Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử trong doanh nghiệp

Cuộc cách mạng 4.0 đã làm thay đổi gần như hoàn toàn phương thức vận hành của các doanh nghiệp. Đây cũng là nguyên nhân xuất hiện của những phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất làm việc, gia tăng sự cạnh tranh. Và một trong những ứng dụng được quan tâm nhiều nhất là phần mềm văn phòng điện tử. Hãy cùng 1Office tìm hiểu những phần mềm này được sử dụng như thế nào trong doanh nghiệp tại bài viết này!

1. Giới thiệu chung về văn phòng điện tử

1.1 Phần mềm văn phòng điện tử là gì?

Khái niệm văn phòng điện tử ra đời là mốc đánh dấu sự dịch chuyển từ mô hình quản trị theo phương pháp truyền thống sang quản trị trực tuyến. Đây cũng được đánh giá là tiền đề cho quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp của doanh nghiệp. 

Phần mềm văn phòng điện tử tích hợp đầy đủ những tính năng phục vụ các nhu cầu như quản lý, xử lý thông tin, công việc, điều hành nội bộ, … Mục đích khi chuyển dịch sang mô hình văn phòng điện tử là hiện đại hoá phương thức quản lý truyền thống giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, tối ưu nhân lực và đem lại hiệu suất công việc cao hơn. 

Tất cả giấy tờ, công văn, báo cáo,đều được khởi tạo và xử lý, lưu trữ ngay trên một nền tảng tập trung trực tuyến. Tại đây, nhà lãnh đạo có thể duyệt và quản lý công việc dù đang ở đâu. Trong trường hợp phải làm việc tại nhà để phòng dịch, những vấn đề phát sinh hay quy trình hoạt động vẫn được xử lý tức thời đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.

1.2 Sự khác biệt giữa mô hình quản lý truyền thống và phần mềm văn phòng điện tử

Mô hình quản lý truyền thống
Mô hình sử dụng phần mềm văn phòng điện tử

Quy trình khởi tạo đơn từ, đề xuất – trình ký rườm rà, chậm trễ do quá nhiều cấp phê duyệt.

• Khởi tạo nhanh chóng với biểu mẫu có sẵn, phân quyền và phê duyệt trực tiếp trên điện thoại hoặc máy tính.

Việc truyền tải thông tin nội bộ khiến những nhà quản lý mất rất nhiều thời gian. Đối với những doanh nghiệp lớn, việc truyền tải thông tin còn diễn ra qua nhiều phòng ban, cấp bậc gây chậm trễ, làm giảm hiệu quả công việc. 

• Mọi thông báo truyền tới người tiếp nhận đều chính xác 100% do nhà quản lý trực tiếp thiết lập.

Dữ liệu bị phân tán do quản lý lẻ tẻ, khó khăn để tìm kiếm.

• Phân loại và lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng trực tuyến.

Xuất dữ liệu công thủ công qua bảng Excel dễ sai sót, mất thời gian

• Tự động tổng hợp dữ liệu  không cần tính thủ công và dữ liệu cập nhật công khai trên phần mềm

1.3 Lợi ích khi ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử trong doanh nghiệp

Những lợi ích mà phần mềm văn phòng điện tử mang đến cho doanh nghiệp bao gồm: 

• Quản lý tiến độ công việc: Khởi tạo, theo dõi công việc

• Quản lý dự án: tạo nhóm các công việc liên quan trong từng dự án, tiến độ và báo cáo kết quả thể hiện dưới dạng biểu đồ vô cùng dễ nhìn.

• Nhắc việc: tự động thông báo các công việc gấp, gần đến hạn.

• Đánh giá hiệu quả nhân sự: tự động thống kê bao nhiêu việc hoàn thành đúng hạn, quá hạn và đưa ra đánh giá dựa trên thang điểm tương ứng cho từng nhân viên.

• Quản lý khách hàng thông minh: Tự động thông báo đến kỳ công nợ, gia hạn hợp đồng, báo cáo các tiêu chí để chăm sóc khách hàng tốt hơn

• Quản lý nhân sự hiệu quả: Phần mềm quản lý công việc từ xa sẽ tự động thông báo đến kỳ tăng lương, gia hạn hợp đồng lao động, chấm công và xin nghỉ phép online. Ngoài ra, dựa vào dữ liệu đã có, phần mềm còn giúp đưa ra gợi ý mức lương phù hợp với từng ứng viên.

2. Các bước cơ bản xây dựng văn phòng điện tử

Để xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo 5 bước sau:

2.1 Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ

Để có thể chuyển giao hình thức làm việc từ thủ công sang số hoá, bạn cần thời gian để hệ thống lại toàn bộ các quy trình, xử lý các loại giấy tờ, nghiệp vụ hành chính của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, bạn cần chỉ rõ vai trò của từng cá nhân trong doanh nghiệp, chuẩn hóa từng bước trong quy trình làm việc trước khi đưa lên hệ thống phần mềm là yêu cầu tối quan trọng để số hóa dữ liệu thành công.

2.2 Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp

Tại giai đoạn này, bạn cần lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm văn phòng điện tử phù hợp với quy mô nhân sự, loại hình hoạt động của doanh nghiệp mình. Có một vài lưu ý khi lựa chọn mô hình văn phòng điện tử mà bạn cần biết:

• Tính đa dạng: Phần mềm có các chức năng phục vụ cho các phòng ban và liên kết giữa các phòng ban hay không?

• Phần mềm có thể thay đổi linh hoạt, đáp ứng sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp hay không?

• Dịch vụ chăm sóc hỗ trợ 24/7 của đơn vị cung cấp có tốt hay không?

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ số hoá công việc, tuy nhiên ít có phần mềm nào được coi là phần mềm văn phòng điện tử đúng nghĩa, bởi mỗi phần mềm chỉ phục vụ công việc cho nghiệp vụ của một phòng ban. Do đó, doanh nghiệp thường phải sử dụng rất nhiều phần mềm, vô cùng phức tạp và không đồng nhất.

2.4 Đào tạo nhân sự

Phần lớn rào cản trong việc ứng dụng công nghệ vào vận hành doanh nghiệp đến từ phía nhân sự, bởi tuy nhân sự là người trực tiếp sử dụng và hưởng lợi từ phần mềm, nhưng không phải ai cũng có thể sử dụng thành thạo và vận dụng nó tốt trong công việc của mình. Nhiều trường hợp, dù công ty bỏ rất nhiều chi phí để ứng dụng giải pháp nước ngoài với những lời giới thiệu “có cánh” nhưng nhân viên lại không thực sự sử dụng được, hoặc sử dụng theo hướng đối phó cho xong. Tất cả là bởi bởi phần mềm có những tính năng nghe qua thì hay nhưng ứng dụng quá phức tạp, chưa tối ưu trải nghiệm cho người dùng cuối.

Để tránh tình trạng đó, khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc miễn phí nên có thời gian để một số key person trải nghiệm và cân nhắc kỹ càng về những phản hồi của họ trong quá trình trải nghiệm ấy. Bạn cũng nên lựa chọn sử dụng phần mềm Việt Nam hoặc các phần mềm được Việt hoá 100% để sử dụng để việc tiếp nhận của nhân viên trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, hãy dành thời gian và lên kế hoạch kỹ lưỡng để đào tạo cho nhân viên làm quen và sử dụng phần mềm. Nên nhớ rằng, dục tốc bất đạt, việc đưa một giải pháp mới vào công việc thường ngày của nhiều con người cần sự kiên nhẫn, không thể hoàn thành trong ngày một ngày hai.

2.5 Đo lường và đánh giá kết quả

Sau khi đã đưa phần mềm vào hoạt động, bạn cần thường xuyên đo lường xem hiệu quả mà phần mềm đem lại như thế nào, từ đó, có những điều chỉnh phù hợp với doanh nghiệp. 

3. 1Office –  phần mềm văn phòng điện tử toàn diện cho doanh nghiệp 4.0

Phần mềm văn phòng điện tử 1Office cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp chuyển đổi số toàn diện, giúp doanh nghiệp xây dựng “văn phòng không giấy tờ” và tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên. 

• Đối với hoạt động quản trị công việc: 1Office cung cấp bộ tính năng giúp nhà quản lý có thể dễ dàng lập kế hoạch và giao việc cho đúng người, đúng phòng ban ngay trên phần mềm. Phần mềm tự động cập nhật báo cáo kết quả công việc. Từ đó, quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt và đánh giá được hiệu quả công việc của từng cá nhân, từng phòng ban

• Đối với các quy trình làm việc: 1Office là giải pháp hoàn hảo để số hoá toàn bộ quy trình của các bộ phận, phòng ban. Từ đó, mọi thông tin về công việc, hoạt động, dự án từ người thực hiện, người phối hợp, thời gian triển khai, mức độ ưu tiên, các tài liệu liên quan, danh sách vật tư, hàng hoá,… đều được quản lý tập trung. Như vậy, tất cả các bộ phận liên quan đều có thể nhanh chóng nắm bắt được công việc và tiến độ, từ đó nâng cao hiệu suất công việc. 

• Đối với hoạt động quản trị nhân sự: Tính năng đơn từ của

  : Tính năng đơn từ của phần mềm quản lý công việc tự động giúp nhân viên nhanh chóng trình đơn từ (đơn xin nghỉ, đơn xin làm thêm, đơn xin làm bù,…); theo đó nhà quản trị cũng nhanh chóng duyệt đơn ngay trên phần mềm. Không chỉ vậy, 1Office còn cho phép mỗi nhân sự theo dõi bảng chấm công của mình theo thời gian thực và cung cấp bảng lương cho từng cá nhân, từ đó tránh tình trạng đơn, từ khiếu nại đối với hoạt động chấm công tính lương.

• Đối với hoạt động tuyển dụng: Thông tin về các chiến dịch từ tuyển dụng được lưu trữ tập trung trên phần mềm giúp nhà quản trị dễ dàng truy xuất thông tin, đồng thời kiểm soát được hiệu quả các chiến dịch tuyển dụng và có thể sử dụng thông tin cho các chiến dịch tuyển dụng trong thời gian tiếp theo.

Đặc biệt, phần mềm văn phòng điện tử 1Office còn được tích hợp thêm tính năng ký số ngay trên quy trình công việc. Người dùng hoàn toàn có thể thực hiện thao tác ký ngay trên công việc quy trình bằng cách Upload file hoặc thực hiện ký trên File có sẵn. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giao dịch với khách hàng kịp thời mà còn có thể giải quyết hiệu quả các nghiệp vụ nội bộ.

Trên thực tế, giải pháp văn phòng điện tử của 1Office, có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 70% thời gian thao tác và 90% chi phí in ấn, lưu trữ, tăng 35% hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó, hỗ trợ doanh nghiệp đảm bảo quá trình vận hành trơn tru, liên tục, thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Bởi những ưu điểm nổi trội kể trên, phần mềm 1Office đã chinh phục được hơn 3.500 doanh nghiệp với hơn 300.000 người sử dụng và được Bộ Thông tin và Truyền thông lựa chọn là nền tảng tiên phong trong chương trình chuyển đổi số quốc gia.

Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử bước đi đầu tiên của công cuộc chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Nó được xem như liều thuốc giúp tăng cường sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. 

Để nhận tư vấn chi tiết về phần mềm văn phòng điện tử phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Quý khách hàng hãy bấm vào nút “Đăng ký trải nghiệm” dưới đây hoặc gọi 0834 838888 để được các chuyên gia trong lĩnh vực Chuyển đổi số trao đổi và hỗ trợ nhanh nhất.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA