Tham khảo giao diện phần mềm văn phòng điện tử mới nhất 2022

Giao diện phần mềm văn phòng điện tử sẽ thay đổi cách thức giao tiếp truyền thống và mang lại những thay đổi tích cực. Đặc biệt quy trình xử lý thông tin và công việc giữa người quản lý doanh nghiệp và nhân viên. Tương thích với các thiết bị đầu cuối khác nhau như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng,… Dễ dàng cấu hình và tùy chỉnh dựa trên mô hình hoạt động của doanh nghiệp.

Giao diện 1BOSS Newfeeds quản lý tập trung thông báo

Các cá nhân được ủy quyền giám sát tất cả các tài liệu và lịch trình sẽ nhận được thông báo ngay lập tức trên phần mềm ngay sau khi chúng được phát hành. Phần mềm giúp cập nhật tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. Đảm bảo theo thời gian thực, loại bỏ sự thiếu sót thông tin và giảm thiểu thời gian chờ.

Giao diện phần mềm văn phòng điện tử thiết lập không gian lưu trữ dữ liệu tập trung không giới hạn. Tránh lãng phí thời gian hoặc tốn kém khi phân loại thủ công thông qua các thiết bị lưu trữ khác nhau. Phần mềm số hóa nhanh giúp việc theo dõi và tìm kiếm trực tuyến trở nên dễ dàng.

• Trang tin tức nội bộ: Quản lý và xuất bản thông tin mới về tổ chức trên trang tin tức nội bộ. Cho phép quản lý tin tức thuộc nhiều danh mục tin tức khác nhau (bản tin, thông báo,…).
• Thông báo nội bộ: Cho phép người được phân quyền gửi thông báo đến các cá nhân, nhóm cá nhân, toàn thể nhân viên trong đơn vị.
• Danh bạ nội bộ: thông tin nhân viên trong cơ quan chủ quản: ảnh, họ tên, ngày sinh, số điện thoại, phòng ban, chức danh …
• Chat nội bộ: Tính năng này giúp cán bộ, nhân viên giao tiếp và chia sẻ thông tin trực tuyến. Đồng thời, hỗ trợ giao tiếp nội bộ và xử lý công việc.

Giao diện phần mềm điện tử khi điều hành công việc nhân sự

Phần mềm văn phòng điện tử với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Phần mềm cho phép mỗi nhân viên có một tài khoản đăng nhập riêng. Thiết lập việc cần làm hàng ngày, thống kê tiến độ và báo cáo tổng quan vào cuối ngày. Ngoài ra, nền tảng này được coi là một trình quản lý tác vụ đáng tin cậy. 

Giao diện phần mềm văn phòng điện tử sẽ có sẵn các tính năng cần thiết trên màn hình đăng nhập của tất cả nhân viên. Hỗ trợ nhân viên tối ưu hóa công việc và tiết kiệm thời gian cho người quản lý theo dõi tiến độ công việc. Các nhiệm vụ phù hợp được hiển thị vào đúng thời điểm. Do đó, nhân sự luôn có thể tập trung vào những việc quan trọng.

• Tạo chế độ xem tác vụ riêng để phù hợp với phong cách và quy trình làm việc của.
• Tự động phân loại đồng thời các tác vụ do người dùng nhập dựa trên các tiêu chí. Ví dụ: ngày hoàn thành, thẻ, mục tiến hành nhanh và các mục khác.
• Tiến độ công việc được hiển thị với nhiều màu sắc khác nhau. Giúp người dùng dễ dàng phân biệt các công việc cần hoàn thành, quá hạn, đang làm.
• Báo cáo dự án sẽ hiển thị chi tiết như tiến độ, khối lượng, hiệu suất,… Để người quản lý có thể hiểu rõ mọi thứ và đưa ra quyết định kịp thời. Hơn hết, tránh những rủi ro xuất hiện trong dự án.

Phần mềm văn phòng điện tử trong quản lý số hoá tài liệu 

Với giao diện phần mềm văn phòng điện tử người dùng có thể: 

• Nhanh chóng quản lý, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu công việc. Nhân sự không bị ràng buộc về không gian và thời gian.
• Dễ dàng tạo quy trình làm việc giúp quản lý công việc chuyên nghiệp một cách hiệu quả.
• Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý và theo dõi các tài liệu kinh doanh dựa trên các bảng thống kê.
• Bộ tài liệu quản lý doanh nghiệp được tích hợp sẵn ( biểu mẫu, mẫu từ quản lý, …).
• Tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp (nhân sự, in ấn, quản lý …).
• Thông tin được bảo mật bằng cách cung cấp cơ chế phân quyền chi tiết cho từng người dùng.
• Phần mềm có hai chức năng chính, bao gồm: thu thập dữ liệu và quản lý kho lưu trữ.
• Các thao tác thực hiện cũng được cụ thể hoá trên giao diện phần mềm văn phòng điện tử.

Phần mềm văn phòng điện tử trong quản lý email 

Giao diện phần mềm văn phòng điện tử để quản lý khối lượng lớn email đến. Phần mềm quản lý email thông qua hệ thống tạo ra một số nhận dạng duy nhất cho mỗi email. Sau đó, trên giao diện, nhân sự sẽ phân phối từng email cho một bộ phận. Hoặc nhân viên cụ thể dựa trên các quy tắc được xác định trước.

Sử dụng trong quản lý email có thể cải thiện thời gian phản hồi. Từ đó cải thiện trải nghiệm khách hàng và sự hài lòng của khách hàng. Khi kích hoạt các quy tắc tự động, phần mềm sẽ tự động phân phối tin nhắn cho nhân viên. Không lãng phí thời gian và đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức rõ ràng trách nhiệm của mình. Như đã đề cập ở trên, điều này cải thiện thời gian phản hồi. Vì nó loại bỏ sự lộn xộn, theo dõi email, thời gian lãng phí và quản lý tác vụ thủ công. Với giao diện phần mềm trong quản lý email, nhân viên hỗ trợ chỉ cần đăng nhập vào phần mềm và bắt đầu trả lời email dịch vụ khách hàng.

Có các thẻ được sử dụng để lọc, sắp xếp và duyệt nội dung email. Phần mềm quản lý email nâng cao bao gồm khả năng hoạt động như một người quản lý tác vụ và nhắc nhở nhân viên về những email quan trọng, có mức độ ưu tiên cao cần được xử lý. 

Ghi chú cá nhân trên giao diện phần mềm

Ghi chú cá nhân trong giao diện phần mềm văn phòng điện tử để quản lý email cho phép ghi thêm thông tin về email, khách hàng hoặc quy trình. Nhân sự khác cũng có thể xem những ghi chú này bất cứ lúc nào trong khi làm việc với một tin nhắn, vấn đề cụ thể.

Trả lời theo mẫu là một tính năng quan trọng khác của giao diện phần mềm văn phòng điện tử để quản lý email. Chúng cho phép tạo các câu trả lời mẫu cho các câu hỏi phổ biến của khách hàng. Khi nhận được email hỏi một câu hỏi chung, nhân sự nhấp vào nút trả lời biểu mẫu và chọn câu trả lời mong muốn quas trình này tiết kiệm thời gian và công sức. 

Hầu hết các phần mềm quản lý văn phòng điện tử đều có thể tích hợp các ứng dụng của bên thứ ba để tạo ra quy trình làm việc hoàn hảo. Các ứng dụng tích hợp có thể được tạo bằng bộ xử lý thanh toán, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, ứng dụng truyền thông xã hội,… Những tích hợp này giúp nhân viên không cần mất thời gian nhập dữ liệu trên nhiều hệ thống.

Giao diện phần mềm 1BOSS trong quản lý tài nguyên doanh nghiệp

Tài nguyên của doanh nghiệp có thể ở khắp mọi nơi, nhưng thông tin, hồ sơ về nội dung tài nguyên được tập trung trong một hệ thống giao diện phần mềm. Quản lý tài sản đúng cách, sử dụng đúng cách, bảo trì đúng cách,… hướng tới tiết kiệm chi phí doanh nghiệp.

• Dễ dàng thao tác thiết lập kế hoạch kiểm kê tài sản dựa trên những phân loại đã đề ra.
• Hỗ trợ ứng dụng di động (Android / IOS). Hoặc thiết bị quét mã vạch chuyên dụng để kiểm kê và tìm kiếm thông tin tài sản.
• Cung cấp các bảng, báo cáo theo dõi tình trạng tồn kho liên quan đến tài sản.
• Theo dõi và quản lý lịch sử biến động tài sản dựa trên giá trị và thời gian khấu hao.
• Cập nhật thông tin tài sản kịp thời và tự động.
• Cho phép hạch toán đơn giản liên quan đến điều chỉnh tài sản.
• Hỗ trợ tự động tính toán, phân bổ và hạch toán khấu hao dựa trên thông tin cập nhật mới nhất của tài sản.
• Giao diện phần mềm văn phòng điện tử có thể hoạt động trơn tru trên máy tính, máy tính bảng, điện thoại,… Đơn giản, linh hoạt, dễ sử dụng, trực tuyến mọi lúc, mọi nơi. 

Giao diện website tối ưu thao tác người dùng

Giao diện phần mềm văn phòng điện tử doanh nghiệp có thể quản lý phòng họp và các thiết bị ở nhiều vị trí trên một hệ thống duy nhất. Giao diện web cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi và hỗ trợ các trình duyệt phổ biến. Ngoài ra, khả năng tích hợp lịch họp vào lịch Outlook cá nhân của nhân viên. Giao diện phần mềm quản lý văn phòng có sự phân chia nội dung và tiêu đề hợp lý. Điều này giúp người dùng dễ dàng làm quen với việc truy cập thông tin.

Các module trên menu phần mềm rất cần thiết cho người dùng. Màn hình được thiết kế nhỏ gọn và tối thiểu nhất có thể. Nhiều thông tin không cần thiết được loại bỏ, giúp cho việc quan sát và thao tác của người dùng trở nên rõ ràng và thuận tiện hơn.

Tạm kết

Giao diện trang web đơn giản, thuận tiện cho người dùng. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể điều hành từ xa để quản lý công việc được giao một cách rõ ràng, minh bạch. Ngoài ra, có thể nắm bắt thông tin và đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác. Các tài liệu, công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… đều có thể truy cập được chỉ với một lần đăng nhập vào giao diện phần mềm văn phòng điện tử. Tại đây, có thể trao đổi ý kiến thoải mái và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng.

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có: