Hướng dẫn khai báo hải quan trong doanh nghiệp tư nhân

I. Đăng ký phần mềm khai báo

Để có thể thực hiện thủ tục khai báo hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, doanh nghiệp phải thực hiện qua hệ thống hải quan điện tử (VNACCS) theo hướng dẫn sau:

– Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành đăng ký chữ ký số và đăng ký tài khoản sử dụng trên hệ thống VNACCS.

– Bước 2: Doanh nghiệp tải về và cài đặt phần mềm hỗ trợ khai báo hải quan TẠI ĐÂY.

doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phần mềm khác đã được cơ quan hải quan xác nhận tương thích với hệ thống và phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ của cơ quan hải quan.

– Bước 3: Sau khi hoàn thành các bước cài đặt và đăng ký ban đầu nêu trên, doanh nghiệp đã có thể sử dụng phần mềm để thực hiện khai báo hải quan và truyền dữ liệu thông tin khai báo hải quan đến Hệ thống VNACCS.

II. Thủ tục khai báo hải quan

1. Khái quát

Khi phát sinh nghiệp vụ xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp sử dụng phần mềm để khai báo thông tin hải quan, đính kèm các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan tương ứng với nghiệp vụ đó và đăng ký Tờ khai với cơ quan hải quan có thẩm quyền.

Tờ khai đã đăng ký thành công được Hệ thống VNACCS xử lý theo cơ chế tự động phân luồng và thông báo về kết quả phân luồng với một trong 03 phân luồng dưới đây:

– Phân luồng Xanh: đây là luồng được xử lý nhanh chóng nhất. Hệ thống VNACCS sẽ tự động xử lý cho phép thông quan, mà không đòi hỏi cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ hải quan hay kiểm tra thực tế hàng hóa.

– Phân luồng Vàng: cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ hải quan của doanh nghiệp để quyết định có được thông quan hay không; hoặc, chuyển sang phân luồng đỏ.

– Phân luồng Đỏ: đây là luồng mất nhiều thời gian xử lý nhất. Ngoài việc tiến hành kiểm tra hồ sơ hải quan như phân luồng vàng, cơ quan hải quan cũng sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa của doanh nghiệp, để quyết định cho phép thông quan hay không.

Lưu ý: Tuy có sự phân luồng như trên nhưng trên thực tế, không có phân luồng nào là tuyệt đối. Dù phân luồng Xanh thường xảy ra đối với Tờ khai của các doanh nghiệp ưu tiên, nhưng cơ quan hải quan vẫn có quyền kiểm tra ngẫu nhiên hồ sơ hải quan của doanh nghiệp. Tương tự, Tờ khai thuộc phân luồng Vàng có thể bị chuyển sang phân luồng Đỏ và ngược lại.

Do đó, khi đã đăng ký Tờ khai thành công, doanh nghiệp phải theo dõi các thông báo trên phần mềm từ cơ quan hải quan để phối hợp thực hiện các công việc kịp thời, đúng quy định.

Việc khai báo thông tin hải quan đối với từng nghiệp vụ xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa không có sự khác biệt về mặt thao tác, mà chỉ khác nhau ở thông tin điền vào các chỉ tiêu trên màn hình nhập liệu của Tờ khai đó.

Hướng dẫn chi tiết về thủ tục khai báo hải quan (Ảnh minh họa)

2. Các bước khai báo cụ thể

– Bước 1: Mở Tờ khai hải quan điện tử

Doanh nghiệp điền đầy đủ, chính xác thông tin vào các chỉ tiêu trên giao diện nhập thông tin của Tờ khai và đảm bảo tuân thủ nguyên tắc khai hải quan.

– Bước 2: Khai báo chi tiết

Doanh nghiệp điền đúng mã vào các chỉ tiêu thông tin dạng mã (đặc biệt lưu ý đối với mã loại hình xuất, nhập khẩu và mã cơ quan hải quan giải quyết thủ tục) để tránh việc phải khai bổ sung hồ sơ hải quan hoặc hủy tờ khai hải quan do điền sai ở các chỉ tiêu không được khai bổ sung.

Doanh nghiệp theo dõi và sử dụng Bảng mã chuẩn của Hệ thống VNACCS mà Tổng cục Hải quan Việt Nam công bố.

– Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan tương ứng với nghiệp vụ xuất, nhập khẩu đang thực hiện. Scan các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, ký số vào các tập tin để đính kèm theo Tờ khai sẽ đăng ký.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng lưu ý phải thực hiện việc lưu trữ hồ sơ hải quan nhằm đảm bảo công tác kiểm tra hải quan.

– Bước 4: Đăng ký tờ khai

Doanh nghiệp tiến hành đăng ký Tờ khai hải quan điện tử đã mở.

Sau đó, theo dõi nhận kết quả đăng ký Tờ khai và kết quả phân luồng của Tờ khai đó. Thực hiện theo các thông báo từ cơ quan hải quan nếu có, và chuẩn bị cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa nếu rơi vào phân luồng Đỏ.

– Bước 5: Theo dõi hồ sơ

Doanh nghiệp theo dõi và nhận các thông báo về thuế, lệ phí phải nộp từ cơ quan hải quan, thông qua phần mềm hỗ trợ khai báo.

Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế xuất khẩu, nhập khẩu (nếu hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế) và lệ phí hải quan trước khi được thông quan hàng hóa, trừ các trường hợp sử dụng bảo lãnh nộp thuế.

Cuối cùng, doanh nghiệp nhận các thông báo về quyết định cho phép thông quan hàng hóa của cơ quan hải quan, thông qua phần mềm hỗ trợ khai báo.

III. Thời hạn khai báo

Tờ khai chỉ có giá trị làm thủ tục khai báo hải quan trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký. Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo hoàn tất thủ tục khai báo hải quan trong thời hạn như sau:

– Đối với hàng hóa xuất khẩu: nộp sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm mà doanh nghiệp thông báo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh thì chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh;

– Đối với hàng hóa nhập khẩu: nộp trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu.

Quá trình giải quyết cho phép thông quan hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu nhanh hay chậm là tùy vào trường hợp hàng hóa cụ thể và mức độ chuẩn xác khi khai báo của doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số nghiệp vụ của cơ quan hải quan được giới hạn thời gian giải quyết như sau:

– Thời hạn hoàn thành việc kiểm tra hồ sơ hải quan: không quá 02 giờ làm việc kể từ thời điểm cơ quan hải quan tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hải quan.

– Thời hạn hoàn thành việc kiểm tra thực tế hàng hóa: không quá 08 giờ làm việc kể từ thời điểm doanh nghiệp xuất trình đầy đủ hàng hóa cho cơ quan hải quan.

Trường hợp hàng hóa thuộc đối tượng kiểm tra chuyên ngành về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, thực vật, an toàn thực phẩm theo quy định của pháp luật có liên quan thì thời hạn hoàn thành kiểm tra thực tế hàng hóa được tính từ thời điểm nhận được kết quả kiểm tra chuyên ngành theo quy định.

Lưu ý: Việc gia hạn thời gian kiểm tra thực tế hàng hóa có thể áp dụng đối với  lô hàng có số lượng lớn, nhiều chủng loại hoặc việc kiểm tra phức tạp.

Trong trường hợp này, thủ trưởng cơ quan hải quan nơi làm thủ tục khai báo hải quan quyết định việc gia hạn thời gian kiểm tra thực tế hàng hóa nhưng thời gian gia hạn tối đa là không quá 02 ngày làm việc.