Top 20+ ứng dụng phần mềm quản lý thời gian tốt nhất 2023

Bạn thường xuyên phải dời lịch hẹn, hay xảy ra tình trạng quên công việc? Một trong những giải pháp để giải quyết bài toán này là sử dụng phần mềm quản lý thời gian

Việc sử dụng phần mềm này sẽ giúp bạn tổ chức lịch biểu tốt hơn, đạt được hiệu quả cao hơn và giảm thiểu rủi ro bỏ qua nhiệm vụ quan trọng.

Cùng GapoWork tìm hiểu TOP 20+ ứng dụng phần mềm quản lý thời gian hiệu quả nhé!

Phần mềm quản lý thời gian trên máy tính

GapoWork

GapoWork là một nền tảng hỗ trợ quản lý công việc và thời gian được phát triển bởi Công ty cổ phần Công nghệ Gapo. Nền tảng này cung cấp các công cụ để quản lý công việc, lịch làm việc, theo dõi tiến độ dự án và phân bổ thời gian hiệu quả cho các công việc khác nhau với hơn 26+ tính năng ưu việt.

Giao diện quản lý thời gian trên GapoWork

Nói về quản lý thời gian, GapoWork cung cấp các tính năng như đặt thời hạn cho công việc, tính năng đặt lịch cho cho các cuộc họp quan quan trọng, tính năng báo cáo thống kê giúpgiúp phân tích dữ liệu vàhiệu suất làm việc. Nhờ đó giúp người dùng hiểu rõ hơn về thói quen làm việc của mình và tối ưu hóa năng suất cũng như thời gian xử lý công việc.

Cụ thể: 

• Tính năng lập kế hoạch công việc và quản lý tiến độ dự án giúp giao việc nhanh chóng với deadline cho từng nhân sự với cụ thể từng đầu việc.
• Tính năng thiết lập thời gian và tự động nhắc nhở deadline cho các công việc và dự án khác nhau. Nhờ đó loại bỏ tình trạng quên việc và trễ deadline.
• Tính năng tạo và quản lý lịch làm việc cá nhân hoặc nhóm. Phân chia công việc theo ngày/tuần/tháng/năm cùng mức độ ưu tiên, thời hạn hoàn thành và mục tiêu kèm theo.
• Tính năng Lịch biểu tích hợp với các ứng dụng khác như Google Calendar, Outlook hỗ trợ  sắp xếp lịch họp, theo dõi thời hạn nhiệm vụ.
• Hỗ trợ đa nền tảng trên web và các ứng dụng di động cho cả iOS và Android.
• Ngoài ra, với khả năng trích xuất báo cáo thống kê tiến độ công việc theo thời gian thực GapoWork giúp quản lý nắm được tổng quan và phân tích hiệu quả làm việc của mỗi nhân sự.
• Bên cạnh đó, GapoWork còn tích hợp 26+ tính năng ưu việt khác, giúp bạn quản lý thời thời thời gian và công việc hiệu quả.

Quản lý thời gian làm việc với GapoWork

Focus Booster

Focus Booster là một phần mềm quản lý thời gian hiệu quả có tích hợp phần mềm loại bỏ tiếng ồn “Focus Timer” để tập trung tối đa. Focus Booster không có nhiều lượt cài đặt và đánh giá như Evernote và Trello.

Tính năng của phần mềm quản lý thời gian Focus Booster

Ưu điểm:

• Tính năng noise cancellation của Focus Booster sẽ tự động tắt tiếng điện thoại, email, mạng xã hội và các ứng dụng khác.
• Đặt các mục tiêu hàng ngày/hàng tuần và theo dõi tỷ lệ hoàn thành bằng cách ghi chú thành tích.
• Có thể xem báo cáo tiến độ tuần/tháng để cải thiện hiệu suất làm việc.

Google Calendar

Google Calendar là một trong những phần mềm quản lý thời gian sử dụng trên máy tính phổ biến nhất, được tích hợp sẵn trong tài khoản Gmail của Google.

Google Calendar là một trong những công cụ quản lý thời gian phổ biến nhất

Ưu điểm: 

• Lập lịch cho các sự kiện như họp phòng ban, hẹn gặp khách hàng.
• Thiết lập nhắc nhở trước sự kiện để không bỏ quên.
• Google Calendar đồng bộ trên mọi thiết bị như máy tính, điện thoại và tablet.

Notion

Notion là phần mềm quản lý thời gian biểu khá hot hiện nay. Với nhiều tính năng hữu ích, bên cạnh việc hỗ trợ quản lý lịch biểu, Notion trở thành lựa chọn uy tín cho những ai tìm kiếm một phần mềm quản lý thông tin đơn giản và linh hoạt. 

Quản lý công việc và thời gian trên Notion

Ưu điểm:

• Tổ chức thông tin dưới dạng trang web, tài liệu, bảng biểu hoặc thư mục.
• Thêm bất kỳ nội dung nào như văn bản, ảnh, video, liên kết, tài liệu, bảng biểu.
• Tích hợp với hơn 100 ứng dụng như Dropbox, Google Drive, Slack và Zapier.

GapoWork gợi ý:

Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

Any.do

Any.do là một phần mềm quản lý thời gian hiệu quả và thông minh để giúp bạn nâng cao chất lượng cuộc sống. Any.do cho phép bạn xem xét lại các mục tiêu, ưu tiên và kế hoạch làm việc của mình để hoàn thiện chúng. Bằng cách sử dụng Any.do, bạn có thể hình thành thói quen lập lịch biểu một cách có hệ thống, với trật tự và mục đích rõ ràng.

Phần mềm quản lý thời gian trực tuyến – Any.do

Ưu điểm: 

• Xây dựng và quản lý nhiều task công việc khác nhau.
• Thiết lập thông báo nhắc nhở tự động cho mỗi task khi đến hạn.
• Cá nhân hóa bản cập nhật bằng cách thêm chú thích và ghi chú cho từng task.
• Sắp xếp danh sách task theo trình tự thực hiện hợp lý.

Tick Tick

Phần mềm quản lý thời gian biểu Tick Tick là một trong những công cụ hữu ích mà bạn không nên bỏ qua. Tick Tick giúp bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả hơn, giảm bớt sự lãng phí và hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn trong ngày.

Theo dõi lịch trình công việc qua Tick Tick

Ưu điểm: 

• Nắm bắt chặt chẽ tiến độ công việc.
• Theo dõi lịch trình công việc hàng ngày.
• Các tính năng khác bao gồm ghi chú, nhắc nhở, báo cáo tiến độ, xóa nhiệm vụ đã hoàn thành, chia sẻ danh sách to-do với người khác.

Xem thêm: App nội bộ là gì? Lợi ích của app nội bộ trong doanh nghiệp

Ứng dụng quản lý thời gian trên điện thoại

Forest

Forest là một phần mềm quản lý thời gian dùng trên điện thoại giúp bạn phân chia các task và tập trung hoàn toàn vào mục tiêu đã đề ra. Nguyên tắc hoạt động của Forest rất thú vị.

Người dùng sẽ hoàn thành việc “trồng cây và chăm sóc khu vườn” trên Forest bằng cách không được chạm vào điện thoại hay các ứng dụng. Điều này tránh làm gián đoạn một khi ứng dụng đã đi vào hoạt động, đồng thời giúp người dùng hạn chế sử dụng điện thoại và tập trung làm việc hơn.. 

Ưu điểm: 

• Phân chia công việc cụ thể và rõ ràng theo từng hạng mục.
• Theo dõi tiến độ hoàn thành của công việc đã đúng kế hoạch hay chưa.
• Tổ chức cuộc thi tập trung và kiểm soát tốt thời gian thông qua các ứng dụng như Facebook, Zalo, Twitter của người dùng.

Ứng dụng quản lý thời gian thông qua nhiệm vụ trồng cây trên Forest

Toggl Track

Với các tính năng như theo dõi lịch trình chặt chẽ, ưu tiên công việc quan trọng, Toggl Track là một phần mềm quản lý thời gian sử dụng trên điện thoại hiệu quả, giúp bạn tổ chức tốt hơn công việc hàng ngày và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Ưu điểm: 

• Gán thời gian phù hợp cho từng task theo tính chất.
• Kết hợp lịch biểu để quản lý thời gian chính xác.
• Điều chỉnh danh sách task, gộp các nhiệm vụ tương tự, xóa bỏ những việc không cần thiết.
• Thông báo nhắc nhở, cảnh báo khi sử dụng quá nhiều ứng dụng giải trí.

Giao diện app quản lý thời gian Toggl Track

Trello

Trello là phần mềm sở hữu hơn 83 nghìn lượt đánh giá trên Google Play và App Store với mức điểm 4.6/5. Với những tính năng đáng giá và giao diện thân thiện, Trello trở thành một trong những phần mềm quản lý thời gian sử dụng điện thoại phổ biến nhất hiện nay.

Ưu điểm: 

• Tổ chức dễ dàng thông tin với những tác vụ có thể kéo thả. Bạn có thể đặt tiêu đề, chú thích, thành viên, ảnh, files cho thẻ công việc.
• Xác định trạng thái công việc bao gồm To-Do, Doing, Done để theo dõi tiến trình.
• Quản lý nhóm bằng cách chia sẻ danh sách và trạng thái.

Quản lý thời gian và tiến độ công việc trên Trello

Evernote

Ra đời từ năm 2007, từ một phần mềm quản lý thời gian đơn giản, Evernote phát triển thành một hệ sinh thái đám mây, cho phép người dùng theo dõi và lưu trữ tất cả các hoạt động của mình.

Quản lý, thời gian sắp xếp công việc trên Evernote

Ưu điểm: 

• Ghi chú văn bản, ảnh, video, liên kết, tài liệu và nhắc nhở.
• Tổ chức ghi chú thành tài liệu, hồ sơ cá nhân, dự án và thư mục. Dễ dàng tìm thấy thông tin khi cần.
• Chia sẻ ghi chú và thư mục với người khác để tăng cường hợp tác.

Focus Keeper

Focus Keeper là một phần mềm quản lý thời gian miễn phí, được thiết kế để giúp người dùng tập trung vào công việc trong một khoảng thời gian nhất định và nghỉ ngơi sau đó.

Quản lý thời gian với Focus Keeper

Ưu điểm: 

• Thiết kế đơn giản và thân thiện với người dùng.
• Tính năng giao diện đẹp mắt và tương tác thú vị.
• Người dùng tập trung vào công việc một cách hiệu quả bằng cách tránh sự phân tâm từ các ứng dụng khác trên điện thoại.

MyLifeOrganized

MyLifeOrganized là một ứng dụng quản lý thời gian làm việc có tính năng nâng cao, được thiết kế để giúp người dùng quản lý công việc và thời gian một cách hiệu quả.

Giao diện quản lý thời gian MyLifeOrganized

Ưu điểm:

• Tính năng tạo danh sách công việc theo mức độ ưu tiên.
• Tích hợp với Google Calendar và Outlook.
• Tự động cập nhật thông tin trên nhiều thiết bị.
• Độ bảo mật cao.

Phần mềm quản lý thời gian miễn phí

Clockify

Clockify là một phần mềm quản lý thời gian miễn phí, cung cấp tính năng ghi nhận thời gian làm việc cho các nhiệm vụ khác nhau và tạo báo cáo về thời gian làm việc. 

Ghi nhận thời gian làm việc với Clockify

Ưu điểm: 

• Giao diện đơn giản và dễ sử dụng.
• Tính năng tích hợp với các công cụ quản lý dự án phổ biến khác như Trello, Asana và Basecamp.
• Cung cấp báo cáo chi tiết về thời gian làm việc cho các nhiệm vụ khác nhau.

RescueTime

RescueTime là một phần mềm quản lý thời gian làm việc cài đặt trên máy tính, giúp người dùng theo dõi thời gian sử dụng các ứng dụng và trang web khác nhau. RescueTime cung cấp báo cáo chi tiết về thói quen sử dụng máy tính và đưa ra các đề xuất để tối ưu hóa thời gian làm việc. 

Giao diện RescueTime

Ưu điểm: 

Tính năng tự động ghi nhận thời gian và tính năng giám sát hoạt động không cần kết nối Internet.
Cung cấp báo cáo chi tiết về thói quen sử dụng máy tính và đưa ra các đề xuất để tối ưu hóa thời gian làm việc.

Focus@Will

Focus@Will là một phần mềm quản lý thời gian được thiết kế để cải thiện năng suất và tập trung. Phần mềm cung cấp một loạt các bài hát và âm thanh được tối ưu hóa để giúp người dùng tập trung và làm việc hiệu quả hơn. 

Focus@Will mang đến âm nhạc giúp bạn tập trung

Ưu điểm: 

• Cung cấp một loạt các bài hát và âm thanh được tối ưu hóa để giúp người dùng tập trung và làm việc hiệu quả hơn.
• Tính năng tùy chỉnh âm thanh.
• Tính năng tích hợp với các ứng dụng khác như Spotify và Apple Music.

Todoist

Todoist là một phần mềm quản lý thời gian làm việc miễn phí. Todolist nằm trong hệ sinh thái phần mềm quản lý doanh nghiệp của Google. Công cụ này cung cấp tính năng lên danh sách công việc và theo dõi tiến độ công việc. Todoist cũng tích hợp với các ứng dụng khác như Google Calendar và Outlook để giúp người dùng quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả.

Giao diện phần mềm Todoist

Ưu điểm 

• Giao diện đơn giản và dễ sử dụng.
• Tính năng tích hợp với các ứng dụng khác như Google Calendar và Outlook để giúp người dùng quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả.
• Cung cấp tính năng lên danh sách công việc và theo dõi tiến độ công việc.

Phần mềm quản lý thời gian cho cá nhân

Habitica

Habitica là một ứng dụng quản lý thời gian cá nhân, sử dụng cơ chế trò chơi để giúp người dùng tập trung vào công việc và phát triển thói quen tích cực.

Giao diện Habitica

Ưu điểm: 

• Tính năng thiết lập mục tiêu và thói quen để phát triển.
• Cung cấp tính năng tạo và quản lý danh sách công việc và lịch nhắc.
• Tính năng tích hợp với các ứng dụng khác như Google Calendar và Apple Health.
• Hỗ trợ đa nền tảng trên Windows, Mac, iOS và Android.

Time Tracker

Time Tracker là một phần mềm quản lý thời gian cho phép người dùng theo dõi thời gian sử dụng cho các công việc và dự án khác nhau.

Giao diện ứng dụng quản trị thời gian TimeTracker

Ưu điểm: 

• Tính năng theo dõi thời gian sử dụng cho các công việc và dự án khác nhau.
• Cung cấp báo cáo chi tiết về thời gian sử dụng của người dùng.
• Hỗ trợ tính năng tích hợp với các ứng dụng như Trello và Asana.

Timing

Timing là một phần mềm quản lý thời gian trả phí. Cá nhân sử dụng công cụ Timing để theo dõi và phân tích thời gian sử dụng máy tính để tăng năng suất làm việc.

Timming giúp bạn quản lý thời gian làm việc hiệu quả

Ưu điểm:

• Tính năng theo dõi và phân tích thời gian sử dụng máy tính để hiểu rõ hơn về thói quen làm việc của mình.
• Cung cấp báo cáo chi tiết về năng suất làm việc của người dùng.
• Tính năng thiết lập mục tiêu và thói quen để phát triển.

Week Plan

Week Plan là một phần mềm quản lý thời gian cá nhân hỗ trợ dùng lập kế hoạch các công việc trong tuần và quản lý tiến độ dự án.

Weekplan hỗ trợ quản lý thời gian dự án nhanh chóng

Ưu điểm:

Tính năng lập kế hoạch công việc theo tuần và theo mục tiêu dự án.
Cung cấp tính năng quản lý công việc và tiến độ dự án.
Tích hợp với Google Calendar và Outlook.

HourStack

HourStack là một phần mềm quản lý thời gian trả phí, cho phép các cá nhân theo dõi và phân tích thời gian sử dụng cho các công việc và dự án khác nhau. Phần mềm cung cấp giao diện trực quan và linh hoạt giúp người dùng dễ dàng quản lý thời gian của họ.

Giao diện HourStack

Ưu điểm: 

• Theo dõi và phân tích thời gian sử dụng cho các công việc và dự án khác nhau.
• Tính năng lập kế hoạch công việc theo tuần hoặc theo ngày.
• Cung cấp báo cáo chi tiết về thời gian sử dụng của người dùng.

Lợi ích khi sử dụng các phần mềm ứng dụng quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một vấn đề rất quan trọng nhưng cũng khó giải quyết. Nếu bạn không thể sử dụng hiệu quả những giờ phút hữu hạn trong ngày, sẽ gây ra nhiều hệ quả xấu như hiệu suất công việc giảm sút, mất cân bằng cuộc sống,… 

Bạn nên cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý thời gian biểu để việc quản trị suôn sẻ hơn

Vì vậy, thiết lập hệ thống quản lý thời gian hiệu quả là vô cùng quan trọng. Bạn cần xác định rõ ưu tiên của mình, đặt ra mục tiêu hợp lý, lập kế hoạch chi tiết cho từng ngày và theo dõi tiến độ thường xuyên. Để làm tốt điều này, bạn nên cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý thời gian biểu. 

Hiện nay, các phần mềm quản lý thời gian mang lại nhiều lợi ích:

• Tổ chức tốt hơn lịch trình và tiến độ công việc: Bạn biết được những gì cần làm, khi nào phải hoàn thành và luôn theo dõi tiến trình của mọi nhiệm vụ.
• Loại bỏ sự lãng phí thời gian: Bạn có thể xác định chính xác những gì là quan trọng nhất và tập trung vào đó.
• Tăng hiệu suất làm việc: Bằng cách loại bỏ yếu tố rối loạn và tổ chức tốt hơn thời gian, bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong cùng một khoảng thời gian.
• Giảm căng thẳng và áp lực: Khi mọi thứ được lên kế hoạch và theo dõi chặt chẽ, bạn cảm thấy tự tin hơn và không bị bỡ ngỡ bởi những nhiệm vụ bất ngờ.
• Đạt được cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Bạn có thể dành thời gian cho những điều quan trọng trong cuộc sống mà vẫn đảm bảo hoàn thành tốt trách nhiệm công việc của mình.
• Cải thiện sức khỏe và hạnh phúc: Khi bạn cảm thấy tự tin hơn trong công việc và có thời gian cho các mối quan hệ xã hội, bạn sẽ cảm thấy ít căng thẳng và hài lòng hơn.

Một số mẹo để quản lý thời gian hiệu quả

GapoWork gợi ý bạn một số mẹo để giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn cũng như sẽ trở thành một người sống và làm việc có kế hoạch:

• Xác định rõ ưu tiên của mình và tập trung vào những việc quan trọng nhất. Đừng phí thời gian vào những việc ít quan trọng.
• Đặt ra mục tiêu hợp lý và cụ thể cho từng ngày và theo dõi tiến độ thường xuyên.
• Xác định mức độ ưu tiên của mỗi công việc. Từ A (quan trọng nhất) đến E (ít quan trọng nhất). Tập trung vào những việc ưu tiên A và B trước.
• Loại bỏ hoặc giảm bớt những yếu tố gây mất tập trung. Bạn có thể tắt thông báo các ứng dụng không cần thiết.
• Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau để dễ quản lý hơn.
• Nghỉ ngơi là cần thiết để cơ thể và tinh thần của bạn không bị quá mệt mỏi.
• Sử dụng biểu đồ Gantt để lập lịch chi tiết cho các nhiệm vụ phức tạp.

Quản lý thời gian tốt giúp bạn sống và làm việc có kế hoạch hơn

Việc quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống, đặc biệt đối với những người có lịch trình bận rộn và công việc phức tạp. Vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý thời gian là một cách hiệu quả để giúp bạn tối ưu hóa thời gian và hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Trên đây là tất cả những phần mềm quản lý thời gian tốt nhất được ưa chuộng. Qua bài viết này, hi vọng bạn tìm được một phần mềm ưng ý và ngày càng quản lý thời gian trong cuộc sống hiệu quả hơn.

Không chỉ quản lý thời gian làm việc của nhân sự, bộ công cụ gồm 26+ tính năng của GapoWork còn giúp doanh nghiệp quản lý vận hành và trao đổi công việc hiệu quả hơn. Đăng ký trải nghiệm miễn phí 7 ngày giải pháp GapoWork tại đây!