Ứng dụng RPA – giải pháp tối ưu nguồn lực khối văn phòng

Xu hướng chuyển đổi số đã góp phần thay đổi mô hình hoạt động truyền thống của nhiều doanh nghiệp (DN), đồng thời thúc đẩy nhu cầu đối với giải pháp tự động hóa. Trong đó, RPA được đánh giá một trong những lĩnh vực đầu tư công nghệ trọng điểm. Theo báo cáo của Gartner, có đến 90% tập đoàn toàn cầu sẽ ứng dụng RPA vào năm 2022 để đẩy nhanh tiến trình phục hồi hậu Covid-19, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho nhân viên đối với công việc thủ công và quy trình.

Cắt gọn quy trình, nâng cao hiệu suất khi ứng dụng RPA

RPA là giải pháp công nghệ đơn giản và hữu dụng. Nó bao gồm các phần mềm mô phỏng thao tác của con người trên máy tính dựa trên các quy trình thiết lập sẵn. Không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý các tác vụ, RPA còn có giao diện người dùng (UI) trực quan và dễ dàng tích hợp vào các hệ thống quản trị như CRM (Customer Relationship Management) hay ERP (Enterprise Resource Planning). Bên cạnh đó, thời gian triển khai các quy trình tự động sẽ ngắn hơn đáng kể so với các cách thức triển khai các phần mềm truyền thống. 

 Ảnh: ABeam Consulting

RPA được ứng dụng hiệu quả nhất ở khối văn phòng trong hầu hết các lĩnh vực, đặc biệt trong các ngành dịch vụ tài chính/ngân hàng, bảo hiểm và bán lẻ. Đây là nơi nhân viên thường xuyên đối mặt áp lực thời gian trong khi thực hiện khối lượng lớn công việc lặp đi lặp lại. 

Ví dụ, với bộ phận dịch vụ khách hàng, RPA tự động phản hồi, xác minh tài khoản, trích xuất thông tin từ hồ sơ và đối chiếu chữ ký điện tử. Hoặc trong bộ phận quản lý chuỗi cung ứng, nó sẽ tự truy xuất dữ liệu từ website đối tác, nhập thông tin vào biểu mẫu, gửi email đặt hàng, tiến hành thanh toán, theo dõi lộ trình và lượng hàng tồn kho. Nói cách khác, RPA đủ khả năng đóng vai trò như lực lượng lao động ảo hỗ trợ nhân viên thực sự. DN không cần đội ngũ chuyên viên lập trình để cấu hình RPA. Do là công nghệ low-code/no-code, bất cứ nhân viên nào có kiến thức CNTT căn bản cũng có thể học và sử dụng công cụ thiết kế quy trình dạng kéo thả cho robot dễ dàng.

 Ảnh: ABeam Consulting

RPA đã nổi lên kể từ đầu những năm 2000 và được phát triển với tầm nhìn là trở thành đội ngũ nhân viên ảo xử lý chuỗi các công việc lặp đi lặp lại trên máy tính, cho phép nhân viên có thêm thời gian tập trung vào dự án đòi hỏi tính sáng tạo và khả năng phán đoán. 

Ông Ryohei Oda, Tổng Giám đốc của ABeam Việt Nam dẫn chứng về trường hợp của một doanh nghiệp đã được hỗ trợ triển khai robot nhập đơn hàng vào hệ thống SAP, “Với robot đó, khách hàng có thể tiết kiệm 300 giờ mỗi năm. Sau đó, họ đã triển khai hai robot nữa và rút ngắn thêm 1.300 giờ mỗi năm. Không chỉ tiết kiệm thời gian, RPA còn tạo một loại báo cáo mới gửi đến hộp thư của quản lý hàng ngày. Việc thực hiện báo cáo với RPA cũng chỉ mất 4 tuần so với 3 tháng nếu làm thủ công trong SAP”.

Với lợi ích rõ nét, thị trường cung cấp giải pháp RPA thu hút sự quan tâm của nhiều tập đoàn công nghệ khổng lồ như Google, Microsoft và IBM…

Dự báo tiềm năng rộng mở thị trường RPA tại Việt Nam

Không chỉ những “ông lớn”, trên thực tế, nhu cầu giải pháp RPA đã bắt đầu chuyển dần sang các DN vừa và nhỏ (SME). Kết quả cuộc khảo sát năm 2021 của Xerox cho thấy, 80% DN SME tin rằng công nghệ tự động hóa sẽ là chìa khóa quyết định sống còn.

Việt Nam với 98% DN thuộc phân khúc SME, được đánh giá là thị trường RPA đầy hứa hẹn. Trong vài năm qua, ABeam Consulting đã làm việc với nhiều SME với quy mô khoảng 500 – 1400 nhân viên.

“Khách hàng của ABeam tại Việt Nam đã đạt hiệu quả nhanh chóng trong việc cắt giảm chi phí và cải thiện hiệu suất nhờ ứng dụng giải pháp RPA và BPR (Business Process Re-engineering”, ông Nguyễn Trung, chuyên gia tư vấn về RPA tại ABeam cho biết.

Theo ông Trung, việc đánh giá và lựa chọn chính xác công đoạn ứng dụng RPA luôn là một bài toán khó và là thử thách lớn cho DN vì nếu việc đánh giá không thực sự chính xác và sâu sắc sẽ dẫn đến việc đầu tư không hiệu quả. Do vậy, hỗ trợ khách hàng đánh giá toàn bộ quy trình hiện hữu là một bước quan trọng để có thể tìm ra những yếu điểm tồn đọng và đưa ra giải pháp, lộ trình khắc phục hợp lý.

Theo đại diện Abeam, công ty đặt niềm tin vào tiềm năng bứt phá trong thị trường RPA Việt Nam. Với việc ngày càng nhiều DN ứng dụng giải pháp công nghệ này, môi trường lao động khối văn phòng sẽ được cải thiện và nhân viên cũng tránh tình trạng quá tải do phải liên tục tăng ca trong các khoảng thời gian cao điểm.

“Chúng tôi mong muốn giúp DN có một cái nhìn sâu sắc về bức tranh tổng thể của công cuộc chuyển đổi số. Không chỉ dừng lại ở RPA, ABeam hy vọng có thể cung cấp giải pháp khác để DN nâng cao hiệu suất, tiết kiệm chi phí tối đa và chuẩn bị sẵn sàng cho việc mở rộng quy mô trong tương lai”, ông Trung chia sẻ. 

Hồng Nhung