Văn phòng điện tử là gì? 5 bước xây dựng chi tiết nhất
Hiểu được khái niệm văn phòng điện tử là gì sẽ giúp doanh nghiệp bắt kịp với xu hướng bùng nổ của thời đại công nghệ số 4.0. Chúng là giải pháp thay thế hữu ích cho mô hình văn phòng truyền thống với nhiều hạn chế. Cùng FASTDO tìm hiểu chuyên sâu hơn về mô hình văn phòng điện tử và các cách để xây dựng mô hình này ở bài viết ngay sau đây!
>>> TÌM HIỂU NGAY:
Mục lục bài viết
1. So sánh giữa mô hình văn phòng truyền thống so với văn phòng điện tử là gì
Để nhận biết mô hình văn phòng truyền thống và văn phòng điện tử là gì, cùng điểm qua các khái niệm sau:
Văn phòng truyền thống là mô hình có tính chất cố định, được thiết kế khá đơn giản, có sự phân chia giữa các bộ phận, ít sử dụng các đồ nội thất sáng tạo và việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế.
Văn phòng điện tử là mô hình được thiết kế theo hướng sáng tạo, ít phân chia không gian làm việc. Ngoài ra, mô hình này sử dụng các công nghệ hiện đại trong xử lý và giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Để hiểu hơn về hai mô hình này, cùng FASTDO điểm qua một vài tiêu chí so sánh sau:
Văn phòng truyền thống
Văn phòng điện tử
Nội thất và thiết bị văn phòng
Sử dụng các thiết bị nội thất cơ bản như bàn ghế, máy quạt,..
Xây dựng những bức tường ngăn cách giữa các phòng và bộ phận làm việc trong công ty, cơ quan.
Bàn ghế: Đa số là loại bàn gỗ hình chữ nhật và loại ghế 4 chân tựa lưng thẳng…
Chủ yếu làm việc qua môi trường điện tử nên chỉ có các thiết bị điện tử phục như laptop, máy tính PC để hỗ trợ công việc.
Hạn chế tối đa các thiết bị văn phòng và nội thất.
Không làm vách ngăn giữa các bộ phận.
Việc áp dụng công nghệ
Chưa được sử dụng phổ biến. Việc lưu trữ dữ liệu còn thực hiện bằng văn bản giấy gây nên khó khăn trong quá trình tìm kiếm.
Áp dụng 100% công nghệ hiện đại trong giải quyết công việc. Việc sắp xếp, lưu trữ dữ liệu cũng đơn giản, dễ tìm kiếm hơn.
Việc chấm công
Nhân viên phải xếp hàng chờ đến lượt chấm công, gây mất thời gian
Thực hiện qua ứng dụng nhận diện khuôn mặt Face ID giúp việc chấm công nhanh chóng, đơn giản.
Xử lý công việc
Thực hiện thủ công qua Excel nên dễ sai sót, khó tìm kiếm
Có phần mềm
để xử lý công việc. Mọi hoạt động đều được thực hiện trên phần mềm tăng hiệu quả trong quá trình giải quyết công việc.
>>> XEM NGAY: [REVIEW] Mailchimp là gì? Cách sử dụng phần mềm Mailchimp A – Z
2. Ưu và nhược điểm của mô hình văn phòng điện tử là gì?
Khi ứng dụng mô hình văn phòng điện tử sẽ bộc lộ những ưu và nhược điểm riêng. Cụ thể:
Ưu điểm
- Người quản trị dễ dàng phân công công việc và theo dõi tiến độ
: Dựa vào một phần mềm, hệ thống quản lý được thực hiện online qua mạng Internet. Nhà quản trị có thể quản lý toàn bộ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp chỉ qua các thao tác trên thiết bị điện tử.
- Tự động cập nhập văn bản
: Các văn bản liên quan đến công việc đều được cập nhập cụ thể trên hệ thống quản lý văn bản. Mỗi tên công việc sẽ được phân loại rõ ràng, có tiến độ thực hiện theo quy định. Người thực hiện khi có ý kiến sẽ ghi chú trực tiếp trên checklist công việc được phân công. Từ đó, hiệu quả công việc sẽ được thực hiện nhanh chóng hơn.
- Kho lưu trữ dữ liệu khổng lồ:
Nếu như trước đây, việc lưu trữ dữ liệu bằng văn bản giấy hoặc ô cứng máy tính gây ra nhiều phiền hà về việc tốn thời gian, công sức. Giờ đây, mọi công việc đều được cập nhập trên phần mềm. Nhân viên dễ dàng sử dụng chúng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
- Bảo mật thông tin
: Mỗi người dùng được cấp một tài khoản, có mật khẩu bảo mật riêng. Với cơ chế bảo mật qua cách phân quyền cho người dùng này đem lại sự bảo mật an toàn cao cho từng hồ sơ của công ty, doanh nghiệp.
Nhược điểm
Mô hình xây dựng văn phòng điện tử thời gian đầu khi triển khai thực hiện sẽ gặp nhiều khó khăn. Các nhân viên công ty, doanh nghiệp đã quá quen với mô hình văn phòng truyền thống. Cách làm việc vì thế đã trở thành thói quen trong việc vận hành công việc và khó có thể thích nghi nhanh chóng.
Có rất nhiều công nghệ ra đời để hỗ trợ công việc cho việc xây dựng văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải công nghệ nào cũng thật sự phù hợp với doanh nghiệp. Vì thế, cần kỹ càng trong khâu chọn lọc công nghệ để ứng dụng có hiệu quả vào mô hình văn phòng điện tử.
Các doanh nghiệp lo ngại các thông tin được đẩy lên nền tảng công nghệ số có thể bị rò rỉ. Vì thế, nên lựa chọn những phần mềm có độ bảo mật thông tin cao, khắc phục mối lo ngại của doanh nghiệp khu ứng dụng văn phòng điện tử.
>>> ĐỌC THÊM: Tự động hóa Doanh nghiệp và quy trình 5 bước hiệu quả
3. Quy trình xây dựng văn phòng điện tử chi tiết nhất
Nếu muốn xây dựng văn phòng điện tử thành công, đạt hiệu quả cao, tiến trình thực hiện quy trình cần rõ ràng, chi tiết với các bước cụ thể sau:
3.1 Tiêu chuẩn hóa các hệ thống và quy trình nội bộ
Để số hóa thành công, trơn tru, bạn cần hệ thống hóa toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp như quy trình xử lý công việc, các loại giấy tờ,… Bên cạnh đó, hãy làm rõ vai trò, quyền hạn của từng cá nhân trong công ty. Từ đó, áp dụng việc phân quyền hiệu quả, chuẩn hóa các quy trình thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ.
>>> ĐỌC NGAY: Thế nào là chi phí quản lý dự án? 5 cách tiết kiệm chi phí
3.2 Xác định mô hình văn phòng điện tử lý tưởng
Hiện nay, xuất hiện rất nhiều phần mềm công nghệ để giúp công ty, doanh nghiệp hình thành văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải phần mềm, mô hình văn phòng điện tử nào cũng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Vì thế, cần đánh giá chính xác nhu cầu, mô hình hoạt động của doanh nghiệp cùng các tính năng của phần mềm văn phòng điện tử là gì để lựa chọn chính xác nhất.
>>> ĐỌC NGAY: Văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số: Rào cản và giải pháp
3.3 Xây dựng kế hoạch triển khai
Khi đã lựa chọn được mô hình văn phòng điện tử phù hợp, hãy xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện chi tiết nhất. Bạn nên thương thảo với đối tác trong việc cung cấp phần mềm ứng dụng văn phòng điện tử về các điều khoản hợp tác và hỗ trợ trong triển khai thực hiện. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nhận được sự theo sát trong suốt quá trình triển khai.
>>> ĐỌC NGAY: Top 11 Lợi ích của Chuyển đổi số mang lại cho Doanh nghiệp
3.4 Đào tạo
Như đã đề cập ở trên, khi ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn từ phía nhân sự. Để họ thích nghi với mô hình này, bạn cần nhiều thời gian để đào tạo, hướng dẫn thực hiện chi tiết trong thời gian đầu. Khi đã dần quen với mô hình mới, công việc sẽ được triển khai nhanh chóng, hiệu quả hơn.
>>> XEM THÊM: Chi phí quản lý dự án là gì? 5 cách tiết kiệm chi phí
3.5 Đánh giá, đo lường
Trong quá trình thực hiện, cần thường xuyên lấy ý kiến đánh giá những ưu, nhược điểm từ các nhân viên trong công ty để đo lường hiệu quả sử dụng. Việc này sẽ giúp xác định tính hiệu quả của việc xây dựng mô hình văn phòng điện tử là gì. Đây là cách giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức hoạt động phù hợp trong tương lai.
Trong thời kỳ công nghệ, văn phòng điện tử ngày càng thể hiện tầm ảnh hưởng sâu rộng trong việc thúc đẩy hoạt động và sự phát triển của các doanh nghiệp. Với các thông tin cơ bản về văn phòng điện tử là gì và quy trình xây dựng chi tiết mô hình này, hy vọng đã bạn tìm được hướng đi đúng đắn để vận hành hoạt động doanh nghiệp thành công.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
- Địa chỉ:
- Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
- Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0905 852 933
- Email: [email protected]
- Website: https://fastdo.vn/
>>> ĐỪNG BỎ QUA CÁC KIẾN THỨC VỀ DOANH NGHIỆP:
5/5 – (6 bình chọn)
