TOP 13+ Phần mềm quản lý quán cafe được tin dùng hàng đầu

Phần mềm quản lý quán cafe – “cánh tay đắc lực” trong quá trình chuyển đổi số, tạo cú hích ấn tượng cho sự phát triển của doanh nghiệp

Phần mềm quản lý quán cafe hiện đại, chuyên nghiệp là chìa khóa không thể thiếu trong kinh doanh thời đại chuyển đổi số. Nó là công cụ đắc lực để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của quán. Giao diện thân thiện, thao tác đơn giản cùng các tính năng nổi bật. Từ đó, tối ưu chi phí, tinh gọn nhân lực và bùng nổ doanh thu.

1. Phần mềm quản lý doanh nghiệp

Tại Việt Nam, việc sử dụng các phần mềm quản lý không quá nhiều, chỉ 20%. Bởi họ lo ngại về sự chính xác cũng như cách vận hành phức tạp của nó. Tuy nhiên, thị trường F&B ngày càng sôi động và cạnh tranh gay gắt, trải nghiệm khách hàng tốt nhất là điều được ưu tiên hàng đầu. Bởi vậy, tối ưu hóa quy trình vận hành là điều không thể bỏ qua. Rất nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản lý quán và đem lại những hiệu quả tốt.

2. Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Kinh doanh quán cafe vô cùng phức tạp. Đặc biệt là với những chuỗi nhà hàng quy mô lớn và thời điểm đông khách. Việc nhầm lẫn, bối rối xảy ra trong quá trình phục vụ khách hàng không hiếm. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng cũng như uy tín quán. Chưa kể, nó còn ảnh hưởng đến cả quá trình kinh doanh và quản lý phía sau. Và một trong những bí quyết để kinh doanh quán cafe thành công được các thương hiệu lớn sử dụng chính là phần mềm quản lý quán cafe.
Việc áp dụng phần mềm vào công tác quản lý nhân sự và công việc giúp cửa hàng vận hành nhanh, đơn giản và chính xác hơn. Thông qua tự động hóa đơn hàng, phục vụ và kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh. Khi đó, bạn sẽ có nhiều thời gian phát triển chăm sóc khách hàng, Marketing,… Đặc biệt là có thể dễ dàng nắm bắt mọi hoạt động kinh doanh từ xa dù không có mặt trực tiếp tại quán với công cụ đắc lực này.

3. Phân loại phần mềm quản lý quán cafe

Cùng Nhà Hàng Số phân loại phần mềm quản lý quán cafe chi tiết nhất.

3.1 Dựa trên chi phí

Chi phí là một trong những vấn đề được quan tâm khi quyết định lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe. Mỗi phần mềm sẽ có những chức năng nhất định và mức phí tương ứng. Dựa trên chi phí có thể chia thành phần mềm quản lý quán cafe miễn phí và có phí.

• Về chi phí

Với phần mềm quản lý quán cafe miễn phí, bạn không phải chi trả bất cứ chi phí nào. Nhờ đó, có thể tiết kiệm khoản chi phí đầu tư ban đầu. Download phần mềm quản lý quán cafe miễn phí cũng rất đơn giản. Còn với phần mềm quán cafe có trả phí, hầu hết người dùng sẽ được cung cấp trải nghiệm miễn phí trong thời gian nhất định. Sau đó, phải mua để tiếp tục sử dụng trọn gói hoặc theo tháng/ năm.

• Về tính năng

Các phần mềm quản lý quán cafe miễn phí thường chỉ cung cấp một số tính năng đơn giản nhất định. Cụ thể là gọi món, tính tiền, thanh toán, in bill,… Còn quản lý nguyên vật liệu, nhân viên, xuất báo cáo,… thường không có. Hoặc chỉ ở mức cơ bản. Đặc biệt, nó chỉ hỗ trợ tính năng quản lý qua các thiết bị như máy tính bảng, smartphone,… Do đó, việc chỉ sử dụng trên máy tính khiến việc theo dõi, quản lý bất tiện hơn cả. Còn khi trả phí, các nhà cung cấp sẽ xây dựng phần mềm quản lý quán cafe hỗ trợ nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn. Đó là quản lý kho, chăm sóc khách hàng, quản lý từ xa, hỗ trợ gọi món bằng công nghệ real-time,… Qua đó, đảm bảo mọi quy trình được hoạt động trơn tru, tối ưu và hiệu quả nhất.

• Về tính ổn định và khả năng nâng cấp

Các phần mềm miễn phí thường không được cập nhật thường xuyên. Bởi vậy, trong quá trình sử dụng có rất nhiều lỗi xảy ra. Còn các phần mềm có trả phí hoạt động ổn định hơn và thường xuyên được nâng cấp. Do đó, các tính năng cũng đa dạng và bảo mật tốt hơn.

• Về hỗ trợ sau mua

Đối với các phần mềm miễn phí, bạn sẽ khó nhận được sự hỗ trợ đầy đủ và kịp thời nếu gặp vấn đề. Còn khi sử dụng phần mềm có trả phí, nhà cung cấp sẽ hỗ trợ nhiệt tình cho bạn. Họ có đội ngũ kỹ thuật, chăm sóc khách hàng sẵn sàng hỗ trợ, giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng nhất.

3.2 Dựa trên nền tảng công nghệ

Dựa trên nền tảng công nghệ, phần mềm quản lý quán cafe chia thành 2 loại. Đó là phần mềm dạng On-promises (phần mềm cài đặt, lưu trữ dữ liệu tại chỗ – trên máy chủ của quán) và phần mềm dạng Cloud (phần mềm dựa trên nền tảng điện toán đám mây, dữ liệu được lưu trữ trên cloud do nhà cung cấp duy trì).

• Về chi phí

Các phần mềm quản lý quán cafe dạng On-premises thường yêu cầu trả phí một lần trọn gói. Những thiết bị này có cấu hình tốt, hoạt động ổn định nên chi phí đầu tư ban đầu thường khá cao. Còn các phần mềm dạng Cloud thường sẽ trả phí thuê bao theo tháng hoặc theo năm nên chi phí ban đầu được tiết kiệm hơn nhiều.

• Về triển khai

Các phần mềm quản lý quán cafe dạng On-premises phức tạp hơn so với Cloud. Để cài đặt phần mềm này, bạn cần đơn vị cung cấp trực tiếp đến quán. Ngoài ra, nhân sự cũng cần am hiểu về công nghệ và kỹ thuật và tốn thêm chi phí để duy trì máy chủ. Còn dạng Cloud thì gọn nhẹ, dễ cài đặt và dễ sử dụng hơn nhiều. Chỉ cần đăng ký tài khoản hoặc tải ứng dụng là có thể sử dụng phần mềm. Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây nên không cần bận tâm về vấn đề máy chủ.

• Về tính ổn định

Phần mềm dạng On-premises thường có khả năng hoạt động ổn định ngay cả khi đông khách, hạn chế tình trạng quá tải, gián đoạn sử dụng. Còn với phần mềm quản lý quán cafe dạng Cloud, tính ổn định có phần kém hơn do thường hoạt động dựa trên kết nối internet. Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý quán cafe dạng Cloud đã khắc phục được nhược điểm này nên đây không phải là vấn đề bạn phải lo lắng.

• Về tính bảo mật dữ liệu

Với On-premises, dữ liệu được lưu trữ trên server của quán nên bạn có toàn quyền quản lý dữ liệu. Còn với Cloud, dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng của nhà cung cấp nên khả năng kiểm soát và bảo mật thấp hơn. Do vậy, chủ quán cần làm việc với các nhà cung cấp uy tín để có thể an tâm về tính bảo mật dữ liệu.

4. Thế nào là phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp?

Việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe giúp tiết kiệm thời gian quản lý, nâng cao hiệu quả làm việc và thúc đẩy doanh số bán hàng. Một số tính năng cụ thể phải kể đến như:

• Quản lý danh sách hàng hóa, giá bán, bàn, phòng
• Bán hàng, thanh toán, in hóa đơn
• Quản lý xuất – nhập kho nhanh chóng
• Order món chính xác
• Quản lý nhân viên, phân quyền và hiệu suất làm việc
• Hỗ trợ thu ngân tính tiền bao gồm số tiền cần thanh toán, khuyến mãi áp dụng, công nợ,…
• Có thể cài đặt trên nhiều thiết bị, quản lý trực tuyến
• Tích hợp với một số thiết bị cứng như máy POS mini, máy in bill, két tiền,… nhằm hạn chế gian lận và sai sót quá trình bán hàng

Xem thêm:

5. Lợi ích của các phần mềm quản lý quán cafe

5.1 Dễ dàng quản lý các danh mục sản phẩm, giá cả

Bạn có thể dễ dàng lập danh sách sản phẩm, giá cả, khuyến mãi,… Thậm chí, có thể phân theo cả thời gian và khu vực với những chuỗi cafe. Qua đó, những điều chỉnh sẽ được cập nhật nhanh chóng và đồng bộ hóa. Ngoài ra, việc tìm kiếm và import từ sheet excel cũng dễ dàng hơn nhiều. Hình ảnh hàng hóa cần được trình bày khoa học và nhầm lẫn. Điều này giúp giảm thiểu áp lực và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.

5.2 Order đồ uống nhanh

Việc sử dụng phần mềm bán hàng quán cafe sẽ giúp order chính xác, dễ dàng và nhanh chóng. Đồng thời, việc nhập liệu ngay trên máy hạn chế tối đa gian lận, đảm bảo minh bạch. Chưa kể, in bill và thanh toán cũng nhanh chóng hơn nhiều. Đặc biệt, sẽ dễ dàng quản lý những yêu cầu khác của khách khi gọi đồ. Chẳng hạn về lượng đường, đá, sữa,… được ghi chú nhanh chóng. Nhờ đó, có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của mọi khách hàng.

5.3 Bán hàng, in bill nhanh chóng và chính xác

Khi khách order, dữ liệu sẽ được nhập bao gồm sản phẩm, số lượng, giá bán và khuyến mãi (nếu có). Khi đó, thông qua phần mềm quản lý quán cafe, bộ phần quầy pha chế sẽ tiếp nhận và hoàn thành đơn nhanh chóng. Thu ngân sử dụng màn hình cảm ứng để nhập đơn hàng, in biên lai thanh toán và thu tiền.
Phần mềm sẽ ghi nhận số tiền khách hàng đưa ra để tính toán thay đổi khi thanh toán. Nhờ đó, đảm bảo chính xác, tránh gian lận và sai sót. Chức năng đặt hàng trên điện thoại còn có thể giảm đến 50% nhân viên vận hành của quán. Với phần mềm quản lý hiện đại, bạn chỉ cần thêm mô tả công việc của nhân viên quán cafe. Mọi công việc sẽ diễn ra theo quy trình khép kín và khoa học.

5.4 Xử lý các khoản thanh toán dễ dàng

Các phần mềm quản lý quán cafe cũng hỗ trợ quẹt thẻ hoặc quét mã. Qua đó, đáp ứng nhu cầu và xu hướng thanh toán đa dạng hiện nay. Có thể bằng thẻ, tài khoản ngân hàng, ví điện tử,… Đồng thời, nhờ đó có thể quản lý doanh thu hiệu quả hơn.

5.5 Báo cáo doanh thu chi tiết từ xa

Báo cáo doanh thu đồng vai trò quan trọng giúp chủ quán có cái nhìn tổng quan về tình hình phát triển. Qua đó, có những thay đổi kịp thời để kinh doanh thuận lợi với doanh thu tăng với những chiến lược phù hợp nhất. Các con số và mục được sắp xếp khoa học nên rất dễ theo dõi. Thậm chí, có thể nghiên cứu ngay trên điện thoại và quản lý từ xa.

5.6 Quản lý lượng hàng tồn

Để đảm bảo hương vị đồ uống và đồ ăn ngon, chất lượng nguyên liệu, hàng tồn kho cần được theo dõi kỹ càng. Bạn cần kiểm soát và nắm bắt được số lượng cũng như thời hạn nguyên vật liệu còn lại để đáp ứng nhu cầu kinh doanh sắp tới. Ngoài ra, nó cũng giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về thời điểm đông khách, vắng khách. Từ đó, có những điều chỉnh phù hợp.

5.7 Quản lý chi phí, công nợ

Với thuật toán được cài đặt sẵn, bất kỳ nguồn thanh toán nào khi nhập vào đều được lưu trữ chi tiết. Bao gồm số tiền, nội dung, thời gian, người quản lý,… Kết hợp với doanh thu sẽ cho ra báo cáo lưu chuyển tiền tệ cụ thể. Chi phí hoạt động, công nợ và chi phí biến đổi sẽ được thể hiện rõ ràng. Từ đó, có cái nhìn tổng quan về tài chính, khả năng thu chi. Và kịp thời đưa ra những quyết định giúp nâng cao kết quả kinh doanh.

5.8 Quản lý kho nhập – xuất hàng

Lợi nhuận và quản lý kho là hai vấn đề nan giải nhất. Không những đảm bảo chất lượng và công thức pha chế chuẩn. Bạn còn phải kiểm soát hao hụt nguyên liệu cũng như hạn sử dụng. Chưa kể, khi nhập cũng nhập với một số lượng lớn. Nếu không quản lý hiệu quả sẽ khó tránh khỏi thất thoát và sai lệch về dòng tiền. Với phần mềm quản lý quán cafe, bạn hoàn toàn có thể thiết lập số lượng, tính giá vốn hàng bán cũng như lượng hàng tồn kho. Từ đó, đưa ra những báo cáo chính xác về doanh thu và lợi nhuận.

5.9 Quản lý nhân sự

Tính năng tối ưu của các phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp giúp hạn chế tối đa các vấn đề gian lận, thất thoát và quản trị nhân sự. Đặc biệt là nhờ tính năng phân quyền giúp chủ kinh doanh dễ dàng ngăn chặn những vấn đề phát sinh. Việc phân công ca giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt được thời gian và phần công việc. Đồng thời, có thể luân chuyển giữa các bộ phận để đảm bảo hoạt động nhuần nhuyễn nhất.

5.10 Điều hành chuỗi cửa hàng hiệu quả

Các chuỗi thương hiệu nổi tiếng như The Coffee House, Highland, Trung Nguyên,… không thể thiếu phần mềm quản lý quán cafe. Bởi việc tự động hóa, đồng bộ là lưu trữ giúp người dùng có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của từng cửa hàng. Nhờ đó, việc thiết lập một cửa hàng mới cũng không quá khó khăn. Một số tính năng nâng cao tương ứng:

• Đồng bộ danh mục hàng hóa, giá bán, nhân viên. Giá giống nhau hoặc riêng biệt.
• Tài khoản sử dụng phần mềm có thể sử dụng tại một hoặc nhiều chi nhánh.
• Báo cáo kinh doanh tập trung trên một hoặc một số tài khoản cố định.

Xem thêm:

6. Các bước vận hành phần mềm quản lý cafe như thế nào?

Mỗi phần mềm sẽ có những tính năng nhất định từ cơ bản đến nâng cao. Và cách sử dụng dễ dàng hay phức tạp cũng khác nhau. Tuy nhiên, dưới đây là những bước đầu để tiến hành triển khai phần mềm quản lý quán cà phê đơn giản mà bạn không thể bỏ qua.

• Tạo tài khoản đăng ký của phần mềm quán cafe (hoặc cài đặt phần mềm quản lý cà phê)
• Tạo tài khoản nhân viên và phân quyền
• Tao danh mục hàng hóa và dịch vụ
• Tạo sơ đồ bàn
• Tạo bảng giá, bảng tính giờ và các chương trình khuyến mãi
• Nhập sản phẩm
• Bán hàng

7. TOP phần mềm quản lý quán cafe tối ưu nhất

Các phần mềm quản lý quán cafe ngày càng được trú trọng đầu tư. Mỗi phần mềm được thiết kế với giao diện, tính năng và các mức phí khác nhau. Trên thị trường, ngày càng nhiều các ứng dụng được tung ra khiến người dùng gặp rất nhiều khó khăn khi chọn lựa. Hiểu điều đó, Nhà Hàng Số đã tổng hợp và review phần mềm quản lý quán cafe hiệu quả với chi phí phù hợp nhất dưới đây. Bạn có thể cân nhắc và lựa chọn được phần mềm ưng ý.

7.1 Tanca

Cái tên nhắc đến đầu tiên chính là Tanca. Phần mềm quản lý quán cafe này được thiết kế theo mô hình 4.0. Từ đó, đáp ứng nhu cầu chuyển đổi kỹ thuật số trong quản lý nhân sự và công việc. Bởi vậy, khách hàng sẽ có những trải nghiệm tốt nhất với màn hình trực quan cùng các tính năng hiện đại.
Ưu điểm:

• Chấm công trực tuyến ngay trên điện thoại thông qua wifi, định vị GPS, Face ID. Hoặc chấm công tự động bằng công nghệ AI camera.
• Tích hợp với máy chấm công thông thường.
• Sắp xếp ca linh hoạt, rõ ràng.
• Hệ thống tính lương tự động.
• Quản lý truyền thông nội bộ.
• Tính năng báo cáo động.

7.2 KiotViet

Phần mềm quản lý cafe KiotViet nổi bật với quy trình hoạt động chuyên nghiệp và thao tác đơn giản. Nó được tích hợp hoạt động tiện lợi trên mọi nền tảng từ máy tính, máy POS cầm tay hoặc tại quầy thu ngân cho đến điện thoại.
Ưu điểm:

• Đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với những người không rành công nghệ.
• Thống kê, tra cứu số lượng đơn hàng và hàng tồn kho theo thời gian thực.
• Sắp xếp thứ tự menu dựa theo thời gian order.
• Tích hợp trên đa nền tảng nhằm tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.
• Hỗ trợ tính tiền nhanh chóng, chính xác.
• Hỗ trợ quản lý từ xa và đồng bộ dữ liệu.
• Quản lý thu chi chặt chẽ và chi tiết.
• Báo cáo kinh doanh trực quan và đầy đủ.
• Lưu trữ dữ liệu khách hàng.
• Quản lý công nợ của nhà cung cấp và khách hàng

Lưu ý: Phần mềm hỗ trợ miễn phí dùng thử trong 10 ngày. Sau đó, bạn có thể trả phí với các gói dịch vụ sau:

• Gói hỗ trợ: 180.000 VNĐ/ tháng. Dành cho mô hình kinh doanh nhỏ, bắt đầu kinh doanh hoặc bán hàng online. Một quán cà phê tối đa 3 người dùng.
• Gói chuyên nghiệp: 250.000 VNĐ/ tháng. Dành cho mô hình kinh doanh chuyên nghiệp, không giới hạn người dùng một quán cafe. Trả thêm 180.000 VNĐ/ tháng cho 1 chi nhánh.

7.3 Mona Media

Mona Media là phần mềm quản lý quán cà phê có nền tảng lập trình ổn định, mức độ bảo mật cao. Các tính năng được thiết kế phù hợp với mọi mô hình quán cà phê.
Ưu điểm:

• Đồng bộ dữ liệu trên đa dạng thiết bị.
• Ghi chép và theo dõi mọi thông tin, hoạt động xuất, nhập của kho.
• Khả năng tự động tính tiền chính xác.
• Báo cáo doanh thu chi tiết theo từng mốc thời gian cụ thể như ngày, tuần, tháng,…
• Hỗ trợ lưu trữ và tạo lập hồ sơ thông tin khách hàng.

Lưu ý: Người dùng phải đăng ký để nhận được thông tin về phiên bản dùng thử và giá trước khi đưa ra quyết định mua.

7.4 CukCuk

Cukcuk phù hợp với mọi quán cafe, hỗ trợ quy trình vận hành của quán. Kiểm soát được lượng khách đến hay không, năng lực phục vụ của nhân viên, doanh thu và cả các vấn đề phục vụ. Phần mềm quản lý quán cà phê Cukcuk phù hợp với mọi mô hình quán cà phê, hỗ trợ điều hành quán ở mọi lúc mọi nơi, kiểm soát được số lượng khách đến có nhiều hay không, công suất phục vụ của nhân viên như thế nào, doanh thu bao nhiêu, có xảy ra sự cố hay sai sót gì trong quá trình phục vụ hay không,… và dễ dàng kiểm soát sự phát triển trong công việc kinh doanh của quán.
Ưu điểm:

• Order nhanh chóng.
• Hỗ trợ ghi chú món, thêm/hủy món, chuyển bàn/ gộp bàn, tách bill dễ dàng.
• Sắp xếp thứ tự menu theo thời gian gọi món.
• Dễ dàng kiểm soát việc xuất, nhập nguyên liệu theo thời gian thực.
• Tự động hóa ghi chép và báo cáo doanh thu.
• Hỗ trợ tính tiền nhanh chóng, chính xác.
• Có thể quản lý từ xa trên điện thoại và có thể hoạt động ngoại tuyến ngay cả khi không có Internet.
• Quản lý thu chi chi tiết và chính xác.

Lưu ý: Phần mềm cho phép dùng thử miễn phí trong 15 ngày. Sau đó, bạn phải trả phí 99.000 VNĐ/ tháng để sử dụng.

7.5 PosApp

PosApp là phần mềm quản lý quán cà phê được ưa chuộng hàng đầu bởi sự tiện lợi, hiện đại và linh hoạt của nó. Tự động hóa mọi quy trình giúp nó đáp ứng được nhu cầu của mọi mô hình kinh doanh quán cafe.

Ưu điểm:

• Đồng bộ dữ liệu và hoạt động tích hợp trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS cầm tay…..
• Dễ dàng kiểm soát việc xuất – nhập thiết bị, nguyên vật liệu và hàng tồn kho.
• Có thể hoạt động ngoại tuyến và quản lý từ xa.
• Quản lý báo cáo ca nhân viên và báo cáo hoạt động kinh doanh chi tiết theo thời gian thực.
• Quản lý thu tiền theo ca, nhân viên và phân quyền.
• Quản lý chi tiết bill bao gồm cả những bill đã hủy với đầy đủ các thông tin chi tiết.

Lưu ý: Phần mềm hỗ trợ dùng thử miễn phí trong 14 ngày. Sau đó, phải trả phí để hoạt động tiếp với các gói dịch vụ như:

• Gói cơ bản: 120.000 VNĐ/ tháng. Giới hạn 3000 đơn hàng/ tháng. Không hỗ trợ quản lý tồn kho và thu chi.
• Gói phổ biến: 170.000 VNĐ/ tháng. Không giới hạn đơn hàng. Hỗ trợ quản lý tồn kho và thu chi của quán.

7.6 Phần mềm quản lý quán cafe POS365

Cũng giống như những phần mềm trên, phần mềm quản lý quán cafe POS365 hỗ trợ rất nhiều tính năng từ cơ bản đến nâng cao. Nó được đánh giá cao bởi miễn phí và tinh gọn nhất. Nó là phiên bản được phát triển riêng cho mô hình quán cafe, quán trà sữa, quán trà chanh.
Ưu điểm:

• Giao diện trực quan, dễ nhìn.
• Order nhanh chóng, dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu của khách.
• Kiểm soát tốt thu chi và tiêu hao nguyên liệu pha chế.
• Đồng bộ dữ liệu và hoạt động tích hợp trên nhiều thiết bị khác nhau.
• Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.
• Hỗ trợ quản lý từ xa.
• Báo cáo thống kê chi tiết và trực quan.
• Dễ dàng triển khai các chương trình tích điểm, khuyến mãi.
• Tích hợp nhiều hình thức thanh toán khác nhau và tiện ích nhất cho khách hàng.

Lưu ý: Phần mềm cho phép dùng thử miễn phí. Sau đó, bạn phải trả phí 99.000 VNĐ/1 tháng để sử dụng phần mềm.

7.7 iPOS

IPOS được các quán cafe vừa và nhỏ ưu tiên sử dụng. Không những vậy, với sự nâng cấp không ngừng, một số quán cà phê thương hiệu lớn hiện nay cũng đang sử dụng phần mềm này. Điển hình là The Coffee House, Cộng Cà Phê, The Coffee Factory, Gemini coffee…
Ưu điểm:

• Hỗ trợ đặt hàng, thanh toán, in hóa đơn, …
• Báo cáo doanh thu, chi phí, hóa đơn bán hàng, hàng hóa xuất nhập tồn kho, công nợ được thống kê chi tiết và xác thực.
• Đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau.
• Các thao tác xóa hay thay đổi/ thêm món đều được lưu lại.
• Công thức được định sẵn giúp nhân viên thực hiện chuẩn xác và thống nhất.
• Hỗ trợ tính tiền nhanh chóng.
• Quản lý đơn hàng, doanh thu, số lượng voucher khuyến mãi,… chặt chẽ.

Lưu ý: Phải đăng ký nhận thông tin về phiên bản dùng thử và giá của phần mềm trước khi mua.

7.8 Polaris FnB

Nhắc đến phần mềm quản lý quán cafe, không thể không kể đến Polaris FnB. Một phần mềm phù hợp với mọi mô hình quán cà phê.
Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• Quản lý tốt các đơn hàng, order, doanh thu, số bàn đã đặt, còn trống,…
• Hỗ trợ nhận order, thông báo, xử lý nội bộ và in hóa đơn.
• Dễ dàng quản lý, kiểm soát hóa đơn, nhập xuất nguyên, vật liệu để tránh thất thoát thu chi.
• Sắp xếp và thay đổi ca làm việc linh hoạt hơn.
• Cho phép người quản lý truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng.
• Tính năng phân quyền nhân viên.
• Biểu đồ thống kê trực quan.

Lưu ý: Phần mềm cho phép dùng thử miễn phí. Sau đó, bạn phải trả phí 199.000 VNĐ/1 tháng để sử dụng phần mềm.

7.9 DRS Manager

DRS Manage giúp gọi món, ghi chú món, thêm/ đổi món, gộp hay tách bill một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, phần mềm này còn giúp quản lý từ xa một cách dễ dàng. DRS Manager là phần mềm quản lý quán cà phê hỗ trợ thực hiện việc đặt món, ghi chú hoặc thêm món, đổi món, thao tác gộp bàn hoặc tách hóa đơn thanh toán một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp chủ quán có thể quản lý từ xa thông qua điện thoại, máy tính bảng,… dễ dàng.
Ưu điểm:

• Hiển thị rõ tình trạng phục vụ từng bàn, từng món order để khách phải chờ lâu.
• Hỗ trợ ghi chú thêm, hủy món, chuyển bàn, gộp bàn, tách hóa đơn,… nhanh chóng.
• Quản lý đơn hàng, số lượng hàng, xuất nhập nguyên liệu và hàng tồn kho chặt chẽ.
• Tổng hợp thu chi, báo cáo thống kê chi tiết, xác minh theo ngày, tuần, tháng, …
• Hỗ trợ nhân viên thu ngân
• Hỗ trợ quản lý từ xa và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị.

Lưu ý: Phần mềm được cho phép sử dụng miễn phí trong 15 ngày. Sau đó, phải trả phí theo gói để sử dụng, bao gồm:

• Gói tiết kiệm: 2.000.000 VNĐ.
• Gói tiêu chuẩn: 3.500.000 VNĐ.
• Gói chuyên nghiệp: 5.000.000 VNĐ.

Tải DRS Manager cho Google Play

7.10 Loyverse

Loyverse là phần mềm quản lý quán cafe miễn phí với những tính năng nổi bật. Nhờ vậy, chủ quán có thể dễ dàng theo dõi và giám sát hoạt động kinh doanh của quán chỉ với vài thao tác nhỏ.
Ưu điểm:

• Giám sát các ca và hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Dễ dàng kiểm soát hàng hóa, xuất – nhập nguyên vật liệu, thiết bị và máy móc.
• Quản lý hóa đơn, thu chi và công nợ chuẩn xác.
• Báo cáo thống kê tình hình kinh doanh chi tiết.
• Phân tích kinh doanh trực quan, chương trình khách hàng thân thiết,…
• Hỗ trợ quản lý từ xa và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị.

7.11 DanTriSoft

DanTriSoft là một trong những phần mềm quản lý quán cafe uy tín nhất thị trường. Nó được rất nhiều doanh nghiệp tín nhiệm khi dẫn đầu trong việc sản xuất phần mềm miễn phí hỗ trợ người dùng. Đồng thời, cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết.
Ưu điểm:

• Quản lý hàng hóa, xuất nhập kho cũng như dữ liệu khách hàng và nhà cung cấp.
• Quản lý doanh thu, hoạt động thu chi và công nợ chi tiết.
• Cho phép thiết lập sơ đồ bàn và khu vực.
• Thiết lập in hóa đơn theo khu vực.

Tải Dân Trí Soft cho Window

7.12 Thuần Việt Coffee

Thuần Việt Coffee là phần mềm bán hàng quán cafe hỗ trợ chủ quán giúp họ có thể quản lý từ xa thông qua thiết bị di động. Hơn nữa, phần mềm còn giúp kiểm soát chặt chẽ đơn hàng và tổng số lượng nguyên liệu còn lại, từ đó lập kế hoạch kinh doanh cho cửa hàng.
Ưu điểm:

• Dễ dàng quản lý hệ thống bàn.
• Lưu trữ và thống kê chi tiết tình hình doanh thu theo ca và có báo cáo cuối ca.
• Kiểm soát các ca làm việc và tính lương dễ dàng.
• Quản lý thành viên theo thứ hạng và tự động áp dụng các chương trình khuyến mãi tương ứng.

7.13 Abatoba FnB

Abatoba FnB là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh và nhiều lĩnh vực. Bởi vậy, nó là sự lựa chọn hoàn hảo cho chủ quán cafe nhỏ, không yêu cầu nhiều tính năng.
Ưu điểm:

• Order từ xa trên nhiều thiết bị. Khách hàng có thể đặt hàng nhanh chóng, dễ dàng.
• Những yêu cầu sẽ ngay lập tức được lưu trữ và đồng bộ giữa các bộ phận.
• Dễ dàng theo dõi, nghe thông báo, quản lý chi tiết danh sách và trạng thái khi khách order và đang chờ xử lý.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng.
• Quản lý hàng hóa, xuất nhập nguyên liệu và hàng tồn kho dễ dàng.

7.14 QM Coffee

QM Coffee là phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp.
Ưu điểm:

• Giao diện, cách hoạt động đơn giản, trực quan, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
• Tích hợp đầy đủ phân hệ quản lý kho như xuất, nhập nguyên vật liệu tự động.
• Tính giá vốn hàng bán ngay lập tức để có thể thấy được lợi nhuận tức thì. Thống kê lợi nhuận và báo cáo các chỉ số kinh doanh hàng ngày, hàng tuần,…

8. Lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe

Việc tìm kiếm được phần mềm quản lý quán cà phê phù hợp không hề đơn giản. Tuy nhiên, nó lại yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định đến hiệu quả kinh doanh. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe khác nhau. Và đồng thời, cũng có rất nhiều tiêu chí để đánh giá và lựa chọn. Do vậy, cần cân nhắc kỹ lưỡng để sở hữu được phần mềm tối ưu nhất.

8.1 Chi phí và khả năng tương thích với phần cứng

Việc tương thích của phần mềm đối với các thiết bị phần cứng vô cùng quan trọng. Cụ thể là máy in, máy in hóa đơn, máy tính, máy quét mã vạch… Nếu khả năng tương thích tốt, bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí và thời gian để vận hành. Nếu không, bạn sẽ phải chi số tiền lớn để đầu tư lại những thiết bị ngoại vi đi kèm. Đáng nói, có một số phần mềm còn tích hợp luôn công năng của những thiết bị trên.
Bên cạnh đó, chi phí cũng khác nhau giữa các sản phẩm. Và đương nhiên, như đã phân tích ở trên, mức phí sẽ tương đương với các tính năng được tích hợp. Có thể nói, đây là chi phí không thể không đầu tư. Do đó, cần cân nhắc kỹ lưỡng loại máy với chi phí phù hợp nhất.

8.2 Tính năng đáp ứng nhu cầu cần thiết

Mỗi mô hình, quy mô và phương thức kinh doanh sẽ yêu cầu những tính năng riêng. Đặc biệt là với hàng hoá đặc thù như đồ uống, cafe. Do vậy, trước tiên, cần xác định được điều bạn cần ở một phần mềm quản lý quán cafe. Quán của bạn đang gặp vấn đề gì và đâu sẽ là dòng máy giải quyết được những vấn đề đó,… Khi đó, bạn mới có thể lựa chọn được phần mềm hữu ích, hiệu quả và phù hợp nhất với thực trạng hiện tại.

8.3 Cân nhắc sử dụng công nghệ điện toán đám mây

Với công nghệ điện toán đám mây, mọi dữ liệu được lưu trữ tập trung trên 1 server đặc biệt. Từ đó, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu. Tránh mất dữ liệu khi gặp sự cố, hỏng hóc. Nó đặc biệt nguy hiểm cho hoạt động kinh doanh của bạn. Chưa kể, với công nghệ điện toán đám mây, bạn còn có thể truy cập dữ liệu ở trên bất cứ nền tảng nào có kết nối internet. Tất cả đều được mã hóa với hệ thống mật khẩu bảo đảm an toàn tuyệt đối.

8.4 Sự an toàn và thân thiện khi sử dụng phần mềm

Việc vận hành một thiết bị công nghệ trơn tru và hiệu quả không hề dễ dàng. Tất cả được tích hợp nên có rất nhiều vấn đề khó khăn khi thao tác. Đặc biệt là với những người không am hiểu quá nhiều về công nghệ. Do đó, trước khi quyết định mua phần mềm nào cần cân nhắc kỹ đến giao diện và hệ thống hoạt động. Điều này đặc biệt quan trọng với những quán cafe có quy mô lớn. Bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian để nghiên cứu tài liệu và làm quen với cách vận hành của nó. Những phần mềm hỗ trợ bán hàng đơn giản, dễ sử dụng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.

8.5 Hỗ trợ quản lý đa chi nhánh

Hiện nay, nhu cầu phát triển chuỗi cửa hàng cafe nhận được sự quan tâm lớn. Rất nhiều thương hiệu đã thành công với mô hình này. Với các phần mềm quản lý quán cafe, bạn sẽ không cần phải lo lắng quá nhiều khi phải điều hành cả một chuỗi như vậy. Bạn có thể quản lý nhiều chi nhánh mọi lúc, mọi nơi. Một số phần mềm đã hỗ trợ không giới hạn số lượng chi nhánh. Chưa kể, còn quản lý trên 1 thiết bị duy nhất.

8.6 Hỗ trợ khách hàng

Việc gặp rắc rối trong quá trình vận hành là điều không thể tránh khỏi. Khi đó, sự hỗ trợ từ đơn vị cung cấp phần mềm vô cùng cần thiết. Nó phải được xử lý nhanh chóng để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Do đó, đây là yếu tố không thể bỏ qua khi lựa chọn một phần mềm nào đó.

9. Tạm kết

Áp dụng công nghệ vào quá trình vận hành – quản lý quán cafe không còn quá xa lạ trong kinh doanh F&B hiện nay. Lựa chọn đúng phần mềm quản lý quán cà phê sẽ giúp bạn kiểm soát dễ dàng các hoạt động kinh doanh. Từ đó tăng năng suất và hiệu quả kinh doanh. Với những lợi ích to lớn mà nó mang lại, đây sẽ là giải pháp công nghệ nhất định phải đầu tư. Nhà Hàng Số, trang thông tin hữu ích và uy tín với những cập nhật mới nhất tại chuyên mục Giải pháp.

5/5 – (4 bình chọn)