Hệ Thống Cơ Sở Dữ Liệu Doanh Nghiệp Và Những Lợi Ích Không Tưởng – Số Hóa Dữ Liệu

Công nghệ số đang làm thay đổi cuộc chơi và cách thức hoạt động của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Cùng với sự phát triển của công nghệ, cơ sở dữ liệu (CSDL) được coi là nguồn tài nguyên quý giá “không thể thay thế”. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng sở hữu một nguồn CSDL được hệ thống hợp lý hay biết ứng dụng nguồn CSDL này một cách hiệu quả. 

Thực trạng CSDL của doanh nghiệp

90% thông tin doanh nghiệp được lưu trữ theo phương pháp truyền thống

Thực tế, việc xây dựng CSDL của các doanh nghiệp hiện nay vẫn đang được thực hiện nhập liệu theo phương pháp thủ công. Điều này mang lại hiệu quả chưa cao, chứa nhiều rủi ro sai sót. Quy trình thực hiện còn gặp nhiều khó khăn trong việc thống nhất và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban, dẫn đến tình trạng chia cắt thông tin giữa các bộ phận và khó khăn trong công tác quản lý, xây dựng tài liệu. Tài liệu không được lưu thông xuyên suốt cũng làm giảm khả năng tương tác giữa các nhân viên và bộ phận trong tổ chức.

Theo thống kê của Bộ Công Thương, 90% thông tin tài liệu quan trọng trong bộ CSDL của doanh nghiệp đang được lưu trữ theo phương pháp truyền thống. Điều này đang gây trở ngại trong công tác tìm kiếm, khai thác tài liệu, dẫn tới việc ảnh hưởng tới kết quả công việc; khó cập nhật vào trong CSDL điện tử. Mặt khác, tài liệu giấy cũng có nguy cơ bị hư hỏng do nhiều yếu tố khách quan như ẩm mốc, nhiệt độ, mối,….

Lợi ích của hệ thống CSDL

Truy xuất tài liệu đồng thời của nhiều người dùng trên dữ liệu

Một hạn chế lớn của việc sử dụng dữ liệu truyền thống là người dùng không thể sử dụng chung một dữ liệu cùng lúc với người khác. Ngược lại, hệ thống CSDL lại đảm bảo được khả năng truy xuất của nhiều người dùng trên cùng một tài liệu. Nhiều người có thể sử dụng dữ liệu đó cùng lúc mà không cần phải trải qua các khâu rườm rà phức tạp nhờ việc truy xuất từ các cách khác nhau. Nhờ đó người dùng cũng gặp nhiều thuận lợi hơn trong việc sử dụng, quản lý, truy cập tài liệu.

Lưu trữ thông tin có hệ thống

Dữ liệu  được lưu trữ có hệ thống

Điều làm nên sự khác biệt lớn nhất giữa hệ thống CSDL điện tử với những dữ liệu thông thường là CSDL lưu trữ có hệ thống hơn, được sắp xếp theo một cấu trúc nhất định và có tính nhất quán cao. Điều này cho phép người dùng thuận tiện trong việc tạo lập, lưu trữ, tìm kiếm và sử dụng dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng.

Thay đổi linh hoạt theo nhu cầu của người dùng

Tài liệu được lưu trữ dưới dạng bản mềm, đĩa CD, ổ cứng,….

Với CSDL điện tử, người dùng có thể lưu trữ tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau: dưới dạng tập tin, USB, ổ cứng, đĩa CD,… Người dùng cũng có thể thay đổi kích thước và mức độ phức tạp của của CSDL hoặc tích hợp nó vào những hệ thống phần mềm sẵn có của doanh nghiệp.

Nâng cao hiệu quả công tác quản lý

CSDL giúp người dùng tạo lập, cập nhật và khai thác thông tin dễ dàng hơn. Dữ liệu có thể được cập nhật thường xuyên và hoàn toàn không trùng lặp. Với việc sử dụng CSDL, thông tin được lưu trữ có hệ thống hơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong công tác quản lý và truy xuất thông tin.

Bảo mật thông tin an toàn

Nói đến công tác lưu trữ dữ liệu, bảo mật thông tin có thể coi là vấn đề quan trọng hàng đầu. Đây là vấn đề cấp thiết hàng đầu mà mọi doanh nghiệp đều quan tâm trong thời buổi mà các tin tặc hay vấn đề thất thoát tài liệu đang diễn ra ngày càng phổ biến. Và CSDL số xứng đáng nhận “điểm 10” về độ an toàn dữ liệu khi có thể đáp ứng các yêu cầu về cơ chế bảo mật, phân quyền hay giúp giảm thiểu vấn đề thất thoát do sử dụng tài liệu chung ở phương pháp truyền thống.

Có thể nhận thấy, CSDL mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Để không trở thành “kẻ chạy sau” trong thời đại số, doanh nghiệp cần ngay lập tức xây dựng CSDL của doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hệ thống hơn. Hiện nay trên thị trường cũng có khá nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập CSDL số có thể kể đến như: microsoft access, MongoDB, DocEye,…

Để biết thêm thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI

Hotline: 0904 805 2155

Email: [email protected]

Website: https://fsivietnam.com.vn/ – http://doceye.vn/ – https://ionetech.vn/