Wat is ERP?

Basisbeginselen van ERP

ERP-systemen zijn ontworpen rond één gedefinieerde datastructuur (een schema) die doorgaans een gemeenschappelijke database heeft. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat de gebruikte informatie binnen de onderneming is genormaliseerd en gebaseerd op gemeenschappelijke definities en gebruikerservaringen. Deze kernconstructies worden vervolgens gekoppeld aan bedrijfsprocessen die worden aangestuurd door workflows tussen bedrijfsafdelingen (bijvoorbeeld financiën, human resources, engineering, marketing en operationele activiteiten), waardoor systemen en de mensen die er gebruik van maken, worden verbonden. Simpel gezegd is ERP het middel voor het integreren van mensen, processen en technologieën binnen een moderne onderneming.

Lees hoe brancheanalisten Oracle Cloud ERP beoordelen ten opzichte van andere leveranciers van software voor financieel beheer.

Beste ERP

Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat auto’s bouwt door onderdelen en componenten bij meerdere leveranciers in te kopen. Dit bedrijf kan een ERP-systeem gebruiken voor de aanvraag en inkoop van deze goederen en om ervoor te zorgen dat elke component in het gehele procure-to-pay-proces uniforme en schone data gebruikt die zijn verbonden met zakelijke workflows, bedrijfsprocessen, rapportage en analyses.

Wanneer ERP op de juiste manier wordt ingezet bij dit autoproductiebedrijf, wordt een component als de voorremblokken uniform geïdentificeerd aan de hand van onderdeelnaam, grootte, materiaal, bron, partijnummer, onderdeelnummer van de leverancier, serienummer, kosten en specificaties, naast een overvloed aan andere beschrijvende en datagestuurde items.

Omdat gegevens essentieel zijn voor elk modern bedrijf, maakt ERP het gemakkelijker om deze gegevens te verzamelen, organiseren, analyseren en verspreiden naar elke persoon en elk systeem waar ze nodig zijn voor het optimaal vervullen van hun rol en verantwoordelijkheid.

ERP zorgt er ook voor dat deze datavelden en -kenmerken worden getotaliseerd naar de juiste rekening in het grootboek van het bedrijf, zodat alle kosten op de juiste manier worden bijgehouden en weergegeven. Als de voorremblokken ‘voorwielremmen’ werden genoemd in het ene softwaresysteem (of misschien een reeks spreadsheets), ‘remblokken’ in een ander systeem en ‘vrrm-blkkn’ in een derde systeem, zou het voor het autoproductiebedrijf moeilijk zijn om erachter te komen hoeveel er jaarlijks aan voorremblokken wordt uitgegeven en of het bedrijf van leverancier moet wisselen of moet onderhandelen voor een betere prijs.

Een belangrijk ERP-principe is de centrale verzameling van data voor grootschalige distributie. In plaats van verschillende, op zichzelf staande databases met een eindeloze hoeveelheid onsamenhangende spreadsheets, brengen ERP-systemen orde in de chaos, zodat alle gebruikers, van de CEO tot de medewerkers van de crediteurenadministratie, dezelfde data, die zijn verkregen via gemeenschappelijke processen, kunnen maken, opslaan en gebruiken. Met een veilige, centrale dataopslagruimte kan iedereen in de organisatie erop vertrouwen dat de data correct, actueel en volledig zijn. De data-integriteit wordt gegarandeerd voor elke taak die waar dan ook in de organisatie wordt uitgevoerd, van een driemaandelijks financieel verslag tot één rapport met uitstaande vorderingen, zonder dat gebruikgemaakt hoeft te worden van spreadsheets die gevoelig zijn voor fouten.