Bí quyết đánh giá nhà cung cấp chính xác cho doanh nghiệp

Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển, thành công của một doanh nghiệp. Xây dựng một hệ thống để quản lý các tiêu chí, đánh giá nhà cung cấp sẽ giúp cho doanh nghiệp đo lường và cải thiện hiệu suất làm việc của các nhà cung cấp. Qua đó giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và gia tăng lợi nhuận từ việc đầu tư vào tài sản qua nhiều chu kỳ kinh doanh.

1. Đánh giá nhà cung cấp là gì?

Đánh giá nhà cung cấp (hay thẩm định nhà cung cấp) là việc xem xét có kế hoạch và đánh giá tiềm năng của các đơn vị cung cấp dựa trên tất cả các khía cạnh liên quan đến hoạt động, mối quan hệ của nhà cung cấp với doanh nghiệp.

Thông qua việc đánh giá giúp cho doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo cho việc vận hành của doanh nghiệp được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn và thực hiện cải tiến, thúc đẩy liên tục nhằm hạn chế các rủi ro trong kinh doanh.

Với các doanh nghiệp sở hữu nhiều khối tài sản, có chuỗi cung ứng phức tạp thì việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ ảnh hưởng rất lớn việc đảm bảo cho nguồn cung ứng hàng hóa, tài sản phù hợp để doanh nghiệp sử dụng được hết công năng, hiệu suất của tài sản, qua đó tối ưu chi phí liên tục qua các chu kỳ kinh doanh.

2. Tầm quan trọng của việc thực hiện đánh giá nhà cung cấp?

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn giữ thói quen duy trì mối quan hệ, hợp đồng với các nhà cung cấp cũ mà không thực hiện đánh giá họ qua các kỳ bởi vì các nguyên nhân như e ngại sự thay đổi trong cách làm việc hoặc vì một số nguyên nhân chủ quan khác. Đây cũng không là một điều xấu hoàn toàn trong kinh doanh, tuy nhiên có thể khiến cho doanh nghiệp chịu các thiệt hại như: giá sản phẩm (sản phẩm mắc hơn các đơn vị cung cấp khác), sản phẩm bị lỗi, thời gian giao nhận hàng hàng hóa kéo dài,…

Để lường trước, lên được kế hoạch phòng tránh các nguy cơ, rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong chuỗi cung ứng hàng hóa, dịch vụ thì doanh nghiệp cần phải đánh giá được tiềm năng của các nhà cung cấp mới cũng như sự phù hợp của nhà cung cấp hiện tại đối với doanh nghiệp. Cụ thể chi tiết như:

• Đối với nhà cung cấp mới: Từ danh sách các nhà cung cấp, nhà thầu tiềm năng thì doanh nghiệp cần dựa trên các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp và lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp nhất, sau đó sẽ tiến hành đến việc đàm phán, thảo luận các điều khoản trong hợp đồng.
• Đối với nhà cung cấp hiện tại: Doanh nghiệp tiến hành đánh giá hiệu quả làm việc của các nhà cung cấp hiện tại theo các tiêu chí đánh giá mà doanh nghiệp đưa ra, sau đó xác định xem nhà cung cấp hiện tại có phù hợp với tình hình kinh doanh, định hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp hay không.

Việc đánh giá nhà cung cấp hiện tại sẽ giúp cho các nhà cung cấp chú tâm trong việc quản lý, kích thích và cải thiện hiệu suất làm việc, chất lượng sản phẩm/dịch vụ mà họ cung cấp.

Ví dụ: Doanh nghiệp X cần triển khai mua nhiều bộ thiết bị máy vi tính bao gồm: CPU, màn hình LCD, UPS cho chi nhánh mới Y thuộc doanh nghiệp X sắp sửa hoạt động kinh doanh trong kỳ tới. Với giá trị giao dịch hàng hóa tương đối lớn thì doanh nghiệp X cần một cuộc đánh giá hoạt động của các nhà cung cấp hiện tại cũng như các nhà cung cấp mới có tiềm năng. Qua việc đánh giá giúp cho doanh nghiệp nhìn nhận được các yếu tố như: nhà cung cấp hiện tại có thực hiện đúng các cam kết hay không, chất lượng hàng hóa như thế nào, yêu cầu bảo hành hàng hóa có ổn không,… Từ đó doanh nghiệp so sánh, đối chiếu với nhà cung cấp mới (nếu doanh nghiệp cần thực hiện so sánh) và đưa ra phương án lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.

3. Doanh nghiệp nên thực hiện đánh giá NCC khi nào?

Đánh giá nhà cung cấp là việc làm quan trọng để duy trì các hoạt động vận hành doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên có một checklist, bảng đánh giá nhà cung cấp cũng như các tiêu chí đánh giá mà doanh nghiệp cho là quan trọng nhất với mô hình kinh doanh của mình.

Khi đánh giá nhà cung cấp, doanh nghiệp cần có kế hoạch đánh giá cụ thể và thực hiện đánh giá NCC qua các kỳ kinh doanh. Tùy vào khối lượng tài sản, mô hình kinh doanh thì doanh nghiệp sẽ thực hiện đánh giá nhà cung cấp nhiều hoặc ít lần/năm. Tuy nhiên, thì có 3 thời điểm mà doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá nhà cung cấp đó là:

• Khi cần tìm nhà nhà cung cấp hàng hóa/dịch vụ mới: Đảm bảo chi phí đầu tư được tối ưu nhất thì trước khi triển khai, đầu tư vào các kế hoạch mua sắm, sản xuất, kinh doanh thì doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá và lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp.
• Khi cần đánh giá tình trạng của nhà cung cấp hiện tại: Với các đơn vị cung cấp đã thực hiện giao dịch, triển khai dịch vụ, dự án với doanh nghiệp thì để đảm bảo tính ổn định, chất lượng của các nhà cung cấp này, doanh nghiệp sẽ cần thực hiện đánh giá định kỳ theo quý/năm.
• Khi cần tìm đơn vị cung cấp thay thế: Trong quá trình làm việc với nhà cung cấp hiện tại xảy ra sự cố hoặc là quá trình đánh giá nhà cung cấp hiện tại gặp vấn đề, việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp mới để thay thế là việc làm cần thiết.

4. Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp chính xác, hiệu quả cho doanh nghiệp

Để đánh giá nhà cung cấp hiệu quả qua các kỳ kinh doanh, đảm bảo đánh giá chính xác năng lực nhà cung cấp cũng như đánh giá được các rủi ro từ nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêu chí đánh giá riêng biệt phù hợp với tình hình, mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp có thể kể đến như:

• Chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Là tiêu chí hàng đầu mà doanh nghiệp đề ra khi lựa chọn nhà cung cấp, do đó nhà cung cấp phải luôn đảm bảo được các tiêu chí chất lượng sản phẩm/dịch vụ đã đề ra, đúng như cam kết ban đầu của nhà cung cấp với doanh nghiệp.
• Thời gian giao hàng: Đây cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Thống kê và đánh giá thời gian giao hàng thực tế với thời gian giao hàng theo dự kiến giúp cho các lãnh đạo, nhà quản trị nắm được chính xác năng lực, độ tin cậy của nhà cung cấp trong việc đảm bảo cho đơn hàng được giao đúng hẹn như trong thỏa thuận, hợp đồng.
• Bảo hành sản phẩm/dịch vụ: Trong nhiều trường hợp sản phẩm/dịch vụ bị các sự cố phát sinh dẫn đến hư hỏng hay chất lượng sản phẩm giảm trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ đến các điều khoản bảo hành sản phẩm/dịch vụ. Các nhà cung cấp có chính sách bảo hành rõ ràng, cụ thể, đơn giản sẽ thường dành được sự ưu tiên của doanh nghiệp.
• Khiếu nại về sản phẩm/dịch vụ: Bên cạnh việc hỗ trợ doanh nghiệp trong việc bảo hành, đổi trả sản phẩm,… khi phát sinh các sự cố thì nhà cung cấp xử lý các vấn đề khiếu nại của doanh nghiệp như thế nào? Có hỗ trợ và giải đáp các yêu cầu của doanh nghiệp như kỳ vọng hay không?

Bên cạnh các tiêu chí trên thì doanh nghiệp cũng cần lưu ý về phương thức thanh toán và đánh giá rủi ro tài chính của nhà cung cấp theo nội bộ. Nhiều phương thức, điều khoản thanh toán khác nhau (thanh toán trong một lần hoặc thanh toán trong nhiều đợt) giúp cho doanh nghiệp có nhiều lựa chọn, thuận lợi trong việc thanh toán. Thực hiện đánh giá rủi ro tài chính của nhà cung cấp theo nội bộ để chắc chắn rằng nhà cung cấp có nguồn tài chính ổn định. Khi nhà cung cấp thực hiện giao hàng, cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho doanh nghiệp thì không bị gián đoạn, đảm bảo cho việc sản xuất và chuỗi cung ứng luôn diễn ra thuận lợi.

5. Đánh giá NCC chính xác bằng phần mềm cho doanh nghiệp

Ứng dụng công nghệ 4.0 trong việc đánh giá nhà cung cấp giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí, đảm bảo chất lượng sản phẩm từ phía nhà cung cấp, mang đến nhiều lợi ích lâu dài cho việc vận hành doanh nghiệp. Hệ thống phần mềm quản trị đầu tư mua sắm và quản lý tài sản gAMSPro mang đến nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp như:

• Quản lý chi tiết danh sách nhà cung cấp, các thông tin quan trọng liên quan đến nhà cung cấp như: tên, thông tin liên hệ, lĩnh vực hoạt động, người liên hệ,… đều được lưu trữ đồng nhất trên toàn hệ thống. Với các nhà cung cấp đã thực hiện giao dịch và đã được doanh nghiệp đánh giá thì phần mềm cũng lưu trữ điểm đánh giá nhà cung cấp đó qua các kỳ.
• Tính năng đánh giá nhà cung cấp trong phần mềm gAMPro cho phép người dùng đánh giá năng lực của các nhà cung cấp trên các tiêu chí quan trọng. Với mỗi tiêu chí, doanh nghiệp sẽ thực hiện đánh giá và cho điểm là tốt, trung bình hay yếu kém. Từ 8.00 đến 10.00: Rất tốt; Từ 6.50 đến 8.00: Khá/Tốt; Từ 5.00 đến 6.50: Trung bình; Nhỏ hơn 5.00: Yếu/Kém.
• Tính năng duyệt đánh giá nhằm thống nhất cách đánh giá giữa các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp, đảm bảo kết quả đánh giá nhà cung cấp là khách quan, công bằng. Phần mềm giúp người dùng đưa ra cái nhìn chuẩn xác, hỗ trợ trong việc ra quyết định nên ký hợp đồng với nhà cung cấp hiện tại hay tìm đơn vị cung cấp mới.
• Tính năng tạo kỳ đánh giá giúp doanh nghiệp quản lý được các báo cáo đánh giá, tình trạng của nhà cung cấp qua các kỳ nhằm kiểm tra “phong độ” của đơn vị cung cấp qua các chu kỳ kinh doanh.
• Phần mềm gAMSPro còn có tính năng quản lý kế hoạch mua sắm và quản lý tài sản. Các thông tin chi tiết về nhà cung cấp và tình hình sử dụng tài sản sẽ giúp cho doanh nghiệp đưa ra kế hoạch mua sắm chuẩn xác, đảm bảo lựa chọn được đơn vị cung cấp phù hợp, tối ưu chi phí liên tục trong khâu vận hành doanh nghiệp

Như vậy, sau bài viết này ắt hẳn bạn đã hiểu tầm quan trọng của việc đánh giá nhà cung cấp chính xác qua các kỳ kinh doanh. Nếu bạn cần một giải pháp quản lý tổng thể hiệu quả thì hãy liên hệ với GSOFT ngay để được tư vấn!

>> Xem thêm: