Tạo mối quan hệ giữa hai bảng trong Excel – Hỗ trợ của Microsoft

Bạn đã bao giờ dùng hàm VLOOKUP để đưa cột từ một bảng sang một bảng khác? Giờ đây khi Excel có Mô hình Dữ liệu dựng sẵn, thì VLOOKUP đã trở nên lỗi thời. Bạn có thể tạo một mối quan hệ giữa hai bảng dữ liệu, dựa vào những dữ liệu khớp nhau trong từng bảng. Sau đó, bạn có thể tạo trang Power View, dựng PivotTable và các báo cáo khác với các trường từ mỗi bảng, ngay cả khi các bảng đó xuất phát từ các nguồn khác nhau. Ví dụ, nếu bạn có dữ liệu về doanh số bán hàng theo khách hàng, bạn có thể muốn nhập và liên kết dữ liệu hiển thị thời gian thông minh để phân tích các mẫu hình doanh số bán hàng theo năm và tháng.

Tất cả các bảng trong sổ làm việc đều được liệt kê trong các danh sách Trường PivotTable và Power View.

Khi bạn nhập các bảng có liên quan từ một cơ sở dữ liệu có quan hệ, Excel thường có thể tạo những mối quan hệ này trong Mô hình Dữ liệu mà nó đang xây dựng ở hậu trường. Trong tất cả các trường hợp khác, bạn sẽ cần tạo mối quan hệ theo cách thủ công.

1. Hãy bảo đảm sổ làm việc có chứa tối thiểu hai bảng và mỗi bảng đều có một cột có thể được ánh xạ tới một cột trong bảng kia.

2. Thực hiện một trong các bước sau: Định dạng dữ liệu dưới dạngbảng hoặc Nhập dữ liệu ngoài dưới dạng bảng trong trang tính mới.

3. Đặt cho mỗi bảng một tên gọi có ý nghĩa: Trong Công cụ Bảng, bấm Thiết kế > Tên Bảng > nhập tên.

4. Xác nhận rằng cột ở một trong các bảng có các giá trị dữ liệu duy nhất và không có giá trị trùng lặp. Excel chỉ có thể tạo mối quan hệ nếu một cột có chứa các giá trị duy nhất.

   Ví dụ, để liên kết doanh số bán hàng theo khách hàng với hiển thị thời gian thông minh, cả hai bảng phải chứa ngày tháng có cùng một định dạng (ví dụ: 1/1/2012) và tối thiểu một bảng (hiển thị thời gian thông minh) chỉ liệt kê mỗi ngày một lần trong cột đó.

5. Bấm Dữ liệu > Mối quan hệ.

Nếu Mối quan hệ bị mờ, thì đó là vì sổ làm việc của bạn chỉ chứa một bảng.

1. Trong hộp thoại Quản lý Mối quan hệ, hãy bấm Mới.

2. Trong hộp thoại Tạo mối Quan hệ, hãy bấm vào mũi tên cho Bảng và chọn bảng từ danh sách. Trong mối quan hệ một-nhiều, bảng này cần nằm ở phía nhiều. Với ví dụ về khách hàng và hiển thị thời gian thông minh, bạn sẽ chọn bảng doanh số bán hàng theo khách hàng trước tiên, vì nhiều doanh số bán hàng có khả năng xảy ra vào bất kỳ ngày nào đã cho.

3. Với Cột (Ngoại), hãy chọn cột có chứa dữ liệu có liên quan đến Cột Liên quan (Chính). Ví dụ, nếu bạn có cột ngày trong cả hai bảng, bạn sẽ chọn cột đó bây giờ.

4. Với Bảng Liên quan, hãy chọn bảng có ít nhất một cột dữ liệu có liên quan đến bảng bạn đã chọn cho Bảng.

5. Với Cột Liên quan (Chính), hãy chọn cột có giá trị duy nhất khớp với giá trị trong cột bạn đã chọn cho Cột.

6. Bấm OK.