Phần mềm quản lý văn bản và điều hành C-Office | Giải pháp C-Office

Phần mềm eDocman Plus nhằm số hóa công tác quản lý văn bản và điều hành C-Office, cung cấp các tính năng hỗ trợ hoạt động, tự động quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng với hiệu quả công việc cao.

Với những tính năng được tích hợp, giải pháp C-office đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực và không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện nay. Để biết rõ hơn về đặc điểm, tính năng vượt trội mà CMC TS đã trang bị cho sản phẩm này, quý bạn đọc cùng tìm hiểu những thông tin chi tiết có trong bài viết dưới đây.

Lý do giải pháp quản lý văn bản và điều hành C-Office ra đời?

Công tác quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp luôn là một trong những công việc phức tạp, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động điều hành sản xuất – kinh doanh, đối nội – đối ngoại của doanh nghiệp. Hơn nữa, việc quản lý các loại văn bản theo cách thức truyền thống đang ngày càng có nhiều hạn chế, khiến cho doanh nghiệp phải chi trả những chi phí không cần thiết, không tối ưu hóa được năng lực làm việc cho bộ phận người lao động. Và phần mềm C-office đã ra đời để giải quyết vấn đề đó.

Giải pháp quản lý văn bản và điều hành C-Office

C-office là phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Giải pháp văn phòng điện tử cung cấp cho doanh nghiệp một môi trường làm việc cộng tác với hơn 20 tính năng ứng dụng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện website, phục vụ mọi hoạt động trong ứng dụng văn phòng điện tử.

Đây là một sản phẩm được đóng gói từ giải pháp eDocman Plus – giải pháp vừa đạt giải thưởng Sao Khuê 2012 cho phần mềm xuất sắc nhất do Hiệp hội Phần mềm & Dịch vụ Việt Nam (VINASA) tổ chức. Giải pháp C-office do nhóm kỹ sư CMCMC TS phát triển và đã được cấp chứng nhận Bản quyền tác giả số 821/2012/QTG bởi Cục Bản quyền tác giả trực thuộc Bộ Văn hóa – Thể thao & Du lịch.

Điểm nổi bật giải pháp C-Office của CMC TS

• Xây dựng trên nền tảng công nghệ Portal & Collbaration: MS Sharepoint
• Một platform  tổng thể để triển khai, tích hợp nhiều ứng dụng
• Khả năng mở rộng cả về ứng dụng lẫn quy mô triển khai
• Dễ thao tác, nắm bắt nhanh các thông tin cần xử lý
• Tích hợp chặt chẽ với bộ Microsoft Office, Windows Explore
• Tự động hóa quy trình nghiệp vụ – Dễ dàng tùy biến quy trình
• Kết nối qua các thiết bị máy tính bảng, điện thoại thông minh
• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác
• An toàn, bảo mật thông tin cao

Thông tin được bảo mật tuyệt đối

Các tính năng nổi bật của C-Office của CMC TS

Tính năng cộng tác, điều hành:

• Quản lý công việc, nhắc việc: Bao gồm toàn bộ các công việc điều hành thông qua ứng dụng quản lý công văn, quản lý giao việc và các công việc liên quan đến dự án, hợp đồng… Tổng hợp toàn bộ các công việc nhận được từ cấp trên giao, các công việc cá nhân,  nắm bắt được tình trạng xử lý các công việc, công việc nào đến hạn, công việc nào quá hạn… Theo dõi, kiểm soát được các công việc đã chuyển cho người khác xử lý, ai đang xử lý, chưa xử lý, có bị quá hạn hay không….
• Quản lý công văn: Kiểm soát và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản trình ký, văn bản nội bộ của tổ chức, biết được văn bản nào ai đang xử lý, chưa xử lý, văn bản quá hạn, bị “tắc nghẽn” ở đâu…. Cho phép lãnh đạo, quản lý có thể sử dụng máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh để chỉ đạo, điều hành xử lý các công việc trực tiếp trên bản điện tử thông qua môi trường mạng LAN, Internet. Kiểm soát được toàn bộ
• Quản lý lịch làm việc: Quản lý lịch làm việc của các lãnh đạo trong tuần, trong tháng, quản lý lịch làm việc của công ty, lịch làm việc cộng tác nội bộ, lịch sử dụng tài nguyên dùng chung như phòng họp, xe công, máy chiếu…

Quản lý lịch làm việc

Tính năng quản lý lưu trữ tài liệu:

• Quản lý  hồ sơ công việc, hồ sơ dự án, hồ sơ hợp đồng:Quản lý toàn bộ các hồ sơ tài liệu hiện hành hoặc được số hóa lưu trữ trên hệ thống, cho phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm… đến từng hồ sơ, thư mục, tài liệu trong hồ sơ.
• Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung: Như tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, tài liệu chia sẻ.

Tính năng truyền thông nội bộ:

• Trang tin tức nội bộ: Cho phép biên tập tin, post bài lên trang tin nội bộ. Cho phép quản lý nhiều chuyên mục tin khác nhau. Hỗ trợ các tiện ích thống kê bài đọc nhiều nhất cho toàn bộ site hoặc từng nhóm tin cụ thể. Khi người dùng xem bài viết, có thể hiển thị các bài viết liên quan tới bài viết đang được đọc.
• Thông báo nội bộ: Cho phép người được phân quyền gửi các thông báo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức.
• Lịch sự kiện: Cho phép quản lý các lịch sự kiện của cơ quan, doanh nghiệp
• Danh bạ nội bộ: Quản lý thông tin cán bộ công nhân viên trong cơ quan dưới dạng danh bạ với các thông tin: ảnh, họ tên, ngày sinh, điện thoại nội bộ, điện thoại di động, phòng ban, chức vụ…
• Trưng cầu ý kiến: NSD cuối có thể tạo trưng cầu ý kiến theo nhu cầu của cơ quan mỗi khi có sự kiện cần có ý kiến của nhiều người để gửi cho  NSD khác trong hệ thống có thể bình luận hoặc bỏ phiếu cho các cuộc trưng cầu ý kiến, có thể xem các bình luận, bầu chọn trước đó. Có thể thống kê từng phương án của nội dung trưng cầu ý kiến xem có bao nhiêu người đồng ý/ phản đối.
• Thư viện ảnh: Chức năng này giúp NSD có thể lập các album ảnh chia sẻ theo chủ đề do mình tự tạo ra; NSD có thể chấm điểm bình chọn cho ảnh mà mình đã xem; NSD có thể bình luận cho ảnh.
• Diễn đàn: Có thể tạo ra nhiều nhóm diễn đàn khác nhau; NSD có thể mở chủ đề/ gỡ bỏ các chủ đề; Có thể trả lời các chủ đề đã có sẵn trên các diễn đàn; Có thể đăng ký để nhận được thông báo từ chương trình (Subscription) mỗi khi có những thay đổi liên quan đến chủ đề đã đăng/ hoặc các chủ đề mới được người khác đưa lên.

Các tính năng tích hợp khác:

• Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua Email
• Tích hợp bộ MS Office (Word, Excel, Outlook …)
• Khai thác hồ sơ, tài liệu trực tiếp từ My Computer
• Tích hợp Scanner để số hóa tài liệu trực tiếp vào hệ thống
• Tích hợp Fax để gửi và nhận Fax từ bất kỳ máy tính nào
• Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua tin nhắn SMS
• Tích hợp màn hình LCD để hiển thị lịch, tin tức, thông báo
• Phiên bản phần mềm trên máy tính bảng (iPad, Samsung Galaxy, Kindle Fire)

Lợi ích khi sử dụng phần mềm C-Office của CMC TS

• Biết được công việc cần xử lý, các công việc đang theo dõi
• Bất cứ thông tin, tài liệu nào có thể tìm thấy được nhanh chóng
• Chi phí đầu tư thấp, hiệu quả mang lại cao.
• Kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ: cải tiến tốc độ xử lý công việc, theo dõi và đánh giá dễ dàng công việc, chuẩn hóa được các quy trình công việc…
• Nâng cao hiệu quả xử lý công việc (giảm thời gian xử lý, trao đổi), tăng năng suất lao động

Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc

• Giải quyết kịp thời các vấn đề trong quy trình xử lý công việc, theo dõi được tất cả các hoạt động trong quy trình xử lý công việc, đảm bảo tính liên thông dữ liệu, giảm tối đa các rủi ro
• Điều hành tập trung và giúp ra quyết định nhanh
• Tiết kiệm chi phí thư tín, điện thoại, in ấn sao chép, không gian lưu trữ như phương pháp truyền thống
• Hướng đến một hệ thống thông tin đồng nhất
• Thông tin được an toàn, bảo mật hơn
• Thừa hưởng toàn bộ các ưu điểm của giải pháp eDocman Plus – sẵn sàng mở rộng cả về nhu cầu tin học hóa các nghiệp vụ quản lý và quy mô triển khai.

Cùng với giải pháp e-office, C-office đang dần trở thành ứng dụng được hầu hết doanh nghiệp lựa chọn, xây dựng “văn phòng không giấy tờ”. Hiện tại giải pháp C-office đã sẵn sàng triển khai trên điện toán đám mây. Các doanh nghiệp có nhu cầu hãy liên hệ tới CMC TS để được hướng dẫn và tư vấn chi tiết hơn.