Ưu nhược điểm của phần mềm kế toán Excel - Hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể - AONE ERP CLOUD - The first knowledge sharing application in Vietnam

Ngày nay, khi việc ứng dụng công nghệ ngày càng trở nên phổ biến trong tất cả các lĩnh vực trong đời sống và kế toán cũng không phải là ngoại lệ. Thay vì sử dụng các phương pháp thủ công trong công tác kế toán thì hầu hết các kế toán viên đều có cho mình những phần mềm kế toán hiện đại nhằm đem lại hiệu quả công việc cao nhất, trong số đó là là kế toán trên phần mềm excel. Bài viết AKeToan chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về những ưu, nhược điểm của phần mềm kế toán Excel.

Mục lục:

1. Ưu điểm của phần mềm kế toán Excel

Chi phí thấp: Phần mềm Excel được sử dụng đầy đủ tính năng mà không cần phải trả bất kỳ khoản phí nào. Những bản trả phí là phần mềm kế toán chạy trên nền Excel và chi phí phải trả là rất thấp. Điều này giúp tiết kiệm chi phí cho người sử dụng.

Dễ dàng sử dụng: Excel được sử dụng rộng rãi với mọi nhân viên văn phòng, đặc biệt là kế toán. Phần mềm được cài sẵn trên máy tính, PC. Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian làm quen, cài đặt phần mềm. Việc sử dụng phần mềm không cần có chuyên môn sâu về cơ sở dữ liệu cũng không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu cách sử dụng.

Tính tùy biến cao: Người sử dụng có thể tự điều chỉnh công thức, cột, dòng, chỉnh sửa biểu mẫu,… theo nhu cầu. Ngoài ra, phần mềm còn có các tính năng phân tích, lập báo cáo nhanh chóng, chính xác giúp người dùng làm chủ công việc mà không cần đến sự hỗ trợ của bên cung cấp phần mềm.

Tính ứng dụng đa dạng: Phần mềm Excel thích hợp sử dụng cho rất nhiều ngành nghề khác nhau.

2. Nhược điểm của phần mềm kế toán Excel

Tiêu tốn nhiều thời gian, công sức của kế toán viên: Bởi vì các bảng tính miễn phí trong Excel có sẵn khá đơn giản và nó có thể không phù hợp cho doanh nghiệp nên kế toán cần phải biết cách sử dụng dữ liệu trước khi bắt đầu, Kế toán sẽ mất nhiều thời gian để tìm kiếm, lập danh sách các sổ sách, báo cáo, phân loại nghiệp vụ, kiểm tra công thức tính,….Thường xuyên thay đổi thông tin, bảng tính, công thức cho phù hợp với hoạt động kế toán của doanh nghiệp.

Phạm vi áp dụng: Excel chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, cơ sở dữ liệu không lớn và ít phát sinh nghiệp vụ kế toán, kế toán viên có thể quản lý được hết. Tuy nhiên, khi cơ sở dữ liệu lớn file Excel sẽ trở nên bị động, khó rà soát, khó bàn giao.

Tính bảo mật thấp, khó kiểm soát dữ liệu: Vì tính năng tùy biến được nên bảng tính Excel có thể dễ dàng thay đổi thông tin, không thể khôi phục lại dữ liệu nếu người dùng lỡ tay xóa mất. Ngoài ra, kế toán làm bằng excel chỉ được một người tại một thời điểm nên khó san sẻ công việc hay bàn giao.

Khó khăn trong tổng hợp dữ liệu: File excel được lưu trữ rời rạc nhau nên sẽ rất khó rà soát, tổng hợp, thống kê, tìm kiếm dữ liệu. Khi thực hiện công tác tổng hợp làm báo cáo người làm kế toán phải đối chiếu, thống kê lại dữ liệu từ đầu và phải mất thêm thời gian điều chỉnh khi phát hiện sai sót.

Không kết nối với các ứng dụng kinh doanh khác: Excel không có các tính năng tích hợp với các dịch vụ khác như kết nối với các cơ quan thuế, kết nối hóa đơn điện tử,…

3. Giải pháp khắc phục nhược điểm của Excel

Mục lục bài viết

Thành thạo mọi công cụ của Excel
Thành thạo mọi công cụ của Excel

Nếu muốn nâng cao năng suất làm việc với Excel bạn cần phải thành thạo tất cả các công cụ của phần mềm. Cách tốt nhất là bạn sẽ học lớp giảng dạy làm kế toán bằng excel chuyên sâu để học hỏi thêm nhiều công cụ excel phù hợp chuyên sâu công việc. Bạn có thể sử dụng các phím tắt excel để rút ngắn thời gian thao tác.

Bên cạnh đó, để quản lý một cách khoa học các file chứng từ, sổ sách,… bạn nên lưu file kế toán của mình bằng tên riêng biệt, đặt tiêu đề chính xác và ghi chú lại cụ thể. Có như vậy việc tìm kiếm dữ liệu sẽ trở nên nhanh chóng và hiệu quả.

Sử dụng phần mềm kế toán chuyên biệt
Sử dụng phần mềm kế toán chuyên biệt

Việc sử dụng Excel để làm kế toán là một lựa chọn tốt để cắt giảm chi phí. Tuy nhiên, tương lai phần mềm sẽ không thể áp dụng được khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, tính chất công việc, các nghiệp vụ kế toán dần trở nên phức tạp. Phần mềm kế toán sẽ là một giải pháp tối ưu giúp nâng cao năng suất và hiệu quả cho công việc kế toán của doanh nghiệp.

Không những thế nhà quản trị cũng dễ dàng, thuận tiện hơn trong việc nắm bắt tình hình kinh doanh, doanh thu, chi phí, lãi lỗ để đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời.

Một trong những phần mềm kế toán được ưa chuộng nhất hiện nay chính là phần mềm kế toán AKeToan. Một số tính năng ưu việt của phần mềm có thể kể đến như:

Phần mềm AKeToan phù hợp với đa dạng ngành nghề với đủ quy mô khác nhau từ doanh nghiệp nhỏ, vừa đến doanh nghiệp lớn.

Giao dụng thân thiện, dễ dàng nhập liệu, tổng hợp số liệu, tự động hạch toán, tự động lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, kiểm tra sai sót,…

Quản lý dữ liệu lớn. Chứng từ sẽ được AKeToan số hóa và lưu trữ trực tiếp vào phần mềm, người dùng có thể truy xuất, kết nối, chia sẻ bất cứ lúc nào.

Phần mềm được kết nối với 10 ngân hàng điện tử lớn ở Việt Nam giúp người dùng lấy được dữ liệu các giao dịch từ ngân hàng, tự động hạch toán kế toán, tự động đối chiếu sổ phụ với sổ kế toán nhanh chóng, chính xác.

Liên tục cập nhật quy định mới từ Bộ Tài chính.

Hệ thống nhắc nhở các công việc cần làm cuối tháng, nhắc nhở thời điểm kê khai các loại thuế GTGT, TNDN, TNCN, môn bài,… giúp tránh những vấn đề sai sót gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Tính bảo mật cao, dữ liệu được sao lưu và có thể phục hồi khi cần thiết.

Bài viết là các thông tin về ưu nhược điểm và giải pháp khắc phục nhược điểm khi sử dụng phần mềm excel để làm kế toán. Hy vọng với những thông tin này sẽ giúp bạn có sự lựa chọn phù hợp trong công tác kế toán của mình. Nếu muốn trải nghiệm miễn phí phần mềm kế toán AKeToan hãy liên hệ hotline 0588.555.556 để được tư vấn miễn phí.