Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công văn đi đến hiệu quả

Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản đi đến CoDX

3. Phần mềm quản lý văn bản đi đến tối ưu quy trình doanh nghiệp như thế nào?

Dưới sự phát triển mạnh mẽ của quá trình chuyển đổi số và mô hình làm việc từ xa ngày càng nở rộ. Thì quy trình xử lý và lưu trữ văn bản theo lối truyền thống đã không còn phù hợp. Bởi lẽ, tìm ẩn nhiều bất cập, rủi ro, thậm chí còn bị ngưng trệ bởi khoảng cách địa lý. Phần mềm quản lý văn bản đi đến sẽ là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp theo dõi, xử lý các tài liệu một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Cùng CoDX tìm hiểu cụ thể hơn về vai trò, lợi ích mà phần mềm quản lý văn bản đi đến mang lại qua bài viết sau.

1. Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Phần mềm quản lý văn bản là một giải pháp hệ thống hóa tài liệu, chứng từ, công văn đi đến trong tổ chức, doanh nghiệp. Hỗ trợ người dùng trong việc tạo, lưu trữ, tra cứu, sắp xếp tài liệu văn bản một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Bên cạnh đó giải pháp còn mang đến những tính năng như phân quyền truy cập, đồng bộ quy trình các phòng ban. Và tích hợp đa dạng tính năng tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu làm việc của người dùng. 

Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ được khuyến khích vào thời điểm xu hướng công nghiệp số phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Phần mềm quản lý văn bản được xem là “phao cứu sinh” cho các đơn vị, doanh nghiệp trong việc chuyển đổi, cải cách công tác hành chính. 

So với việc lưu trữ văn bản, tài liệu giấy với những hạn chế như: dễ bị thất lạc,hư hỏng, mất thông tin, khó truy xuất….. Thì dữ liệu online sẽ được lưu trực tiếp trên hệ thống. Khi sử dụng người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, kết quả trả về chuẩn, nhanh và chính xác. 

Phần mềm còn giúp doanh nghiệp trong việc tiết kiệm thời gian tối ưu hóa chi phí nguồn lực và tài chính. Thay vì phải thực hiện nhiều bước với nhiều quy trình rườm rà và tẻ nhạt như cách hiện tại. Chỉ với vài thao tác click chuột đơn giản, phần mềm giúp người dùng có thể chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng.

2. Thực trạng vấn đề quản lý văn bản hiện nay

Doanh nghiệp bạn hiện đang quản lý hồ sơ như thế nào? Có phải tất cả hồ sơ đều được lưu trữ bằng file giấy và số lượng lưu trữ ngày một lớn? Mỗi phòng ban mỗi bộ phận đều thực hiện lưu trữ tài liệu, mỗi nơi một vài bộ hồ sơ?

Đồng ý rằng một mẫu giấy không thể mang đến những rắc rối lớn. Nhưng xét về lâu về dài thì việc lưu trữ này là một vấn đề đáng ngại đối với doanh nghiệp. Việc quản lý chúng cũng không hề dễ dàng nếu lượng văn bản đi, đến nhiều và quy trình thì không linh hoạt sẽ dễ:

2.1 Tốn nhiều thời gian trong việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu:

Các công văn đi, đến tại doanh nghiệp chủ yếu đa phần là các văn bản giấy. Việc sử dụng các phương pháp quản lý tài liệu thủ công, dễ dẫn đến tài liệu bị rối loạn, không được phân loại và lưu trữ đúng cách. Truy xuất , tìm kiếm tài liệu cũng trở nên khó khăn, tốn nhiều thời gian và công sức.

2.2 Tốn chi phí cho việc thuê kho quản lý, lưu trữ

Khối lượng văn bản, tài liệu ngày một nhiều và việc lưu trữ trở nên quá tải. Doanh nghiệp phải tốn nhiều chi phí để mở rộng diện tích lưu kho để đáp ứng nhu cầu.

2.3 Quản lý thiếu khoa học, dễ bị hư hao, thất lạc

Việc quản lý, sắp xếp và lưu trữ tài liệu, văn bản một cách thiếu khoa học qua nhiều năm. Chưa kể đến là việc nhân viên phụ trách thay đổi, người cũ đi người mới đến. Là nguyên nhân khiến tài liệu, văn bản “bay hơi nhanh hơn cả người yêu cũ”. Hoặc một số yếu tố khách quan như ẩm mốc, mối mọt, chuột cắn…dẫn đến mất mát hoặc thất lạc giấy tờ.

2.4 Quy trình xử lý khá cồng kềnh 

Quy trình xử lý tại các doanh nghiệp hiện nay khá rườm rà. Thường văn thư sẽ nhận thông tin vào sổ và xác nhận độ bảo mật của công văn. Rồi chuyển đến cá nhân và bộ phận phụ trách để tiếp nhận. Sau đó, bộ phận phụ trách sẽ phân loại rồi chuyển đến người có thẩm quyền phê duyệt. Tiếp đến, văn thư lại nhận nhiệm vụ đóng dấu và in thành nhiều bản công văn đã được duyệt chuyển đến các bộ phận phòng ban. Song song đó cũng thực hiện việc  lưu trữ thông tin vào kho. Việc này thường lặp đi lặp lại nhiều lần, dẫn đến mất thời gian và phải chạy đi chạy lại nhiều nơi ảnh hưởng hiệu suất.

Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin cũng đem đến nhiều thay đổi cho vấn đề quản lý văn bản. Tài liệu được tạo ra và lưu trữ dưới nhiều định dạng file khác nhau như email, tài liệu điện tử, hình ảnh… Việc quản lý và truy xuất các tài liệu này cũng trở nên phức tạp hơn. Ngoài ra, việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận phòng ban cũng cần thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và tiện lợi.

Vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến là một giải pháp hiệu quả. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, tăng tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài liệu.

3. Phần mềm quản lý văn bản đi đến tối ưu quy trình doanh nghiệp như thế nào?

Vì sao doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý văn bản đi đến? Việc tối ưu hóa quy trình quản lý văn bản sẽ mang đến những lợi ích vô giá. Và giúp doanh nghiệp vận hành hoạt động theo một chiều hướng tích cực như:

• Văn bản được quản lý tập trung

Đã qua rồi cái thời mà tài liệu được chất đống trong văn phòng, được cất trong tủ hồ sơ và được dán nhãn thủ công. Phần mềm quản lý văn bản đi đến sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp hợp lý và khoa học các tệp của mình thành các danh mục phù hợp.

• Tăng sự kết nối giữa các bộ phận, phòng ban

Cải thiện sự hợp tác giữa các bộ phận, phòng ban là một trong những tính năng cốt lõi được cung cấp bởi phần mềm quản lý văn bản đi đến. Hệ thống giúp giảm thời gian di chuyển và cập nhật các bản sửa đổi theo thời gian thực bằng cách cho phép mọi người xem và chỉnh sửa tài liệu mọi lúc, mọi nơi. Nhân viên các phòng ban hoàn toàn có thể truy cập tài liệu, luân chuyển và theo dõi trực tiếp trong hệ thống quản lý tài liệu. Các thành viên của các bộ phận khác nhau hoặc cùng một bộ phận có thể dễ dàng cộng tác hơn khi tìm kiếm, sửa đổi và khai thác các văn bản, tài liệu.

• Tìm kiếm và truy xuất tài liệu nhanh hơn

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với thực tế là họ chỉ dành 5-15% thời gian để đọc thông tin và hiểu nội dung văn bản, và 50% thời gian để tìm kiếm tài liệu. Do đó, phần mềm quản lý văn bản có thể tăng tốc độ tìm kiếm tệp tài liệu nhanh hơn chỉ với một từ khóa hoặc cụm từ khóa. Không cần tốn nhiều thời gian cho việc lục lọi trong những đống giấy xếp chồng lên nhau trên kệ. Thay vì bị gò bó trong kho tài liệu bụi bặm và ẩm thấp, bạn hoàn toàn có thể truy cập và tìm kiếm mọi lúc, mọi nơi với phần mềm quản lý văn bản đi đến.

• Cải thiện tính bảo mật tài liệu

Tài liệu trên hệ thống sẽ được phân quyền người dùng theo từng vai trò chức vụ. Quyền xem và chỉnh sửa văn bản cũng được thiết lập linh hoạt theo yêu cầu của từng bộ phận, phòng ban hoặc đặc thù doanh nghiệp. Đặc biệt các tài liệu mật còn được bảo vệ bằng mật khẩu. Do đó đảm bảo tính an toàn bảo mật cho hệ thống tài liệu một cách tuyệt đối.

• Tiết kiệm chi phí trong việc in ấn, văn phòng phẩm

Việc quản lý văn bản đi đến bằng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp hạn tiết kiệm chi phí trong việc in ấn, văn phòng phẩm. Bên cạnh đó sẽ góp 1 phần nhỏ vào việc bảo vệ môi trường giảm thiểu ô nhiễm và chất thải tài liệu trong môi trường công sở.

4. Top 9+ phần mềm quản lý văn bản hiệu quả hiện nay

Sau đây là top 9 phần mềm quản lý văn bản hiệu quả mà doanh nghiệp nên tham khảo:

4.1 Quản lý văn bản hiệu quả với phần mềm CoDX Dispatch

Phần mềm quản lý văn bản đi đến CoDX là một giải pháp số hóa văn bản giấy lên thành văn bản điện tử. Được phát triển bởi Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển Đổi Số CoDX. Phần mềm cho phép doanh nghiệp thiết lập, thực hiện quản lý, lưu trữ và tra cứu thông tin trên hệ thống một cách nhanh chóng. Truy cập được mọi lúc mọi nơi và đăng nhập được trên đa thiết bị. Giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tối giản quy trình xử lý công văn, văn bản nâng cao hiệu quả làm việc.

Giúp ích gì cho doanh nghiệp?

• Tối ưu hóa không gian lưu trữ: Phần mềm quản lý văn bản đi đến CoDX  sẽ số hóa các văn bản đi, đến trong doanh nghiệp từ bản giấy lên thành văn bản điện tử. Do đó, doanh nghiệp có thể lưu trữ văn bản lên hệ thống với dung lượng không giới hạn. Cho dù đó là bản nháp, tài liệu chính thức mới được xuất bản hay tài liệu đã lỗi thời, đều có thể quản lý trong phần mềm.

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Tối ưu quy trình làm việc bằng cách tự động hóa quá trình quản lý và theo dõi các tài liệu, giúp giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên.

• Quản lý văn bản hiệu quả: Với phần mềm quản lý văn bản đi đến người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, lọc và sắp xếp các tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau. Giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các văn bản một cách hiệu quả hơn.

• Tăng tính bảo mật: Bảo vệ thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp bằng các tính năng bảo mật như: quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, kiểm tra lịch sử truy cập và cảnh báo người dùng về các hoạt động đáng ngờ…vv

• Tích hợp dễ dàng: Phần mềm quản lý văn bản đi đến có thể tích hợp với các ứng dụng khác như: email, hệ thống quản lý tài liệu, hệ thống quản lý nội bộ,….. v.v. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối và chia sẻ thông tin với các bên liên quan.

• Tiết kiệm chi phí: Phần mềm quản lý văn bản đi đến CoDX sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong việc quản lý và theo dõi các tài liệu. Nhân viên sẽ không cần phải dành nhiều thời gian và công sức cho việc quản lý tài liệu, từ đó có thể tập trung vào công việc chính.

Giúp ích gì cho nhân viên?

• Tối ưu hóa thời gian tìm kiếm: Không cần phải tìm kiếm công văn, văn bản từ nhiêu nơi khác nhau. Giờ có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin trong phần mềm quản lý văn bản đi đến CoDX.

• Giảm thời gian xử lý tài liệu, nâng cao hiệu quả: Cho phép nhân viên dễ dàng lưu trữ và luân chuyển tất cả các công văn, giấy tờ dưới dạng bản mềm. Hệ thống  còn tích hợp quy trình xác thực tài liệu tự động với thao tác đơn giản và cực kỳ nhanh chóng. Từ đó giúp tăng hiệu quả làm việc và giảm thiểu thời gian chờ đợi.

Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản đi đến CoDX

Phần mềm quản lý văn bản đi đến CoDX cung cấp nhiều tính năng nổi bật giúp tối ưu quy trình quản lý văn bản cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số tính năng nổi bật:

• Quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất

Doanh nghiệp có thể quản lý tất cả các loại văn bản, tài liệu đi đến trên một nền tảng trực tuyến duy nhất.

Với phần mềm quản lý văn bản đi đến CoDX tất cả các văn bản, công văn đi và đến đều được tiếp nhận từ văn thư. Và được xử lý với các trường thông tin như: số văn bản, loại văn bản, cấp độ bảo mật, nơi lưu trữ, thời gian, tóm tắt nội dung văn bản và bản scan được đính kèm trong hệ thống phần mềm, giúp dễ dàng khái quát nội dung văn bản.

Do đó, việc khai báo văn bản đồng nghĩa với việc số hóa hệ thống giấy thành bản mềm. Như vậy, doanh nghiệp có thể lưu trữ các tài liệu mềm không giới hạn với dạng đám mây, một cách khoa học, theo thư mục, theo nhóm phân loại.

• Tra cứu, tìm kiếm văn bản dễ dàng mọi lúc, mọi nơi

Lưu trữ tài liệu theo cách có cấu trúc trong một nhóm trung trong hệ thống phần mềm giúp chúng dễ dàng tìm kiếm hơn.

Phần mềm quản lý văn bản đi đến CoDX cho phép tìm kiếm tài liệu theo nhiều cách khác nhau. Tìm thông tin liên quan đến văn bản như: số thứ tự, tên văn bản, nội dung…vv.

Hoặc sử dụng các bộ lọc thông minh để tìm kiếm lịch sử tài liệu, văn bản đến và đi. Khả năng lọc thông minh của CoDX có thể lọc tất cả các tài liệu theo cùng một hoặc nhiều tiêu chí, ngày đến ngày đi,… vv.

CoDX còn cho phép nhân viên có quyền chú thích, chia sẻ và đính kèm văn bản trên toàn bộ văn bản được lưu trữ trong phần mềm trực tiếp dưới giao diện xem văn bản. Hệ thống còn định dạng sẵn nhiều loại bình luận. Chẳng hạn như nhập văn bản, gửi tệp tài liệu bổ sung hoặc tạo khảo sát trực tuyến…

Phần mềm cũng tự động theo dõi số lượng và danh sách những người đã xem văn bản, tài liệu để đồng nghiệp có thể nhanh chóng nhắc nhở họ nếu cần.

Ví dụ: nếu một chính sách làm việc từ xa quan trọng vừa được xuất bản, trưởng nhóm sẽ nhận xét dưới phần bình luận như @NVA @NVB @NVC vào xem và cùng thảo luận.

Ngoài ra, phần mềm quản lý văn bản đi đến CoDX còn hỗ trợ kết xuất dữ liệu văn bản để làm báo cáo thống kê nếu muốn.

• Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản từ khâu  tiếp nhận, phê duyệt đến chỉnh sửa.

Quy trình xử lý văn bản đi đến theo kiểu truyền thống tốn rất nhiều thời gian và công sức. Nhân viên tiếp nhận văn bản, công văn thường là văn thư. Khi văn thư nhận được sẽ trình văn bản, công văn cho thư ký giám đốc để trình giám đốc ký duyệt.

Theo chỉ đạo của giám đốc, thư ký sẽ in hoặc copy tài liệu thành nhiều bản, rồi đi xin chữ ký và đóng dấu, gửi đến từng bộ phận, phòng ban. Hoặc gửi email thông báo tới toàn bộ nhân viên trong công ty kèm theo file văn bản mềm hoặc file ảnh.

Quy trình khá cồng kềnh và phức tạp nếu doanh nghiệp mơ rộng mô hình và quy mô với nhiều cấp xét duyệt. Mà không phải lúc nào cũng có đầy đủ các cấp tại văn phòng để xin chứ ký.

Phần mềm quản lý văn bản đi đến CoDX, quy trình sẽ được chuẩn hóa và rút ngắn với các bước đơn giản:

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ từ mọi nguồn: chuyển phát nhanh, bưu điện, hộp thư điện tử, người gửi trực tiếp

Bước 2: Khai báo thông tin dạng văn bản lên hệ thống phần mềm và trình duyệt trực tuyến đến người có thẩm quyền

Bước 3: Người có thẩm quyền phê duyệt và chỉ đạo xử lý trực tuyến

Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ ngay theo chỉ đạo và ý kiến ​​của người có thẩm quyền

Bước 5: Phân loại và đưa thông tin vào kho lưu trữ 

• Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản: Kiểm tra – ký – phát hành văn bản

Các phương pháp quản lý và lưu trữ truyền thống khiến cho việc xử lý tài liệu trở nên cồng kềnh và phức tạp. Người tạo và phê duyệt tài liệu cũng không kiểm soát được quá trình thay đổi thông tin trong tài liệu đó. Quá trình ký kết mất thời gian và dễ dẫn đến sự chậm trễ. Nếu đó là một tài liệu quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể phải trả giá bằng lợi nhuận. 

Sau khi được phê duyệt, công văn cần được in ra thành nhiều bản để phân phát cho các phòng, ban liên quan. Song song đó, các bộ phận lưu trữ tài liệu cần lưu lại một bản cứng làm cơ sở đối chiếu sau này. Đây là cách góp phần làm cho doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn hơn trong công tác lưu trữ, quản lý và tìm kiếm. 

Để biết thêm thông tin và có nhu cầu TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM đừng ngần ngại liên hệ với CoDX qua số hotline: 0968 61 23 50

4.2 Phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí DocEye

DocEye hiện đang được xem là nàng hậu quốc dân trong lòng các doanh nghiệp. Sở dĩ DocEye được đánh giá cao bởi vì phần mềm này miễn phí. Nhưng lại đầy đủ tính năng từ cơ bản đến nâng cao có thể đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.

Một số tính năng nổi bật của nó như:

• Quản lý công văn đi, đến và  tài liệu khoa học. Thực hiện phân loại, chỉnh sửa dễ dàng trên hệ thống.

• Quản lý và chia sẻ tài liệu không giới hạn.

• Bảo mật thông tin dữ liệu cao.

Việc áp dụng phần mềm DocEye vào quy trình quản lý hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc cải thiện rõ rệt.

4.3 Giải pháp quản lý hồ sơ CloudOffice

CloudOffice là phần mềm quản lý văn bản chuyên nghiệp nhất hiện nay. CloudOffice được thiết kế khoa học, có các tính năng như: chia sẻ thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý văn bản. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ chức năng theo dõi, xử lý văn bản, quản lý công việc từ xa thông qua mạng Internet.

Với CloudOffice, Người dùng có thể cập nhật hoặc chỉnh sửa bất kỳ tài liệu nào trực tiếp trên phần mềm chỉ cần có kết nối internet. Ngoài ra, CloudOffice còn có một số tính năng tuyệt vời khác được người dùng đánh giá cao như:

• Giao diện thân thiện, các thao tác xuất – nhập dễ dùng.

• Được đính kèm tệp vào tất cả các tài liệu khi gửi

• Người dùng có thể dễ dàng xem và để lại nhận xét trong bảng nhận xét hoặc chỉnh sửa

• Người quản lý cũng có thể phê duyệt trực tiếp từ xa. 

• Cho phép người dùng cài đặt các tính năng riêng tùy theo nhu cầu sử dụng và loại tài liệu lưu trữ.

4.4 Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu Lạc Việt DMS

Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu Lạc Việt DMS (Document Management System) là một giải pháp phần mềm của Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt. Được thiết kế để giúp các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp quản lý tài liệu hiệu quả. Nâng cao năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro về bảo mật thông tin. Với Lạc Việt DMS, người dùng có thể quản lý tài liệu một cách dễ dàng, tìm kiếm nhanh chóng, chia sẻ an toàn và đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau.

Các tính năng nổi bật của Lạc Việt DMS gồm:

• Quản lý tài liệu trực tuyến: Cho phép quản lý tài liệu một cách dễ dàng thông qua giao diện trực tuyến, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.

• Quản lý quyền truy cập: Hỗ trợ xác thực người dùng, phân quyền truy cập, giúp bảo vệ thông tin và tài liệu quan trọng của doanh nghiệp.

• Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng: Cung cấp công cụ tìm kiếm thông minh, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy xuất tài liệu một cách nhanh chóng.

• Tương tác thông minh: Tương tác thông minh giữa các tài liệu, thông tin và người dùng, giúp nâng cao khả năng quản lý thông tin và cải thiện hiệu quả công việc.

• Tích hợp với hệ thống khác: có khả năng tích hợp với các hệ thống khác, giúp nâng cao hiệu quả và tiện ích sử dụng.

4.5 Phần mềm quản lý văn bản và điều hành EFY

EFY là phần mềm có khả năng hỗ trợ công tác điều hành và xử lý tất cả văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc trong các cơ quan tổ chức. Đặc biệt, EFY còn có thể giúp doanh nghiệp số hóa công tác quản lý văn bản, quy trình truy xuất và lưu trữ thông tin hiệu quả.

Ngoài ra, EFY còn có các tính năng nổi bật như sau:

• Giao diện thân thiện, chương trình thì dễ dùng

• Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí quản lý hành chính và tăng tính chuyên nghiệp.

• Có khả năng lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo các dữ liệu thống kê.

• Có thể lưu trữ số lượng tài liệu không giới hạn.

4.6 Phần mềm miễn phí giaduynguyen.com

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp có thể quản lý văn bản, công văn đi đến. Thì giaduynguyen.com có thể là 1 trong những điểm đến có thể tham khảo. Phần mềm quản lý văn bản này không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ văn bản mà còn hỗ trợ quản lý tốt các loại công văn khác nhau.

Chính vì vậy mà giaduynguyen.com giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản về chi phí không nhỏ. Bên cạnh đó, thì phần mềm còn hỗ trợ trao đổi thông tin giữa các bộ phận, phòng ban một cách nhanh chóng, kịp thời.

Đa số người dùng đánh giá cao phần mềm này nhờ giao diện tiếng Việt và khả năng thống kê số liệu nhanh chóng. Ngoài ra, việc phân loại dữ liệu miễn phí cũng là một điểm cộng giúp các công ty có thể tiết kiệm chi phí.

4.7 Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ Faceworks

Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ Faceworks là một giải pháp không còn xa lạ đối với doanh nghiệp. Với các tính năng tiên tiến và dễ sử dụng, phần mềm này giúp cho việc quản lý hồ sơ trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn bao giờ hết.

 Đặc điểm nổi bật của phần mềm bao gồm:

• Tính linh hoạt: có thể tùy chỉnh để phù hợp với các nhu cầu riêng của từng loại mô hình, doanh nghiệp.

• Quản lý hồ sơ lưu trữ trực tuyến: cho phép quản lý các hồ sơ trực tuyến từ bất cứ đâu.

• Tiết kiệm thời gian: cung cấp các công cụ giúp tổ chức, tìm kiếm và truy cập các hồ sơ và tài liệu dễ dàng, tiết kiệm thời gian tối đa.

• Bảo mật thông tin: đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin, bạn có thể yên tâm khi sử dụng.

• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan và dễ sử dụng. Người dùng có thể nhanh chóng làm quen và sử dụng một cách hiệu quả.

4.8 Giải pháp lưu trữ văn bản bảo mật C-Office 

C-Office là một giải pháp lưu trữ văn bản bảo mật được phát triển bởi CMCTS. Đây là một hệ thống quản lý tài liệu với tính năng đặc biệt về bảo mật thông tin. C-Office giúp doanh nghiệp quản lý và lưu trữ văn bản một cách an toàn và tiện lợi. Đồng thời bảo vệ thông tin quan trọng khỏi các mối đe dọa an ninh mạng và lỗi phát sinh trong quá trình quản lý.

C-Office có những đặc điểm nổi bật sau:

• Cung cấp một kho dữ liệu trực tuyến để lưu trữ và quản lý các tài liệu.

• Sử dụng các công nghệ mã hóa để bảo vệ thông tin khỏi các cuộc tấn công và xâm nhập trái phép.

• Quản lý quyền truy cập và phân quyền cho các người dùng, giúp hạn chế truy cập không hợp lệ vào các tài liệu quan trọng.

• Hỗ trợ tính năng tìm kiếm nhanh chóng và thuận tiện

• Hỗ trợ tính năng backup dữ liệu định kỳ để đảm bảo an toàn cho dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

4.9 Quản lý dữ liệu đám mây với phần mềm – XaitPorter

Phần mềm XaitPorter là một giải pháp quản lý tài liệu đám mây cho doanh nghiệp, được thiết kế để hỗ trợ quản lý các dự án và tài liệu. Cho phép nhiều người làm việc cùng lúc trên cùng một tài liệu một cách dễ dàng. XaitPorter còn được tích hợp nhiều tính năng như: tạo, quản lý, chỉnh sửa, đồng bộ hóa và chia sẻ các tài liệu. Nó cũng cung cấp khả năng tùy chỉnh và tích hợp với các công cụ khác, như:  Microsoft Word và Excel.

Phần mềm XaitPorter có điểm nổi bật như:

• Tính năng phân chia công việc và đánh giá tiến độ giúp quản lý dự án được thuận tiện hơn.

• Hỗ trợ chức năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp giúp đảm bảo tính chính xác của tài liệu.

• Đi kèm với các công cụ hỗ trợ đánh dấu, chú thích và phản hồi, giúp các thành viên trong nhóm làm việc có thể cùng nhau tương tác và giải quyết các vấn đề liên quan đến tài liệu.

• Khả năng lưu trữ tài liệu trên đám mây giúp cho việc truy cập và chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm được thuận tiện hơn. 

4.10 Phần mềm quản lý văn bảnTemplafy

Templafy là giải pháp quản lý văn bản và tài liệu trực tuyến được thiết kế giúp doanh nghiệp tạo, quản lý và phân phối nội dung một cách dễ dàng và hiệu quả. Giảm thiểu thời gian tìm kiếm và sửa đổi tài liệu. Đồng thời tăng cường tính chuyên nghiệp và đồng bộ hóa nội dung của doanh nghiệp.

Một số đặc điểm nổi bật của Templafy:

• Đồng nhất hóa văn bản: cho phép thiết lập và đồng bộ hóa các mẫu văn bản, biểu mẫu và báo cáo, đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong các tài liệu phát hành.

• Tăng năng suất: cung cấp nhiều tính năng tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.

• Đảm bảo tính bảo mật: kiểm soát quyền truy cập và quản lý dữ liệu, bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

• Tích hợp với các ứng dụng khác: tích hợp được với các ứng dụng như: Microsoft Word, PowerPoint và Excel, giúp tối ưu hóa quá trình.

• Dễ dàng sử dụng: giao diện đơn giản, dễ sử dụng, giúp các nhân viên dễ dàng tiếp cận và sử dụng phần mềm.

Có thể thấy, phần mềm quản lý văn bản công văn hiện nay vô cùng phổ biến trên thị trường hiện nay. Điều này đồng nghĩa với việc nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp Việt ngày càng nhiều hơn. Hy vọng những nội dung từ CoDX giúp bạn chọn được phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp. Mọi thắc mắc liên quan đến phần mềm CoDX Dispatch liên hệ ngay CoDX qua hotline 0968612350 để được tư vấn.