Cách lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel - The first knowledge sharing application in Vietnam

Trong quá trình làm việc, bạn sẽ cần phải lấy dữ liệu từ sheet này sang sheet khác theo điều kiện thì bạn có thể dùng hàm Vlookup để tham chiếu và lấy dữ liệu cần thiết theo điều kiện của công việc.

Tuy nhiên để lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel thì ngoài hàm Vlookup thì bài viết này sẽ chia sẻ cho các bạn cách lấy dữ liệu này bằng cách thiết lập các thao tác 1 lần duy nhất bằng áp dụng Power Query trong Excel.

Lần sau các bạn chỉ cần ấn Refresh dữ liệu sẽ được cập nhập mà không phải viết hàm Vlookup quá nhiều lần.

XEM NGAY CHƯƠNG TRÌNH Young Talent ! Không chỉ là làm chủ excel. Bạn sẽ bất ngờ với mộ lộ trình bài bản 20 môn học, kết hợp giữa tư duy và kỹ năng giúp bạn nâng cao khả năng xử lý công việc liên quan đến dữ liệu ở nhiều lĩnh vực.

Lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel

Cách dùng hàm Vlookup trong Excel

Để tham chiếu dữ liệu giữa 2 bảng khác nhau thuộc 2 sheet hoặc 2 file khác nhau, bạn vẫn có thể dùng hàm Vlookup. Theo Microsoft thì hàm Vlookup có cấu trúc như sau:

= VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])

Diễn giải các thành phần trên:

Lookup_value: giá trị cần dò tìm
Table_array: Bảng giới hạn để dò tim, dùng phím F4 để cố định bảng dò tìm cho mục đích copy công thức.
Col_index_num: Số thứ tự của cột dữ liệu trong bảng cần dò tìm
Range_lookup: Là giá trị logic (True=1, False=0)

+ Nếu Range_lookup = 1 (True): So sánh tương đối

+ Nếu Range_lookup = 0 (False): So sánh chính xác

+ Nếu bỏ qua thành phần này khi viết công thức, thì Excel tự động hiểu là Range_lookup = 1

Ví dụ: Bạn muốn tìm thông tin của nhân viên trong cột “Nhóm nhân viên” tại bảng 2 từ thông tin trong bảng 1 như hình dưới đây:

cách dùng hàm vlookup trong excel

Trong ví dụ trên, tại ô C20 ta viết công thức: =VLOOKUP(B20,$B$2:$I$15,8,0)

Trong đó:

Vlookup: là hàm dùng để tìm kiếm, lấy dữ liệu từ bảng 1 sang bảng 2 theo điều kiện
B20: Giá trị là Mã nhân viên cần tìm ở đây là 988, 766, 395, 410…
$B$2:$I$15: Bảng giới hạn dò tìm, chính là B2:I15 nhưng được F4 để cố định bảng dò tìm và cố định copy công thức xuống các dòng phía dưới B21, B22,…
8: thứ tự cột cần lấy trong bảng 1, trong trường hợp này chính là cột Nhóm nhân viên trong bảng 1.
0: trả về giá trị chính xác của Nhóm nhân viên theo Mã nhân viên. Nếu chọn 1 thì cột sẽ trả về giá trị tương đối

Do vậy, bạn có thể dùng hàm Vlookup này để tìm kiếm, tham chiếu giá trị hay lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác, từ sheet này sang sheet khác theo nhu cầu bằng cách tương tự như trên.

Xem thêm: Hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel

Xử lý dữ liệu bằng Power Query

Việc dùng Vlookup như trên dường như khá thuận tiện cho các bạn khi làm việc. Tuy nhiên nếu dữ liệu của bạn có quá nhiều cột hoặc nhiều dòng thì việc dùng hàm Vlookup sẽ làm nặng file mà bạn đang xử lý. Dẫn đến việc phải đợi rất lâu để xử lý hàm này. Thêm nữa, việc dùng Vlookup chỉ nên áp dụng khi công việc bạn đang làm chỉ dùng 1 lần.

Còn nếu công việc bạn lặp đi lặp lại như trên, các bạn nên áp dụng tính năng của Power Query trong Excel để tự động hóa công việc trong các lần sau.

Một số bạn hay tìm cách dùng hàm vlookup giữa 2 file excel thì power query là cách thay thế nhé.

Trong Power Query, tính năng vlookup tương đương việc dùng Merge. Mình sẽ đưa ví dụ phía dưới như sau:

Bước 1: Load 2 bảng 1 và 2 vào Power Query. Click vào bảng đã chọn (đã được định dạng table), Data, Biểu tượng From Table/Range (kế Get Data) như hình phía dưới