—————————

Phần mềm kế toán trực tuyến CyberBook

• VPGD: Tầng 4, tòa nhà T608B, Tôn Quang Phiệt, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm. TP Hà Nội
• Hotline: 1900 2038
• Website: https://cyberbook.vn/
• Email: [email protected]