Quản lý công việc bằng Excel: Xếp lịch, theo dõi tiến độ trên phần mềm

6. Quản lý công việc bằng Excel có ưu và nhược điểm gì?

Bước 4: Tạo tiêu đề cho từng task để quản lý công việc bằng excel hiệu quả hơn

Bước 2: Liệt kê các đầu việc cần quản lý trên bảng theo dõi tiến độ công việc

2.1 Cần làm gì trước khi tạo lịch làm trên Excel?

Quản lý công việc bằng Excel là một hình thức vô cùng quen thuộc trong quá trình quản lý nhân sự của các doanh nghiệp từ trước đến nay. Excel được xem là một phần mềm quản lý công việc miễn phí, phù hợp cho cá nhân và nhóm nhân viên văn phòng. Vậy xếp lịch làm bằng Excel sao cho hiệu quả? Hãy cùng CoDX tìm hiểu cụ thể trong bài viết dưới đây.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Quản lý công việc bằng Excel là gì?

Quản lý công việc bằng Excel là phương pháp làm việc sử dụng phần mềm Excel miễn phí để tiến hành lên lịch, sắp xếp và quản lý tiến độ công việc.

Với cách quản lý làm việc này, bạn có thể theo sát được tiến độ công việc và thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, người quản lý cũng dễ dàng theo dõi và có thể can thiệp, bổ sung kịp thời.

Để quản lý tốt tiến độ công việc trên file excel, người quản lý sẽ phải thực hiện 2 bước cho kế hoạch quản lý của mình như sau:

• Lên các hạng mục công việc và tiến hành xếp lịch làm việc cho nhân viên trên file Excel
• Quản lý công việc trên file excel bằng cách theo dõi tiến độ công việc; cập nhật tiến độ thường xuyên; đánh giá hiệu quả

Để quản lý công việc tốt trên Excel, cần sử dụng một số mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel và phần mềm quản lý công việc đi kèm để hỗ trợ tốt nhất.

2. Xếp lịch làm việc bằng excel với phần mềm miễn phí đơn giản chi tiết

Cách xếp lịch làm việc bằng Excel nhìn chung khá đơn giản. Tuy nhiên, để tránh mất thời gian trong các thao tác thực hiện, bạn nên chuẩn bị các thông tin sau đây và tham khảo cách làm sau đây:

2.1 Cần làm gì trước khi tạo lịch làm trên Excel?

Tùy theo tính chất, đặc điểm và yêu cầu của công việc, dự án mà bảng quản lý công việc bằng Excel sẽ cần có những nội dung cần thiết khác nhau. Nhưng chung quy, một bảng quản lý công việc hoàn chỉnh đều cần có những thông tin cơ bản sau đây:

• Danh sách nhân viên

• Thông tin nhân viên cần thiết như: mã nhân viên, chức vụ,..

• Các hàm tính để xếp lịch cho từng nhân viên

2.2 Cách xếp lịch làm việc bằng excel đơn giản, dễ thực hiện trên phần mềm miễn phí

• Sử dụng mẫu có sẵn trên phần mềm Excel miễn phí

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần khởi động phần mềm Excel -> chọn File -> chọn New.

Bước 2: Trong ô tìm kiếm, gõ chữ “calendar” -> bấm chọn vào icon kính lúp để tìm kiếm.

Bước 3: Chọn template mà bạn thấy phù hợp -> ấn chọn Create.

Với mẫu phần mềm quản lý công việc bằng excel miễn phí có sẵn này, doanh nghiệp có thể thực hiện các thao tác như: Thêm sự kiện vào lịch; thay đổi font chữ, màu sắc; thêm logo công ty để tăng tính các nhân hóa cho bảng tính.

• Tải mẫu miễn phí 

Nếu như bạn quá bận rộn, không có thời gian hoặc bạn muốn sự đa dạng hơn trong hình thức, chức năng thì việc tải mẫu quản lý công việc bằng Excel là phương pháp hữu hiệu nhất. Các mẫu quản lý công việc miễn phí luôn đảm bảo tính đầy đủ, chuyên nghiệp phù hợp với nhiều lĩnh vực công việc. Tham khảo 8 mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel mà CoDX cung cấp nhé!

Bạn cần mẫu báo cáo? >>> Xem ngay: Mẫu báo cáo công việc File Excel chuyên nghiệp cho nhóm của bạn

3. Cách quản lý công việc bằng excel theo dõi tiến độ hiệu quả, khoa học

Để có thể quản lý công việc khoa học mang lại hiệu quả tối đa thì người quản lý cần thực hiện đúng quy trình sau đây:

• Bước 1: Phác thảo bảng kế hoạch mẫu
• Bước 2: Liệt kê các đầu việc cần quản lý trên excel
• Bước 3: Tạo danh sách người phụ trách tương ứng với từng công việc
• Bước 4: Tạo tiêu đề cho từng công việc để quản lý hiệu quả hơn
• Bước 5: Xếp lịch làm việc cho nhân viên excel
• Bước 6: Theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả công việc

Cụ thể,

Bước 1: Phác thảo mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel

Trước khi bắt tay vào xây dựng mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel hoàn chỉnh, bạn cần phác thảo trước để tránh tình trạng thiếu thông tin. Một file quản lý tiến độ công việc trên Excel cần có những nội dung cơ bản như: Tên doanh nghiệp, tên dự án, tên người thực hiện, tên nhiệm vụ, thời điểm bàn giao, thời gian hoàn thành và số ngày thực hiện dự án đó.

Bước 2: Liệt kê các đầu việc cần quản lý trên bảng theo dõi tiến độ công việc

Để có thể hoàn thiện bảng quản lý công việc bằng Excel, bạn cần phải hoàn thiện bảng dự án trước. Tiếp theo đó, thực hiện cách sắp xếp công việc hiệu quả để liệt kê khối lượng công việc nhóm cần làm và update lên bảng tính.

Bước 3: Tạo danh sách người phụ trách tương ứng với từng công việc

Bạn hãy sử dụng Excel để tạo bảng danh sách tên, thông tin của tất cả thành viên trong nhóm. Trong trường hợp có quá nhiều thành viên, bạn có thể sử dụng màu sắc để dễ dàng tìm kiếm và phân biệt.

Bước 4: Tạo tiêu đề cho từng task để quản lý công việc bằng excel hiệu quả hơn

Tiếp đến, bạn hãy nhập tên cho từng công việc mà nhóm đang tiến hành và sắp xếp phía dưới tên người phụ trách. Bạn có thể lập nhiều tên công việc dưới tên người được giao, tương ứng với khối lượng công việc người đó cần xử lý.

Bước 5: Tiến hành xếp lịch làm việc cho nhân viên trên excel

Việc thiết lập thời gian hoàn thành công việc cụ thể cho mỗi thành viên sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát được tiến độ làm việc của từng người. Người quản lý cũng nên chia nhỏ nhiệm vụ ở mỗi cột mốc, như vậy người thực hiện nhiệm sẽ không cảm thấy quá áp lực và việc quản lý cũng nhẹ nhàng hơn. Ngoài ra, người quản lý còn có nhiệm vụ tính toán hợp lý các khoảng thời gian như ngày bắt đầu, kết thúc nhiệm vụ, ngày dự trù,…

Bước 6: Theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hiệu quả thường xuyên

Nhiệm vụ của nhà quản lý là quan sát, đánh giá kết quả của dự án thường xuyên. Do vậy, bạn cần thường xuyên theo dõi bảng quản lý công việc bằng Excel và có những đánh giá chính xác năng lực của từng thành viên. Qua đó, người quản lý sẽ nhận ra ai đang làm tốt, ai đang gặp khó khăn và có những giải pháp hỗ trợ kịp thời.

4. Mẫu bảng quản lý công việc bằng Excel theo dõi tiến độ chuyên nghiệp [Tải mẫu]

Mỗi công việc sẽ có những tính chất và yêu cầu khác nhau. Một mẫu quản lý công việc phù hợp thì có thể biểu hiện được hết tất cả những yếu tố mà người quản lý quan tâm.

4.1 Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc dòng thời gian file Excel –  Timeline template

Quản lý công việc bằng Excel với mẫu quản lý dòng thời gian sẽ giúp người dùng có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình hoạt động và khoảng thời gian cho phép để hoàn thành dự án. Với mẫu timeline, trưởng nhóm, thành viên, khách hàng hay đối tác đều có thể nắm bắt được được giai đoạn tiến hành công việc.

TẢI FILE 

4.2 Quản lý công việc bằng excel với biểu đồ Gantt – Gantt Chart template

Sơ đồ Gantt là một trong những phương pháp thường dùng khi cần lập danh mục mục những việc cần làm theo thứ tự thực hiện của kế hoạch. Loại sơ đồ này sẽ phù hợp với những list công việc đơn giản, ít chồng chéo lên nhau.

Ngoài ra, biểu đồ Gantt còn cung cấp bảng tính với các khung thời gian và công việc cụ thể. Biểu đồ còn cho phép người dùng có thể đánh dấu ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc, sau đó có hoạt động theo dõi và đánh giá công việc thông qua những cột mốc quan trọng.

TẢI FILE

4.3 Mẫu bảng xếp lịch làm việc bằng Excel – Todolist template

Mẫu Todolist là một danh sách công việc mà các nhân viên trong doanh nghiệp hoặc phòng ban cần hoàn thành, công việc ở mẫu này thường được sắp xếp dựa trên mức độ ưu tiên.

TẢI FILE

4.4 Quản lý công việc bằng Excel với mẫu theo dõi vấn đề – Issue tracking template

Có thể nói, một dự án được thực hiện hoàn hảo mà không có bất cứ sai sót nào xảy ra là vô cùng khó khăn. Do vậy, người quản lý cần có một biểu mẫu riêng biệt để ghi lại những vấn đề đó và rút kinh nghiệm cho những dự án sau và tìm ra giải pháp để giải quyết. Nội dung cần có cho một mẫu theo dõi vấn đề là: Thời điểm xảy ra, nguyên nhân, hậu quả và các nhân xử lý sự cố.

TẢI FILE

4.5 Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel – Weekly timecard template

Mẫu quản lý công việc bằng Excel theo phương pháp thẻ thời gian mỗi tuần sẽ phù hợp với quản lý các thành viên trong nhóm thực hiện dự án. Ngoài việc cần theo dõi các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án, người quản lý cần ghi lại từng mốc thời gian mà thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ hoặc hạng mục. Với biểu mẫu này, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá được tiến độ làm việc cũng như năng lực làm việc của các nhân sự trong nhóm.

TẢI FILE

4.6 Quản lý công việc bằng excel với Project tracking template

Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel Project tracking cho phép người dùng theo dõi quy trình và tiến độ công việc một cách nhanh chóng. Từ đó có những đánh giá và hành vi kiểm soát mức độ hoạt động của dự án có đang được triển khai theo đúng thời gian và phạm vi ngân sách đã đề ra.

TẢI FILE

4.7 Mẫu bảng quản lý theo dõi KPI – KPI tracking template

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động của cá nhân hoặc tổ chức. Đối với người lãnh đạo, quản lý nhiệm vụ quan trọng nhất là theo dõi và đánh giá được KPI của từng bộ phận. Mẫu theo dõi KPI cho phép người lãnh đạo đo lường được hiệu suất công việc và nhận định được tiến độ, hiệu quả của đội nhóm. Thông qua biểu đồ, người dùng có thể đưa ra giải pháp khắc phục những điểm chưa tốt, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đã đề ra trước đó.

>>> Xem ngay: Biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI các phòng ban bộ phận

TẢI FILE

4.8 Mẫu bảng theo dõi tiến độ, quản lý công việc sự kiện trên excel với Event management template

Đặc biệt hơn những biểu mẫu quản lý công việc bằng Excel trên, mẫu quản lý sự kiện sẽ giúp bạn lập kế hoạch cụ thể cho các sự kiện dựa trên: số lượng khách mời, thông tin khách mời, các khoản chi phí cho sự kiện,…Với bảng quản lý công việc cụ thể, rõ ràng như vậy sẽ giúp bạn kiểm soát được tất cả các vấn đề trong các sự kiện, tiệc tùng.

TẢI FILE

5. Quản lý tiến độ công việc, xếp lịch bằng Excel cần lưu ý điều gì?

Trước khi tiến hành tạo lịch quản lý công việc bằng Excel, doanh nghiệp cần xác định được công việc cần thực hiện, nhân sự, thời gian cũng như phương thức thực hiện. Ngoài ra, bạn cũng nên thêm vào bảng quản lý công việc của mình những lời đánh giá. Hạng mục này sẽ giúp người quản lý đánh giá được năng lực làm việc, xếp loại nhân viên.

Cụ thể, một số tiêu chí cần lưu ý khi tạo lịch bằng Excel là:

• Danh sách các công việc cần làm

• Danh sách các công việc sẽ làm.

• Thiết lập mục tiêu cho công việc.

• Đặt thời hạn hoàn thành cho công việc.

• Luôn có thời gian dự phòng cho mỗi đầu việc.

• Chỉ rõ nhân viên sẽ đảm nhận nhiệm vụ .

• Đưa ra lời đánh giá nếu cần thiết.

• Cung cấp những thông cần thiết liên quan đến công việc.

6. Quản lý công việc bằng Excel có ưu và nhược điểm gì?

6.1 Ưu điểm

Tiết kiệm được thời gian và tiền bạc

Đầu tiên, vì đây là một phần mềm miễn phí và quá quen thuộc với dân văn phòng. Do đó, doanh nghiệp không cần đầu tư khoản phí đào tạo nhân viên cách sử dụng công cụ mới.

Dễ dàng theo dõi danh sách việc cần làm và tiến độ dự án

Với giao diện đơn giản, dễ nhìn người quản lý có thể theo dõi, đánh giá tiến độ dự án dễ dàng. Bạn cũng có thể tích hợp bảng Excel trong trang Web, MS Word và Microsoft OneDrive để thuận tiện truy cập.

Các mẫu đơn giản để tạo lập lịch làm việc

Bất kể ai dù là người quản lý dự án hay người làm việc tự do đều có thể sử dụng mẫu Excel để quản lý công việc của mình. Nhờ vào Excel, bạn có thể dễ dàng theo dõi những nội dung sau:

• Thời gian làm việc của từng thành viên trong nhóm.

• Thời gian dành cho nhiệm vụ dự án.

• Còn bao lâu thì cần hoàn thành dự án

6.2 Nhược điểm khi quản lý công việc bằng excel

Không gian lưu trữ dữ liệu hạn chế

Đây là điểm yếu hàng đầu mà bất kỳ ai đã và đang có ý định quản lý công việc bằng Excel đều quan ngại. Đặc biệt với những doanh nghiệp cần lưu trữ một lượng lớn thông tin mỗi ngày thì thì gặp không ít khó khăn khi sử dụng Excel. 

Bất tiện trong việc chia sẻ thông tin
Một việc cần kỳ quan trọng trong quá trình làm việc ở các doanh nghiệp đó là chia sẻ dữ liệu và cập nhật tiến độ. Đáng tiếc là Excel không thể đáp ứng được yêu cầu này. Khi làm việc với Excel, lúc nhận được thông tin từ người khác, bạn cần cập nhật dữ liệu vào file một cách thủ công, rồi lại chuyển tiếp cho người khác. Quy trình này khá rườm rà và chiếm rất nhiều thời gian và công sức nhân sự.

Không lưu trữ được kết quả công việc

Với giao diện bảng tính có hạn, Excel chỉ có thể biểu hiện tiến độ công việc tổng quát mà không thể đi chi tiết vào từng đầu việc. Điều này gây không ít khó khăn cho nhà quản lý khi cần tìm hiểu sâu, rõ ràng các kết quả làm việc.

7. Giải pháp thay thế phần mềm quản lý công việc bằng excel miễn phí

CoDX nhận thấy rằng Excel không thể đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin ngày càng lớn cũng như tính tiện lợi trong việc chia sẻ dữ liệu hiện nay. Do đó, chúng tôi cho ra mắt phần mềm quản lý công việc với những đặc điểm và tính năng nổi bật cho phép doanh nghiệp quản lý công việc một cách chuyên nghiệp. Một số tính năng nổi trội của CoDX Task có thể nhắc đến như:

• Khởi tạo công việc

• Cập nhật tiến độ công việc

• Dễ dàng tương tác, kết nối giữa các phân hệ khác nhau.

• Theo dõi tiến độ dưới nhiều góc nhìn, biểu đồ

• Chế độ nhắc nhở công việc

• Bộ nhớ dung lượng lớn cho phép người dùng thoải mái lưu trữ thông tin.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH chuyển đổi số CoDX

• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Hotline: 1900282581
• Email: [email protected]
• Website: https://www.codx.vn
• Trang tin tức: https://businesswiki.codx.vn

Quản lý công việc bằng Excel từ trước đến nay đã quá quen thuộc với các nhà quản lý tại Việt Nam. Tuy nhiên, phương pháp quản lý xếp lịch làm việc bằng excel này chỉ phù hợp với những công việc đơn giản với quy mô nhỏ. Với những doanh nghiệp cần sự chuyên nghiệp trong cách vận hành cũng như kết quả làm việc năng suất hơn thì cần phải đầu tư cho mình một phần mềm quản lý công việc. Đến ngay với CoDX, chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp bạn gia tăng hiệu quả làm việc.

>>> Xem review: 10 Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí và có phí tốt nhất thị trường