Jira là gì? Cách dùng Jira quản lý dự án hiệu quả và chuyên nghiệp

Jira là gì? Jira là phần mềm khá nổi tiếng hiện nay từ khi làn sóng công nghệ 4.0 bao phủ khắp Việt Nam.  Với độ ứng dụng cao của công cụ này, các doanh nghiệp tất nhiên rất tin yêu và chọn dùng. 

Trong trường hợp bạn chưa biết gì về Jira, hãy khám phá qua nội dung dưới đây. Chuyên trang Vuiapp.vn sẽ cung cấp các thông tin cụ thể để quý độc giả xem xong ứng dụng tốt. 

Jira là gì?

Jira là một công cụ quản lý dự án được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian. Ban đầu, ứng dụng tạo ra dành cho các lập trình viên tổ chức công việc. Sau đó nó chuyển thành công cụ tối ưu hóa năng suất, tiến độ triển khai nhiệm vụ ở doanh nghiệp.

Jira hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý dự án

Về cơ bản, Jira thuộc hệ thống quản lý dự án tập trung, có độ tùy biến cao. Theo báo cáo năm 2017 của Gartner, phần mềm là một trong những công cụ điều phối, triển khai công việc  khả dụng tốt nhất. 

Cụ thể, nó đảm nhận nhiệm vụ theo dõi, quản lý các vấn đề, lỗi xảy ra trong dự án. Cách thức hoạt động dựa vào kết quả công việc là trọng tâm. Doanh nghiệp vì thế có thể dùng ngay và linh hoạt thao tác sử dụng.

Các bộ phận thường dùng Jira

Ban đầu, Jira Software chuyên dùng cho các lập trình viên chuyên phát triển phần mềm. Về sau đó, bất cứ phòng ban nào cũng đều có thể sử dụng nó để quản lý dự án. Đặc biệt hữu ích với các nhóm cần cộng tác, xử lý những vấn đề theo một trật tự nhất định. 

Dưới đây là vài ví dụ những bộ phận thường tận dụng lợi ích của công cụ này để quản lý dự án:

• Bộ phận Marketing dùng phần mềm khi công ty cần xây dựng một chiến dịch. Mục đích sử dụng nhằm truyền tải định hướng thông điệp tới bên viết lời quảng cáo, thiết kế đồ họa,.. Từ đó, những nhân sự liên quan sẽ triển khai, đánh dấu hoàn tất, báo hiệu dự án hoàn thành. 

• Bộ phận hỗ trợ tại các ngân hàng hay công ty thương mại, doanh nghiệp nhỏ. Những nơi đó có nhu cầu theo dõi quy trình làm việc một cách chuẩn xác.

• Các công ty quản lý nhân sự từ xa như: Freelancer, cộng tác viên,… dùng

  Jira

  rất hữu dụng. Phần mềm có khả năng tổ chức đội ngũ, giúp nhân viên kiểm tra nhiệm vụ được giao. Với các nhà lãnh đạo, họ nhận lại báo cáo một cách chi tiết tiến độ công việc.

Các tính năng cốt lõi của Jira

Phần mềm Jira là công cụ quản lý dự án mạnh mẽ và có độ tùy biến cao. Bạn sẽ phải mất hàng giờ đồng hồ để nói về những đặc điểm tổng quan đầy đủ nó. Tuy nhiên, với mục đích nhằm hiểu được cách hoạt động, người dùng cần nắm một số tính năng sau: 

Thiết lập quản lý dự án

Việc quản lý dự án bằng phần mềm này thường bao gồm các công đoạn vận hành công việc. Tất cả đều liên quan đến tổ chức và bạn có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhiệm vụ. Dưới đây là ví dụ điển hình minh họa tính năng trên:

Các ô màu đại diện cho các trạng thái, mũi tên thể hiện quá trình triển khai. Người dùng tiện theo dõi chính xác từng bước, phần việc đang có. 

Kiểm soát tiến độ công việc

Trong Jira tích hợp kèm phần mềm theo dõi thời gian giúp kiểm tra tiến độ làm việc. Từ đó bạn phân loại chi tiết, chuyên nghiệp hóa các nhiệm vụ, dự án của mình.

Nhà quản lý dùng công cụ này thông qua một tiện ích mở rộng của Chrome. Điển hình như Hubstaff giúp nắm bắt được thời gian cho các đầu việc.

Tiện ích bộ đếm giờ trong phần mềm khả dụng trên cả ứng dụng điện thoại lẫn máy tính. Vì thế, mọi người thuộc team đều có thể dùng nó một cách hiệu quả. 

Phân quyền tùy biến

Tính năng phân quyền của phần mềm hết sức linh hoạt, tùy biến. Bạn có thể trao quyền cho từng thành viên cụ thể để chỉnh sửa, bình luận, giao việc nội bộ nhóm. Thậm chí trong trường hợp cần thay đổi quyền, nó còn cho phép thực hiện ngay giữa dự án.

Việc phân quyền cơ bản rất linh hoạt nhưng không vì thế mất đi tính bảo mật. Vì thế, người dùng hoàn toàn an tâm về tính năng này. 

Các cộng tác viên hay đối tác thời vụ chỉ làm tốt việc của họ. Những thông tin nhạy cảm của công ty vẫn được bảo mật tuyệt đối, tránh làm lộn xộn mọi thứ.

Ví dụ nhà quản lý không muốn thành viên nào đó trong nhóm xem một số vấn đề đặc biệt. Với vài thao tác thiết lập phân quyền, người đó sẽ chỉ thấy dự án ở bề mặt tổng thể. Các vấn đề cần xử lý khác sẽ được ẩn đi.

Phân cấp độ dự án

Việc phân đoạn các dự án trong Jira tool triển khai theo bốn cấp độ hay giai đoạn. Điều này giúp bạn giữ mọi thứ gọn gàng, trật tự, dễ dàng tìm kiếm khi cần đến. Cụ thể bao gồm:

Cấp độ phân quyền minh họa trong phần mềm Jira

• Cấp độ 1 chứa danh mục dự án. 

• Cấp độ 2 là nơi chứa từng dự án đồng thời thể hiện các hạng mục nhỏ hơn.

• Cấp độ 3 giúp bạn thấy các vấn đề cụ thể cần xử lý nhằm đạt mục tiêu đặt ra.

• Cấp độ 4 dành cho các tiểu mục, quản lý từng phần nhỏ hơn nữa của vấn đề phức tạp.

Ban đầu phương pháp tổ chức này có vẻ gây khó khăn nhưng dần dần trở nên hết sức trực quan. Với các tính năng tổ chức tuyệt vời của phần mềm, bạn sẽ luôn dễ dàng tìm thấy những gì mình tìm kiếm.

Tổng hợp báo cáo dự án

Một trong các tính năng nổi trội của phần mềm chính là việc cung cấp hơn chục loại báo cáo khác nhau. Chúng giúp người quản lý dự án có cái nhìn tổng quan, chi tiết, nhanh và hiệu quả. Một số loại báo cáo quan trọng bao gồm như:

• Thống kê số lượng vấn đề cần xử lý theo thời gian.

• Hiển thị danh sách công việc đã được tạo và giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định.

• Hiển thị báo cáo thống kê dưới dạng biểu đồ hình tròn dựa trên tiêu chí do người dùng lựa chọn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập báo cáo riêng cho từng thành viên cụ thể trong team. Toàn bộ tính năng báo cáo này đồng nghĩa với khả năng đào sâu vào các thông số Insight dự án. Thêm nữa, nhà quản lý nắm được khối lượng công việc, deadline hoàn thành nhiệm vụ,…

Khám phá cách dùng Jira khi quản lý dự án

Với những tính năng nổi bật của Jira mang lại, nó ngày càng được ứng dụng nhiều hiện nay. Vậy cách dùng phần mềm cụ thể như thế nào? Mời quý độc giả cùng khám phá theo phần nội dung dưới đây:

Chọn loại hình dự án phù hợp

Người dùng chỉ cần tải, cài đặt Jira vào máy và bắt đầu làm việc. Tiếp đến, bạn chọn Projects và Create Project để thiết lập một dự án mới với các loại hình như:

Tùy tính chất mỗi dự án tương ứng với các loại hình dự án khác nhau

• Scrum dành cho nhóm đang triển khai cùng những dự án có tính chất lặp lại. 

• Kanban là loại thích hợp cho các team đảm nhiệm dự án với luồng làm việc liên tục. Phương thức này giúp người dùng hạn chế sự quá tải trong công việc đến mỗi thành viên.

• Kanplan là mô hình quản lý dự án kết hợp những tính chất tốt nhất của hai hệ thống kể trên. Hơn nữa, nó có thêm một kho rất khả dụng, chứa các việc tồn đọng hoặc chưa giao cho ai.

Sau khi chọn được loại hình tổ chức phù hợp, chi tiết, bạn tiếp tục đặt tên dự án, thêm thành viên. Điều này sẽ giúp cá nhân tìm thấy Project của mình dễ dàng hơn.

Thiết lập thành viên tham gia nhóm

Mỗi thành viên trong nhóm sẽ được thiết lập như một người dùng trên phần mềm. Trường hợp team có nhiều nhân sự  bạn có thể tạo bảng quản trị viên để xử lý nhiệm vụ.

Khi thực hiện bước này, bạn vào Settings chọn User Management. Sau đó lần lượt nhập tên và địa chỉ email của từng người mời gia nhập.

Đồng thời cấp quyền quản trị viên để những người này thay mặt bạn quản lý User khác. Cách tiến hành duy nhất với thao tác click vào Add Group. Lúc này họ sẽ thuộc nhóm các Admin chuyên biệt.

Phân loại quyền quản trị

Các loại quyền quản trị rất hữu ích khi bạn có một đội. Hoặc trường hợp sử dụng cộng tác viên thời vụ số lượng nhiều. Do đó, để thiết lập bước này, bạn sẽ mất kha khá thời gian.

Tuy nhiên riêng với Jira, bạn sẽ có cách khác tốt hơn gọi là kế hoạch phân quyền quản trị. Bước này cho phép người dùng tạo ra các loại quyền tương ứng với mỗi loại dự án khác nhau. 

Sau khi lập kế hoạch, bạn chỉ cần thêm nó vào dự án nào bản thân cảm thấy thích hợp. Việc này sẽ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian về lâu dài. 

Đo lường khối lượng công việc kèm thời gian cụ thể

Phần tiếp theo là đo lường khối lượng nhiệm vụ cùng khoảng thời gian cần tối thiểu. Tại bước này sẽ giúp bạn quản lý deadline, tải trọng dự án, khả năng hoàn thành. Trình tự tiến hành sẽ như sau:

• Đầu tiên vào bảng  giao diện dự án đang thực hiện.

• Chọn Board > Configure > Estimation.

• Trong trường Estimation Statistic, chọn Story Points.

Như vậy, qua bài viết bạn đã biết thêm về Jira – công cụ quản lý dự án phổ biến hiện nay. Mong rằng với những gì Vuiapp.vn chia sẻ, doanh nghiệp có thêm trợ thủ đắc lực trong kinh doanh.