Wat is een ERP-systeem? Welke pakketten zijn geschikt?

Veel organisaties hebben een ERP-systeem, maar wat is dit precies en wat houdt het in als bedrijven ERP-software gebruiken? Welke voordelen biedt ERP-software, en wat kosten dit soort systemen precies?

Inhoudsopgave

Wat is een ERP-systeem en hoe werkt de software precies?

De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Met resources worden de middelen van een bedrijf bedoeld, zoals producten, kapitaal, voorraad en personeel. Een definitie van een ERP-systeem is als volgt: een softwarepakket dat belangrijke informatie van verschillende bedrijfsafdelingen samenbrengt. Met een ERP-pakket worden bedrijfsprocessen geautomatiseerd, waardoor de productiviteit wordt verhoogd en de kosten worden verlaagd. Een ERP-systeem helpt om maximaal te kunnen voldoen aan de klantwensen. De actuele gegevens over de productie, in- en verkoop , logistiek en administratie kunnen worden gekoppeld, zodat de processen automatisch worden aangestuurd en dus efficiënter verlopen. Hiermee krijgt een bedrijf een beter inzicht in applicaties en kunnen rapporten gecreëerd worden om processen in de toekomst nog verder te rationaliseren.

In de ERP Wijzer vind je de verschillen tussen de meest gebruikte ERP-systemen op de markt, de bijbehorende prijzen, en een vergelijking van ERP-leveranciers.

Onderstaand filmpje (5.56 min) geeft op een prettige manier weer welke processen (en dus bijbehorende modules) er allemaal gekoppeld zouden kunnen worden aan het systeem, afhankelijk van je bedrijfsactiviteit:

Welke voordelen biedt een ERP-systeem?

De drie belangrijkste voordelen van ERP die door de meest bedrijven worden genoemd zijn:

1. Centraliseren van informatie

Bedrijfsinformatie van verschillende afdelingen komt in een ERP bij elkaar. Het hebben van een centrale informatiebron is een voorwaarde voor de integratie van bedrijfsprocessen. Aparte informatie-silo’s zijn de grootste vijand van een bedrijf.

2. Automatisering van handmatig werk

Taken, werkstromen en processen worden door het ERP geautomatiseerd. De software telt facturen automatisch op, de voorraad wordt in real-time geactualiseerd, en taken worden aan de juiste medewerkers toegewezen. Automatisering bespaart een bedrijf tijd, maar voorkomt ook menselijke fouten.

3. Hoge beschikbaarheid van informatie

Een ERP geeft medewerkers toegang tot voor hen relevante informatie. Een orderpicker bekijkt een pakbon, de financieel directeur bestudeert de omzet van april. Allemaal gegevens die rechtstreeks uit het ERP komen. Snelle toegang tot actuele informatie is belangrijk, omdat beslissingen daardoor op elke niveau snel kunnen worden genomen.

Daarnaast biedt ERP bedrijfssoftware nog een aantal gerelateerde voordelen:

• efficiëntere bedrijfsvoering
• koppelen belangrijke bedrijfsinformatie
• real-time gegevens bekijken
• gecentraliseerde informatie-invoer

• beter kunnen naleven van procedures en normen
• betere interne samenwerking
• lagere operationele kosten
• verbeterde samenwerking met klanten en leveranciers
• betrouwbare data, hogere professionaliteit en uitstraling
• verkoopwaarde bedrijf kan toenemen na implementatie ERP

ERP-statistieken

In 2021 gebruikte 62% van de bedrijven van meer dan 10 medewerkers ERP-software. Bij bedrijven met meer dan 250 medewerkers is dat zelfs 92%.

Wat zijn de nadelen van ERP?

De twee meest voorkomende nadelen zijn de kosten en de implementatieduur .

De kosten van een pakket kunnen erg hoog zijn. Als een organisatie specifieke bedrijfsprocessen heeft die buiten de standaardfunctionaliteiten vallen, moet dit op maat worden ontwikkeld (maatwerk). Ook voor toekomstige upgrades zal de software opnieuw moeten worden aangepast. Tegenwoordig zijn ERP-systemen wel flexibeler geworden. Hierdoor kunnen bedrijven met een standaardpakket zelf nieuwe velden, extra functionaliteiten , controles of complete workflows toevoegen. De implementatie van ERP-software heeft een grote impact op de organisatie. Een ERP-implementatie is een complex traject en de duur van de implementatie kan tegenvallen. Een goede voorbereiding op de komst van ERP is daarom vereist, zowel voor het management als voor de werknemers die uiteindelijk met de software zullen gaan werken. Vergelijk verschillende pakketten met elkaar om te weten welk systeem geschikt is voor welke specifieke bedrijfsprocessen.

Het verschil tussen cloud en on-premises ERP

• On-premises betekent dat de ERP-software van een bedrijf geïnstalleerd staat op de servers en computers in het eigen bedrijfspand. Dit wordt ook wel een lokale installatie van het ERP genoemd.
• Cloud ERP betekent dat de software op de server van een externe partij draait, bijvoorbeeld die van de ERP-fabrikant of -leverancier. Zij leveren hun software als een dienst. Dit heet SaaS (software as a service). Inbegrepen zijn de ERP-software, hardware, en ondersteunende diensten zoals het onderhoud.

On-premises ERP
Cloud ERP

Installatie in-house (lokaal)
Installatie extern (op servers leverancier)

Volledige controle over bedrijfsdata
Bedrijfsdata gedeeld met externe partij

Onderhoud server noodzakelijk
Onderhoud uitgevoerd door ERP-fabrikant

ERP-workflow, een voorbeeld:

• Een staalbedrijf krijgt diverse orders binnen voor verschillende stalen onderdelen.
• Het systeem controleert direct de voorraden en stuurt automatisch inkooporders naar verschillende leveranciers.
• Het systeem zal personeel inplannen om deze orders te produceren.
• De logistiek wordt ingepland (vrachtwagens gereserveerd, orders naar juiste eindbestemming).
• De financiële afhandeling wordt automatisch door de software verwerkt.
• De gegevens van de orders worden toegevoegd aan de betreffende klantgegevens.

Welke bedrijven hebben baat bij een ERP-pakket?

Software voor enterprise resource planning is zowel geschikt voor grote multinationals, als voor middelgrote en kleine bedrijven. Er bestaan zelfs ERP-pakketten die al aangeschaft kunnen worden vanaf twee gebruikers. Voorheen konden uitsluitend grote organisaties een ERP-pakket betalen vanwege de hoge investeringskosten, zoals de aanschaf van de software en nieuwe servers met veel capaciteit. Door de opkomst van de cloud voor ERP , is de bedrijfssoftware ook toegankelijk geworden voor organisaties zonder veel investeringsmogelijkheden. Ook zijn er sectorgerichte ERP-pakketten op de markt, speciaal voor bedrijven uit bijvoorbeeld de gezondheidszorg, de bouw of de maakindustrie (productiebedrijven) . Dit zijn niet altijd de meest gebruikte ERP-systemen. Zowel voor het kleinbedrijf, het MKB als voor grote bedrijven bestaan er zowel standaardoplossingen als specifieke pakketten.

In de ERP Wijzer worden verschillende ERP-leveranciers onder de loep genomen met de bijbehorende systemen.

Kies zorgvuldig de ERP-modules

ERP-software bestaat meestal uit een aantal basismodules, waaraan aanvullende modules kunnen worden gekoppeld. Denk hierbij aan CRM (Customer Relationship Management ), HRM (Human Resource Management ), SCM (Supply Chain Management ), of bijvoorbeeld een uitgebreide financiële (finance ) of BI (Business Intelligence ) module. Het voordeel van het koppelen van deze systemen aan het ERP-systeem is dat alle informatie centraal kan worden beheerd, bekeken, en bewaard. Het is vervolgens ook mogelijk om diepgaande analyses uit te voeren op basis van de complete en gekoppelde gegevens uit het de software. Big data  is een term die in dit kader veel wordt gebruikt. Het analyseren van zoveel mogelijk gegevens voor het verkrijgen van nieuwe inzichten.

• Voorraadbeheer
• Warehouse management
• Productieplanning
• Supply Chain Management
• Project management
• Customer Relationship Management (Klant- en relatiebeheer)
• Product Data Management (PDM)
• Financieel beheer (Finance)
• Kwaliteitsbeheer (Quality Management)
• Business Intelligence (BI)

Alles over de functionaliteiten van ERP vind je hier.

Een CRM-systeem (Customer Relationship Management) richt zich specifiek op het beheer van klantrelaties. Heeft een klant nog facturen openstaan, wat zijn de contactgegevens van deze klant, welke contactmomenten zijn er in het verleden geweest? Dit soort informatie is terug te vinden in een CRM-systeem. Een ERP-systeem is veel omvattender bedrijfssoftware waarmee meer verschillende bedrijfsafdelingen kunnen worden beheerd. Een CRM-systeem kan worden aangeschaft als losstaand pakket, maar veel ERP-systemen beschikken over een CRM-module waarmee klantrelaties kunnen worden beheerd.

ERP gebaseerd op open source is voor sommige bedrijven een serieuze optie. Vooral als het ERP-systeem in hoge mate moet worden aangepast met maatwerk. Het bedrijf kan zelf de broncode aanpassen, en precies laten aansluiten bij de processen van het bedrijf. Nadeel hiervan is dat een organisatie moet beschikken over (interne) programmeurs, en ook het onderhoud van de software zelf zal moeten verzorgen. Een van de bekendste open source ERP-pakketten is Odoo.

Rapportage en analyse

Tegenwoordig hebben vrijwel alle ERP-systemen verschillende rapportage-functies, of wordt een extra Business Intelligence-module toegevoegd. Doordat de informatie van de bedrijfsprocessen gekoppeld en up-to-date is, kan het management van betrouwbare en actuele bedrijfsinformatie worden voorzien. De directie heeft daardoor meer grip op de organisatie en kan op basis van deze actuele gegevens strategische beslissingen nemen. Het management krijgt een overzichtelijk rapport gepresenteerd als basis voor besluitvorming, gebaseerd op informatie uit elke laag van het bedrijf.

Eens of oneens?

De waarde van een ERP-systeem wordt overschat. Reageer op deze stelling.

Welke voorbereidingen moeten worden getroffen voor de komst van ERP-software?

Een ERP-traject is een proces dat een grondige voorbereiding vereist. Vragen over het meest geschikte ERP-pakket, gekwalificeerde leveranciers, valkuilen en verborgen kosten moeten beantwoord worden. Daarom biedt ICT Portal kosteloos de ERP Wijzer 2023  aan, een hulpmiddel voor bij je ERP-traject.

Bedrijven die aan het begin staan van een ERP-implementatie-traject hebben voorafgaand aan een eerste contact met leveranciers vaak een hoop vragen. Het is goed deze vragen beantwoord te krijgen voordat er contact wordt gezocht met software-makers en hun partners. Oracle zal niet dezelfde antwoorden geven als bijvoorbeeld Microsoft of Infor. Een ERP-leverancier als Afas zal weer anders adviseren. Het is raadzaam om als bedrijf ook informatie in te winnen buiten leveranciers om. Zo kan een organisatie zich voorbereiden op gesprekken met een leverancier, die soms een behoorlijke commerciële gespreksinsteek hebben.

Objectieve ERP-informatie

ICT Portal probeert tegenwicht te bieden tegen de gekleurde informatie die op internet onder leveranciers circuleert. Voor neutraal advies over een ERP-traject of de keuze van ERP-software kun je terecht bij ICT Portal.

Overzicht van verschillende ERP-systemen

ERP-systemen zijn beschikbaar voor iedere bedrijfsgrootte. Niet alleen bij grote bedrijven, maar ook bij kleine en middelgrote bedrijven (mkb) is het gebruik van ERP gemeengoed geworden. Recente ontwikkelingen in cloud-technologie hebben voor een flinke stijging in het aanbod van ERP-pakketten gezorgd. Op de Nederlandse en Belgische markt is nu een groot aantal ERP-systemen te vinden. Zoiets als het beste ERP systeem bestaat niet. Elke ERP software heeft specifieke eigenschappen, waardoor niet elk systeem geschikt is voor elke organisatie. Hieronder volgt een overzicht van de voornaamste ERP-pakketten op de markt. Er bestaan waarschijnlijk nog meer systemen die voldoen aan je wensen en eisen. De mogelijkheden voor een onpartijdige pakketselectie vind je op de dienstenpagina.

We duiken dieper de materie in

Onderstaande artikelen sluiten goed aan bij het onderwerp, en zijn wellicht ook interessant.