Upload file EXCEL vào phần mềm hóa đơn trường hợp xuất nhiều dòng

Trong trường hợp quý khách cần xuất 1 hóa đơn có nhiều dòng (tùy theo ngành nghề đặt thù như bán lẻ, phải liệt kê toàn bộ sản phẩm bán lên hóa đơn, nhất là trong thời điểm này, cơ quan thuế hạn chế việc xuất đính kèm bảng kê mà phải liệt kê rõ lên tờ hóa đơn … )
Nếu quý khách chọn cách nhập hóa đơn từng dòng thì sẽ rất lâu và không tránh khỏi sai sót.

PHẦN 1: HƯỚNG DẪN UPLOAD FILE EXCEL VÀO PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

 1/ Mở chức năng upload hóa đơn: Tại giao diện của phần mềm xuất hóa đơn, quý khách chọn “Danh mục quản trị” -> “Quản lý upload hóa đơn” 

 2/ Để đảm bảo cho việc upload hóa đơn lên thành công, quý khách cần tải file Excel mẫu về để nhập liệu vào đó, về sau chỉ cần dùng file mà quý khách đã upload thành công để chỉnh sửa thông tin xuất cho những lần tiếp theo
Quý khách click vào chữ “Tại đây” để tải file Excel mẫu về, theo minh họa bên dưới

3/ Sau khi điền đầy đủ thông tin vào file Excel, quý khách bấm “Chọn tệp” để chọn file vừa lưu sau đó bấm “Đăng Tải”  như hình ảnh minh họa bên dưới
(Quý khách xem những hướng dẫn chi tiết + lưu ý khi nhập file Excel ở phần 2 trong bài viết này) 

 4/ Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Đăng tải thành công” khi quý khách hoàn thành. Lúc này, quý khách vào “Danh sách hóa đơn” để xem hóa đơn vừa được tạo bằng cách upload file excel vào phần mềm

PHẦN 2: HƯỚNG DẪN CHI TIẾT CÁCH NHẬP LIỆU TRONG FILE EXCEL VÀ NHỮNG LƯU Ý 

Nếu 1 hóa đơn ít hơn 10 dòng, quý khách có thể dễ dàng nhập thủ công vào phần mềm, nhưng nếu hóa đơn đó khoảng 20 dòng trở lên, thậm chí lên đến hàng trăm dòng (Nhất là trong thời điểm này, hóa đơn điện tử đã bị hạn chế xuất đính kèm bảng kê ngoài.
TrungKien sẽ hướng dẫn quý khách upload file excel vào phần mềm để tạo thành 1 hóa đơn hoàn chỉnh, mục tiêu của bài viết này sẽ tạo 1 hóa đơn như bên dưới trong vòng 2 phút

Quý khách có thể tải file Excel mẫu ở trong chức năng upload, hoặc tải trực tiếp file Excel trong bài viết này (File Excel ngay sau đây sẽ có note lại chi tiết những lưu ý để quý khách dễ hình dung)

  DOWNLOAD

 Sau đây sẽ là hướng dẫn chi tiết cách nhập thông tin chi tiết trong file Excel:

 1/ Thông tin chung của hóa đơn có trên mẫu hóa đơn của quý khách, bao gồm:

• Tên hóa đơn: Thông dụng nhất sẽ là Hóa đơn giá trị gia tăng, tiếp đến là Hóa đơn bán hàng, tiếp đến là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

• Mẫu số: Nếu là Hóa đơn giá trị gia tăng thì mẫu số là 01GTKT0/001 trong đó /001 là mẫu chưa thay đổi lần nào, về sau quý khách có sự thay đổi thông tin công ty hoặc mẫu hóa đơn thì mẫu số sẽ tương ứng là /002, /003 …

• Ký hiệu: ký hiệu này có trên mẫu hóa đơn của quý khách đã đăng ký

• Số hóa đơn:
  + Quý khách chỉ cần đặt số hóa đơn là 0000001 thì hệ thống sẽ tự động upload hóa đơn này vào số hóa đơn mới nhất trong phần mềm. 

  + Nếu quý khách cần up nhiều hóa đơn cùng 1 lúc thì hãy đặt số hóa đơn liên tiếp, ví dụ 0000001, 0000002, 0000003 … 
  + Nếu cần upload file Excel để chỉnh sửa cho 1 số nào đó đã xuất trong phần mềm thì ghi số đó vào ô số hóa đơn và upload vào mục upload chỉnh sửa. Phần này sẽ nói kỹ vào cuối bài viết

  

 2/ Thông tin của bên mua hàng:

 Bao gồm mã số thuế, tên công ty, địa chỉ của khách hàng. Hóa đơn này có bao nhiêu dòng thì quý khách kéo hết bấy nhiêu dòng giống nhau. 

Trường hợp upload nhiều hóa đơn trong 1 file excel thì thông tin khách hàng sẽ tương ứng cột số hóa đơn bên kia. Để rõ hơn, quý khách xem hình minh họa bên dưới là chúng ta đang upload 3 hóa đơn khác nhau trong cùng 1 file Excel

3/ Tổng cộng tiền của cả hóa đơn:
Quý khách lưu ý rằng, những cột bên dưới là tổng cộng tiền, tiền thuế, tổng cộng tiền của cả hóa đơn, thường thì mục này quý khách điền cuối cùng sau khi đã nhập hết các dòng của hóa đơn này, sau đó dùng hàm Sum để tính tổng số tiền.
– Thuế suất: 10% nhập là 10, 5% -> 5, 0% -> 0, Không chịu thuế -> -1

Quý khách sao chép giống nhau cho tất cả các dòng, ví dụ hóa đơn này cần xuất 20 dòng thì phần này sẽ gồm 20 dòng giống nhau. Số tiền viết bằng chữ quý khách không cần nhập.

4/ Hình thức thanh toán, ngày hóa đơn:

– Hình thức thanh toán quý khách có thể ghi chuyển khoản, tiền mặt/ chuyển khoản, CK, TM/CK, hoặc tiền mặt ….
– Ngày hóa đơn: Bắt buộc phải bằng hoặc sau ngày của số hóa đơn cuối cùng quý khách vừa xuất

5/ Thông tin hàng hóa, dịch vụ cần xuất:

 Thông tin hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Quý khách nhập tương ứng 1 dòng trong excel sẽ là 1 dòng trong hóa đơn, quý khách có thể dùng hàm excel để tính cho nhanh.

LƯU Ý QUAN TRỌNG:  Hệ thống chỉ nhận file excel có dữ liệu có dạng text, nhưng trong quá trình nhập liệu excel có nhiều định dạng nên quý khách cần làm động thái chuyển hết về dạng text, bỏ hết format thì mới upload thành công.
Quý khách bấm Ctrl + A để bôi đen toàn bộ trang, sau đó bấm Clear Format như minh họa bên dưới

PHẦN 3: UPLOAD FILE EXCEL VÀO PHẦN MỀM ĐỂ CHỈNH SỬA LẠI 1 SỐ HÓA ĐƠN KHÁC 
Trong trường hợp quý khách đã upload 1 hóa đơn vào phần mềm, hoặc đã xuất 1 số bất kỳ, sau đó muốn chỉnh sửa lại hóa đơn đó thì quý khách có thể sử dụng chức năng Upload hóa đơn chỉnh sửa trong mục Upload hóa đơn
1/ Mở chức năng upload hóa đơn: Tại giao diện của phần mềm xuất hóa đơn, quý khách chọn “Danh mục quản trị” -> “Quản lý upload hóa đơn” 

2/ Quý khách chỉnh sửa trực tiếp trên file excel như những hướng dẫn và lưu ý ở trên, sau đó vào chức năng upload hóa đơn chỉnh sửa, bấm vào nút chọn tệp để upload file excel vào phần mềm. 

 Chúc quý khách thao tác thành công, nếu có gì không rõ xin hãy liên hệ với nhân viên kinh doanh hoặc gọi trực tiếp số điện thoại hotline 1900 068 838