Tạo biểu đồ trên biểu mẫu hoặc báo cáo – Hỗ trợ của Microsoft

Các bước cần thiết để tạo biểu đồ trong Access là:

Định dạng biểu đồ và các thành phần khác nhau của biểu đồ. Bạn cũng có thể định dạng các chuỗi dữ liệu riêng lẻ, là một tập hợp các giá trị trong một cột, thanh, đường hoặc lát cắt hình tròn tương ứng với chú giải biểu đồ.

Thêm các thành phần biểu đồ bổ sung (chẳng hạn như nhãn dữ liệu và đường xu hướng) để cải thiện và làm rõ biểu đồ.

Ánh xạ các trường với các chiều biểu đồ, là các thành phần chính của một biểu đồ. Các chiều Trục (Danh mục) , Chú giải (Chuỗi) và Giá trị (Trục Y) đều được trình bày theo các cách khác nhau tùy thuộc vào loại biểu đồ.

Đầu trang

Sử dụng ngăn Cài đặt biểu đồ để đặt cấu hình cho nguồn dữ liệu của biểu đồ, chọn các trường Trục (Danh mục) , Chú giải (Chuỗi) và Giá trị (Trục Y) , rồi định dạng biểu đồ.

Ngăn Cài đặt biểu đồ mở ra và một sơ đồ mẫu sẽ được hiển thị trong lưới Thiết kế biểu mẫu.

Chọn Thiết kế > Chèn biểu đồ , chọn một loại biểu đồ, rồi thả biểu đồ đó vào biểu mẫu hoặc báo cáo. Để biết thêm thông tin, hãy xem Chọn loại biểu đồ phù hợp nhất với nhu cầu của bạn .

Tạo hoặc mở biểu mẫu hay báo cáo trong cửa sổ Thiết kế . Để tạo, chọn tạo > thiết kế biểu mẫu hoặc thiết kế báo cáo . Để mở, bấm chuột phải vào tên biểu mẫu hoặc báo cáo trong thanh dẫn hướng, rồi chọn Thiết kế biểu mẫu hoặc Thiết kế báo cáo .

Nếu bạn chọn một trường Chú giải (Chuỗi) , hãy chỉ chọn một trường Giá trị (Trục Y) và trường này phải được kết tập.

Nếu bạn chọn một trường Trục (Danh mục) và một trường Chú giải (Chuỗi) , bạn chỉ có thể chọn một trường Giá trị (Trục Y) . Để thêm một trường Giá trị (Trục Y) bổ sung, hãy bỏ chọn trường Trục (Danh mục) hoặc trường Chú giải (Chuỗi) .

Bạn chỉ có thể chọn một trường Chú giải (Chuỗi) nhưng bạn có thể chọn nhiều trường từ các mục Giá trị (Trục Y) hoặc Trục (Danh mục) .

Ở mức tối thiểu, chọn ít nhất một trường Trục (Danh mục) và một trường Giá trị (Trục Y) .

Lưu ý Có thể phối hợp các trường khác nhau nhưng hãy cân nhắc những điều sau:

Ghi chú Các trường văn bản phải sử dụng kết tập Đếm . Tất cả trường Giá trị (Trục Y) được chọn phải được kết tập hoặc không kết tập.

Theo mặc định, mỗi trường được chọn đều được kết tập. Đối với trường số và tiền tệ, kết tập mặc định là Tổng . Đối với tất cả các trường khác, kết tập mặc định là Đếm . Để thay đổi kết tập, bấm vào mũi tên xuống, rồi chọn từ danh sách, bao gồm cả tùy chọn Không có để loại bỏ kết tập.

Mỗi trường bạn chọn tương ứng với một chuỗi dữ liệu. Khi bạn chọn hai hoặc nhiều trường Giá trị (Trục Y) , bạn không thể chọn một trường Chú giải (Chuỗi) . Theo mặc định, các trường Giá trị (Trục Y) sẽ trở thành chú giải.

Chiều biểu đồ này hiển thị các giá trị theo chiều dọc trong bố trí biểu đồ XY trong biểu đồ cột liên cụm và biểu đồ đường, cũng như các giá trị theo chiều ngang trong biểu đồ thanh liên cụm.

Chiều biểu đồ này sẽ xoay các giá trị trường vào các đầu đề cột. Ví dụ: các giá trị trong trường Tiểu bang được hoán đổi làm đầu đề cột và mỗi giá trị trở thành một chuỗi dữ liệu riêng biệt.

Khi bạn chọn nhiều trường Trục (Danh mục) , một hệ thống phân cấp gồm các khấc chia độ sẽ được tạo dọc theo đường chiều (chẳng hạn như Tiểu bang bên trong Khu vực).

Kết tập mặc định của trường ngày là Tháng . Để thay đổi, bấm vào mũi tên xuống và chọn từ danh sách, bao gồm cả tùy chọn Không có để loại bỏ kết tập.

Chiều biểu đồ này hiển thị các giá trị nằm ngang trong bố trí biểu đồ XY ở biểu đồ cột liên cụm và biểu đồ đường, cũng như các giá trị theo chiều dọc trong biểu đồ thanh liên cụm.

Trong các mục Trục (Danh mục) , Chú giải (Chuỗi) và Giá trị (Trục Y) , chọn ít nhất hai trường để tạo biểu đồ. Thực hiện các thao tác sau:

Mẹo nếu nguồn dữ liệu của bạn chứa nhiều trường, có thể sẽ thuận tiện hơn nếu bạn tạo một truy vấn giới hạn trường, để chỉ hiển thị những trường bạn muốn nhằm đơn giản hóa việc lựa chọn trường.

Theo mặc định, sơ đồ mẫu được thay thế bằng biểu đồ trực tiếp sử dụng hai trường đầu tiên trong nguồn dữ liệu dưới dạng chiều Trục (Danh mục) và Giá trị (Trục Y) . Thông thường, cột đầu tiên trong bảng là khóa chính và bạn có thể không muốn sử dụng cột đó làm một chiều trong biểu đồ. Thuộc tính biểu đồ Xem trước dữ liệu trực tiếp kiểm soát xem bạn có thấy dữ liệu trực tiếp không.

Chọn Bảng , Truy vấn hoặc Cả hai , rồi chọn nguồn dữ liệu từ danh sách thả xuống. Có hỗ trợ Truy vấn chuyển qua .

Hình dạng vạch dấu Chọn một hình để làm vạch dấu đường. Thuộc tính này chỉ hiển thị với Biểu đồ đường.

Tên đường xu hướng Nhập tên có ý nghĩa hơn để hiển thị trên chú giải biểu đồ.

Trung bình di chuyển Đây là một cách để cân bằng biến động trong dữ liệu và thể hiện mẫu hình hoặc xu hướng rõ ràng hơn.

Lũy thừa Đây là đường cong biểu diễn các số dương tăng theo một tốc độ cụ thể, chẳng hạn như sự tăng tốc trong khoảng thời gian 1 giây.

Hàm đa thức Đây là đường phù hợp nhất khi dữ liệu của bạn biến động, chẳng hạn như tăng và giảm trên một tập dữ liệu lớn.

Hàm lô-ga-rít Đây là đường cong phù hợp nhất để thể hiện dữ liệu tốc độ thay đổi tăng hoặc giảm nhanh chóng, rồi dần thay đổi chậm lại.

Hàm mũ Đây là một đường cong biểu diễn các số dương tăng hoặc giảm với tốc độ tăng liên tục.

Tuyến tính Đây là đường thẳng phù hợp nhất cho các tập dữ liệu tăng hoặc giảm với tốc độ ổn định.

Hiển thị đường xu hướng Chọn tùy chọn này để hiển thị đường xu hướng, đây là một cách để hiển thị xu hướng dữ liệu.

Chính sách thiếu dữ liệu Chọn một trong các tùy chọn sau: Vẽ dưới dạng số không để dùng số 0 đại diện cho dữ liệu bị thiếu, Không vẽ để bỏ qua dữ liệu bị thiếu và Vẽ dưới dạng nội suy để tính toán dữ liệu mới sẽ được điền vào dữ liệu còn thiếu. Thuộc tính này chỉ hiển thị với Biểu đồ đường.

Vẽ chuỗi trên Chọn một trục chính hoặc phụ để vẽ chuỗi dữ liệu. Sử dụng tùy chọn này khi chuỗi dữ liệu biểu đồ có sự dao động lớn hoặc có đơn vị đo khác nhau (chẳng hạn như giá tiền và số lượng). Biểu đồ kết hợp gồm cột liên cụm và đường cũng có tiêu đề trục thường là biểu đồ hiệu quả nhất.

Loại biểu đồ Thuộc tính này chỉ hiển thị với Biểu đồ kết hợp. Sử dụng thuộc tính này để thêm các loại biểu đồ khác nhau vào Biểu đồ kết hợp, mỗi biểu đồ cho một chuỗi dữ liệu. Tổ hợp Biểu đồ kết hợp mặc định là Biểu đồ cột liên cụm cho chuỗi dữ liệu đầu tiên và Biểu đồ đường cho chuỗi dữ liệu thứ hai. Bạn có thể đặt kiểu biểu đồ khác nhau cho từng chuỗi dữ liệu. Nếu biểu đồ chỉ có một chuỗi dữ liệu thì đó là Cột liên cụm.

Đối với từng chuỗi dữ liệu, hãy đặt một hoặc nhiều thuộc tính sau đây:

Cân nhắc quan trọng

Tổng hợp    Mặc dù nguồn dữ liệu thường sẽ bắt đầu dưới dạng một tập hợp dữ liệu không được kết tập, khi bạn tạo biểu đồ, theo mặc định Access sẽ tạo các phép tính kết tập như Tổng, Đếm và Trung bình trên các trường để giúp đơn giản hóa số chuỗi dữ liệu. Tuy nhiên, bạn có thể loại bỏ các phép tính kết tập mặc định bằng cách chọn Không có trong danh sách thả xuống. Quy trình chọn trường và chọn kết tập này sẽ tạo câu lệnh SELECT, SQL GROUP BY hoặc TRANSFORM được lưu trữ trong thuộc tính Nguồn hàng được chuyển đổi. Để xem câu lệnh, bấm chuột phải vào thuộc tính, rồi chọn Thu phóng. Sau đây là tóm tắt về ba khả năng chính:

• Nếu bạn chọn trường Trục (Danh mục) và Giá trị (Trục Y) nhưng loại bỏ các kết tập, Access sẽ chuyển đổi nguồn hàng thành một câu lệnh SELECT đơn giản hơn. Ví dụ:

  SELECT [Segment], [Sales] FROM [Orders]

• Nếu bạn chọn trường Trục (Danh mục) và Giá trị (Trục Y), Access sẽ chuyển đổi nguồn hàng thành câu lệnh GROUP BY. Ví dụ:

  SELECT [Segment], Sum([Sales]) AS [SumOfSales FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment]

• Nếu bạn cũng chọn một trường Chú giải (Chuỗi), Access sẽ chuyển đổi nguồn hàng thành một truy vấn chéo bảng (sử dụng câu lệnh truy vấn TRANSFORM SQL). Các giá trị trường do mệnh đề PIVOT của câu lệnh truy vấn SQL TRANSFORM trả về được sử dụng làm đầu đề cột, chẳng hạn như trường Tiểu bang, điều này có thể tạo ra nhiều đầu đề — mỗi đầu đề lại có một chuỗi dữ liệu riêng biệt. Ví dụ:

  TRANSFORM Sum([Sales]) AS [SumOfSales] SELECT [Segment] FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment] PIVOT [State]

Để biết thêm thông tin về kết tập dữ liệu, hãy xem mục Giúp cho dữ liệu tóm tắt trở nên dễ đọc hơn bằng cách sử dụng truy vấn chéo bảng.

Thuộc tính    Để tùy chỉnh thêm biểu đồ, hãy chọn thiết kế > trang thuộc tính > <tên biểu đồ>, Hiển thị tất cả các thuộc tính liên quan đến biểu đồ. Nhấn F1 trên từng thuộc tính để nhận trợ giúp về thuộc tính đó. Khi bạn sửa đổi một thuộc tính trong Trang thuộc tính, giá trị tương ứng sẽ thay đổi trong ngăn Cài đặt biểu đồ và ngược lại.

Có nhiều thuộc tính Định dạng đặc thù với các biểu đồ. Bạn có thể sử dụng các thuộc tính này để định dạng giá trị trục, tiêu đề và biểu đồ. Cũng có một số thuộc tính Dữ liệu đặc thù với các biểu đồ, bao gồm Xem trước dữ liệu trực tiếp, Nguồn hàng được chuyển đổi; Trục biểu đồ, Chú giải biểu đồ và Giá trị biểu đồ.

Thêm trục tung phụ    Khi bạn tạo biểu đồ, thường có một trục tung chính nhưng bạn có thể thêm trục tung phụ khi dữ liệu có sự dao động lớn hoặc để vẽ các đơn vị đo khác nhau, chẳng hạn như giá tiền và số lượng. Tỷ lệ của trục tung phụ thể hiện các giá trị của chuỗi dữ liệu được liên kết. Để thêm trục tung phụ, hãy sử dụng thuộc tính Vẽ chuỗi trên trên tab Định dạng của ngăn Cài đặt biểu đồ.

Thêm đường xu hướng    Đối với dữ liệu dạng số, bạn có thể muốn thêm đường xu hướng để hiển thị xu hướng dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn Đường xu hướng và Tên đường xu hướng trên tab Định dạng trong ngăn Cài đặt biểu đồ.

Sửa đổi biểu đồ
    Để sửa đổi một biểu đồ, hãy mở biểu mẫu hoặc báo cáo ở dạng xem Thiết kế hoặc Bố trí, rồi chọn biểu đồ để mở ngăn Cài đặt biểu đồ. Để chuyển sang loại biểu đồ khác, hãy chọn một biểu đồ khác từ danh sách thả xuống thuộc tính Loại biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi bất kỳ biểu đồ đơn nào thành Biểu đồ kết hợp bằng cách thay đổi thuộc tính Loại biểu đồ trên trang thuộc tính (chứ không phải tab Định dạng của ngăn Cài đặt biểu đồ).

Làm mới dữ liệu nguồn
    Để làm mới dữ liệu biểu đồ, hãy chuyển sang dạng xem biểu mẫu hoặc báo cáo, chọn biểu đồ, rồi chọn Làm mới tất cả (hoặc nhấn F5).

Cài đặt biểu đồ    Nếu ngăn Cài đặt biểu đồ bị đóng, hãy đảm bảo bạn đã chọn biểu đồ, rồi chọn Thiết kế > Cài đặt biểu đồ.

Biểu đồ cổ điển    Tránh nhầm lẫn biểu đồ mới , được xây dựng trên công nghệ hiện đại, với biểu đồ cổ điển , là Điều khiển ActiveX. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng biểu đồ cổ điển và thậm chí thêm biểu đồ này vào một biểu mẫu hoặc báo cáo có biểu đồ mới.

Đầu trang