Nên sử dụng phần mềm bán hàng hay Excel? – NextX

Việc áp dụng phần mềm bán hàng Excel vào trong công việc kinh doanh không còn là điều xa lạ bởi sự tiện lợi, hiệu quả với phương pháp ghi chép sổ sách truyền thống. Nhưng thực tế sau một thời gian sử dụng, người dùng sẽ nhận ra sử dụng phần mềm bán hàng Excel chưa phải là phương pháp tối ưu bởi quy trình vẫn còn rườm rà, dễ nhầm lẫn sai sót và vẫn bị hạn chế nhiều tính năng. Một giải pháp thay thế Excel mà đem lại hiệu quả cao hơn đó là phần mềm quản lý bán bán hàng Master Pro đến từ công ty Hosco Việt Nam. 

Nếu bạn vẫn đang phần vân về sự khác biệt giữa phần mềm bán hàng và phần mềm Excel thì bài viết dưới đây sẽ so sánh ưu, nhược điểm của hai phần mềm để bạn có thể lựa chọn cho mình phần mềm quản lý bán hàng phù hợp nhất. 

A. Phần mềm bán hàng Excel

1. Ưu điểm

• Là phần mềm phổ biến, được sử dụng rộng rãi

• Cài đặt dễ dàng, không mất chi phí khi sử dụng

• Các công cụ rất cơ bản, dễ dàng làm quen khi mới sử dụng. Có nhiều trường lớp, trung tâm đào tạo chuyên sâu về Excel. Thậm chí Excel cũng là một phần trong chương trình học tin phổ thông, đại học,..

• Thống kê được số lượng hàng hóa, doanh thu doanh số,.. Mọi phép tính toán được dựa trên các hàm nên đảm bảo chính xác, không dễ bị nhầm lẫn so với phương pháp tính toán bằng tay.

• Lưu trữ các thông tin hàng hóa, tồn kho, thông tin khách hàng và có thể dễ dàng tìm kiếm bằng thao tác lọc.

• Thực hiện được các chức năng bán hàng cơ bản.

2. Nhược điểm

• Sẽ phải nhập dữ liệu bằng tay. Điều này không tránh khỏi nhầm lẫn, sai số gây ra sự chênh lệch ở kết quả.

• Không có chức năng phân quyền nhân viên. Ai cũng có thể vào file chỉnh sửa hoặc xóa dễ dàng bị xóa file và khó có thể phục hồi lại dữ liệu.

• Lưu trữ các dữ liệu ở từng file riêng biệt. Việc dữ liệu bị phân tán như vậy sẽ khó có thể quản lý tập trung, hiệu quả.

• Không có các chức năng bán hàng nâng cao, người dùng sẽ phải tự lập thống kê và báo cáo.

• Khi dữ liệu file quá lớn thì tốc độ xử lý sẽ kém, mất nhiều thời gian để truy xuất kết quả. Đối khi còn làm chậm tốc độ làm việc máy tính.

• Thực tế các hàm tính toán trong Excel khá phức tạp. Người dùng phải có sự hiểu biết chuyên sâu về Excel mới có thể sử dụng.

• Chỉ cho phép một người làm việc trên một tập tin. Do đó khó có thể san sẻ công việc, làm tốn kém nhân sự và tốn thời gian.

• Không lưu lịch sử mua hàng nên khách hàng khó có thể đổi trả hàng hóa. 

• Khó có thể kết nối với các thiết bị bán hàng.

• Độ bảo mật thấp. Nếu như máy tính bị hỏng hóc hay bị nhiễm virus, dữ liệu sẽ bị ảnh hưởng. Nếu nhẹ thì sẽ mất chi phí nhờ kỹ thuật viên đến sửa chữa, nặng thì bạn sẽ phải cài đặt lại phần mềm và lúc này dữ liệu hoàn toàn bị mất, không thể khôi phục. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc kinh doanh.

• Không thể quản lý từ xa.

• Không được nhận hỗ trợ mỗi khi phần mềm gặp sự cố.

B. Phần mềm quản lý bán hàng

1. Ưu điểm

• Dễ dàng cài đặt. Đồng thời phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế với giao diện thân thiện, sắp xếp khoa học nên ngay cả những người không tiếp xúc nhiều với công nghệ vẫn có thể dễ dàng làm quen và sử dụng.

• Không giới hạn dung lượng dữ liệu. Ngay cả khi khối lượng hàng hóa lớn thì tốc độ xử lý vẫn được đảm bảo

• Rút gọn quy trình thanh toán, đẩy nhanh tốc độ bán hàng

• Phần mềm quản lý bán hàng sẽ bao gồm nhiều chức năng nâng cao, đáp ứng tối đa nhu cầu cần thiết trong việc quản lý. Bên cạnh đó chức năng phân quyền nhân viên giúp bạn giới hạn được các hoạt động của nhân viên. Không cho phép họ chỉnh sửa hay thao tác trên các chức năng không được phân quyền.

• Dữ liệu được lưu trên hệ thống nên đảm bảo an toàn. Ngay cả khi máy tính bị hỏng, bị nhiễm virus thì dữ liệu vẫn không hề bị ảnh hưởng.

• Lưu trữ lịch sử mua bán hàng hóa. Dễ dàng đối chiếu trên phần mềm bán hàng khi khách muốn đổi trả sản phẩm.

• Có thể sử dụng các thiết bị di động để quản lý từ xa. Do vậy người dùng có thể chủ động trong việc quản lý, theo dõi giám sát các hoạt động của cửa hàng ngay cả khi đang đi vắng. Đồng thời dễ dàng phát hiện và xử lý mỗi khi có sự cố phát sinh mà không cần phải chờ nhân viên đến báo cáo.

• Đưa ra báo cáo đa dạng và các thuật toán phân tích kinh tế để giúp nhà quản lý định hình được tình trạng kinh doanh, có số liệu chính xác để điều chỉnh hợp lý.

• Lưu trữ thông tin khách hàng. Giúp bạn thuận tiện hơn trong việc quản lý và đưa ra các chiến dịch chăm sóc khách hàng, marketing hiệu quả.

• Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hệ thống barcode thông minh giúp nhận diện hàng hóa. Tự động cộng trừ số lượng sản phẩm mỗi khi có thao bán hàng cho khách.

• Nếu bạn có nhiều chuỗi cửa hàng, phần mềm sẽ giúp bạn quản lý các cơ sở một cách dễ dàng, hiệu quả ngay cả khi gặp khó khăn về khoảng cách địa lý.

• Kết nối được với các thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, máy in mã vạch,.. Giúp việc bán hàng được trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

• Nhận được sự hỗ trợ tối đa từ phía nhà cung cấp. Mỗi khi có sự cố hay thắc mắc về phần mềm quản lý bán hàng người dùng có thể gọi lên tổng đài bất cứ lúc nào để được nhận sự giúp đỡ kịp thời. Tránh để lâu dẫn đến việc bán hàng bị gián đoạn.

2. Nhược điểm

• Để sử dụng được phần mềm bán hàng bạn sẽ phải trả phí cho nhà cung cấp,

• Bạn phải qua quá trình đào tạo sử dụng phần mềm mới có thể bắt đầu quản lý bán hàng bằng phần mềm quản lý bán hàng được tốt nhất.

Như vậy việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng khắc phục được tối đa các nhược điểm của phần mềm Excel. Thậm chí còn có nhiều chức năng vượt trội hơn hẳn. Đây cũng là lý do nhiều nhà kinh doanh đã thay thế Excel để tìm đến phần mềm quản lý bán hàng để có thể quản lý công việc kinh doanh một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đem lại hiệu quả, độ chính xác cao. Mặc dù để sử dụng phần mềm bán hàng mất phí, nhưng so với cái giá cực kỳ nhỏ với những lợi ích mà phần mềm bán hàng đem lại thì điều này hoàn toàn xứng đáng

Xem thêm: 4 lợi ích khi sử dụng phần mềm bán hàng

Bạn có thể tham khảo thêm phần mềm chăm sóc khách hàng NextX CRM trong nền tảng NextX giúp cho doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp để phát huy hiệu quả tối đa trong kinh doanh.