KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Khi đánh giá hiệu quả công việc, các doanh nghiệp kinh doanh thường dựa vào chỉ tiêu KPI. Vậy có bao giờ bạn tự hỏi KPI là gì? Vì sao doanh nghiệp lại đưa ra chỉ tiêu này và dựa vào đây để đánh giá kết quả đạt được? Làm sao để xây dựng KPI hiệu quả nhất? Hãy cùng Hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

KPI là gì?

KPI là viết tắt của từ Tiếng Anh “Key Performance Indicator” được hiểu là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của công ty hay doanh nghiệp cá nhân. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan của mỗi bộ phận đó.

KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về nhân sự: về tuyển dụng, về đào tạo, về năng suất của nguồn nhân lực, về an toàn lao động, về giờ làm việc, về lương, về đánh giá công việc, về hoạt động cải tiến, về lòng trung thành…; về tài chính, về sản xuất chất lượng, về quảng cáo…) và từng cá nhân.

KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên.

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.

Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product) và ngay cả mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs).

Ưu điểm của KPI là gì?

• Chỉ số KPI giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường sức tăng trường so với mục tiêu một cách rõ ràng hơn, đồng thời giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban.
• Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp bạn quản lý cũng như nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm.
• KPI là chỉ số có thể lượng hóa chính bởi vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao.
• Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 tổ chức.

Nhược điểm của KPI là gì?

• Để có thể xây dựng được hệ thống KPI đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập KPI phải có chuyện môn cao, hiểu biết rõ về KPI là gì? từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách khoa học nhất.
• Hiệu quả của KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.

>>>>> Xem ngay: Phần mềm quản lý KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Chỉ số KPI có mấy loại? Cách phân loại KPI

Có nhiều cách phân loại KPI. Tuy nhiên, một trong những cách phổ biến được nhiều đơn vị sử dụng là KPI chiến lược và KPI chiến thuật.

KPI chiến lược

KPI chiến lược là các chỉ tiêu KPI được gắn với các mục tiêu chiến lược như lợi nhuận, doanh thu, thị phần, thương hiệu. Những chỉ tiêu này tác động trực tiếp đến sự sống còn và hỗ trợ thực hiện chiến lược của công ty.

Ví dụ:

• Chỉ tiêu KPI chiến lược – Doanh thu với số kế hoạch (mục tiêu) = 100 tỷ/năm.
• KPI chiến lược đảm bảo công ty có doanh thu để có lợi nhuận và thị phần tốt. Nếu không đạt được chỉ tiêu này, công ty không đảm bảo được lợi nhuận, có thể mất thị phần vào tay đối thủ khác và lâu dài sẽ không đạt được mục tiêu trở thành công ty top 10 của thị trường.

KPI chiến thuật

KPI chiến thuật là các chỉ tiêu gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật. Tức là những hoạt động cụ thể nhằm đạt đến mục tiêu chiến lược.

Ví dụ:

• Để có được doanh thu 100 tỷ/năm, công ty cần có 500 khách hàng ký hợp đồng với giá trị hợp đồng trung bình 200 triệu/năm. Để có 500 khách hàng ký hợp đồng, công ty cần có khoảng 10.000 khách hàng tiếp cận. Như vậy, Phòng Marketing cần đảm bảo tạo ra 10.000 khách hàng tiếp cận qua các kênh Website, Fanpage.
• KPI chiến thuật – Số lượng khách hàng tiếp cận với số kế hoạch (mục tiêu) = 10.000 khách hàng/năm. Chỉ tiêu này được giao cho Phòng Marketing.
• Chỉ tiêu này có thể lại được tách nhỏ hơn thành những chỉ tiêu cụ thể để giao cho các thành viên phụ trách chức năng/công việc tương ứng. Ví dụ, 6000 khách hàng tiếp cận qua website, 4000 khách hàng tiếp cận qua Fanpage.

Từ đó, KPI chiến lược có thể coi là các chỉ tiêu ở cấp công ty, và có thể được phân bổ cho các thành viên Ban giám đốc hoặc xuống các phòng ban. Các trưởng phòng, ban sẽ phân tích các chỉ tiêu này thành các chỉ tiêu cụ thể hơn ở cấp chiến thuật – hay cấp phòng ban và giao cho các thành viên có trách nhiệm tương ứng.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất 2022

Mô hình KPI có lợi ích gì đối với doanh nghiệp?

Đối với nhà quản trị doanh nghiệp

Các chỉ số hiệu suất sẽ làm rõ một doanh nghiệp đang hoạt động tốt như thế nào. Nếu không có KPI, các nhà lãnh đạo sẽ khó đánh giá chính xác và thực hiện các thay đổi hoạt động để giải quyết các vấn đề về hiệu suất, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài việc nêu bật những thành công hoặc vấn đề kinh doanh dựa trên các phép đo về hiệu suất hiện tại và lịch sử, KPI có thể chỉ ra kết quả trong tương lai, đưa ra những cảnh báo sớm cho nhà quản trị nắm bắt các cơ hội tối đa hóa lợi tức đầu tư.

Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp nhà quản trị doanh nghiệp quản lý, nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm. Nói cách khác, chỉ số KPI giúp các doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban từng giai đoạn, từng dự án ra sao.

Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng một tổ chức. Bằng cách đo lường các mục tiêu sử dụng KPI có thể tạo ra một bầu không khí học tập, cùng hành động trong doanh nghiệp.

CEO có cơ hội nhìn nhận và điều chỉnh chiến lược kinh doanh, vì KPI thể hiện rõ các mục tiêu doanh nghiệp đặt ra có hiệu quả hay không. Đồng thời, có thể giúp định hình, phát triển chiến lược và mục tiêu sâu sát trong từng cá nhân.

Giúp CEO bao quát bức tranh làm việc toàn cảnh doanh nghiệp của mình để đưa ra sự hỗ trợ kịp thời nhất cho nhân viên.

Giúp trực quan hóa thành tích từng cá nhân, từ đó làm cơ sở đưa ra mức lương thưởng và chế độ đãi ngộ công bằng và hợp lý nhất. Nói cách khác, kết quả đo lường KPI cá nhân là căn cứ để đánh giá hiệu suất của nhân viên, một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự, trả lương, và thực thi các chính sách nhân sự khác.

Đối với nhân viên:

Các chỉ tiêu đặt ra giúp tạo dựng bầu không khí cạnh tranh sôi nổi, thúc đẩy nhân viên cống hiến hết mình vì lợi ích của chính bản thân.

Giúp nhân viên hình dung rõ ràng công việc và trách nhiệm của bản thân: cần làm những việc gì, làm như thế nào, khi nào,… Đồng thời, giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc, các công việc quan trọng, ưu tiên làm trước để đạt mục tiêu.

Gia tăng động lực làm việc để có thể có mức lương, thưởng cao hơn. Việc có mục tiêu theo đuổi giúp cấp dưới gia tăng động lực làm việc, nhanh chóng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Giúp nhân viên tự giám sát hiệu suất công việc của mình, dễ dàng đạt được mục tiêu hơn, phát hiện ra các khiếm khuyết để cải thiện kịp thời.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Những lý do khiến doanh nghiệp không đạt được KPI là gì?

Cho dù các doanh nghiệp đã hiểu rõ bản chất về KPI là gì thì cũng không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được KPI mục tiêu đã đề ra. Dưới đây là một số các lý do mà ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp không đạt được KPI của mình.

• Mục tiêu không rõ ràng và không phù hợp, không đủ SMART.
• Đặt ra KPI và truyền thông chưa đủ rộng rãi.
• Triển khai mục tiêu KPI không được sự đồng thuận của nhân viên.
• Hệ thống mục tiêu KPI không thiết thực và quá xa vời với thực tế.
• Không có người quản lý đủ năng lực để giám sát, đánh giá và báo cáo kịp thời.
• Quy trình xây dựng KPI phức tạp, không tập trung đến hệ thống mục tiêu trong quy trình.
• Năng lực thực tế của nhân viên không đủ để đạt được KPI.

Cho dù chỉ ảnh hưởng bởi một trong số các lý do trên cũng đã đủ khiến cho KPI được triển khai trở nên mơ hồ, do đó doanh nghiệp cần đảm bảo đã hội tụ đủ những yếu tố cần thiết trước khi bắt tay vào triển khai mục tiêu KPI nhé.

Quy trình xây dựng chỉ số KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Để xây dựng hệ thống chỉ số KPI hiệu quả, các doanh nghiệp thường áp dụng theo quy trình sau:

• Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức
• Thống nhất định hướng chiến lược
• Xây dựng bản đồ chiến lược (Strategy Map)
• Thiết lập hệ thống KPI công ty và phân bổ cho các bộ phận
• Xây dựng hệ thống KPI bộ phận và phân bổ cho các vị trí
• Xây dựng KPI vị trí
• Viết quy chế đánh giá

KPI là phương pháp được nhiều tổ chức và doanh nghiệp ứng dụng vào mô hình vận hành hoạt động. Hi vọng với những thông tin trên đây, bạn đọc đã phần nào hình dung được về mô hình đánh giá hiệu quả công việc KPI là gì, lợi ích mà nó mang lại như thế nào. Để từ đó chọn cách thức ứng dụng OKR sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình để đem lại hiệu quả công việc cao nhất. Chúc bạn thành công!

Xem ngay: Top 5 phần mềm quản lý quy trình thủ tục cho các doanh nghiệp