TOP 5 phần mềm hóa đơn điện tử tốt và nên mua nhất hiện nay

Ngày 25/03/2022

Công ty bạn bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử, hay bạn có nhu cầu thay thế phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng, hãy tìm hiểu các tiêu chí về phần mềm hóa đơn điện tử tốt và nên mua nhất hiện nay trong bài viết này nhé.

Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là gì?

Trước khi tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử, chúng ta hãy cùng tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì nhé.

Theo định nghĩa trong Thông tư 32/2011/TT-BTC, Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau:

• Gồm Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký điện tử và ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
  • Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
  • Trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
  • Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
  • Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợpngười mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lậpCác trường hợp đặc biệt:
  • Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua nếu là Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
  • Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
  • Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
• Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.

Các quy định hiện có về hóa đơn điện tử

Hiện tại đang có các quy định về hóa đơn điện tử như sau:

• Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Trong đó Thông tư 78/2021/TT-BTC là quy định mới nhất về hóa đơn điện tử và có hiệu lực từ ngày 1/7/2022 với các điểm sau đây:

• Nội dung ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
• ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn
• Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Áp dụng hóa đơn điện tử đối với các trường hợp chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đến cơ quan thuế, chuyển dữ liệu hóa đơn đối với trường hợp kinh doanh xăng dầu, áp dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh và trường hợp cung cấp dịch vụ ngân hàng
• Xử lý sai sót HĐĐT các lần tiếp theo nếu sau khi xử lý lần đầu (quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) vẫn còn sai sót, hướng dẫn xử lý bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử trong trường hợp có sai sót, gửi thiếu dữ liệu hóa đơn hoặc cần điều chỉnh.
• Quy định hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền
• Các văn bản về hoá đơn, chứng từ sẽ hết hiệu lực từ 01/7/2022

Xem thêm: Phần mềm kế toán làm cho nhiều doanh nghiệp

Các bước phát hành hóa đơn điện tử

Để phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định, Doanh nghiệp cần:

• Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử gồm Mẫu 01 – Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Cam kết CK01/AC theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
• Thông báo phát hành hóa đơn
• Mẫu hóa đơn điện tử (do phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp)

Các bước thực hiện như sau:

• Nộp Hồ sơ đăng ký lên Cơ quan thuế và chờ phản hồi từ Cơ quan thuế
• Tạo Thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK
• Nộp thông báo phát hành hóa đơn, Hóa đơn mẫu và Quyết định được sử dụng hóa đơn trên website thuedientu.gdt.gov.vn

Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?

Phần mềm hóa đơn điện tử, sản phẩm của các “tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử” theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, là phần mềm chuyên dụng dùng cho việc phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn trên hệ thống điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ doanh nghiệp nhập, hoặc lấy thông tin từ phần mềm kế toán liên kết, phát hành, ký số và truy xuất tất cả các thông tin về hóa đơn điện tử, bao gồm số hóa đơn, thông tin hóa đơn, hàng hóa, … thông báo sử dụng hóa đơn, tình hình sử dụng hóa đơn… Tất cả các công việc liên quan đến hóa đơn điện tử bạn đều có thể thực hiện trên phần mềm này.

Phần mềm hóa đơn điện tử có thể là một phần mềm cài đặt trên máy tính hoặc một ứng dụng dạng SaaS sử dụng trực tiếp trên website nhà cung cấp.

Phần mềm hóa đơn điện tử có thể xuất hóa đơn trực tiếp hoặc liên kết với phần mềm kế toán, phần mềm ERP, phần mềm bán hàng ,…

Các tính năng chính của phần mềm hóa đơn điện tử

• Hỗ trợ các nghiệp vụ về hóa đơn như tạo lập, phát hành hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn, tạo hóa đơn chuyển đổi và xóa bỏ hóa đơn trên nhiều nền tảng khác nhau như PC, Website, điện thoại di động, …
• Hỗ trợ các báo cáo về hóa đơn điện tử như tình hình sử dụng hóa đơn, bảng kê hóa đơn, …
• Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng qua Email, SMS,…
• Hỗ trợ tích hợp với các phần mềm kế toán, ERP, bán hàng, …
• Ngoài ra, phần mềm hóa đơn điện tử cũng phải đáp ứng tính pháp lý, bảo mật và liên kết của hóa đơn điện tử

Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm hóa đơn điện tử với các ưu nhược điểm khác nhau. Để mua phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất và phù hợp với nhu cầu nhất, hãy cùng tìm hiểu các tiêu chí để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử nhé.

Tính pháp lý

Đây là một tiêu chí vô cùng quan trọng khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử. Chỉ khi phần mềm hóa đơn điện tử có đầy đủ tính pháp lý thì hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp mới hợp lệ. Tính pháp lý của hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 3, Thông tư 32/2011/TTBTC như sau:

• Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
• Cũng tương tự như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ phải có đầy đủ các chỉ tiêu sau:
  • Thông tin hóa đơn: Bao gồm mẫu số, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn
  • Thông tin người bán và người mua: Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ.
  • Chi tiết về hàng hóa, dịch vụ mua – bán: STT, tên hàng hóa, đơn vị tính, số tiền, đơn giá, thành tiền, cộng tiền hàng, thuế suất,…
  • Chữ ký và dấu của người bán hàng

Tính bảo mật

Theo quy định tại Điều 5, thông tư 32 thì phần mềm hóa đơn điện tử phải “có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia”. Do vậy, khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, bạn nên chọn các đơn vị cung cấp có uy tín và có công nghệ bảo mật cao.

Chi phí hợp lý

Khi đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử, bạn nên tìm hiểu tất cả các chi phí công khai và chi phí ẩn để có phương án sử dụng tối ưu nhất. Ngoài các chi phí ban đầu, chi phí duy trì, hỗ trợ, chi phí theo số lượng hóa đơn phát hành cũng cần được lưu ý. Các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thường thu phí khách hàng các nội dung sau:

• Phí khởi tạo hóa đơn điện tử
• Phí thiết kế mẫu hóa đơn điện tử (nếu có)
• Phí theo số lượng hóa đơn điện tử
• Phí duy trì hàng năm
• Phí tích hợp

Dễ sử dụng, thân thiện với người dùng

Khi bạn phải phát hành một lượng lớn hóa đơn mỗi ngày thì những phần mềm hóa đơn điện tử dễ sử dụng và thân thiện có lẽ là một tiêu chí cần được chú trọng hàng đầu. Thay vì phải mất 3 – 4 bước để phát hành hóa đơn điện tử thì việc đơn giản hóa chỉ còn 1 – 2 bước sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian cho bạn.

Dịch vụ hỗ trợ tốt

Trong những năm gần đây, quy định của thuế về hóa đơn và hóa đơn điện tử có rất nhiều thay đổi mà đôi khi bạn không thể nắm hết được. Chính vì vậy, phần mềm hóa đơn điện tử tốt là phần mềm đi đôi với một đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp và cập nhật thông tin nhanh chóng. Bạn cũng không muốn đến ngày phát hành hóa đơn rồi mà phần mềm hóa đơn điện tử vẫn chưa hỗ trợ quy định mới nhất của Thuế, hay đang gấp phát hành hóa đơn mà không thể gọi được cho đội hỗ trợ phần mềm đúng không?

Tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán

Thay vì phải nhập hóa đơn trong phần mềm kế toán rồi lại vào phần mềm hóa đơn điện tử để nhập thông tin và phát hành hóa đơn thì việc tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán sẽ giúp bạn giảm được tối đa thời gian nhập liệu cũng như tránh sai sót về kế toán và về hóa đơn. Hãy hỏi nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà bạn định mua có hỗ trợ tích hợp vào phần mềm kế toán bạn đang sử dụng không nhé.

Xem thêm: Phần mềm quyết toán thuế tncn

Nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nào? 
Các phần mềm hóa đơn điện tử tốt

Khi bạn đã có những tiêu chí quan trọng để lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, hãy tham khảo top 5 phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng nhất dưới đây nhé

Phần mềm hóa đơn điện tử S Invoice

Nhà cung cấp: Tập đoàn Viễn thông và Công nghệ Viettel

Tính năng nổi bật:

• Nhà cung cấp lớn, uy tín với nhiều năm kinh nghiệm
• Công nghệ bảo mật nhiều lớp, an toàn trong quản lý, lưu trữ hóa đơn
• Đáp ứng mô hình Tổng Công ty quản lý nhiều chi nhánh, giúp quản lý tâp trung hoạt động động sử dụng hóa đơn của tất cả các chi nhánh.
• Hỗ trợ gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS cho khách hàng
• Hỗ trợ ký số bằng Token và HSM
• Phát hành hóa đơn theo lô
• Không giới hạn thời gian sử dụng hóa đơn
• Hỗ trợ chuyển đổi thông tư 78

Dịch vụ hỗ trợ: có dịch vụ hỗ trợ qua điện thoại, chat trên website và group facebook

Mức giá: Hiện tại S-Invoice có 2 mức giá theo gói cho

• Doanh nghiệp áp dụng thông tư 32/2011/TT-BTC: Từ 464đ/hóa đơn (gói trên 10.000 hóa đơn) đến 1.430đ/hóa đơn (gói 300 hóa đơn)
• Doanh nghiệp áp dụng thông tư 78/2021/TT-BTC: Từ 319đ/hóa đơn (gói trên 20.000 hóa đơn) đến 1.089đ/hóa đơn (gói 300 hóa đơn)
• Các chi phí phát sinh:
  • Khởi tạo hệ thống: 1.000.000đ
  • Xây dựng mẫu hóa đơn đặc thù: 1.000.000đ
  • Phí tích hợp: theo thực tế.

Xem thêm: Các phần mềm kế toán

Phần mềm hóa đơn điện tử MEInvoice

Nhà cung cấp: Công ty Cổ phần Misa

Tính năng nổi bật:

• Hỗ trợ phát hành hóa đơn trên mobile
• Xuất hóa đơn hàng loạt
• Theo dõi hạn nợ của từng hóa đơn và nhắc nhở thanh toán đúng hạn, tránh phạt chậm trả. Nắm bắt tình hình thanh toán từng hóa đơn
• Theo dõi hạn nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến
• Gửi tin nhắn SMS hóa đơn và nhắc nợ hóa đơn
• Hỗ trợ tra cứu bằng QR code
• Hỗ trợ chuyển đổi thông tư 78

Dịch vụ hỗ trợ: có dịch vụ hỗ trợ qua điện thoại, chat trên website và group facebook

Mức giá:

• Từ 300đ/hóa đơn (gói 100.000 hóa đơn) đến 1.300đ/hóa đơn (gói 300 hóa đơn)
• Các chi phí phát sinh:
  • Khởi tạo hệ thống: 1.000.000đ
  • Xây dựng mẫu hóa đơn đặc thù: 2.000.000đ
  • Phí tích hợp: Miễn phí

Phần mềm hóa đơn điện tử eHoadon

Nhà cung cấp: Công ty Cổ phần Bkav

Tính năng nổi bật:

• Tra cứu mã hóa đơn qua tin nhắn
• Dịch vụ ổn định, hỗ trợ nhanh
• Dễ sử dụng
• Hỗ trợ chuyển đổi thông tư 78

Dịch vụ hỗ trợ: có dịch vụ hỗ trợ qua điện thoại, chat trên website, zalo và group facebook

Mức giá:

• Từ 332đ/hóa đơn (gói 20.000 hóa đơn) đến 1.300đ/hóa đơn (gói 100 hóa đơn) 
• Các chi phí phát sinh:
  • Khởi tạo hệ thống: 500.000đ
  • Xây dựng mẫu hóa đơn đặc thù: 500.000đ
  • Phí tích hợp: Theo thực tế

Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT-Invoice

Nhà cung cấp: Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam VNPT

Tính năng nổi bật:

• Kết nối với Tổng Cục Thuế
• Ký hóa đơn theo lô
• Hệ thống sử dụng công nghệ bảo mật nhiều lớp, an toàn trong việc quản lý, lưu trữ hóa đơn.
• Đáp ứng mô hình quản lý mô hình Tổng Công ty – nhiều chi nhánh thành viên
• Đáp ứng số lượng người dùng lớn
• Hỗ trợ gửi hóa đơn điện tử qua email, SMS cho khách hàng
• Hỗ trợ ký số bằng Token và HSM
• Hỗ trợ chuyển đổi thông tư 78

Dịch vụ hỗ trợ: có dịch vụ hỗ trợ qua điện thoại, chat trên website, zalo và group facebook

Mức giá:

• Từ 468đ/hóa đơn (gói 10.000 hóa đơn) đến 1.300đ/hóa đơn (gói 300 hóa đơn) 
• Các chi phí phát sinh:
  • Khởi tạo hệ thống: 500.000đ

Phần mềm hóa đơn điện tử Easy Invoice

Nhà cung cấp: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Linken

Tính năng nổi bật:

• Phát hành hóa đơn hàng loạt
• Cung cấp nhiều hình thức tra cứu hóa đơn cho khách hàng của doanh nghiệp
• Chức năng phân quyền người dùng theo nhu cầu quản trị.

Dịch vụ hỗ trợ: có dịch vụ hỗ trợ qua điện thoại, chat trên website, zalo và group facebook

Mức giá:

• Từ 570đ/hóa đơn (gói 10.000 hóa đơn) đến 1.533đ/hóa đơn (gói 300 hóa đơn) 
• Các chi phí phát sinh:
  • Khởi tạo hệ thống: 500.000đ

Xem thêm: Phần mềm in hóa đơn

Lý do chọn phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử – Kế toán 1A

Việc phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu thời gian phát hành hóa đơn và nhập dữ liệu cho bạn, đồng thời tránh được các sai sót không đáng có trong quá trình nhập dữ liệu.

Phần mềm kế toán 1A hỗ trợ tích hợp hóa đơn điện tử với 3 nhà cung cấp chuyên nghiệp là S-Invoice, VNPT Invoice và eHoadon qua API và file XLS.

Trong đó, việc tích hợp hóa đơn điện tử qua API cho phép người dùng thực hiện toàn bộ các thao tác liên quan như phát hành hóa đơn, ký số, gửi email hóa đơn điện từ, … trên Phần mềm Kế toán 1A.