Văn hóa doanh nghiệp và các bước xây dựng văn hóa cho tổ chức | Vân Nguyên

“Văn hóa doanh nghiệp có thể chiếm 20-30% về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp” – Theo Giáo sư James L. Heskett (giáo sư về Kinh doanh Logistics)

Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu, văn hóa doanh nghiệp là một trong những vũ khí hữu hiệu giúp cho các doanh nghiệp không chỉ phát triển bền vững trên “sân nhà” mà còn vươn ra thị trường thế giới nhưng vẫn giữ được bản sắc của riêng mình. Vậy văn hóa doanh nghiệp là gì? 

Văn hóa doanh nghiệp

Là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị văn hóa được xây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong tổ chức; tạo nên sự khác biệt và được coi là truyền thống riêng của mỗi doanh nghiệp.

Văn hóa doanh nghiệp hình thành và phát triển song song với quá trình phát triển của tổ chức. Nó không đơn thuần chỉ là văn hóa giao tiếp mà còn bao gồm cả giá trị cốt lõi, các quy tắc, phong cách quản lý, phương thức kinh doanh và hành vi, thái độ của mọi thành viên. Vì vậy vai trò của văn hoá doanh nghiệp trong những thay đổi trong môi trường bên ngoài là vô cùng quan trọng. 

Vai trò của văn hóa doanh nghiệp

Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa các tổ chức hàng đầu với phần còn lại? Chính là sự khác biệt về văn hóa doanh nghiệp, những tổ chức thành công biết cách xây dựng cho mình một nền văn hóa hiệu quả cao (high-performance culture). 

Bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hoá, ngôn ngữ, tư liệu, thông tin nói chung được gọi là tri thức thì doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại được. Trong khuynh hướng xã hội ngày nay thì các nguồn lực của một doanh nghiệp là con người mà văn hoá doanh nghiệp là cái liên kết và nhân lên nhiều lần các giá trị của từng nguồn lực riêng lẻ.

Đối với bên ngoài

• Tạo sự khác biệt với doanh nghiệp khác.
• Tạo sự hấp dẫn nhân tài.
• Tạo sự tin cậy của đối tác.
• Tạo được hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp.
• Tạo được niềm tin của cộng động.
• Bảo vệ doanh nghiệp trước sự công phá từ bên ngoài.

Đối với bên trong

• Tạo sự đoàn kết, gắn bó bên trong doanh nghiệp.
• Xây dựng được những truyền thống tốt đẹp.
• Phát hiện những tài năng tiềm ẩn thông qua các hoạt động văn hóa.
• Xây dựng được niềm tự hào của nhân viên về công ty mình.
• Thu hút nhân viên tiềm năng. 
• Tăng hiệu suất làm việc. 

Tùy vào đặc thù kinh doanh mà các thành tố của văn hóa có thể khác nhau, tuy nhiên đều có những yếu tố quan trọng sau. 

Các yếu tố tạo nên văn hóa doanh nghiệp

Triết lý quản lý và kinh doanh 

Đây là yêu tố và quan trọng nhất, bao gồm những triết lý quản lý và kinh doanh cốt lõi nhất, căn bản nhất. Là cơ sở xây dựng định hướng hoạt động của doanh nghiệp và chi phối các quyết định quản lý. Là niềm tin, là giá trị bền vững không thay đổi bất chấp thời gian và ngoại cảnh. Vì vậy, điều kiện đầu tiên để quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp thành công là sự cam kết của những người lãnh đạo cao nhất trong tổ chức. Bởi, phần quan trọng nhất, trái tim và khối óc của doanh nghiệp nằm ở lớp trong cùng của văn hóa, xin nhắc lại, đó là triết lý kinh doanh, phương châm quản lý của doanh nghiệp và chỉ có những nhà quản lý cao nhất của doanh nghiệp mới đủ khả năng tác động đến lớp văn hóa cốt lõi này.

Động lực của cá nhân và tổ chức

Lớp yếu tố quan trọng thứ hai chính là các động lực thúc đẩy hành động của các cá nhân, và môi trường “động lực chung” của tổ chức. Các yếu tố động lực này sẽ biểu hiện ra ngoài bằng những hành vi hàng ngày của các cá nhân trong doanh nghiệp.

Qui trình qui định

Qui trình, qui định, chính sách giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định, theo chuẩn. Đây cũng là cấu thành giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao về chất lượng sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp, góp phần tạo tính ổn định và nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp với nỗ lực làm hài lòng khách hàng và xã hội.

Văn hóa doanh nghiệp trong triển khai chiến lược kinh doanh

Hệ thống trao đổi thông tin

Đây là lớp cấu thành thứ tư trong văn hoá doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý đa dạng, đa chiều, chính xác và kịp thời. Hệ thống này cần đảm bảo mọi thông tin cần thiết cho doanh nghiệp đều được thu thập, truyền đạt, lưu trữ và xử lý đồng thời đảm bảo cho mọi thành viên doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và sử dụng các thông tin cần thiết cho các hoạt động thường nhật cũng như công tác lập kế hoạch, xây dựng định hướng chiến lược.

Phong trào, nghi lễ, nghi thức

Đây là cấu thành văn hoá bề nổi, phản ánh đời sống, sinh hoạt của công ty. Tuy không trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, nhưng ảnh hưởng của nó đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp cũng rất lớn. Nó tuyên truyền phổ biến đường lối, chính sách của công ty, tạo ra sự khác biệt của công ty với bên ngoài, tạo hình ảnh tốt cho công ty trước cộng đồng qua đó góp phần xây dựng thương hiệu …

Các bữa tiệc tự nấu của Hootsuite là một ví dụ. Mỗi tháng, hai phòng ban sẽ cùng chung tay tổ chức một bữa tiệc cho toàn công ty tại văn phòng. Công ty cho họ một khoản tiền khiêm tốn khoảng vài trăm USD và quyền tự do thiết kế bữa tiệc của mình.

Họ thậm chí còn đưa yếu tố cạnh tranh vào trong đó. Vào cuối mỗi năm, các nhân viên sẽ bỏ phiếu chọn bữa tiệc tuyệt vời nhất. Người thắng cuộc sẽ nhận được những phần thưởng thú vị.

Kết quả thu được là, những bữa tiệc ngày càng trở nên sáng tạo với vô vàn chủ đề độc đáo: biển đêm Mexico, hội chợ đồng quê, lễ hội trường học. Những bữa tiệc này trông có vẻ ngớ ngẩn nhưng chúng thực sự có tác dụng tạo dựng và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp khi họ phát triển từ 100 lên 1000 nhân viên.

Do vậy, để thực sự tạo ra sự khác biệt của doanh nghiệp, tạo ra sức mạnh canh tranh cho doanh nghiệp, doanh nhân, cán bộ quản lý cấp cao, các nhà lãnh đạo và quản lý các cấp khác phải nhất thiết tham gia vào quá trình xây dựng văn hoá của tổ chức mình.

Các mối quan hệ trong văn hóa doanh nghiệp

Ba mối quan hệ cơ bản trong văn hóa doanh nghiệp: Mối quan hệ trong nội bộ công ty, với khách hàng và các quan hệ bên ngoài khác. Điểm nổi bật của những doanh nghiệp thành công là có cách đối xử đẹp với khách hàng, với chính quyền với cả cộng đồng theo một cách riêng biệt.

Rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các SMEs chưa thật sự chú trọng tới nhân tố gắn kết, phát triển con người, chính là yếu tố tạo nên văn hóa doanh nghiệp. Vì vậy sự phát triển của họ chỉ dừng lại ở một mức nào đó, ít tạo được dấu ấn riêng cho mình. Để có thể  phát triển bền vững trong nền kinh tế thị trường và xu hướng toàn cầu hóa hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng được nền văn hóa đặc trưng riêng. Chỉ khi đó, họ mới phát huy được tiềm năng của mọi cá nhân, góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Lấy ví dụ ở công ty Hootsuite. Họ lập ra chương trình uống cà phê ngẫu nhiên. Các nhân viên sẽ ghi danh và được phân cặp với một đồng nghiệp từ phòng ban khác một cách ngẫu nhiên. Sau đó, họ sẽ cùng uống cà phê và giao lưu với nhau vào giờ nghỉ của công ty.

Đây là cú hích cần thiết cho sự gắn kết tương lai giữa các phòng ban với nhau. Không phải là mọi người không muốn bắt tay nhau. Chỉ là họ không có không gian hoặc cơ chế để làm điều đó.

Doanh nghiệp cần phải hiểu rõ ảnh hưởng của văn hóa tới sự phát triển của tổ chức, cùng những nguyên tắc và quá trình xây dựng văn hóa để từ đó tìm ra cách phát triển văn hóa cho riêng mình.

Các bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Tạo dựng và truyền bá những giá trị chung

Nhà lãnh đạo phải xây dựng được giá trị cốt lõi, mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp và truyền bá để mọi nhân viên tin tưởng vào những giá trị chung đó. Những giá trị này cần được coi như là nguyên tắc hướng dẫn mọi hoạt động của tất cả nhân viên doanh nghiệp, phải ăn sâu vào tiềm thức của mọi nhân viên. Ví dụ: Trước mỗi buổi sáng làm việc, toàn bộ nhân viên công ty Matsushita xếp hàng và đọc bài chính ca (Chính là bản triết lý kinh doanh của công ty, nêu rõ mục đích, mục tiêu, nguyên tắc kinh doanh). Nhờ vậy, triết lý kinh doanh đã trở thành quan niệm chung của mọi thành viên.

Tuyển chọn nhân viên

Tuyển chọn những người phù hợp với công ty. Thứ nhất, nhân viên phải có kỹ năng, kiến thức phù hợp với tính chất công việc của công ty. Thứ hai, nhân viên phải có tính cách, giá trị đạo đức…phù hợp với giá trị chung của công ty.Nhân viên làm việc cho những công ty kinh doanh trực tuyến phải là người có kiến thức cơ bản về kinh doanh, tin học…là người làm việc được độc lập , nhanh nhạy, có khả năng hợp tác với những đối tác làm ăn qua mạng.

Hòa nhập

Lựa chọn những nhân viên cũ tích cực, gương mẫu để hướng dẫn cho những nhân viên mới vào công ty, giúp các nhân viên mới nhanh chóng hiểu được những giá trị, nguyên tắc làm việc…của công ty.

Đào tạo

Đào tạo những kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quá trình làm việc cho nhân viên, để nhân viên thực sự trở thành tài sản của công ty.

Đánh giá

Cần lập một hệ thống đánh giá thưởng phạt nghiêm minh. Đây là động lực để nhân viên nỗ lực hoàn thành công việc, gắn bó lâu dài với công ty.

Tuyên truyền những giai thoại, huyền thoại trong công ty

Đây được coi là phần văn hóa truyền miệng của công ty. Những câu chuyện góp phần tạo nên hình ảnh công ty, đem lại niềm tự hào cho các thành viên. Đó thường là những câu chuyện về người sáng lập, giám đốc điều hành và mỗi câu chuyện sẽ là một thông điệp gửi tới các thành viên.Tập đoàn Nike thường kể về lịch sử công ty, về những người sáng lập ra công ty trong các buổi đào tạo cho nhân viên mới.

Sơ đồ các bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Xây dựng những hình tượng điển hình trong công ty

Chọn ra những người làm việc tốt nhất để biểu dương, khen thưởng theo tháng, quý hoặc năm. Đây là bằng chứng sinh động cụ thể hóa những giá trị của công ty.

Những mặt tích cực của việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Tuy nhiên không phải tất cả các doanh nghiệp đều có thể xác định và đi đúng hướng như mục tiêu đặt ra. Vẫn luôn có những rào cản hạn chế sự phát triển trên con đường xây dựng nét văn hóa riêng của các tổ chức.

Những rào cản trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Chưa nhận thức được vai trò của văn hóa trong kinh doanh

Do các doanh nghiệp chưa nhận thức được mối quan hệ giữa văn hóa và kinh doanh nên chưa có cái nhìn đúng đắn về sự cần thiết kinh doanh có đạo đức, coi đó là sự sống còn của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp theo đuổi lợi nhuận và coi đó là mục tiêu duy nhất. Coi văn hóa và kinh doanh là hai phạm trù hoàn toàn tách biệt. Họ coi văn hóa chỉ là cái đuôi của kinh tế mà không thấy được vai trò giúp tạo thương hiệu, giữ vững ổn định và chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp. Văn hóa cũng giúp cho doanh nghiệp tạo dựng được thương hiệu và giá trị. 

Văn hóa doanh nghiệp chỉ liên quan tới lương thưởng?

Có những doanh nghiệp có chế độ lương thưởng hấp dẫn ngang nhau nhưng văn hóa của họ lại có nhiều sự khác biệt. Văn hóa doanh nghiệp chịu tác động mạnh từ tầm nhìn và mục tiêu cốt lõi của tổ chức. Những vấn đề liên quan tới lương thưởng hay chế độ trọng dụng người tài chỉ là bề nổi của giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp đang theo đuổi.

Chi phí xây dựng có mang lại giá trị tương xứng?

Với nguồn ngân sách hạn hẹp, doanh nghiệp dường như ít quan tâm tới vấn đề xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mà quên mất rằng có rất nhiều phương cách để phát triển văn hóa mà không phải tốn nhiều tiền, như trao cho nhân viên cơ hội được học tập và nâng cao kỹ năng tay nghề,…

Có một sự thật là văn hóa đem đến cho doanh nghiệp nhiều giá trị hơn là họ tưởng.

Theo một kết quả khảo sát, 40% nhân viên cho rằng: Mục tiêu mà họ đề ra thường đồng hành với mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Việc phát triển văn hóa doanh nghiệp cũng chính là cách để họ níu kéo nhân tài ở lại bên mình.

Văn hóa doanh nghiệp có phải chỉ là vấn đề trên giấy ? 

Không chỉ là những câu khẩu hiệu, cổ động suông, cũng không phải là tất cả những câu nói năng suất thông minh được dán trên tường của văn phòng. Văn hóa là những hành vi và nghi thức hỗ trợ tổ chức và các nhóm hoàn thành công việc.

Có thể nói: tuyển được người tài là chưa đủ, doanh nghiệp cần phải tuyển những nhân viên phù hợp với môi trường, văn hóa của doanh nghiệp họ.

Văn hóa doanh nghiệp là nét “ cá tính” riêng biệt của mỗi tổ chức. Mỗi môi trường , mỗi tập thể đều có những cách thức thể hiện khác nhau.  Và cá nhân mỗi người lại phù hợp với một không gian văn hóa riêng. Khi áp dụng vào những doanh nghiệp khác nhau đều phải biến đổi để thích ứng phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. Đòi hỏi sự tinh tế và nhạy cảm của người lãnh đạo doanh nghiệp trong việc xây dựng môi trường làm việc cho bộ máy để đem lại hiệu quả phát triển và thu về nguồn lợi tốt nhất.

Trên đây, Học viện Doanh nhân Vân Nguyên Edubiz đã giới thiệu một số điều cơ bản về văn hóa doanh nghiệp. Để có thể nắm rõ hơn cách xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Bạn có thể đăng ký tham gia ” khóa học quản trị nhân sự ” tại Vân Nguyên. Khóa học không chỉ giúp bạn biến doanh nghiệp của mình trở thành nơi làm việc mơ ước của nhân viên, tạo nên sức mạnh cạnh tranh vượt trội trên thị trường lao động mà còn giúp bạn hiểu rõ các nghệ thuật quản trị nhân sự khác.

Đánh giá