Vì sao đánh giá nội bộ thực sự cần thiết trong hoạt động của doanh nghiệp?

Tại các doanh nghiệp, hoạt động đánh giá nội bộ thường được tổ chức 2 lần/năm, đây được xem là hoạt động cần thiết để cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng, mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, việc tổ chức đánh giá nội bộ tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay chưa mang lại hiệu quả tối ưu. Nguyên nhân dẫn đến thực trạng “có đánh giá nhưng không hiệu quả” nằm ở đâu? Làm thế nào để giải phóng tối đa vai trò của hoạt động đánh giá nội bộ trong doanh nghiệp.

Khái niệm

Đánh giá nội bộ là một trong 3 hình thức kiểm tra năng lực quản lý chất lượng của một đơn vị, doanh nghiệp. Nếu như đánh giá từ khách hàng giúp doanh nghiệp biết được mức độ hài lòng so với nhu cầu mong muốn ở sản phẩm; đánh giá từ tổ chức chứng nhận để đạt giấy chứng nhận thì đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp tự công bố sự phù hợp, xem xét việc thực hiện đã đi đúng tiến độ kế hoạch đặt ra chưa. 

Đánh giá nội bộ là hoạt động không thể thiếu của doanh nghiệp

Mục đích- Vai trò

Hoạt động đánh giá nội bộ sẽ được các đơn vị, doanh nghiệp tổ chức định kỳ. Tùy theo mục đích chính của mỗi cuộc đánh giá sẽ có sự khác nhau giữa kế hoạch đánh giá, thành phần tham gia hay tiêu chuẩn đánh giá.

Đối với các đơn vị, doanh nghiệp chưa đạt tiêu chuẩn ISO thì hoạt động đánh giá nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp tự đánh giá mức độ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Xem xét tình hình hiện tại, doanh nghiệp, đơn vị đã có thể đề xuất cấp chứng nhận áp dụng thành công các tiêu chuẩn quản lý, sản xuất,… được chưa.

Đối với các đơn vị, doanh nghiệp đã đạt được các chứng nhận từ tổ chức chứng nhận, hoạt động đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp xem xét thực trạng duy trì các tiêu chuẩn như thế nào. Đánh giá nội bộ còn có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hệ thống quản lý chất lượng, đề nghị cấp xét các chứng nhận cao hơn khi doanh nghiệp nhận thấy đã thực hiện đúng và đủ.

Thông qua việc đánh giá nội bộ, doanh nghiệp sẽ cải tiến và dần tối ưu hóa hệ thống quản lý

Nhìn chung, quá trình đánh giá nội bộ giúp mọi đơn vị, doanh nghiệp bám sát tình hình hoạt động, kịp thời phát hiện các lỗ hổng và nhanh chóng tiến hành sửa chữa, cải tiến. Nhờ đó, đơn vị, doanh nghiệp rút ngắn được thời gian hoàn thiện bộ máy quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đáp ứng tốt nhu cầu của khác hàng, đồng thời nâng cao lợi nhuận cho đơn vị, doanh nghiệp.

Những lưu ý khi triển khai hoạt động đánh giá nội bộ có hiệu quả

Để hoạt động đánh giá nội bộ mang lại kết quả cao như mong muốn đòi hỏi sự phối hợp của rất nhiều yếu tố. Quá trình đánh giá nội bộ phải có kế hoạch rõ ràng, dựa trên hệ thống quản lý chất lượng và mục tiêu đánh giá để giới hạn phạm vi, đối tượng, tiêu chí, phương pháp đánh giá. Dưới đây là một số lưu ý căn bản để giúp hoạt động đánh giá hệ thống quản lý của đơn vị, doanh nghiệp đạt hiệu quả nhất.

Người đánh giá nội bộ

Chuyên viên thực hiện đánh giá nội bộ đòi hỏi phải là người nắm vững kiến thức về hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 và kinh nghiệm thực hiện đánh giá nhiều năm. Người thực hiện đánh giá nội bộ là người có vai trò vô cùng quan trọng, có thể ví như “tai mắt” của ban lãnh đạo đơn vị, công ty. Với kinh nghiệm sâu rộng và tinh thần làm việc công tâm, người đánh giá nội bộ sẽ mang về cho ban lãnh đạo tình hình chính xác, thông tin hữu ích và đề xuất giải pháp tối ưu.

Chính vì vậy, lãnh đạo nên tránh đề cử những đánh giá viên thiếu chuyên nghiệp, chỉ có thể “cưỡi ngựa xem hoa” mà không nhìn ra các vấn đề, sai phạm nằm ở đâu.

Kế hoạch đánh giá nội bộ

Cần đảm bảo rằng đánh giá nội bộ của đơn vị, doanh nghiệp của bạn không phải là hoạt động “tự phát”. Hoạt động đánh giá hệ thống quản lý chất lượng cần phải có kế hoạch, kế hoạch càng rõ ràng, chi tiết, thiết thực thì hiệu quả đạt được sẽ càng cao.

Một kế hoạch hoàn chỉnh và thực tế sẽ giúp đơn vị, doanh nghiệp không đi nhầm đường, lạc định hướng trong quá trình triển khai. Với những kế hoạch đánh giá nội bộ “trên mây”, chắc chắn doanh nghiệp, đơn vị sẽ tốn một khoản thời gian “lê thê” thực hiện nhưng lại thu về một chiếc “túi rỗng”. Hãy đảm bảo rằng, bản kế hoạch đánh giá nội bộ cuối cùng này là bản ngắn gọn và hoàn hảo nhất có thể khi trình diện với ban lãnh đạo.

Kế hoạch đánh giá càng chi tiết, rõ ràng thì càng đem lại hiệu quả cao

Ban lãnh đạo phải kiểm tra lại hoạt động của hệ thống quản lý cũng như hoạt động đánh giá nội bộ trong lịch sử, liệt kê những tình trạng sai phạm, lỗi đã xảy ra. Đồng thời, dựa vào mục đích của hoạt động đánh giá nội bộ lần này để xây dựng một kế hoạch với các tiêu chí cụ thể. 

Quá trình đánh giá nội bộ

Quá trình đánh giá sẽ được thực hiện bởi những người có trách nhiệm, quyền hạn tại khu vực được chỉ định đánh giá. Đánh giá viên phải có kỹ năng đặt câu hỏi, phỏng vấn, giải quyết tình huống, kết hợp với kỹ năng chọn mẫu, tìm chứng cứ để có thể phát hiện ra các vấn đề, nhược điểm còn tồn tại.

Nội dung của toàn bộ quá trình thực hiện đánh giá sẽ được ghi chép bằng các biểu mẫu chuyên dụng. Những biểu mẫu này đã chuẩn hóa theo ISO 9001, với mỗi nội dung, người thực hiện phải cần ghi chép đúng biểu mẫu, tránh việc chọn nhầm, chọn sai biểu mẫu gây cản trở hiệu quả hoạt dộng đánh giá. 

Kế hoạch khắc phục sau đánh giá nội bộ

Một trong những nội dung của hoạt động đánh giá nội bộ đó chính là kế hoạch khắc phục sau đánh giá nội bộ. Dựa trên sự phát hiện về những vấn đề, rủi ro trong hệ thống quản lý, chuyên viên đánh giá sẽ có đề xuất, giải pháp khắc phục. Kế hoạch khắc phục cần phải có tính thực tế, áp dụng được, hạn chế những đề xuất có tính lý thuyết hoặc phi khả thi.