Tìm hiểu về phần mềm quản lý hệ thống phân phối (DMS)

Giá phần mềm quản lý bán hàng luôn là một yếu tố quan trọng trong việc đưa ra quyết định của một doanh nghiệp. Phần mềm quản lý bán hàng với mức giá tương xứng với những tính năng, hiệu quả mà nó mang lại luôn là một lựa chọn tối ưu.

1. DMS là gì?

Trước khi đi vào phân tích DMS là viết tắt của từ gì và hệ thống DMS là gì thì chúng ta nên biết sơ đồ của hệ thống phân phối sẽ bao gồm: công ty sản xuất (manufacturer), nhà phân phối (wholesale & distributor), đại lý (agent), điểm bán (retailer) và người tiêu dùng (consumer). Do đó, phần mềm DMS ra đời để đảm bảo hàng hóa có thể đến tay người dùng nhanh chóng và chính xác nhất. 

DMS là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Distribution management system, thuật ngữ này được dùng để chỉ phần mềm hỗ trợ hoạt động quản lý hệ thống kênh phân phối. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, đến các kênh phân phối và điểm bán. Các hoạt động chủ yếu trên hệ thống DMS như: quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường, tự động hóa quy trình bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý công nợ,…

2. Phần mềm DMS là gì?

Phần mềm DMS (Distribution management system – Hệ thống quản lý kênh phân phối) là phần mềm chuyên biệt hỗ trợ các doanh nghiệp kiểm soát hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường. Toàn bộ diễn biến trên kênh phân phối như công việc của đội ngũ Sales, Sell in – Sell out hay việc vận hành các chương trình bán hàng (khuyến mãi – trả thưởng – tích lũy – trưng bày) đều được cập nhật realtime để nhà quản lý có thể nắm bắt.

3. Phần mềm DMS dùng cho các đối tượng nào?

Đối tượng áp dụng: Đối tượng áp dụng phần mềm DMS là mọi doanh nghiệp sản xuất – phân phối có 1 trong những đặc điểm sau

• Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối hoặc Nhà phân phối có đội ngũ Sales/PG đi thị trường

• Doanh nghiệp đang áp dụng các phương pháp thủ công (quản lý bằng giấy tờ, sổ sách hoặc có ứng dụng không chuyên) dành cho Sales/PG khi đi thị trường 

• Doanh nghiệp mong muốn điểm bán tham gia vào hệ thống phân phối, trực tiếp đặt hàng đến nhà sản xuất.

• Doanh nghiệp có mô hình phân phối phức tạp, muốn có hệ thống quản lý riêng

Phạm vi áp dụng: Phần mềm DMS có tính ứng dụng cao

• Không phân biệt quy mô: có thể là Tập đoàn, Doanh nghiệp lớn, SME hay Nhà phân phối đều có thể áp dụng DMS

• Không giới hạn lĩnh vực áp dụng: Hàng tiêu dùng nhanh (FMCG); Dược phẩm – Hóa mỹ phẩm; Thức ăn chăn nuôi; Thuốc thú y; Vật tư nông nghiệp; Đồ gia dụng – Nội thất; Thiết bị vệ sinh; Điện tử điện lạnh; Vật liệu xây dựng… 

Đối tượng sử dụng: Phần mềm DMS quản lý đồng bộ 100% dữ liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng từ Nhà sản xuất – Nhà phân phối đến Đại lý/ Điểm bán lẻ nên các bộ phận sẽ trực tiếp sử dụng phần mềm DMS cụ thể là: 

• Nhân viên bán hàng (Salesman)

• Giám sát bán hàng (SS)

• Cấp quản lý vùng/miền (nếu có): RSM – ASM – TSM – NSM 

• Giám đốc kinh doanh

• Kế toán bán hàng; Thủ kho

• Lãnh đạo công ty 

• Chủ điểm bán (Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm xuống cho hệ thống điểm bán đặt hàng trực tiếp không thông qua sales)

Đối với Nhà phân phối có số lượng Sales <10 người, bộ phận áp dụng sẽ chỉ có sự tham gia của nhân viên bán hàng và Chủ doanh nghiệp. Mỗi chức danh (đối tượng người dùng) sẽ có các chức năng và quyền hạn khác nhau trên phần mềm DMS. Việc này sẽ thay thế cách thức quản lý cũ bằng hệ thống excel như trước đây, giúp dữ liệu được bảo mật và an toàn hơn.

4. Tầm quan trọng của hệ thống DMS đối với doanh nghiệp Việt Nam

Trong những năm trước đây, hiện tượng đứt gãy chuỗi cung ứng diễn ra trước tác động của đại dịch Covid-19 đã khiến các doanh nghiệp sản xuất – phân phối gặp nhiều khó khăn. Tuy đã có nhiều cải thiện so với trước đây, song tình hình bất ổn của Nga và Ukraine lại khiến giá nguyên vật liệu tăng cao chưa từng có làm ảnh hưởng không ít đến ngành vận chuyển và sản xuất. 

Theo nhận định từ nhiều chuyên gia kinh tế, sự chuyển dịch công nghệ sẽ càng được đẩy mạnh vào năm 2022 và những năm tiếp theo để hạn chế tác động của vĩ mô đến lợi ích doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp sản xuất – phân phối có xu hướng áp dụng các phần mềm được thiết kế sẵn để hỗ trợ quá trình quản lý hệ thống phân phối của mình.

5. Mô hình phân phối thường gặp

– Mô hình phân phối chung: Thường gặp trong ngành hàng tiêu dùng – FMCG; ngành đồ uống …

– Ngành Dược phẩm: Hành vi người tiêu dùng chịu sự tác động gần như “tuyệt đối” của các trung gian phân phối như Bác sĩ, Y tá, Dược Sĩ hay chủ nhà thuốc….

– Ngành Vật tư nông nghiệp – Nông dược (Phân bón, thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y, thuốc trừ sâu….)

✅ Dịch vụ thành lập công ty
⭕ ACC cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc

✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh
⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình

✅ Dịch vụ ly hôn
⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn

✅ Dịch vụ kế toán
⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật

✅ Dịch vụ kiểm toán
⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác

✅ Dịch vụ làm hộ chiếu
⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin