Văn hóa doanh nghiệp
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Bộ quy tắc ứng xử
tại Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Giấy Mê Kông
———————————–
TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN
SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI GIẤY MÊ KÔNG
– Căn cứ Điều lệ Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Giấy Mê Kông được thông qua tại Đại hội đồng cổ đông ngày 20 tháng 03 năm 2018;
– Căn cứ quy định các chuẩn mực ứng xử của cán bộ, công nhân viên, người lao động tại doanh nghiệp;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Bộ quy tắc ứng xử“ tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thương Mại Giấy Mê Kông.
Điều 2. Giao Trưởng, phó các phòng; Giám đốc Chi nhánh tổ chức học tập, hướng dẫn thực hiện “Bộ quy tắc ứng xử” đến từng cán bộ, nhân viên, người lao động tại Công ty; Tổ chức Công đoàn cơ sở cùng phối hợp tuyên truyền vận động mọi người thực hiện.
Điều 3. Các ông, bà trong Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc, trưởng phó các phòng, chi nhánh, cán bộ, nhân viên, người lao động trong Công ty chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Điều 4. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký .
TM. CÔNG TY
TỔNG GIÁM ĐỐC
CAO THẾ KHANG
Nơi nhận:
– Như điều 3;
– Lưu văn thư
BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ
Căn cứ nhu cầu tiếp tục cơ cấu lại, đổi mới và nâng cao hiệu quả công ty;
Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc Công ty;
Công ty ban hành Bộ quy tắc quy định về quy tắc ứng xử của cán bộ, công nhân viên trong công ty.
I. QUY ĐỊNH CHUNG
Quy tắc 1. Phạm vi điều chỉnh
Bộ quy tắc này ban hành để quy định các chuẩn mực, nguyên tắc ứng xử khi cán bộ, công nhân viên làm việc trong công ty thực hiện công việc, nhiệm vụ của mình; ứng xử trong nội bộ công ty, trong quan hệ xã hội và với môi trường khách hàng bên ngoài. Bằng việc chấp hành đúng và đầy đủ các quy định trong Bộ quy tắc này chúng ta đã song hành giữ vững được các giá trị bền vững và thúc đẩy công ty ngày càng phát triển vững mạnh.
Quy tắc 2. Đối tượng áp dụng
Bộ quy tắc này áp dụng đối với tất cả mọi người, bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám Đốc, cán bộ công nhân viên Công ty; các đối tác, cộng sự. Tất cả các cán bộ lãnh đạo, cán bộ công nhân viên, người lao động làm việc trong công ty cam kết sẽ dành thời gian tìm hiểu, đọc, nghiên cứu, nắm rõ và tuân thủ Bộ quy tắc này để chúng ta cùng hành xử đúng chuẩn mực mà công ty cũng như mỗi một con người đều mong muốn hướng tới. Chúng ta ghi nhận rằng bất cứ sự nỗ lực nào của bất kỳ một cán bộ, công nhân viên trong công ty đều góp phần thúc đẩy và mang lại sự thành công cho công ty.
Quy tắc 3. Nguyên tắc ứng xử
1. Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật lao động, nội quy lao động và Bộ quy tắc ứng xử này.
2. Tôn trọng, bảo vệ quyền, lợi ích của nhà nước; quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân và công ty.
3. Hành xử đúng chuẩn mực, phù hợp với đạo đức, văn hóa, thuần phong, mỹ tục của dân tộc và truyền thống văn hóa dân tộc Việt Nam.
4. Cán bộ, công nhân viên của công ty trong khi thực hiện nhiệm vụ được giao, thực hiện công việc được giao cam kết phải chấp hành nghiêm túc quy trình công tác, nội quy lao động, Bộ quy tắc ứng xử và quy tắc đạo đức nghề nghiệp có liên quan. Báo cáo ngay các trường hợp vi phạm Bộ quy tắc này nhằm đảm bảo cho việc chấp hành đúng và đầy đủ các quy định của Bộ Quy tắc này. Liên quan đến việc báo cáo hành vi vi phạm thì công ty cũng sẽ không dung thứ hay chấp nhận cho bất kỳ hành vi nào của bất kỳ ai mang tính trả đũa, trả thù cá nhân vì họ đã bị báo cáo vi phạm Bộ quy tắc này.
Người nào thực hiện việc trả đũa hay tư thù cá nhân cũng bị xem là vi phạm Bộ quy tắc ứng xử này và chịu trách nhiệm hoàn toàn về hành vi trả đũa hay trả thù của mình.
II. NỘI DUNG QUY TẮC ỨNG XỬ
Quy tắc 4. Quy tắc ứng xử chung
1. Mọi người trong công ty cần thực hiện đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Nghiêm cấm các hành vi xuyên tạc, nhằm gây chia rẻ nội bộ trong dân tộc nói chung và trong công ty nói riêng. Mọi góp ý, trao đổi để cùng nhau hoàn thiện và phát triển đều được thực hiện trên phương diện chia sẻ kinh nghiệm một cách thẳng thắn, không được gây mất đoàn kết trong nội bộ công ty.
2. Tôn trọng, tận tụy phục vụ khách hàng; thường xuyên liên hệ chặt chẽ với khách hàng nhằm nắm bắt kịp thời, lắng nghe ý kiến đóng góp của khách hàng để cải tiến sản phẩm, dịch vụ của công ty ngày một chất lượng hơn.
3. Rèn luyện phẩm chất đạo đức tốt, lối sống trong sáng, lành mạnh; trung thực, thẳng thắn, cần, kiệm, liêm, chính.
4. Có ý thức tổ chức kỷ luật và chịu trách nhiệm trong công việc; thực hiện nghiêm các quy định về quy chế làm việc, quy trình công việc và Bộ quy tắc này.
5. Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; chủ động, sáng tạo, phối hợp trong công tác nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
6. Không được lợi dụng danh nghĩa nhiệm vụ được giao để vụ lợi hoặc nhằm mục đích cá nhân; bao che, tạo điều kiện cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện hành vi vi phạm pháp luật.
7. Không được nhận tiền, tài sản hoặc lợi ích khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến công việc do mình giải quyết; không được lợi dụng việc tặng quà, nhận quà để thực hiện các hành vi khác vì vụ lợi riêng của bản thân. Không được phân biệt đối xử đối với các đối tác kinh doanh trừ trường hợp có quy định về sự ưu tiên trong dịch vụ chăm sóc khách hàng theo cấp bậc.
8. Không được từ chối tiếp nhận, giải quyết hoặc cố tình trì hoãn, kéo dài thời gian giải quyết các yêu cầu chính đáng của khách hàng. Trong trường hợp, người tiếp nhận thông tin không phải là người chịu trách nhiệm giải quyết yêu cầu của khách hàng thì người tiếp nhận thông tin cũng phải có trách nhiệm báo cáo, đôn đốc và nhắc nhở người có trách nhiệm xử lý thực hiện kịp thời các yêu cầu của khách hàng nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và giữ chữ tín cho công ty.
9. Không được trốn tránh, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau trong khi thực hiện nhiệm vụ được giao mà gây ra hậu quả làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty hoặc ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp, danh dự, nhân phẩm của người thứ ba bất kỳ.
10. Mọi chúng ta đều có trách nhiệm tránh những trường hợp phát sinh mâu thuẫn hoặc có khả năng gây phát sinh mâu thuẫn về lợi ích giữa công ty và tư lợi cá nhân.
Quy tắc 5. Ứng xử trong nội bộ
1. Ứng xử với Ban lãnh đạo công ty
a) Phục tùng sự chỉ đạo, chỉ thị, mệnh lệnh và nhiệm vụ của Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc trong công ty giao (gọi tắt là ban lãnh đạo); Luôn thể hiện sự tôn trọng, tin tưởng đối với Ban lãnh đạo công ty;
b) Báo cáo trung thực, kịp thời, đầy đủ với Ban lãnh đạo công ty về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao;
c) Chủ động đề xuất, kiến nghị, đóng góp ý kiến với Ban lãnh đạo công ty về biện pháp công tác, quản lý, điều hành đơn vị mình; lắng nghe, tiếp thu ý kiến của Ban lãnh đạo công ty.
d) Sẵn sàng tiếp nhận sự phê bình của cấp trên và có ý thức sửa chữa khuyết điểm;
e) Giữ gìn, bảo vệ uy tín, danh dự của cấp trên.
2. Ứng xử với người lao động chịu sự quản lý của mình
a) Tôn trọng, gần gũi, giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm, lắng nghe, xem xét giải quyết tâm tư, nguyện vọng và những đề nghị chính đáng của người lao động mình quản lý;
b) Gương mẫu trong công tác, học tập, tu dưỡng, rèn luyện phẩm chất đạo đức, lối sống, phong cách và chuẩn mực đạo đức; không có thái độ, hành vi hách dịch, trù dập, quát nạt, xúc phạm, hạ uy tín người lao động mình quản lý;
c) Dân chủ, khách quan, công tâm trong nhận xét, đánh giá, phân loại người lao động mình quản lý; phân công nhiệm vụ cho người lao động mình quản lý rõ ràng, đúng người, đúng việc; Không được phân biệt đối xử với những người lao động do mình quản lý vì chúng ta luôn mong muốn người lao động được làm việc trong môi trường mà họ được đề cao và tôn trọng.
d) Không bao che, không thỏa hiệp vi phạm của người lao động mình quản lý; bảo vệ danh dự của người lao động mình quản lý khi bị phản ánh, khiếu nại, tố cáo không đúng sự thật;
đ) Tin tưởng, khuyến khích, phát huy năng lực, sở trường công tác; tạo điều kiện cho người lao động mình quản lý học tập, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp và văn hóa ứng xử.
e) Tạo dựng bầu không khí làm việc thoải mái để nhân viên có thể trình bày, trao đổi những ý tưởng, suy nghĩ, thắc mắc và yêu cầu của mình.
f) Luôn thực hiện nguyên tắc “công khai – khách quan – bình đẳng” trong tuyển chọn, bổ nhiệm cán bộ.
g) Thưởng, phạt đối với cấp dưới phải công khai, đúng quy trình, đúng người, đúng việc, đúng mức độ và đúng lúc.
3. Ứng xử với người cùng cấp làm việc
a) Tôn trọng tính cách, đời sống riêng tư; bảo vệ uy tín, danh dự của đồng nghiệp;
b) Đoàn kết, thân ái giúp đỡ, tạo cơ hội cho đồng nghiệp hợp tác trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao; cầu thị, học hỏi, tiếp thu ý kiến đúng đắn của đồng nghiệp; có thái độ tích cực đối với sự phát triển, tiến bộ của đồng nghiệp;
c) Tự phê bình và phê bình khách quan, chân thành, thẳng thắn, mang tính xây dựng; không được có lời nói, hành động gây mất đoàn kết nội bộ, vu khống, nói không đúng sự thật, hạ uy tín, trả thù cá nhân. Không bình luận, bàn tán, tuyệt đối tuân thủ những vấn đề đã được thống nhất;
d) Những nhân viên, người lao động có những quan hệ bạn bè cần khéo léo và tế nhị nhằm tránh tạo ra một môi trường làm việc gây ảnh hưởng đến những người xung quanh. Không được phép thiên vị, thể hiện tình cảm riêng tư và đưa ra các quyết định mang tính tình cảm khi xử lý công việc của công ty.
e) Mềm mỏng trong cách xử lý bất đồng với đồng nghiệp. Có thái độ tích cực, sẵn sàng lắng nghe tiếp thu ý kiến đóng góp của đồng nghiệp và sửa chữa sai sót. Tránh tình trạng hoài nghi, châm biếm, nóng giận.
Quy tắc 6. Ứng xử với khách hàng
1. Tôn trọng, lịch sự với khách hàng; gắn bó mật thiết với khách hàng; tận tình, trách nhiệm khi giải quyết công việc, yêu cầu chính đáng của khách hàng.
2. Giao tiếp, làm việc với khách hàng bằng thái độ niềm nở, tận tình, trách nhiệm; xưng hô đúng mực, thái độ lịch sự, hòa nhã, khiêm tốn, cầu thị, lắng nghe và tiếp thu ý kiến đóng góp đúng đắn; Quan tâm đến lợi ích khách hàng; chăm sóc và giải quyết công việc một cách nhanh gọn, hiệu quả theo yêu cầu của khách hàng.
3. Không được có hành vi, lời nói thô lỗ, nhũng nhiễu, thái độ thờ ơ, vô cảm trước yêu cầu chính đáng của khách hàng; không gây căng thẳng, bức xúc, dọa nạt khách hàng. Văn phong và ngôn ngữ giao tiếp phải luôn thể hiện sự bình đẳng, lịch sự, chuyên nghiệp: sử dụng lời chào, lời cảm ơn khi bắt đầu và kết thúc cuộc giao tiếp; tránh những lời văn mang tính áp đặt, cửa quyền, thiếu sự tôn trọng. Cử chỉ giao tiếp phải thể hiện sự chu đáo, tận tình, đúng mực trên tinh thần cầu thị và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu khách hàng.
4. Phòng họp tiếp khách, giao dịch khách hàng được bố trí thuận tiện, nội thất gọn gàng, ngăn nắp. Trang phục ăn mặc phải sạch sẽ, gọn gàng và lịch sự theo qui định của Công ty. Nghiêm cấm mặc những trang phục hở hang, phản cảm hoặc lôi thôi, bê bối khi tiếp xúc khách hàng.
5. Giải quyết các yêu cầu của khách hàng giữa các phòng ban cần có sự tương tác, hỗ trợ và hợp tác để việc xử lý được đồng bộ nhằm tránh tình trạng đùn đẩy việc gây ra sự phản ánh của khách hàng. Nếu việc cần có nhiều phòng ban giải quyết thì khi chưa có thông tin chính xác để cung cấp cho khách hàng, phải xin lỗi và hẹn thời gian trả lời cụ thể. Tuyệt đối không trả lời với khách hàng khi chưa có thông tin chính xác. Trong trường hợp này, các nhân viên có liên quan cần phải giải quyết sự việc theo một lịch trình cụ thể, chính xác, tránh kéo dài mất thời gian của khách hàng.
Quy tắc 7. Ứng xử nơi công cộng
1. Gương mẫu chấp hành nội quy, quy tắc nơi công cộng, các chuẩn mực đạo đức công dân được pháp luật quy định hoặc đã được cộng đồng dân cư thống nhất thực hiện; ứng xử văn minh, thân thiện, giữ trật tự, vệ sinh công cộng.
2. Không có lời nói, hành vi vi phạm các chuẩn mực về thuần phong, mỹ tục, bản sắc văn hóa dân tộc nơi công cộng.
Quy tắc 8. Ứng xử với môi trường tự nhiên
1. Giữ gìn, bảo vệ môi trường tự nhiên; tham gia xây dựng cảnh quan môi trường “Xanh – sạch – đẹp”.
2. Tuyên truyền, giáo dục và vận động mọi người giữ gìn vệ sinh, bảo vệ cảnh quan thiên nhiên, tích cực hưởng ứng các phong trào xã hội về bảo vệ môi trường.
Quy tắc 9. Ứng xử, giao tiếp qua điện thoại, mạng xã hội và phương tiện điện tử khác
1. Khi giao tiếp qua điện thoại, mạng xã hội người giao tiếp phải xưng tên, nội dung trao đổi đầy đủ, rõ ràng; ngôn ngữ giao tiếp văn minh, lịch sự, ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu; không trao đổi nội dung bí mật qua điện thoại, trang mạng xã hội. Chú ý cách giao tiếp qua điện thoại, cách xưng hô với khách hàng qua điện thoại và nên bắt đầu bằng câu chào “Phòng … Công ty Giấy Mê Kông xin nghe”. Khi giao tiếp bằng điện thoại cần tập trung lắng nghe để nắm bắt chính xác các yêu cầu, phản ánh của khách hàng, trong trường hợp thấy cần thiết thì nên nêu lại vấn đề để thống nhất nội dung với khách hàng tránh gây hiểu nhầm. Trong quá trình giao tiếp bằng điện thoại không nên để những tác nhân khác gây ra tiếng ồn ảnh hưởng đến hiệu quả của cuộc giao tiếp.
2. Khi sử dụng các phương tiện điện tử khác: không được truy cập, lưu trữ, phát tán, bình luận, chia sẻ các thông tin, tài liệu, bài viết, hình ảnh có nội dung trái với thuần phong, mỹ tục; trái với đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Không giới thiệu, sử dụng tên, hình ảnh, logo của công ty lên các trang mạng xã hội khi chưa được sự chấp thuận của công ty.
Quy tắc 10. Sử dụng phương tiện, thiết bị công tác
1. Thường xuyên giữ gìn, bảo vệ và sử dụng tài sản, phương tiện được công ty trang bị một cách tiết kiệm, hiệu quả; nghiên cứu, sử dụng thành thạo các thiết bị kỹ thuật được trang bị phục vụ công việc.
2. Không sử dụng tài sản, phương tiện công tác của công ty sai mục đích hoặc vào mục đích cá nhân dưới mọi hình thức.
3. Các số điện thoại liên lạc được công ty cấp phải luôn trong tình trạng hoạt động tốt nhất có thể. Tuyệt đối không sử dụng điện thoại của công ty để trao đổi việc riêng tư, cá nhân.
4. Trong mỗi email của người dùng cần tạo chữ ký cho email bao gồm họ tên, chức danh, tên công ty, địa chỉ công ty, tên bộ phận chuyên môn, số điện thoại bàn và số fax, số điện thoại cá nhân do công ty phát (nếu có), theo mẫu của Công ty qui định
5. Việc giao tiếp với khách hàng bằng email, bằng fax, bằng văn bản phải tuân thủ quy định về lưu trữ văn thư. Văn phong sử dụng trong văn bản phải đúng chuẩn mực và không sử dụng từ địa phương, từ lóng hay chèn tiếng nước ngoài, trừ trường hợp giao tiếp với khách nước ngoài bằng ngoại ngữ. Việc sử dụng email, fax chỉ dùng cho mục đích phục vụ công tác chứ không dùng cho mục đích cá nhân.
Quy tắc 11. Ứng xử nhằm bảo mật thông tin
1. Mọi cán bộ nhân viên trong công ty đều có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài liệu, hồ sơ mà khách hàng giao cho mình; hoàn trả tài liệu, hồ sơ khi khách hàng yêu cầu hoặc khi đã giải quyết xong vụ việc. Các hồ sơ, tài liệu mà mình có được trong quá trình làm việc tại công ty đều phải được thực hiện việc lưu trữ văn thư theo đúng trình tự đã quy định.
2. Không được sử dụng, tiết lộ trái phép bất kỳ thông tin, tài liệu của công ty, của đối tác, của khách hàng mà mình có được trong quá trình làm việc để trục lợi cho bản thân. Trong trường hợp này, mọi sự tiết lộ gây rò rỉ thông tin, tài liệu của công ty đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc tiết lộ thông tin mật kể cả trong trường hợp không vì mục đích tư lợi cho bản thân.
3. Mọi cán bộ nhân viên trong công ty có nghĩa vụ bảo mật các thông tin của công ty mà mình có được trong quá trình làm việc tại công ty, và cả khi đã nghỉ việc tại công ty và chuyển đến đơn vị khác công tác.
4. Trong quá trình làm việc, mọi người có thể được quyền truy cập vào hệ thống mạng nội bộ của công ty, bao gồm và kể cả các email, các ổ cứng dùng chung, máy tính xách tay, thiết bị di động hay các ứng dụng phần mềm khác nên mỗi nhân viên phải có trách nhiệm sử dụng hệ thống mạng, công nghệ chung một cách nghiêm túc nhằm đảm bảo việc truy cập đúng pháp luật cũng như tránh trường hợp bị các phần mềm độc hại tấn công, làm rò rỉ các thông tin của công ty, vi phạm quy tắc bảo mật thông tin.
5. Việc chia sẻ thông tin, dữ liệu của công ty luôn phải tuân thủ nguyên tắc bảo mật này. Điều này có nghĩa là việc sử dụng bất kỳ thông tin nào của công ty hoặc thông tin của cá nhân người thứ ba cho bất kỳ ai bên ngoài công ty mà không được sự đồng ý của Ban lãnh đạo công ty thì phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật. Trong trường hợp cần truy cập, sử dụng hoặc chia sẻ các thông tin nêu trên thì người thực hiện nên có sự tham vấn ý kiến hoặc phê duyệt của lãnh đạo công ty.
6. Mỗi cán bộ nhân viên đều có nghĩa vụ bảo đảm và giữ an toàn thông tin bí mật, thông tin cá nhân của bất kỳ cá nhân nào trong công ty. Việc sử dụng, tiêt lộ trái phép bất kỳ thông tin nào ảnh hưởng đến tính bảo mật thông tin đều có thể dẫn đến việc xử lý kỷ luật lao động trong đó hình thức cao nhất là buộc thôi việc và bồi thường thiệt hại nếu có.
Quy tắc 12. Ứng xử liêm chính về tài chính
Mọi người đều cam kết tất cả các hồ sơ liên quan đến vấn đề tài chính đều được lập một cách trung thực, rõ ràng, minh bạch và tuân thủ nguyên tắc tài chính. Tất cả cán bộ nhân viên công ty đều phải tuân thủ các quy trình, chính sách, chế độ tài chính và biện pháp kiểm soát tài chính của công ty. Mọi việc báo cáo kế toán và tài chính đều phải được lập tuân thủ các chính sách pháp luật về tài chính kế toán. Tất cả mọi người đều phải có trách nhiệm hợp tác với các kiểm toán viên nội bộ hoặc bên ngoài trong những trường hợp được yêu cầu.
Quy tắc 13. Văn hóa trong giới thiệu, tự giới thiệu
Trong giao tiếp, giao dịch với khách hàng, việc giới thiệu thành phần tham gia và tự giới thiệu bản thân cho đối tác có vai trò quan trọng đầu tiên tạo ra thành công cho các cuộc tiếp xúc. Giới thiệu là trung tâm của sự giao tiếp, nếu không có giới thiệu thì sự giao tiếp trở nên nhạt nhẽo, khách khí. Vì thế cách thức giới thiệu và tự giới thiệu là nhân tố gây ấn tượng mạnh trong các cuộc giao lưu tiếp xúc với khách hàng.
a) Cách giới thiệu:
• Giới thiệu người có chức vụ thấp cho người có địa vị cao trước;
• Giới thiệu chức vụ đi kèm tên của người được giới thiệu;
• Giới thiệu người trong cơ quan với khách hàng trước.
b) Cách tự giới thiệu:
• Với đối tác giới thiệu ngắn gọn tên và đơn vị làm việc tại Công ty Giấy Mê Kông;
• Thái độ khi giới thiệu lịch sự, khiêm nhường.
Quy tắc 14. Văn hóa trong sử dụng danh thiếp
Danh thiếp luôn được coi là một trong “những chiếc cầu nối” đưa bạn đến các mối quan hệ trong kinh doanh. Đây là một công cụ có ảnh hưởng rộng, hiệu quả lớn, tiết kiệm chi phí, đơn giản và giúp mọi người nhớ đến bạn.
a) Sử dụng danh thiếp:
• Chỉ sử dụng danh thiếp theo mẫu quy định thống nhất của Công ty Giấy Mê Kông;
• Cần chuẩn bị trước danh thiếp để có thể trao ngay lần đầu tiếp xúc;
• Danh thiếp có thể gửi kèm theo quà tặng khi thăm hỏi, cám ơn khách hàng trong các dịp lễ, tết hoặc các chương trình chăm sóc khách hàng thường niên;
• Không dùng danh thiếp đã cũ, nhàu nát, gãy góc, bẩn;
• Không viết những thông tin khác trên danh thiếp.
b) Trao đổi danh thiếp:
• Người tự giới thiệu tự đưa danh thiếp trước;
• Đứng lên khi đưa danh thiếp, phải đưa đúng chiều và ngôn ngữ để người nhận danh thiếp có thể đọc được;
• Nếu người đối diện đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ khi nhận danh thiếp;
• Phải đọc danh thiếp sau khi nhận; Nếu cần thiết hỏi thông tin về bất cứ thông tin gì chưa rõ trên danh thiếp;
• Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, hãy bắt đầu ở người có vị trí cao nhất.
III. PHONG CÁCH, LỀ LỐI LÀM VIỆC
Quy tắc 15. Văn hóa làm việc
1. Trang phục và diện mạo
– Cán bộ, nhân viên phải mặc đồng phục theo quy định của Công ty Giấy Mê Kông; trang phục phải gọn gàng, sáng sủa, phẳng nếp;
– Đeo logo Mekong Paper trong thời gian làm việc và trong khi đi giao dịch;
– Diện mạo cá nhân phải gọn gàng, sạch sẽ. nam giới không được để tóc dài, râu và ria mép phải cắt tỉa gọn gàng; Nữ giới phải để tóc gọn gàng, trang điểm nhẹ nhàng, thanh thoát cho gương mặt tươi sáng, ưa nhìn;
2. Phong cách đi đứng
– Đi đứng trong tư thế đường hoàng, đĩnh đạc; không hấp tấp vội vàng nhưng không quá chậm chạp; Đi lại, nói năng nhỏ nhẹ không làm ảnh hưởng đến người xung quanh.
– Phải biết nhường lối cho người lớn tuổi, cấp trên, phụ nữ mang thai, nếu muốn vượt lên phải xin phép;
– Khi đi lại với đồng nghiệp trong Công ty không khoác vai, nắm tay hoặc có cử chỉ thân mật, khiếm nhã khác.
3. Tác phong làm việc
– Đến trước 5 phút để bắt đầu làm việc đúng thời gian và không gây ảnh hưởng đến người xung quanh;
– Chào hỏi mọi người khi đến chỗ làm hoặc khi rời công sở; Giữ thái độ vui vẻ, hòa nhã với mọi người; không để việc riêng hay tâm trạng cá nhân ảnh hưởng đến công việc chung.
– Không rời vị trí trong thời gian làm việc nếu không có lý do chính đáng và được sự chấp thuận của người quản lý;
– Tập trung và chuyên tâm vào công việc chuyên môn; không làm việc riêng, không tán gẫu, không ăn uống, không hút thuốc, uống rượu bia, không nghe nhạc, không chơi game trong giờ làm việc.
4. Vệ sinh nơi làm việc
– Đối với nơi làm việc cá nhân phải giữ gìn cảnh quang nơi làm việc của cá nhân sạch sẽ, gọn gàng; sắp xếp vật dụng cá nhân gọn gàng, khoa học . Khi đứng dậy khỏi nơi làm việc phải sắp xếp ngay ngắn tài liệu, không để quá nhiều vật dụng cá nhân trên bàn làm việc.
– Đối với môi trường làm việc chung phải có ý thức giữ gìn vệ sinh chung trong Công ty; giữ môi trường công sở xanh, sạch, đẹp; Không vứt rác bừa bãi, ra vào phòng vệ sinh phải đóng cửa.
– Cam kết thực hiện qui trình quản lý 5S cải tiến môi trường làm việc.
5. Ý thức tham gia hội họp
– Đến 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu. Trong trường hợp đến muộn hoặc không đến được phải thông báo cho Phòng hành chính nhân sự ngay khi có thể, trước khi buổi họp được tổ chức.
– Trong cuộc họp chú ý lắng nghe ý kiến của người khác trước khi trình bày ý kiến của riêng mình; Không dùng lời gay gắt, khiếm nhã hoặc tranh cãi trong cuộc họp.
– Điện thoại di động ở chế độ rung; Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp. Trường hợp buộc phải nghe thì nói nhẹ hoặc ra khỏi phòng họp. Không làm việc riêng trong cuộc họp.
– Hiểu rõ và chuẩn bị những nội dung, yêu cầu cho buổi họp; nếu có những điểm chưa rõ hoặc không đồng ý thì phải trao đổi với người có trách nhiệm tổ chức cuộc họp.
– Không được tự ý bỏ ra ngoài hoặc bỏ dỡ cuộc họp mà không có lý do chính đáng và phải được sự đồng ý của chủ tọa cuộc họp.
– Chỗ ngồi trong cuộc họp sẽ do Chủ tọa sắp xếp theo vị trí ưu tiên.
6. Ứng xử khi có nhân viên mới vào làm việc
– Lãnh đạo đơn vị và nhân viên tại nơi làm việc dành thời gian hợp lý hướng dẫn nhân viên mới tiếp cận phong cách làm việc, các nội qui, qui chế, qui trình của Công ty;
– Luôn tạo không khí thoải mái, hòa nhã, nhiệt tình giúp đỡ nhân viên mới. Không tỏ thái độ lạnh lùng, thờ ơ, đối xử bất bình đẳng đối với nhân viên mới.
– Phân việc phù hợp, tạo điều kiện để nhân viên mới tiếp cận một cách nhanh nhất.
Trong quá trình thực hiện Bộ quy tắc này, nếu có vướng mắc, mọi người sẽ cùng bàn bạc, thống nhất để cập nhật thêm một số nội dung mới phát sinh để Bộ quy tắc ứng xử ngày càng hoàn thiện hơn.
TỔNG GIÁM ĐỐC
CAO THẾ KHANG
