Cách so sánh 2 file văn bản Excel đơn giản, hiệu quả

Khi làm việc trên máy tính, nếu bạn có nhiều file Excel tương tự nhau, hay có nhiều phiên bản của một tập tài liệu, không biết cái nào là chính. Muốn so sánh điểm khác nhau giữa chúng nhưng không biết làm cách nào. Vậy hãy đọc bài viết này để xem hướng dẫn cách so sánh 2 file Excel cực đơn giản nhé!

1. So sánh hai tập tin riêng bằng tính năng View Side by Side

Bạn nên dùng cách này để so sánh 2 file Excel với nhau nếu chúng có ít dữ liệu và có thể so sánh thủ công một cách dễ dàng.

– Bước 1: Trong cửa sổ làm việc Excel, vào tab View > View Side by Side.

Vào View Side by Side

– Bước 2: Theo mặc định, hai cửa sổ Excel riêng biệt được hiển thị theo chiều ngang khó so sánh, để tách hai cửa sổ theo chiều dọc, vẫn trong tab View, bạn chọn Arrange All > Vertical > OK.

Tách hai cửa sổ theo chiều dọc

– Bước 3: Chọn bật Synchronous Scrolling để cuộn 2 bảng tính cùng một lúc, giúp so sánh dễ dàng hơn.

Chọn bật Synchronous Scrolling để cuộn 2 bảng tính cùng một lúc

2. So sánh hai sheet trong cùng một bảng tính

Trong trường hợp bạn muốn so sánh 2 trang tính (sheet) trong cùng một bảng tính thì thực hiện như sau:

– Bước 1: Trong cửa sổ làm việc Excel, vào tab View > New Window.

Vào New Window

– Bước 2: Chọn sheet 1 trong cửa sổ đầu tiên và sheet 2 trong cửa sổ thứ 2.

Chọn sheet 1 ở cửa sổ này và sheet 2 ở cửa sổ còn lại

– Bước 3: Chọn tùy chọn View Side by Side để so sánh như ở cách 1.

Bật tùy chọn View Side by Side

3. Sử dụng hàm IF

Nếu 2 trang tính Excel có nhiều dữ liệu, việc so sánh thủ công rất mất thời gian thì bạn có thể dùng cách này để xác định những điểm khác biệt giữa hai trang đó.

– Bước 1: Trong cửa sổ làm việc Excel, bấm dấu cộng ở góc dưới bên trái để tạo trang tính mới.

Bấm dấu cộng ở góc dưới bên trái để tạo trang tính mới

– Bước 2: Tại ô A1 của trang tính vừa tạo, nhập hàm =IF(Sheet1!A1 <> Sheet2!A1, “Sheet1:”&Sheet1!A1&” vs Sheet2:”&Sheet2!A1, “”) và nhấn Enter.

Tại ô A1 của trang tính vừa tạo, nhập hàm như hướng dẫn và nhấn Enter

– Bước 3: Kéo chuột đến hết vùng cần so sánh để Excel hiện lên những điểm khác biệt.

Kéo chuột đến hết vùng cần so sánh

4. Dùng định dạng có điều kiện

Một cách khác để so sánh hai trang sheet trong cùng một file Excel là dùng định dạng có điều kiện để làm nổi bật những chỗ khác biệt.

– Bước 1: Chọn toàn bộ trang tính mà bạn muốn làm nổi bật chỗ khác biệt.

Chọn toàn bộ trang tính mà bạn muốn làm nổi bật chỗ khác biệt

– Bước 2: Chọn Conditional Formating > New Rule.

Chọn New Rule

– Bước 3: Chọn Use a formula to determine which cells to format > Nhập hàm =A1<>Sheet2!A1 > Format.

Nhập hàm để định dạng

– Bước 4: Trong tab Fill của cửa sổ mới hiện ra, chọn màu bạn muốn làm nổi bật và nhấn OK.

Chọn màu bạn muốn làm nổi bật và nhấn OK

Những điểm khác biệt được làm nổi bật như hình dưới:

Những điểm khác biệt được làm nổi bật

5. Dùng Compare and Merge Workbooks

Tính năng này hữu ích khi muốn so sánh và hợp nhất thành một file hoàn chỉnh các phiên bản khác nhau của cùng một file Excel. Những chỗ bị chỉnh sửa sẽ được làm nổi bật.

– Bước 1: Chọn File > Options.

Vào mục Options

– Bước 2: Chọn Quick Access Toolbar > All Commands > Compare and Merge Workbooks > Add > nhấn OK để xác nhận.

Chọn Compare and Merge Workbooks

– Bước 3: Tại trang Excel, nhấn vào biểu tượng Compare and Merge Workbooks > Chọn những file cần so sánh và hợp nhất trong cửa sổ mới hiện ra.

Chọn những file cần so sánh và hợp nhất

File được hợp nhất và những điểm khác nhau sẽ được làm nổi bật lên:

File được hợp nhất và những điểm khác nhau sẽ được làm nổi bật lên

6. Dùng phần mềm bên thứ ba

Ngoài những tinh năng có sẵn của Excel, người dùng có thể sử dụng công cụ bên thứ ba để so sánh các trang tính với nhau. Những công cụ này được thiết kế chuyên biệt để so sánh, cập nhật và hợp nhất lại các trang tính, bảng tính Excel.

Các bạn có thể tham khảo những công cụ dưới đây:

Ảnh minh họa công cụ Synkronizer Excel Compare