Trello là gì? Cách dùng Trello hiệu quả trong quản lý công việc
Trello là gì? Trello hiện nay là công cụ quản lý công việc đắc lực tại nhiều doanh nghiệp. Phần mềm này hỗ trợ phân chia nhiệm vụ, quản lý thời gian vô cùng phù hợp. Nó giúp nhà lãnh đạo gạt đi lo lắng về tiến độ làm việc của nhân sự trong nhóm.
Nếu quý độc giả đang quan tâm phần mềm Trello là gì cũng như làm thế nào để sử dụng trello hiệu quả trong quản lý công việc, hãy cùng Vuiapp.vn khám phá. Tin chắc rằng bạn sẽ biết cách dùng ứng dụng này ngay sau đó.
Trello là gì?
Trello là công cụ quản lý công việc trực tuyến dùng để quản lý dự án và công việc cá nhân. Phần mềm thiết kế tối giản giúp bạn thay thế Email, gọi điện, tin nhắn khi giao tiếp làm việc nhóm. Cho dù người dùng ở bất cứ nơi đâu kèm kết nối Internet cũng tiện theo dõi tiến độ công việc.
Trello – phần mềm quản lý công việc
Trello về cơ bản được xây dựng trên phương pháp Kanban. Các đối tượng thường xuyên sử dụng phần mềm là: Doanh nghiệp vừa và nhỏ, các bạn Freelancer.
Top ưu điểm nổi bật của Trello đáng tải về dùng
Để hiểu sâu hơn Trello là gì, bạn cần biết thêm về các tính năng của nó. Trên thực tế, với đa dạng các loại công việc, phần mềm này đều có thể để tối ưu mọi thứ. Nó sẽ là một công cụ đồng hành hữu ích, sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật như sau:
Sắp xếp và lên danh sách công việc triển khai
Giao diện lập kế hoạch với Trello giống hệt các tờ giấy note được dán trên màn hình. Vì vậy, bất kỳ ai nhìn vào cũng nhanh nắm bắt và sử dụng.
Các thao tác sắp xếp công việc nhờ thế rất đơn giản để tạo lập. Cụ thể với những nội dung đã – đang – sắp làm bạn chỉ cần kéo thả những thẻ đó để lên lịch, giao việc. Vì vậy, người dùng không bao giờ bỏ quên nhiệm vụ, chậm deadline, hiệu suất thực hiện cũng tăng theo.
Tùy chỉnh quy trình làm việc linh động
Với Trello app, bạn có thể tùy chỉnh quy trình quản lý cho từng dự án khác nhau. Việc này giúp cá nhân thoải mái sáng tạo, kết quả thu được cuối cùng luôn đạt hiệu quả. Ngoài ra, người dùng còn linh hoạt thêm ngày hết hạn, nhãn, danh sách công việc, thành viên,…vào dự án.
Tính năng tùy chỉnh hữu ích của Trello
Thêm nữa, về cơ bản Trello thiết kế dựa trên phương pháp quản lý Kanban. Do đó, các giai đoạn công việc sẽ được phân chia theo danh sách kiểu “to-do list”. Nhà quản lý chỉ cần nhìn vào giao diện đã nắm bắt ngay tiến độ dự án một cách trực quan.
Tích hợp chia sẻ đa dạng thông tin
Khi càng tìm hiểu Trello là gì, sẽ làm bạn có thêm thiện cảm, gần gũi với phần mềm này. Ngoài tính năng sắp xếp công việc, người dùng Trello dễ dàng chia sẻ các link web, file tài liệu, hình ảnh,… Những tệp này đều liên quan, thường xuyên xuất hiện trong quá trình làm việc.
Tất cả thao tác vô cùng đơn giản, dùng được cả trên điện thoại. Tốc độ chia sẻ tài liệu nhanh hơn giúp tăng hiệu quả công việc.
Hơn nữa, Trello còn sở hữu một tính năng khá tuyệt khác. Đó là bạn có thể đính kèm tập tin từ nền tảng lưu trữ tài liệu Google Drive và Dropbox. Số lượng file chia sẻ giữa các thành viên với nhau nhờ vậy càng nhiều, thuận tiện hơn.
Phân công công việc rõ ràng
Khi đã hiểu Trello là gì, việc phân công nhiệm vụ cho nhân sự trong nhóm trở nên rất dễ dàng. Cách sử dụng đơn giản chỉ cần người dùng vào ứng dụng, tạo bảng đầu mục các công việc cần làm. Bước tiếp theo mời đồng nghiệp tham gia triển khai dưới dạng tên hoặc Email đã đăng ký Trello.
Trello Software với tính năng phân công công việc trong team kỹ thuật
Sau khi tạo bảng to-do-list xong, người dùng có thể thêm thời gian hoàn thành công việc. Cách thức triển khai bằng cách thiết lập chuông nhắc nhở. Vì vậy, bạn sẽ tránh trường hợp quên và sẽ chốt nhiệm vụ đúng tiến độ.
Bình luận đóng góp ý kiến trong công việc
Trong suốt quá trình thực hiện công việc, người dùng có thể bình luận, đóng góp ý kiến. Điều này giúp các thành viên tương tác, trao đổi cùng nhau dễ dàng, thường xuyên hơn.
Vì thế, hiệu quả quản lý đầu việc luôn ở mức tốt, mọi thứ trong tầm kiểm soát. Nhà lãnh đạo giảm thiểu thời gian đi sâu điều hành chi tiết công việc mỗi ngày.
Cách dùng Trello vào quản lý công việc
Để sử dụng phần mềm này hiệu quả, chuyên trang sẽ hướng dẫn quý độc giả cách dùng Trello. Khi nắm chắc phương thức triển khai trong thực tế, đồng nghĩa bạn hiểu trọn Trello là gì. Tất cả được trình bày chi tiết qua nội dung dưới đây:
Tạo bảng không gian làm việc nhóm
Đầu tiên, bạn tải Trello về máy tính từ các link download Trello Free. Tiếp theo đó là khởi tạo bảng không gian làm việc nhóm bao quát. Theo ngôn ngữ chuyên ngành Anh, nó được gọi với tên tương ứng Team Space.
Cách thiết lập đơn giản chỉ cần nhấn vào biểu tượng dấu “+” và chọn mục Tạo bảng. Board sẽ có giao diện như chiếc bảng trắng, là nơi dùng quản lý công việc.
Tiếp đến, bạn tiến hành đặt tên cho bảng theo tên nhóm liên quan đến dự án đảm nhận. Hoặc chi tiết hơn, người dùng viết thêm mô tả vào đấy nếu cảm thấy cần thiết. Tuyệt vời hơn nữa khi có thể dùng Bookmark đánh dấu công việc đặc biệt chú ý so với cái còn lại.
Tạo danh sách thẻ chi tiết công việc
Như bạn đã tìm hiểu trên mục “Trello là gì?”, đây chính là phần mềm xuất phát từ phương pháp Kanban. Do đó, các danh sách công việc phổ biến thường gặp sẽ bao gồm:
Minh họa danh sách làm việc trên giao diện Trello
Các việc cần làm – To-do-list.
Những nội dung đang triển khai – List doing.
Các công việc đã hoàn thành – List done.
Tại bước này, người dùng nhấn chọn thanh menu Thêm danh sách. Từ đó, bạn bắt đầu tạo tên các công việc chính cần làm.
Ví dụ, đối với dự án xây dựng, thẻ danh sách sẽ hiển thị theo hàng ngang. Cụ thể bao gồm: Dụng cụ cần chuẩn bị, nhân công cần có,…
Tạo thẻ ghi chú
Đây là đơn vị công việc nhỏ nhất trên phần mềm Trello. Bên dưới danh sách từng công việc, bạn thêm các thông tin:
Mô tả nhiệm vụ nhỏ hơn hay checklist.
Các file đính kèm liên quan trực tiếp đến công việc. Bạn có thể tải dữ liệu từ thiết bị, Google Drive, Dropbox hay Onedrive.
Thời hạn hoàn thành.
Người chịu trách nhiệm thực hiện công việc.
Tạo danh sách các thành viên đảm nhận kèm deadline
Tại bước này, bạn vẫn tiếp tục triển khai các thao tác trên bảng công việc hay Board lúc nãy. Người dùng di chuyển chuột về phía biểu tượng Cây bút.
Tiếp đó, bên phải màn hình xuất hiện menu Thêm vào thẻ, Mục thành viên. Tại đây, bạn chọn tên hay Email những nhân sự đảm nhận vào danh sách thực hiện. Cuối cùng là nhấn nút Gửi để họ biết thông tin và tiếp nhận triển khai.
Ngoài ra, Trello còn sở hữu thêm một điểm thú vị, tiện lợi khác trong quá trình sắp xếp công việc. Đó là bạn có thể di chuyển các thẻ bằng cách kéo-thả từ List này sang List khác. Hoặc đa năng hơn cũng có thể trao đổi với các thành viên bằng cách đề cập họ trong Bình luận.
Trên đây là những thông tin làm rõ câu hỏi Trello là gì do Vuiapp.vn tổng hợp gửi quý độc giả. Chúc các bạn thực hiện thành công xuyên suốt quá trình quản lý công việc nhóm, dự án cá nhân.
