Làm quen với phần mềm văn phòng điện tử

Vân Oanh

Minh họa: Khều.

(TBVTSG) – Phần mềm văn phòng điện tử – một giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí – đang trong giai đoạn “làm quen” với khách hàng doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức ở Việt Nam. Thị trường này được đánh giá có nhiều tiềm năng và đang được các doanh nghiệp cung cấp giải pháp khai phá.

Các số liệu khảo sát cho thấy hiện Việt Nam có khoảng 2.000 cơ quan, doanh nghiệp ứng dụng văn phòng điện tử. Trong khi đó, theo thống kê của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam thì cả nước hiện có khoảng 500.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ; chưa kể đến các cơ quan, tổ chức mà hiện chưa có số liệu thống kê về số lượng. Cơ hội đang mở ra cho các doanh nghiệp cung cấp giải pháp phần mềm văn phòng điện tử khai phá thị trường tiềm năng này.

Bắt đầu từ khối doanh nghiệp nhà nước

Ông Nguyễn Ngọc Quý, Phó trưởng ban Tổ chức cán bộ của Tổng công ty Kinh doanh vốn Nhà nước (SCIC), cho biết doanh nghiệp này bắt đầu ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử từ năm 2008. Xuất phát từ nhu cầu nâng cao năng lực điều hành, quản trị đồng thời hiện đại hóa quy trình giải quyết công việc hành chính, SCIC đã quyết tâm triển khai giải pháp văn phòng điện tử.

Giải pháp eOffice của Bkav đã được SCIC lựa chọn sau khi sử dụng thử ba giải pháp khác nhau. “Ngoài yếu tố chất lượng và dịch vụ, chúng tôi chọn giải pháp phù hợp với văn hóa quản lý, điều hành của doanh nghiệp cũng như tiện lợi cho việc nâng cấp, bảo dưỡng”. Hiện toàn bộ nhân viên (hơn 180 người) của SCIC đều sử dụng phần mềm văn phòng điện tử hằng ngày.

Qua ba năm sử dụng, phần mềm chạy tốt và hầu như không xảy ra sự cố. Cũng có trường hợp xảy ra lỗi trong quá trình xử lý công việc, xuất phát từ sự cố về hạ tầng phần cứng gây ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống phần mềm nhưng đã được nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ giải quyết.

Còn Tổng công ty Cấp nước Sài Gòn (Sawaco) đã chọn Công ty Phần mềm Việt (VSS) làm nhà cung cấp giải pháp cho mình được vài năm nay. Ông Nguyễn Tống Đăng Khoa, Trưởng phòng Kỹ thuật công nghệ của đơn vị này, cho biết hệ thống phần mềm văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp rút gọn quy trình, rút ngắn thời gian trong việc quản lý công văn, giấy tờ, hồ sơ công việc, tài liệu. Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm này còn cho phép mọi người có thể làm việc mọi lúc mọi nơi. Ban lãnh đạo doanh nghiệp khi đi công tác xa vẫn có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty, ra quyết định xử lý công việc kịp thời. “Giải pháp này còn giúp công ty tiết kiệm 30% chi phí văn phòng trong việc sao chụp văn bản, chuyển công văn giấy tờ…”, ông Khoa nói.

Hiện Sawaco có khoảng 3.700 nhân viên (bao gồm cả công nhân). Những người được giao quyền sử dụng hệ thống văn phòng điện tử phải từ cấp tổ trưởng trở lên, vào khoảng 400 người. Sawaco chọn giải pháp của VSS trước hết là do yếu tố tài chính. Hai giải pháp khác tuy có nhiều tính năng hơn nhưng chi phí lại vượt quá khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Mặc dù phần mềm đáp ứng các yêu cầu về chất lượng cũng như các tính năng nhưng Sawaco vẫn luôn phản hồi ý kiến cho nhà cung cấp để bổ sung thêm những tính năng mới nhằm đáp ứng yêu cầu cao hơn của công việc. Công ty Cấp nước Bà Rịa-Vũng Tàu sau khi tham khảo hệ thống văn phòng điện tử của Sawaco cũng đã chọn ứng dụng giải pháp này.

Từng bước chinh phục thị trường

Hiện thị trường phần mềm văn phòng điện tử đang có sự tham gia của hơn 20 thương hiệu và nhà cung cấp giải pháp khác nhau như Hosco, V-Office, Q-eOffice, M-Office, Softech iOffice… Tuy nhiên, theo đánh giá của các chuyên gia thì chỉ có vài công ty có giải pháp khá hoàn chỉnh với nhiều tính năng và tiện ích như Công ty An ninh mạng Bkav với giải pháp eOffice, Công ty Giải pháp Phần mềm Việt (VSS) với giải pháp PortalOffice, Công ty Giải pháp tổng thể CNTT Việt Nam với sản phẩm WebOffice, Công viên Phần mềm Sài Gòn với giải pháp SSP-STM…

Chỉ tính riêng Bkav và VSS – hai nhà cung ứng đưa sản phẩm ra thị trường cùng vào năm 2005 – hiện đã có hơn 1.000 khách hàng, trong đó, VSS chiếm thị phần lớn ở khối doanh nghiệp tư nhân, còn Bkav có lượng khách hàng chính là các tổ chức, doanh nghiệp nhà nước.

Ông Lê Thanh Nam, Giám đốc Bkav, cho biết hiện trên thị trường phần mềm văn phòng điện tử có nhiều giải pháp khác nhau. Do đó, các doanh nghiệp có nhu cầu chọn những giải pháp mà tính năng thực sự phù hợp và hữu dụng cho hoạt động sản xuất-kinh doanh của mình, thường xuyên được cập nhật phiên bản mới. Để tránh tình trạng thực tế sử dụng không đúng như quảng cáo, các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nên sử dụng thử để có thể đánh giá và đưa ra những quyết định hợp lý.

Những tiện ích của phần mềm văn phòng điện tử đã được chứng minh trong thực tế, tuy nhiên, vẫn cần một khoảng thời gian dài để nó trở nên phổ biến trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ông Phạm Ngọc Trường, người phụ trách kinh doanh của VSS, nhận xét các doanh nghiệp chưa thấy hết lợi ích của việc ứng dụng giải pháp này. Cùng chung quan điểm này, ông Nam của Bkav cho rằng, việc thị trường phát triển còn phụ thuộc vào quyết tâm của doanh nghiệp trong việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất-kinh doanh.

Trước đây, phần mềm văn phòng điện tử được cung cấp theo dạng đóng gói. Nhưng hiện nay, để đa dạng hóa dịch vụ và cũng theo xu hướng của thị trường, các nhà cung cấp giải pháp đã đưa ra hình thức cho thuê phần mềm như dịch vụ (Saas). Thay vì trả một khoản phí mua bản quyền phần mềm lúc ban đầu thì khách hàng trả từng khoản nhỏ trong vòng nhiều năm.

Hiện mỗi năm doanh thu phần mềm văn phòng của Bkav tăng khoảng 150%. Còn công ty VSS mỗi tháng có thêm vài khách hàng mới. Các nhà cung cấp nhận định phải 2-3 năm tới thị trường giải pháp văn phòng điện tử mới phát triển mạnh với việc ứng dụng mạnh mẽ của các tổ chức và doanh nghiệp.