Top 7 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay

Một phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp sẽ đáp ứng cho chủ quán rất nhiều nhu cầu kinh doanh trong thời đại số. Đây không chỉ là công cụ đắc lực của chủ quán trong vấn đề quản lý nhân sự mà nó còn góp phần tối ưu hóa quy trình kinh doanh của quán. Sau đây, Haravan sẽ giới thiệu cho bạn top 7 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay.

1. Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý quán cafe (phần mềm tính tiền quán cafe) là một loại phần mềm quản lý bán hàng tự động giúp chủ quán tự động hóa order, phục vụ và kiểm soát hoạt động kinh doanh của một quán hoặc một chuỗi cafe một cách hiệu quả và chính xác.

Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Nhờ được tích hợp với thiết bị phần cứng như máy POS mini, máy in hóa đơn, két tiền,… mà phần mềm quản lý quán cafe (phần mềm tính tiền quán cafe) sẽ hạn chế được việc gian lận trong quá trình bán hàng, giúp chủ quán tiết kiệm được thời gian quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó mà doanh số cửa hàng ngày càng tăng lên.

Chính vì vậy mà phần mềm quản lý quán cafe (phần mềm tính tiền quán cafe) chuyên nghiệp cần có những tính năng như:

• Quản lý danh mục hàng hóa, giá bán, phòng bàn.

• Bán hàng, tính tiền, in bill.

• Order và ghi món.

• Quản lý nhân viên theo vị trí, ca làm việc.

• Hỗ trợ thu ngân tính tiền.

• Có tích hợp trên nhiều thiết bị, có thể quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi.

• Tích hợp với nhiều thiết bị phần cứng.

Hiện nay, theo thống kê cho thấy, có không quá 20% các quán cafe đang sử dụng phần mềm quản lý quán cafe (phần mềm tính tiền quán cafe). Bởi có lẽ họ ngại thay đổi cách quản lý truyền thống, hoặc đôi khi do nghĩ rằng mấy phần mềm đó rất khó sử dụng. Tuy vậy, vẫn có những quán vượt qua những suy nghĩ cũ mà bắt đầu sử dụng phần mềm quán cafe và đương nhiên, họ rất hài lòng vì sự tiện lợi mà nó mang lại.

2. Phân loại phần mềm quản lý quán cafe

2.1 Dựa trên chi phí

Khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe (phần mềm tính tiền quán cafe) thì yếu tố chi phí có lẽ là một vấn đề được rất nhiều chủ quán quan tâm. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe (phần mềm tính tiền quán cafe), bao gồm cả miễn phí và trả phí. Sau đây, Haravan sẽ nêu ra giúp bạn điểm khác nhau giữa 2 phần mềm này để bạn có thể cân nhắc và lựa chọn.

Phần mềm quán cafe dựa trên chi phí

Phần mềm quản lý quán cafe miễn phí

Phần mềm quản lý quán cafe trả phí

Về chi phí

Người dùng hoàn toàn không phải chi trả bất cứ 1 loại chi phí nào

→ Tiết kiệm một khoản chi phí đầu tư ban đầu.

Người dùng sẽ được trải nghiệm miễn phí thời gian đầu, sau đó sẽ phải mua phần mềm hoặc thanh toán theo tháng/năm.

Về tính năng

– Thường chỉ có những tính năng cơ bản như: order, tính tiền, in bill,…

– Các tính năng: quản lý nguyên liệu, quản lý nhân viên, báo cáo,… thường không có, nếu có thì đều ở mức độ cơ bản.

– Không hỗ trợ quản lý trên điện thoại từ xa.

– Hỗ trợ người dùng nhiều tính năng phức tạp như quản lý kho, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,…

– Có thể theo dõi báo cáo và quản lý từ xa.

Về tính ổn định và khả năng nâng cấp

Không được cập nhật thường xuyên

→ Gặp nhiều lỗi trong quá trình sử dụng.

Các tính năng và vấn đề bảo mật được cải thiện và nâng cấp thường xuyên, đáp ứng nhu cầu khác nhau của chủ quán.

Về hỗ trợ sau mua

Khó nhận được sự hỗ trợ đầy đủ và kịp thời khi gặp sự cố sử dụng.

Được hỗ trợ nhiệt tình từ nhà cung cấp. Sẽ có đội ngũ kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ mọi lúc mọi nơi một cách nhanh chóng.

2.2 Dựa trên nền tảng công nghệ

Bên cạnh việc băn khoăn xem nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hay trả phí thì việc sử dụng phần mềm On-promises hay Cloud cũng là một vấn đề mà chủ quán cần phải để ý tới. Dựa trên nền tảng công nghệ, thì phần mềm quản lý quán cafe (phần mềm tính tiền quán cafe) được chia thành 2 loại:

• Phần mềm quán cafe dạng On-promises: phần mềm cài đặt, lưu trữ dữ liệu tại chỗ – trên máy chủ của quán.

• Phần mềm quán cafe dạng Cloud: phần mềm dựa trên nền tảng điện toán đám mây, dữ liệu được lưu trữ trên Cloud do nhà cung cấp duy trì.

Phần mềm quán cafe dựa trên nền tảng công nghệ

Dưới đây là bảng so sánh giữa 2 phần mềm giúp bạn có thể nhận thấy sự khác biệt giữa 2 phần mềm đó:

Phần mềm quán cafe dạng On-promises

Phần mềm quán cafe dạng Cloud

Về chi phí

– Thường yêu cầu trả phí một lần trọn gói.

– Cần đầu tư thiết bị có cấu hình tốt để phần mềm có thể hoạt động ổn định.

Thường trả phí thuê bao theo tháng hoặc theo năm.

Về triển khai

– Triển khai phức tạp hơn so với Cloud bởi cần có đơn vị cung cấp trực tiếp đến quán triển khai cài đặt.

– Cần có nhân sự am hiểu về kỹ thuật, công nghệ và cần phải tốn thêm chi phí để duy trì máy chủ.

– Gọn nhẹ, dễ cài đặt và dễ sử dụng ngay cả khi người dùng không phải là người am hiểu công nghệ.

– Dữ liệu được lưu trữ trên đám mây nên không cần bận tâm về vấn đề máy chủ.

Về tính ổn định

Hoạt động ổn định ngay cả khi đông khách, hạn chế tình trạng quá tải, gián đoạn sử dụng.

Có tính ổn định kém hơn do hoạt động dựa trên kết nối internet.

Về tính bảo mật dữ liệu

Dữ liệu được lưu trữ trên server của quán

→ Bạn có toàn quyền quản lý dữ liệu, không lo lắng về việc chia sẻ dữ liệu với bên thứ 3.

– Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng của nhà cung cấp nên tính bảo mật sẽ kém hơn.

– Nếu làm việc với các nhà cung cấp uy tín thì có thể an tâm hơn về điều này.

3. Lợi ích của các phần mềm quản lý quán cafe

3.1 Dễ dàng quản lý các danh mục sản phẩm, giá cả

Khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe (phần mềm tính tiền quán cafe) thì chủ quán có thể dễ dàng lập danh sách phân loại sản phẩm, giá cả, phân chia theo khung giờ và khu vực (đối với các chuỗi cafe). Ngoài ra, nếu điện thoại, laptop của chủ quán có kết nối internet thì việc thay đổi giá bán cũng rất dễ dàng.

3.2 Bán hàng, in bill nhanh chóng và chính xác

Nếu chủ quán sử dụng phần mềm quản lý quán cafe (phần mềm tính tiền quán cafe) thì việc nhập dữ liệu order của khách hàng rồi thông báo cho bộ phận pha chế thông qua điện thoại di động trở nên cực kỳ nhanh chóng. Hoặc khách hàng có thể order đồ uống tại quầy, thu ngân sẽ sử dụng màn hình cảm ứng để nhập đơn hàng, in bill cho khách và thu tiền nhanh chóng, dễ dàng.

In bill nhanh chóng và chính xác

3.3 Order đồ uống nhanh

Để nhận đơn hàng của khách, nhân viên chỉ cần sử dụng điện thoại di động hoặc máy tính. Ngoài ra, giao diện phần mềm quản lý quán cà phê còn cho phép nhân viên tìm kiếm sản phẩm theo nhóm mặt hàng hoặc kéo thả món mà khách hàng chọn. Điều đó sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc nhân viên phải dùng giấy để ghi chép theo như cách truyền thống.

Order đồ uống nhanh

Bên cạnh việc thêm sản phẩm và số lượng thì nhân viên cũng có thể thêm ghi chú của khách hàng cho quầy pha chế biết. Chẳng hạn như ít đường, không đá, ít sữa,… đều là những ghi chú đã được cài đặt sẵn từ trước để nhân viên có thể lựa chọn nhanh hơn.

3.4 Tránh các sai sót trong khâu pha chế

Sau khi nhân viên đã ghi món từ khách hàng, thì nhân viên đó chỉ cần bấm thông cho cho bộ phận pha chế biết. Máy in quầy pha chế sẽ in phiếu xử lý thông báo đến quầy pha chế bằng âm thanh để thu hút sự chú ý của nhân viên pha chế.

Nếu như trước đây chủ quán luôn phải đau đầu vì nhân viên thường xuyên làm thiếu món thì giờ đây, khi sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí, bạn chỉ cần thêm mô tả công việc của từng bộ phận nhân viên trong quán cafe. Mọi công việc đều sẽ diễn ra theo quy trình khép kín và khoa học, nên chủ quán sẽ không cần lo lắng việc thiếu món nữa.

3.5 Hỗ trợ bộ phận thu ngân

Khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe (phần mềm tính tiền quán cafe) thì khi khách hàng gọi thanh toán ở bàn nào, nhân viên sẽ in hóa đơn tạm tính cho bàn đó. Nhân viên sẽ thu tiền tại bàn hoặc khách hàng thanh toán tại quầy (trường hợp khách hàng gọi món tại quầy).

Hỗ trợ bộ phận thu ngân

Ngoài ra, phần mềm quán cafe còn có thể ghi nhận số tiền khách hàng đưa ra để tính toán thay đổi khi thanh toán. Quá trình kiểm tra cực kỳ nhanh chóng và chính xác.

3.6 Báo cáo doanh thu chi tiết từ xa

Các báo cáo doanh thu đóng một vai trò rất lớn trong việc quản lý quán cafe đối với chủ quán. Hầu hết các chủ quán sẽ phải đưa ra những quyết định về chiến lược bán hàng dựa trên những con số đã được báo cáo trước đó. Khi sử dụng giao diện phần mềm quản lý quán cà phê sẽ có rất nhiều mẫu báo cáo có sẵn sẽ giúp chủ quán có thể dễ dàng xem xét tình hình và đưa ra quyết định cho quán cafe một cách dễ dàng hơn.

Đặc biệt, nếu chủ quán sử dụng phần mềm quán cafe online thì chủ quán có thể sử dụng được ứng dụng báo cáo kết quả bán hàng ngay cả trên điện thoại thông minh bất cứ khi nào, ở bất cứ đâu, chỉ cần có internet là được.

3.7 Quản lý chi phí

Khi quán cafe có bất kỳ khoản thanh toán nào thì dữ liệu sẽ được báo cáo với người quản lý về báo cáo lưu chuyển tiền tệ cụ thể. Hơn nữa, giao diện phần mềm quản lý quán cà phê còn có chức năng công nợ nhà cung cấp, từ đó mà chủ quán có thể quản lý quán cafe của mình được tốt và dễ dàng hơn.

Ngoài ra, chi phí hoạt động và chi phí biến đổi cũng sẽ được thể hiện rõ ràng thông qua phần mềm quản lý quán cafe (phần mềm tính tiền quán cafe) để chủ quán có cái nhìn rõ hơn về tài chính của quán cafe. Từ đó mà có thể đưa ra những quyết định kịp thời giúp gia tăng kết quả bán hàng.

3.8 Quản lý xuất – nhập hàng

Bên cạnh lợi nhuận thu được thì khi kinh doanh quán cafe, vấn đề quản lý kho có lẽ là một vấn đề khó khăn nhất đối với chủ quán bởi bạn sẽ phải đảm bảo sao cho người pha chế làm đúng theo công thức và phải kiểm soát hao hụt nguyên liệu. Điều này làm tốn rất nhiều thời gian của chủ quán.

Nhưng nếu sử dụng phần mềm quản lý quán cafe (phần mềm tính tiền quán cafe) thì chủ quán có thể thiết lập số lượng và tính giá vốn hàng bán. Từ đó mà lượng tồn kho của quán cafe sẽ được kiểm soát một cách tương đối.

3.9 Quản lý nhân sự

Khi sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí, quán cafe của bạn sẽ được hạn chế tối đa các vấn đề gian lận, thất thoát và quản trị nhân sự. Những việc như phân ca làm, thay đổi giá bán, xóa bill đã thanh toán,… sẽ không thể nào thực hiện được nếu như chủ quán không phân quyền. Nhờ vậy mà quán cafe của bạn sẽ không thể nào xảy ra trường hợp ăn chặn tiền từ nhân viên.

Quản lý nhân sự quán cafe

4. Top 7 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay

4.1 Phần mềm quản lý quán cafe – HaraRetail

Với lợi thế là nền tảng công nghệ hàng đầu cả nước, phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí HaraRetail là lựa chọn hàng đầu cho tất cả các mô hình kinh doanh, dù là 1 hay 100 cửa hàng. HaraRetail sẽ hỗ trợ cho các nhà quản lý mọi lúc mọi nơi với quy trình bán hàng tối ưu, quản lý số liệu chặt chẽ nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn trong mọi hoạt động.

Phần mềm quản lý quán cafe HaraRetail

HaraRetail có những ưu điểm nổi trội mà các phần mềm quản lý quán cafe miễn phí khác khó có được như:

• Giúp doanh nghiệp đồng bộ thông tin khách hàng ở cả offline lẫn online. Từ đó, doanh nghiệp có thể cung cấp cho khách hàng nhiều thứ họ muốn hơn nhờ hiểu rõ tâm lý khách hàng.

• Báo cáo chi tiết, chính xác và nhanh chóng về hàng tồn kho, đổi trả hàng, doanh thu,… ở 1 cửa hàng hay 100 cửa hàng.

• HaraRetail có hệ thống xử lý đơn hàng đa kênh thông minh giúp các doanh nghiệp rút ngắn được thời gian xử lý các đơn hàng online.

• Chủ cửa hàng có thể nắm được năng suất làm việc của từng nhân viên nhờ tính năng phân quyền nhân viên chi tiết.

• Đặc biệt, HaraRetail là phần mềm quản lý bán hàng đầu tiên kết nối nhà bán lẻ trực tuyến với ngân hàng (VPBank). Các doanh nghiệp cần vay mà đủ điều kiện của ngân hàng đưa ra thì, họ sẽ được vay 3 tỷ đồng kèm theo các ưu đãi tín dụng khác.

Chính vì những ưu điểm nổi trội của HaraRetail mà các ứng dụng khác khó có được, nhiều doanh nghiệp lớn như The Coffee House, Juno, Vinamilk,… đã tin tưởng sử dụng. Đây là phần mềm quản lý quán cafe miễn phí mà các chủ quán nên cân nhắc tìm hiểu đầu tiên nếu muốn có một phần mềm đầy đủ chức năng và tiện lợi, dễ dàng sử dụng.

4.2 Phần mềm quản lý quán cafe – PosApp

Nhắc đến phần mềm quản lý quán cafe thì không thể nào mà quên được PosApp. Đây là một phần mềm quán cafe được người dùng đánh giá khá cao vì có nhiều ưu điểm hỗ trợ chủ quán cafe quản lý các hoạt động như: bán hàng, nhận đơn, chuyển hóa đơn từ nơi pha chế, quản lý xuất nhập kho,… Phần mềm này cực kỳ phù hợp với mô hình kinh doanh từ xe đẩy bán hàng take-away, quán cafe bình dân tới các quán cafe có quy mô lớn.

Phần mềm quản lý quán cafe PosApp

PosApp có những ưu điểm không thể không nhắc đến như:

• Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS cầm tay,…

• Dễ dàng kiểm soát nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của quán.

• Có thế hoạt động ngay cả khi không có kết nối internet.

• Quản lý báo cáo ca của nhân viên, báo cáo hàng bán, báo cáo kho của từng chi nhánh của chuỗi cửa hàng trên 1 tài khoản quản lý duy nhất.

• Hỗ trợ mọi hoạt động bán hàng, nhận đơn, chuyển hóa đơn từ nơi pha chế, quản lý xuất nhập kho, thu chi theo kỳ, thông tin khách hàng,…

• Quản lý chi tiết hóa đơn kể cả hóa đơn bị hủy.

4.3 Phần mềm quản lý quán cafe – Cukcuk

Được hậu thuẫn bởi phần mềm kế toán Misa lớn nhất Việt Nam, Cukcuk rất chú trọng trong quá trình phối hợp các nghiệp vụ. Phần mềm tính tiền quán cafe Cukcuk phù hợp với tất cả các mô hình kinh doanh quán cafe, hỗ trợ điều hành quán ở bất kỳ nơi đâu, kiểm soát được quán cafe có đông khách hay không, năng suất làm việc của nhân viên ra sao, doanh thu như thế nào,… Qua đó, chủ quán có thể dễ dàng kiểm soát sự phát triển trong công việc kinh doanh của quán cafe.

Phần mềm quản lý quán cafe Cukcuk

Phần mềm tính tiền quán cafe Cucuk có một số tính năng nổi bật như:

• Dễ dàng giới thiệu món và ghi nhận order.

• Hỗ trợ nhân viên ghi chú món, thêm, hủy món, chuyển bàn, gộp bàn, tách hóa đơn,… một cách dễ dàng.

• Sắp xếp thứ tự bill theo thời gian order món của khách hàng.

• Dễ dàng kiểm soát nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của quán.

• Tự động lập sổ sách, ghi chép và báo cáo doanh thu bán hàng theo thời gian thực.

• Có thế hoạt động ngoại tuyến ngay cả khi mất điện hay không có kết nối internet.

4.4 Phần mềm quản lý quán cafe – KiotViet

Được phát triển từ năm 2012, phần mềm quản lý quán cafe miễn phí KiotViet đang có khoảng 20.000 gian hàng sử dụng để quản lý quán cafe của mình. Đây là phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí nổi bật với quy trình vận hành đơn giản nhưng cực kỳ chuyên nghiệp thông qua máy tính, điện thoại hoặc trực tiếp tại quầy thu ngân mang đến sự tiện lợi cho người dùng.

Phần mềm quản lý quán cafe KiotViet

Phần mềm quản lý quán cafe KiotViet có một số ưu điểm nổi trội như:

• Hỗ trợ báo cáo kinh doanh trên máy tính, điện thoại.

• Phân quyền cho nhân viên.

• Quản lý thu chi, dòng tiền của quán cafe.

• Quản lý chuỗi cửa hàng nhanh chóng, hiệu quả.

• Báo cáo thống kê chi tiết về tình hình kinh doanh thông qua biểu đồ cột, tròn,…

• Nắm bắt số lượng hàng hóa tồn kho thông qua các chỉ số được cập nhật theo thời gian thực.

4.5 Phần mềm quản lý quán cafe – POS365

Sẽ là một thiếu sót cực kỳ lớn khi nhắc tới phần mềm tính tiền quán cafe mà không nhắc tới POS365. Phần mềm tính tiền quán cafe POS365 được phát triển riêng cho mô hình quán cafe, quán trà sữa, quán trà chanh. Phần mềm này sẽ giúp bạn kiểm soát tốt thu chi và mức độ tiêu hao nguyên liệu làm đồ uống của quán. Ngoài ra còn có những mẫu báo cáo, thống kê chi tiết sẽ giúp cho chủ quán quản lý quán cafe của mình được tốt hơn.

Phần mềm quản lý quán cafe POS365

Một số ưu điểm nổi trội của phần mềm tính tiền quán cafe POS365 như:

• Nhờ hệ thống công thức chuẩn, việc tính tiền sẽ trở nên nhanh chóng hơn và gần như không có sai sót.

• Có các chương trình tích điểm, khuyến mãi nhằm giữ chân khách hàng.

• Có tích hợp nhiều phương thức thanh toán khác nhau.

• Hỗ trợ quản lý từ xa trên điện thoại.

• Có thể hoạt động ngay cả khi không có kết nối internet.

4.6 Phần mềm quản lý quán cafe – Mona Media

Là một doanh nghiệp cực kỳ lớn mạnh trong việc thiết kế website và lập trình phần mềm, Mona Media đã mang đến những giải pháp cực kỳ hữu ích cho các cửa hàng bán cafe.

Phần mềm quản lý quán cafe Mona Media

Phần mềm quản lý quán cafe miễn phí Mona Media nổi bật ở sự đa năng và có thể tương thích với mọi quán cafe. Đặc biệt nhất ở phần mềm quán cafe Mona Media có lẽ là sự kết nối mạnh mẽ, nhanh chóng với các thiết bị bán hàng khác như POS để có thể nhanh chóng tính tiền và order cho khách hàng cùng với sự sắp xếp các danh mục sản phẩm một cách rõ ràng, chi tiết.

Phần mềm quản lý quán cafe Mona Media có những ưu điểm nổi trội như:

• Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS,…

• Ghi nhận và theo dõi mọi thông tin, hoạt động xuất, nhập của kho hàng.

• Khả năng tính tiền tự động một cách chính xác.

• Báo cáo thống kê chi tiết, xác thực theo ngày, tuần, tháng,…

• Hỗ trợ lưu trữ thông tin, tạo lập hồ sơ của từng khách hàng

4.7 Phần mềm quản lý quán cafe – DRS Manager

Cũng giống như các phần mềm quản lý quán cafe miễn phí khác thì phần mềm quản lý quán cafe DRS Manager sẽ hỗ trợ bạn trong việc đặt món, ghi chú hoặc thêm món, đổi món,… một cách cực kỳ dễ dàng và nhanh chóng.

Phần mềm quản lý quán cafe DRS Manager

Một số ưu điểm nổi trội của DRS Manager có thể kể đến như:

• Hỗ trợ quản lý từ xa và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop,…

• Hỗ trợ ghi chú món, thêm, hủy món, chuyển bàn, gộp bàn, tách hóa đơn,… một cách cực kỳ dễ dàng và nhanh chóng.

• Nắm rõ trạng thái phục vụ từng bàn, từng món, để khách không phải đợi quá lâu.

• Quản lý kho hàng chặt chẽ.

• Tổng hợp thu chi, báo cáo thống kê chi tiết, xác thực theo ngày, tuần, tháng,…

• Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.

5. Tổng kết

Bài viết trên Haravan đã giúp bạn hiểu thêm về phần mềm quản lý quán cafe và đồng thời gợi ý cho bạn top 7 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay. Tuy trước kia vẫn có những e ngại về chi phí, khả năng sử dụng cũng như băn khoăn về các tính năng khiến rất nhiều chủ quán đắn đo không biết nên chọn phần mềm nào nhưng Haravan hy vọng rằng, qua bài viết trên, bạn đã có thể chọn ra được cho mình một phần mềm quản lý quán cafe ưng ý và vận hành quán cafe hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!

>>> Xem thêm: