Phần mềm quản lý quán cafe - Thương hiệu coffee nhượng quyền - The first knowledge sharing application in Vietnam

Mô hình kinh doanh phổ biến hiện nay trong các cửa hàng cà phê là người chủ sở hữu không trực tiếp đứng bán hoặc giám sát các hoạt động. Thay vào đó, họ sẽ quản lý từ xa. Họ ủy quyền cho những nhân viên của mình và nhận báo cáo kinh doanh của quán vào cuối ngày, cuối tháng hoặc cuối tuần thông qua các phần mềm quản lý quán cafe.

Lợi ích của mô hình này là người chủ sở hữu không cần trực tiếp tham gia vận hành quán cà phê, mà chỉ cần có tiềm lực kinh tế và tầm nhìn chiến lược. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức của chủ sở hữu, cũng như cho phép họ mở rộng quy mô kinh doanh với nhiều cửa hàng, đại lý, hình thành những ‘chuỗi cửa hàng cà phê’ rộng lớn.

Tuy nhiên, việc quản lý một quán cà phê mà không có công cụ hỗ trợ sẽ gặp rất nhiều trở ngại. Đôi khi những khó khăn này đạt mức độ nghiêm trọng và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Khó khăn trong vấn đề quản lý quán cafe hiện nay

Mục lục bài viết

Doanh thu của cửa hàng cà phê

Doanh thu có ý nghĩa sống còn đối với bất kỳ cửa hàng, doanh nghiệp nào và việc quản lý thu-chi là điều đầu tiên bạn nên nghĩ tới. Tuy nhiên, công tác quản lý doanh thu cửa hàng khi không có phần mềm quản lý quán cafe sẽ gặp nhiều khó khăn, nhất là với mô hình phổ biến hiện tại, xuất hiện nhiều bất cập, khúc mắc.

1. Nhân viên làm việc không trung thực

Nhân viên thu ngân là người được ủy thác nhiệm vụ nhận và giữ tiền thu được khi vận hành quán cà phê. Sau khi hết ca làm việc, người này sẽ nộp lại tiền cho nhân viên trực ca tiếp theo hoặc cho chính chủ sở hữu.

Tuy nhiên, một số nhân viên thu ngân có ý đồ xấu có thể sẽ nộp lại tiền ít hơn con số thực. Người này có thể không ghi những yêu cầu gọi món (order) của khách hàng vào trong ‘sổ cái’ để có thể thu tiền một cách bí mật, lén lút.

Đôi khi, không phải là thu ngân mà là các nhân viên giao hàng sẽ ‘giở trò’. Sau khi giao hàng và thu tiền từ khách, những nhân viên này lại báo cáo là khách đã hủy đơn hàng và chiếm luôn phần tiền thu được. Những lúc như này mới thấy được sự quan trọng đăc biệt của phần mềm quản lý quán cafe

2. Sai sót trong lúc tính và thu tiền cafe

Nếu bạn may mắn tuyển được toàn là người tốt bụng, trung thực như cô Tấm, vẫn còn đó khả năng mất tiền do nhầm lẫn trong lúc tính và thu tiền.

Vào những dịp lễ hay cuối tuần, cửa hàng trở nên đông đúc. Đây cũng là lúc những sai sót thường xuyên xảy ra. Bận bịu phục vụ ‘thượng đế’ có thể khiến nhân viên tính nhầm số tiền và thu về ít hơn số lượng cần thiết. Có khi nhân viên nhầm lẫn khách này với khách kia, tưởng rằng đã thu tiền của khách rồi nhưng thực chất lại là chưa.

3. Ghi sai hoặc khó đọc dẫn đến order nhầm

Nhân viên ‘chạy bàn’ hiện nay thường ghi nhớ order bằng đầu hoặc ghi tay vào giấy note. Khi có quá nhiều khách hàng cùng một lúc, mỗi người một yêu cầu có thể khiến nhân viên ghi nhầm món, sai các chi tiết. Việc nhập liệu các thông tin vào sổ cái cũng có thể xảy ra sai sót, nhầm lẫn.

Đó chính là 3 yếu tố chính có thể dẫn đến thất thoát doanh thu của cửa hàng cà phê. Mô hình quản lý thủ công ngoài làm mất tiền, còn bộc lộ bất cập trong các khía cạnh khác, như là quản lý nguyên liệu, hàng tồn kho.

Theo dõi và quản lý nguyên liệu pha chế

Một trong những nguyên tắc tối quan trọng để quản lý các cửa hàng cà phê là phải định lượng nguyên liệu. Tức là, bạn phải xác định xem một ly cà phê sữa đá hoặc cà phê đá bạn bán ra có chứa bao nhiêu gam cà phê và bao nhiêu ml sữa. Dựa trên số lượng đó bạn mới có thể tính được giá thành của sản phẩm một cách chính xác nhất.

Nếu không định lượng, việc thất thoát nguyên liệu, dù là vô tình hay cố ý, đều dễ dàng xảy ra. Nhân viên pha chế sẽ không biết nên cho bao nhiêu muỗng cà phê, bao nhiêu giọt si-rô hay bao nhiêu loại topping là đủ. Họ có thể pha chế theo cảm tính, thích cái gì thì cho cái đó nhiều vào.

Sự sai lệch nhỏ nhưng đều đặn trên từng ly cà phê như vậy sẽ là một ảnh hưởng nghiêm trọng đến số lượng nguyên liệu và doanh thu của bạn.

Đặc biệt khi bạn nhượng quyền thương hiệu cà phê, nếu không định lượng nguyên liệu và để nhân viên pha chế tự thay đổi công thức khiến cho chất lượng sản phẩm không đồng đều. Điều này là cấm kỵ đối với các chuỗi cửa hàng. Trong một chuỗi cửa hàng cà phê, một ly cappucino ở cửa hàng số 1 phải có độ ngọt, độ béo cùng dung tích y hệt với loại cà phê đó ở cửa hàng số 2. Nếu không định lượng nguyên liệu sẽ khó có thể bảo đảm chất lượng của sản phẩm và ảnh hưởng đến trải nghiệm của người dùng.

Bên cạnh việc định lượng nguyên liệu cho mỗi sản phẩm, công tác quản lý hàng tồn kho cũng vô cùng quan trọng.

Có vô số vấn đề, khó khăn khi quản lý các quán, chuỗi cửa hàng cà phê, từ những thứ nhỏ nhặt đến những thứ vĩ mô, có tính hệ thống. Do đó, nhu cầu về một thiết kế phần mềm quản lý cửa hàng cà phê ngày càng tăng cao.

Ứng dụng máy tính sẽ có nhiều đóng góp trong việc quản lý, vận hành và phát triển một quán cà phê từ bình dân cho tới các chuỗi cửa hàng cà phê nhượng quyền thương hiệu. Trong đó, phải kể đến một gương mặt tiêu biểu chính là Mona Coffee, phần mềm quản lý quán cafe, cửa hàng cà phê chuyển nhượng của Mona Media.

Giới thiệu phần mềm quản lý cửa hàng cà phê của Mona Media

Tại sao chọn phần mềm quản lý quán cafe tại Mona Media?

Mona Media là công ty thiết kế website, thiết kế phần mềm với hơn 9 năm kinh nghiệm trong ngành. Chúng tôi đã hoàn thành hơn 800 dự án lớn nhỏ về thiết kế website, phần mềm, lập trình web-app với đủ các thể loại, lập trình phần mềm theo yêu cầu. Một sản phẩm phần mềm mà chúng tôi đã cực kỳ thành công trước đây đó chính là phần mềm nhập hàng Trung Quốc, trên thị trường chỉ chúng tôi mới làm được.

Với kinh nghiệm và năng lực của mình, Mona Media tự tin cho ra mắt Phần mềm quản lý quán cà phê, chuỗi cửa hàng cà phê nhượng quyền thương hiệu Mona Coffee. Chúng tôi đã nghiên cứu kỹ môi trường làm việc, yêu cầu cụ thể của các cửa hàng cà phê lớn nhỏ để đưa vào phần mềm những tính năng quản lý cần thiết và hữu dụng nhất. Phần mềm được xây dựng trên nền tảng lập trình ổn định, mạnh mẽ và bảo mật, được hỗ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.

Đa nền tảng web-app, app IOS/Android

Đa nền tảng trên mọi thiết bị thông minh, bạn có thể truy cập trên bất cứ đâu từ hệ điều hành Android cho đến IOS, web app, tivi. Không chỉ dừng lại ở đó mà phần mềm của chúng tôi con tích hợp tốt trên các hệ điều hành phổ biến hiện nay như: IOS, Android,…

Công nghệ cập nhật liên tục

Dễ dàng nâng cấp với những tính năng mới luôn được cập nhật và phát triển liên tục, luôn biết cách cập nhật và phát triển để mang đến cho quý khách hàng những phần mềm chất lượng và tốt nhất

Tiện lợi, nghiên cứu UX cho người dùng

Thuận tiện và dễ sử dụng, nghiên cứu UX giúp cho thuận tiện hơn với người sử dụng. Một phần mềm chuẩn UX/UI sẽ dễ dàng hoạt động trên những thiết bị khác nhau, cho hiển thị tốt nhất đồng thời nâng cao được sự trải nghiệm của người dùng.

Phần mềm chuẩn thuần Việt

Phần mềm chuẩn thuần Việt là tiêu chí mà chúng tôi luôn muốn hướng đến cho người dùng Việt, mang đến một ứng dụng phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh Việt. Đặc biệt ở đây là những phần mềm này luôn được thiết kế độc quyền, không sao chép bất cứ phần mềm nào trước đây có mặt trên thị trường.

Tính năng của phần mềm quản lý quán cafe Mona Coffee

Một phần mềm quản lý cửa hàng cà phê, chuỗi cửa hàng cà phê nhượng quyền thương hiệu chất lượng, được xây dựng bằng nền tảng ổn định, mạnh mẽ, sẽ có rất nhiều chức năng hữu ích.

1. Định lượng nguyên liệu pha chế cà phê

Như đã nói ở trên, định lượng nguyên liệu là một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc quản lý một quán cà phê. Các phần mềm quản lý có thể hiển thị rõ công thức cho từng sản phẩm được khách order trên màn hình, làm hướng dẫn cho bộ phận pha chế thực hiện theo. Điều này giúp giảm thiểu trường hợp pha chế sai công thức, sai hàm lượng các thành phần cần thiết, tránh thất thoát nguyên liệu và doanh số của quán.

Ngoài ra, xác định rõ cần số lượng nguyên liệu cần thiết và công thức chi tiết còn giúp tính toán chính xác giá thành của sản phẩm.

2. Liên kết các nhân viên, tiết kiệm thời gian giao tiếp

So với phương pháp thủ công bình thường, dùng phần mềm bán cafe giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

Ứng dụng quản lý quán cà phê sẽ hiển thị danh mục các loại thức uống, đồ ăn được gom theo nhóm. Còn có cả một thanh tìm kiếm để nhanh chóng xác định được sản phẩm. Ngay khi khách hàng gọi món, bồi bàn chỉ cần gõ vào một đến hai chữ cái đầu tiên là có thể xác nhận và chuyển yêu cầu đến cho bộ phận pha chế, bếp nấu.

Giao diện phần mềm quán cafe được thiết kế trực quan, dễ dùng, dễ điều hướng. Chỉ cần mất một ít thời gian làm quen thì mọi nhân viên, ngay cả những người không rành về công nghệ, đều có thể sử dụng phần mềm tính tiền cà phê này một cách thành thạo.

Với phần mềm quản lý , nhân viên phục vụ bàn không cần đi cả quãng đường để thông báo order cho bộ phận pha chế, nếu khách đổi ý thì chỉ cần một vài thao tác là có thể cập nhật ngay lập tức. Mọi khía cạnh trong việc vận hành và quản lý quán cà phê đều được tăng tốc, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

3. Quản lý kho hàng, kiểm hàng và kế hoạch mua hàng

Một trong những việc mà phần mềm quản lý quán cà phê làm tốt hơn rất nhiều so với con người chính là quản lý nguyên liệu tồn kho.

Nguyên tắc quản lý kho hàng chính là phải nhập hàng vừa đủ, không thừa cũng không thiếu. Khi thiếu nguyên liệu cửa hàng sẽ không thể hoạt động được, còn nếu dư thừa thì làm giảm hiệu quả xoay vòng vốn, rủi ro thất thoát khi, theo thời gian, chất lượng nguyên liệu giảm đi hoặc hư hỏng.

Phần mềm máy tính giúp ghi nhận và theo dõi mọi thông tin, hoạt động xuất – nhập của kho hàng. Kết hợp với tính năng định lượng nguyên liệu và doanh số mỗi ngày, phần mềm cà phê có thể giúp bạn tính toán kho hàng hiện tại đủ để đáp ứng trong bao lâu. Việc này hạn chế tình trạng thiếu nguyên vật liệu để phục vụ cho khoảng thời gian sắp tới, giúp ổn định hoạt động của cửa hàng.

4. Tự động tính tiền cafe

Đôi khi thực khách không gọi món có sẵn trong thực đơn mà lại có những thay đổi, điều chỉnh như: thêm topping,… Để tính toán chính xác và nhanh chóng giá thành sau cùng của một ly cà phê không phải là chuyện dễ dàng, nhất là vào những lúc đông khách.

Hệ thống quản lý cửa hàng cà phê có khả năng tính tiền tự động một cách vô cùng chính xác, kể cả khi khách có gọi thêm những thành phần phụ khác. Quan trọng hơn, nó còn có thể tính số tiền cuối cùng khách phải trả sau khi đã trừ qua các khoản chiết khấu như khuyến mãi, voucher hay ưu đãi khách hàng thân thiết.

Việc tính tiền sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết và các rủi ro thất thoát doanh thu do sai lầm chủ quan của con người sẽ bị hạn chế tối đa.

5. Báo cáo, thống kê tình hình kinh doanh nhanh chóng

Báo cáo và thống kê rất quan trọng để đánh giá tình hình hoạt động của cửa hàng và đưa ra chiến lược trong tương lai. Phần mềm quản lý quán cafe có thể đưa ra các báo cáo tổng thể và chi tiết, xác thực nhất theo thời gian mong muốn (ngày, tuần, tháng…) Bạn có thể kiểm tra lại toàn bộ thông tin cần thiết, như: doanh thu, số voucher phát hành, số ly cà phê đã bán, số hóa đơn đã in hay thậm chí cả chi tiết của từng hóa đơn cụ thể.

Từ những báo cáo đó, phần mềm bán cafe có thể cho ra những thống kê và dự báo tình hình phát triển trong thời gian tới để bạn có thể tham khảo, điều chỉnh hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, bạn cũng có thể xem báo cáo về biểu hiện và thành tích của từng nhân viên, từng ca trực. Từ đây, bạn có thể ra quyết định nên tăng lương hay khiển trách một nhân viên nào đó hoặc phát hiện những nhân viên không trung thực, có hành động không đúng với quy định của cửa hàng.

6. Quản lý quán từ xa, trên mọi thiết bị

Một tính năng hữu ích khác của phần mềm quản lý cửa hàng cà phê chính là quản lý từ xa. Trong mô hình kinh doanh phổ biến hiện tại, người chủ sở hữu giám sát và điều hành quán từ xa. Nhưng nếu thiếu đi những công cụ trợ giúp, việc quản lý từ xa này có thể không hiệu quả như mong muốn.

Với Mona Coffee, bạn có thể giám sát mọi hoạt động của cửa hàng thông qua điện thoại thông minh, máy tính cá nhân hoặc máy tính bảng. Bạn có thể điều khiển, ra thông báo từ xa với nhân viên trong quán thông qua ứng dụng trên các thiết bị của mình.

Nếu không có internet và cũng không cần một khoảng cách quá xa, bạn có thể sử dụng phần mềm trong mạng nội bộ. Bạn có thể ngồi trong một văn phòng tách biệt trong quán để quản lý mà không cần đích thân ra mặt chỉ đạo.

Việc quản lý, quan sát tình hình hoạt động của cửa hàng cà phê sẽ tiện lợi và dễ dàng hơn nhiều, giúp bạn rảnh rang suy nghĩ về chiến lược phát triển lâu dài.

7. Quản lý hồ sơ – thông tin khách hàng

Xây dựng mối quan hệ với khách hàng là một trong những công việc quan trọng nhất. Mạng lưới các khách hàng thân thiết lớn là nền tảng vững chắc để cửa hàng của bạn mở rộng và phát triển.

Để làm được điều đó, bạn cần phần mềm quản lý cafe lưu trữ thông tin, tạo lập hồ sơ của từng khách hàng một. Từ đó mới có thể bắt đầu các chương trình như khách VIP, khách hàng thân thiết, v.v…

Những khách hàng thường xuyên ghé quán sẽ nhận được các ưu đãi đặc biệt, và họ cũng sẽ cảm thấy vui hơn vì được quan tâm, được nhớ tới. Khi đó, họ có thể làm trung gian để lôi kéo thêm nhiều khách hàng khác đến quán hoặc chung tay lan tỏa thương hiệu của bạn trên các phương tiện như mạng xã hội, trang cá nhân…

8. Tăng tính chuyên nghiệp trong kinh doanh cà phê

Ở những quán cà phê bình dân, nhất là khi đông khách, nhân viên có thể sẽ phải nói lớn tiếng hoặc thậm chí la hét để giao tiếp với nhau. Nhân viên phục vụ bàn phải chạy từ đầu này sang đầu kia để kịp mang đồ ăn, thức uống cho khách. Cảnh tượng vô cùng hỗn loạn và đôi khi, sự cố va chạm, đổ bể có thể xảy ra.

Điều đó làm giảm đi tính chuyên nghiệp của cửa hàng, khiến thực khách cảm thấy không thoải mái, yên tâm thưởng thức. Sử dụng phần mềm bán cafe sẽ giúp bạn cải thiện một cách rõ rệt, nâng cao hình ảnh, tính chuyên nghiệp cho quán cà phê.

Tính năng này đặc biệt cần thiết đối với những cửa hàng muốn phục vụ đối tượng khách hàng cao cấp, khắt khe và những cửa hàng muốn xây dựng thương hiệu bền vững.

Ngoài ra, phần mềm order cafe Mona Coffee còn có những chức năng hữu ích khác, chẳng hạn như: ngăn nhân viên tự ý chỉnh sửa hóa đơn, phân quyền truy cập cho từng nhân viên… và đặc biệt, tương thích với máy POS bán hàng.

Mona Coffee có thể tương thích với hàng chục loại máy POS khác nhau trên thị trường. Chỉ cần kết nối máy POS vào máy tính đã cài sẵn phần mềm, nó sẽ tự động được nhận diện và thực thi các yêu cầu được phần mềm cafe gửi tới. Việc tính tiền và in hóa đơn sẽ diễn ra trơn tru và chính xác hơn bao giờ hết.

Phần mềm quản lý quán cafe Mona Coffee dành cho ai?

Phần mềm quản lý cửa hàng cà phê Mona Coffee dành cho tất cả những ai đang là chủ quán cà phê bình dân, quán cà phê cao cấp và đặc biệt, là các quán cà phê lớn đang muốn mở rộng để nhượng quyền thương hiệu của mình thông qua hình thức Franchise với mô hình và quy trình chuẩn thì bắt buộc phải có 1 phần mềm quản lý tính tiền quán cafe thật hoàn hảo. Dù là hình thức nào đi nữa, Mona Coffee vẫn sẽ giúp nâng cao chất lượng và bảo đảm doanh thu cho quán của bạn.

Liên hệ đăng ký tư vấn và xem demo thiết kế phần mềm quản lý quán cafe tại Mona Media

Trên đây là chi tiết về những khó khăn trong quá trình quản lý một cửa hàng cà phê, từ khâu quản lý kho hàng, ghi order cho đến tính tiền và hậu mãi. Từ đó cho thấy nhu cầu rất lớn về một chương trình máy tính để quản lý một cách hiệu quả và chính xác hơn. Và Mona Coffee là một trong những phần mềm quản lý cửa hàng cà phê mạnh mẽ nhất trên thị trường, là lựa chọn lý tưởng cho bất kỳ ai đang sở hữu một quán cà phê.

Bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi thông tin bên dưới để sử dụng phần mềm quản lý cafe miễn phí với bản dùng thử. Hoặc có thể liên hệ trực tiếp bằng Tawkto đang hiển thị ở phía góc phải màn hình. Đặc biệt bạn đang kinh doanh nhà hàng, café hãy sử dụng phẩm mềm quản lý nhà hàng của chúng tôi.

Địa chỉ: 373/226 Lý Thường Kiệt, Phường 9, Quận Tân Bình, TPHCM

Điện thoại: 1900 636 648

Bấm 108 – Phòng kinh doanh

Bấm 103 – Phòng kỹ thuật

Email: [email protected]

Skype: demonhunterp