Quy chế văn hóa trong doanh nghiệp – 8 nội dung cơ bản
3.8. Quy tắc đối với việc thực thi trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp
3.1. Quy chế văn hóa thể hiện ở quy tắc đối với công việc
2. Tại sao cần phải xây dựng quy chế văn hóa trong doanh nghiệp?
Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố vô hình nhưng vẫn luôn tồn tại và đóng vai trò quyết định tới sự thành bại của doanh nghiệp. Nếu coi mỗi doanh nghiệp là một con người thì văn hóa chính là linh hồn – chi phối hoàn toàn sức sống và sự phát triển. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển về mọi mặt thì cần phải xây dựng một quy chế văn hóa phù hợp, đầy đủ và thực hiện nó một cách nghiêm túc.
Hiểu được tầm quan trọng của việc xây dựng quy chế văn hóa trong doanh nghiệp, Công ty Luật Thái An sẽ xin gửi tới bạn đọc một số kiến thức và kinh nghiệm trong việc xây dựng quy chế về văn hóa doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.
Mục lục bài viết
1. Văn hóa doanh nghiệp là gì?
Văn hóa là khái niệm rất rộng, hiểu đơn giản, văn hóa bao gồm tất cả những sản phẩm mà con người tạo ra trong đời sống. Văn hóa thường tồn tại và gắn liền trong một phạm vi nhất định: văn hóa dân tộc, văn hóa gia đình… Trong phạm vi một doanh nghiệp, một tổ chức kinh tế hay đơn giản một đơn vị, hội nhóm tập thể, văn hóa cũng sẽ tồn tại.
Do đó, có thể hiểu, văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ các giá trị, nhận thức, hành vi và biểu hiện trong doanh nghiệp được gây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, làm nên bản sắc riêng của doanh nghiệp, từ đó trở thành quy tắc, tập quán quen thuộc ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp đồng thời chi phối tình cảm, cách suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích.
Văn hóa doanh nghiệp tạo nên sự khác biệt của một doanh nghiệp so với tất cả các doanh nghiệp khác. Để tạo ra sự khác biệt này, doanh nghiệp phải xây dựng văn hóa dựa trên hai yếu tố:
-
Định hướng, chiến lược của công ty (sứ mệnh, tầm nhìn): là các mục tiêu cụ thể mà công ty đặt ra, bao gồm mục tiêu xuyên suốt trong quá trình hoạt động và mục tiêu cụ thể theo từng giai đoạn.
-
Những giá trị mà công ty đang có như:
-
Giá trị hữu hình: đội ngũ nhân sự, khách hàng, nhà xưởng, đồng phục, khẩu hiệu, tập san nội bộ…
-
Giá trị vô hình: môi trường làm việc, văn hóa giao tiếp trong công ty, cách ứng xử, nội quy, thái độ, phong cách làm việc…
-
Văn hóa doanh nghiệp của một số tập đoàn, doanh nghiệp lớn hiện nay:
Doanh nghiệp, tập đoàn
Nội dung văn hóa doanh nghiệp
Chú trọng các chính sách cho nhân viên, tạo sự thoải mái cho nhân viên khi làm việc. Bên cạnh đó, luôn cải tiến văn hóa doanh nghiệp để phù hợp với sự nâng tầm về cả quy mô và chất lượng của đội ngũ nhân viên.
Văn hóa làm việc tự do, bình đẳng và không có khoảng cách cấp bậc. Hình thức làm việc theo nhóm được ưu tiên, tạo điều kiện để mọi người giao tiếp mở.
Viettel
– Slogan: “Hãy nói theo cách của bạn”.
– Giá trị cốt lõi: “Thực tiễn – Thách thức – Thích ứng – Sáng tạo – Hệ thống Đông Tây – Người lính – Ngôi nhà chung Viettel”.
– Triết lý kinh doanh: Một trong những triết lý kinh doanh mà Viettel theo đuổi đó chính là gắn kết hoạt động kinh doanh với các hoạt động nhân đạo, xã hội.
Vingroup
– Mục tiêu kinh doanh: “Con người tinh hoa – Sản phẩm/dịch vụ tinh hoa – Cuộc sống tinh hoa – Xã hội tinh hoa”.
– Giá trị cốt lõi: “TÍN – TÂM- TRÍ – TỐC – TINH – NHÂN”.
– Văn hóa làm việc tốc độ cao, hiệu quả và tuân thủ kỷ luật đã thấm nhuần trong mọi hành động của cán bộ nhân viên.
2. Tại sao cần phải xây dựng quy chế văn hóa trong doanh nghiệp?
Văn hóa doanh nghiệp là tài sản vô hình của doanh nghiệp. Những lợi thế mà văn hóa doanh nghiệp mang lại cho công ty có thể kể đến như: thu hút ứng viên tuyển dụng, tạo động lực làm việc cho nhân viên, tạo ra mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa nhân viên với nhau, khích lệ sự đổi mới sáng tạo, làm giảm bớt các xung đột trong nội bộ doanh nghiệp…
Nhận thức được những lợi thế do văn hóa doanh nghiệp tạo ra mà mỗi doanh nghiệp cần quan tâm xây dựng một quy chế văn hóa mang bản sắc riêng của doanh nghiệp mình và truyền tải đến từng cá nhân nhân viên trong doanh nghiệp.
Một quy chế văn hóa doanh nghiệp được xây dựng tốt sẽ làm rõ sứ mệnh, giá trị cốt lõi và nguyên tắc của một tổ chức, của công ty giúp định hướng quản lý con người bằng các quy chuẩn đạo đức, các giá trị văn hóa và liên kết chúng với các văn bản pháp lý có các chế tài xử phạt.
Ngoài ra, mỗi một quy tắc ứng xử trong quy chế văn hóa là một hướng dẫn và là tài liệu tham khảo cho nhân viên để hỗ trợ công việc hàng ngày được tốt nhất. Nó là công cụ giúp quản lý, định hướng lối sống và phong cách hành xử có văn hóa của một cộng đồng đồng thời cũng giúp các doanh nghiệp có thể tránh khỏi những rủi ro đáng tiếc có thể gặp phải, đặc việt là các rủi ro về tham nhũng trong doanh nghiệp.
Quy chế văn hóa trong doanh nghiệp có vai trò:
-
Tuân thủ điều luật: Yêu cầu các nhân viên và ban lãnh đạo của công ty phải thực hiện đúng các quy tắc hoặc giải thích rõ ràng lý do tại sao họ không thực hiện.
-
Marketing: Quy chế văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò như một tuyên bố công khai về những gì công ty đại diện và cam kết đối với các tiêu chuẩn xã hội và thực hiện các hành vi đúng đạo đức.
-
Giảm thiểu rủi ro: Các quy tắc ứng xử trong quy chế văn hóa doanh nghiệp được đặt ra và yêu cầu phải tuân theo các bước được xác định trong luật pháp có thể giảm rủi ro tài chính liên quan đến các án phạt của chính phủ vì hành vi sai trái.
3. Nội dung của quy chế văn hóa trong doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp có thể được hình thành từ khi doanh nghiệp mới thành lập. Nhưng qua quá trình kinh doanh và hoạt động, để văn hóa doanh nghiệp có ảnh hưởng tích cực và hiệu quả, doanh nghiệp phải có phương án xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Để có thể xây dựng một quy chế văn hóa doanh nghiệp tốt đòi hỏi sự hiểu biết thấu đáo về công ty, văn hóa và tầm nhìn bởi vì khi xây dựng quy chế văn hóa doanh nghiệp cần phải xác định các vấn đề sau:
-
Thông điệp cá nhân của lãnh đạo cao nhất về cam kết liên chính của doanh nghiệp;
-
Lý do doanh nghiệp cần bộ quy tắc kinh doanh;
-
Các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh/định hướng chiến lược;
-
Giá trị và nguyên tắc kinh doanh của doanh nghiệp;
-
Hành vi được chấp nhận và không được chấp nhận;
-
Các bước hành động trong hoàn cảnh gặp tình huống rủi ro tham nhũng;
-
Cách thức và quy trình tìm kiếm chỉ dẫn hoặc giải pháp cụ thể, địa chỉ khi cần tư vấn;
-
Các hình thức khen thưởng khi tuân thủ và hình phạt khi vi phạm.
Nội dung của quy chế văn hóa doanh nghiệp thường bao gồm các quy tắc ứng xử trong các khía cạnh sau:
3.1. Quy chế văn hóa thể hiện ở quy tắc đối với công việc
Đối với công việc, các quy tắc bao gồm:
-
Ứng xử trong điều hành và thực thi công việc;
-
Ứng xử trong sử dụng và bảo quản tài sản;
-
Ứng xử trong bảo mật thông tin;
-
Ứng xử khi đi công tác;
-
Ứng xử đối với nơi làm việc, cảnh quan môi trường.
3.2. Quy chế văn hóa doanh nghiệp thể hiện ở quy tắc đối với tổ chức
Đối với tổ chức, các quy tắc văn hóa doanh nghiệp bao gồm tất cả những hoạt động, cách thức thực hiện, các lễ nghi sau:
-
Cách chào hỏi;
-
Cách thức giới thiệu và tự giới thiệu;
-
Cách thức bắt tay;
-
Cách sử dụng danh thiếp;
-
Văn hóa nói chuyện và trao đổi;
-
Nghi thức hội họp;
-
Nghi thức hội đàm, ký kết, tổ chức tiệc chiêu đãi;
-
Nghi thức ngồi trên xe ô tô.
3.3. Quy tắc đối với khách hàng
Đây là một nội dung rất quan trọng mà các chủ doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý bởi trong xu thế hiện nay, dịch vụ khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân khách hàng. Đối với khách hàng, doanh nghiệp có thể thiết lập bộ quy tắc như:
-
Luôn tìm cách gần gũi khách hàng: xác định khách hàng tiềm năng của sản phẩm, xây dựng kế hoạch chinh phục khách hàng, dành thời gian quan tâm và gặp gỡ các khách hàng cũ.
-
Tham khảo quy trình bán hàng của Khối kinh doanh nhằm mục đích đưa tới cho khách hàng một sản phẩm và dịch vụ tốt.
-
Hiểu rõ quy trình chăm sóc khách hàng để làm cho khách hàng hoàn toàn hài lòng về sản phẩm và dịch vụ của công ty, luôn đánh giá sự hài lòng của khách hàng thông qua những phản ánh của khách hàng trong quá trình kinh doanh sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
-
Nghệ thuật lắng nghe khách hàng: Khi khách hàng phàn nàn, nhân viên cần phải:
-
Không nổi nóng hoặc khó chịu; lắng nghe khách hàng và ghi chép chi tiết, giải thích, nhận lỗi (nếu có) và giải pháp;
-
Tách khách hàng phàn nàn ra khỏi đám đông: mời vào phòng riêng để trao đổi, tự tay rót nước mời khách là cử chỉ thân thiện…;
-
-
Nếu có thể, hãy kết luận và giải quyết ngay;
-
Liên lạc với khách hàng phàn nàn để cảm ơn sau khi đã giải quyết xong.
3.4. Quy tắc đối với đồng nghiệp
Nội dung trong quy tắc ứng xử với đồng nghiệp bao gồm:
-
Các cán bộ nhân viên khi gặp nhau phải chào hỏi lịch sự, đúng mực.
-
Tin tưởng, tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau, chân thành hợp tác và gắn bó tập thể nhằm xây dựng đơn vị đoàn kết, môi trường làm việc thân thiện.
-
Lắng nghe, tiếp thu các ý kiến đóng góp của đồng nghiệp. Chân thành và thẳng thắn khi góp ý hay có bất đồng với đồng nghiệp.
3.5. Quy tắc đối với cấp trên/cấp dưới
Mối quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên và ngược lại cũng là một nội dung cần chú ý trong quy chế văn hóa của doanh nghiệp. Đối với lãnh đạo và nhân viên, quy tắc ứng xử gồm có:
-
Lãnh đạo với nhân viên
-
Lãnh đạo tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp nhằm tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát triển và có cơ hội thăng tiến.
-
Lãnh đạo phải biết lắng nghe đề xuất và các ý kiến phản hồi của nhân viên; biết khen, khuyến khích động viên, phê bình nhân viên đúng lúc, đúng chỗ.
-
Lãnh đạo phải đáp lại bằng cử chỉ chào hỏi thân thiện (hoặc có thể gật đầu mỉm cười đáp lại) khi nhân viên cấp dưới chào mình…
-
-
Nhân viên đối với lãnh đạo
-
Giữ thái độ nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng khi giao tiếp với lãnh đạo.
-
Chấp hành nghiêm túc các ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn và thực hiện mọi nhiệm vụ được phân công.
-
Tôn trọng ý kiến của cấp trên.
-
Giữ gìn và bảo vệ uy tín, danh dự của cấp trên. Khi có ý kiến đóng góp cần trình bày trực tiếp, thẳng thắn và thiện chí.
-
Khi thực hiện quyết định của cấp trên, nếu phát hiện quyết định đó trái pháp luật, làm ảnh hưởng tới lợi ích chung hoặc không phù hợp với thực tế thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định…
-
3.6. Quy tắc văn hóa doanh nghiệp đối với cộng đồng, xã hội, môi trường
Với phần này, quy tắc văn hóa doanh nghiệp sẽ bao gồm các mục sau:
-
Đối với nơi làm việc
-
Đối với cảnh quan môi trường
3.7. Quy tắc đối với chính phủ, nền kinh tế, quốc gia
Tùy thuộc vào đặc thù công ty, các quy tắc văn hoá doanh nghiệp sẽ bao gồm:
-
Đối với các bộ, ngành, cơ quan chức năng
-
Đối với cán bộ, công nhân viên của bộ, ngành, các cơ quan chức năng
-
Đối với nền kinh tế
-
Đối với quốc gia
3.8. Quy tắc đối với việc thực thi trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp
Đây là phương án mà các doanh nghiệp thường áp dụng như là một chiến lược nhằm tìm kiếm lợi nhuận dài hạn, đi cùng với phúc lợi xã hội cũng như bảo vệ môi trường, được thể hiện qua các mặt:
-
Bảo vệ môi trường;
-
Đóng góp cho cộng đồng xã hội;
-
Thực hiện tốt trách nhiệm với nhà cung cấp;
-
Bảo đảm an toàn và lợi ích cho người tiêu dùng;
-
Quan hệ tốt với người lao động.
Quy chế văn hóa của doanh nghiệp cần được chủ doanh nghiệp chú trọng xây dựng ngay từ những ngày đầu đi vào hoạt động. Để phát huy hiệu quả, chủ doanh nghiệp phải truyền đạt các quy tắc một cách rõ ràng và đầy đủ đến toàn bộ cán bộ và nhân viên. Một doanh nghiệp chỉ có thể thực sự hoạt động hiệu quả, bền lâu khi có quy chế ứng xử khoa học, hợp lý, được nhân viên chấp hành để tránh khỏi những rủi ro có thể phải đối mặt nếu không có những quy chuẩn chung.
4. Mẫu tham khảo quy chế văn hóa doanh nghiệp
CÔNG TY …
—0o0—
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—0o0—
……., ngày … tháng … năm …….
QUY CHẾ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI …
(Ban hành kèm theo Quyết định số: … ngày … tháng … năm …)
LỜI NÓI ĐẦU
Văn hóa doanh nghiệp ………………….. (trong quy chế này gọi là văn hóa doanh nghiệp) là những đặc trưng cơ bản, những chuẩn mực hành vi chung nhất mà tất cả những người đang làm việc tại công ty phải tuân theo. Quy chế này thể hiện bản sắc của doanh nghiệp, là niềm tự hào của cán bộ công nhân viên để họ gắn bó và cống hiến hết mình vì công ty.
CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
ĐIỀU 1. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN
Quy chế này quy định những chuẩn mực văn hóa những đối tượng sau đây khi thi hành nhiệm vụ kinh doanh của công ty phải thực hiện:
-
Nhân viên công ty;
-
Nhân viên các chi nhánh của công ty.
ĐIỀU 2. NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
Việc thực hiện văn hóa doanh nghiệp tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
-
Phù hợp với truyền thống văn hóa, mỹ tục, bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế xã hội.
-
Phù hợp với các quy định của pháp luật và các quy chế, quy định quản lý, điều hành công ty.
-
Phù hợp với chiến lược phát triển công ty và định hướng xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công, nhân công ty trước mắt và lâu dài.
ĐIỀU 3. MỤC TIÊU CỦA THỰC HIỆN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
3.1. Đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động kinh doanh.
3.2. Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của nhân viên công ty, các phòng ban, nhân viên các chi nhánh với khách hàng, giữa đội ngũ nhân viên với nhau tạo ra một đội ngũ người lao động mang lại tính chuyên nghiệp cao, có phẩm chất đạo đức tốt, đạt hiệu quả cao trong lao động và kinh doanh.
ĐIỀU 4. LOGO, THÔNG TIN QUẢNG CÁO
4.1. Logo của công ty: ………………………………………………………………………………………………………………
4.2. Logo của công ty chỉ được sử dụng vào các mục đích của công ty, không được sử dụng vào mục đích nào khác.
4.3. Mỗi nhân viên công ty phải tôn trọng, có ý thức bảo vệ logo công ty và những thành quả, những giá trị của công ty.
ĐIỀU 5. CÁC HÀNH VI BỊ CẤM
5.1. Hút thuốc lá tại nơi làm việc, hội họp.
5.2. Sử dụng chất ma túy trong bất kỳ trường hợp nào.
5.3. Sử dụng đồ uống có cồn tại công ty, nơi làm việc của công ty, trừ trường hợp được sự đồng ý của Ban Giám đốc Công ty vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách.
5.4. Sử dụng phương tiện làm việc của công ty vào các mục đích cá nhân.
5.5. Tụ tập đông người để tán chuyện, gây rối làm mất an ninh, trật tự nơi cá nhân.
5.6. Nói tục, chửi bậy tại nơi làm việc.
5.7. Thái độ hống hách, quát nạt, gây phiên hà trong giao tiếp và ứng xử.
CHƯƠNG II: NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ
MỤC I: LỄ PHỤC, TRANG PHỤC
ĐIỀU 6. LỄ PHỤC
Lễ phục của nhân viên là trang phục chính thức được sử dụng trong các nghi lễ chính thức, trong các cuộc họp trọng thể, tiếp khách, đối ngoại.
6.1. Lễ phục của nam: Bộ Complê, áo sơ mi, cà vạt.
6.2. Lễ phục của nữ: Bộ Complê hoặc áo dài.
6.3. Phù hiệu (nếu có).
ĐIỀU 7. TRANG PHỤC
Đối với nhân viên làm việc thường xuyên ở công ty và các chi nhánh trực thuộc: Trang phục phải lịch sự, gọn gang hoặc mặc đồng phục theo quy định (nếu có), không mặc áo phông, trang phục lòe loẹt, không đi dép lê khi làm việc.
MỤC II: GIAO TIẾP, ỨNG XỬ CỦA NHÂN VIÊN
ĐIỀU 8. GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA NHÂN VIÊN CÔNG TY
8.1. Trong khi làm việc phải tuân thủ nghiêm túc nội quy, các quy chế của công ty và các quy định của pháp luật.
8.2. Trong giao tiếp, ứng xử phải phù hơp với thuần phong mỹ tục, phải có thái độ tôn trọng, lịch sự, ngôn ngữ giao tiếp phải mạch lạc, rõ ràng. Khi giao tiếp với người nước ngoài, nếu không thông thạo ngôn ngữ thì phải sử dụng phiên dịch do công ty bố trí.
ĐIỀU 9. NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ GIAO TIẾP, ỨNG XỬ
9.1. Đối với khách hàng: Giao tiếp ứng xử khi làm việc với khách hàng tôn trọng, lịch sự với khách hàng, bảo vệ được thương hiệu công ty, làm hài lòng khách hàng và phải được chuẩn bị chu đáo, cụ thể, có nội dung thiết thực.
9.2. Đối với cấp dưới: Cấp trên khi giao tiếp với cấp dưới phải nhã nhặn, chân thành, thẳng thắn, lắng nghe và tiếp thu ý kiến với tinh thần cầu thị. Khi cần hướng dẫn hoặc giải thích thì nội dung giải thích, hướng dẫn phải rõ ràng, cụ thể và đúng các quy định về nội dung liên quan đến công việc. Phải có thái độ khôn khéo, kiên quyết khi xử trí những trường hợp nhạy cảm.
9.3. Đối với đồng nghiệp: Trong giao tiếp ứng xử phải trung thực, thân thiện, hợp tác giúp đỡ lẫn nhau.
9.4. Đối với cấp trên: Trong giao tiếp ứng xử phải đúng mực, lễ phép.
ĐIỀU 10. ỨNG XỬ GIAO TIẾP TRÊN ĐIỆN THOẠI, THƯ ĐIỆN TỬ VÀ CÁC PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG KHÁC
Nhân viên công ty khi sử dụng điện thoại (cố định, di động), thư điện tử hoặc các phương tiện truyền thông khác để giao dịch phải nhã nhặn, lịch sự và tôn trọng người đối thoại, phải xưng tên rõ ràng, chức danh của mình.
Trong quá trình giao dịch phải lựa chọn thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ để có được kết quả giao dịch tốt nhất, không được tự động cắt điện thoại đột ngột khi đang đàm thoại.
ĐIỀU 11. VĂN HÓA CUỘC HỌP
Hội họp là công việc cần thiết và tất yếu trong công tác quản lý, điều hành của công ty.
11.1. Nghi thức cuộc họp
Đến trước ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
Hiểu rõ những yêu cầu và nội dung cuộc họp nói chung và trách nhiệm của bản thân nói riêng, nếu có những điểm chưa rõ hoặc không đồng ý thì phải trao đổi với người có trách nhiệm tổ chức cuộc họp.
Trong trường hợp vì lý do chính đáng không thể tham gia cuộc họp và đến muộn giờ phải thông báo với người tổ chức ngay khi có thể và trước khi cuộc họp được bắt đầu.
Tuân thủ quy tắc điều hành của người chủ trì cuộc họp.
Để điện thoại ở chế độ rung không ảnh hưởng tới những người xung quanh. Hạn chế nghe điện thoại trong giờ họp, chỉ nghe điện thoại khi thỏa mãn 02 điều kiện: người nghe điện thoại không phải là người đang thuyết trình, đang phát biểu và không thuộc đối tượng chính của việc thuyết trình, phát biểu. Trong trường hợp phải nghe điện thoại, người nghe bắt buộc phải ra khỏi phòng họp.
Thời gian gián đoạn khỏi cuộc họp tối đa là 05 phút. Không làm việc riêng trong giờ họp như: đọc sách, báo, chơi trò chơi trên điện thoại…
Tôn trọng ý kiến của người khác, không thể hiện thái độ tiêu cực, thiếu tinh thần xây dựng trong khi họp. Chú ý lắng nghe ý kiến của người khác trước khi trình bày ý kiến của riêng mình. Tránh ngắt lời người khác. Luôn nghĩ về bức tranh toàn cảnh trước khi trình bày ý kiến. Đăng ký/đưa ra tín hiệu trước khi phát biểu.
Tham dự cuộc họp từ đầu đến cuối. Chỉ rời cuộc họp khi cuộc họp chấm dứt. Không nên bỏ ra giữa chừng trong khi người chủ trì nói chuyện.
Cuối cùng, hãy tiết kiệm điện bằng cách chỉ bật đủ lượng đèn chiếu sáng và máy lạnh. Chú ý tắt tất cả thiết bị điện nước trước khi ra về. Thu dọn và trả về đúng vị trí các vật dụng, tài sản sử dụng chung trong phòng họp.
11.2. Chỗ ngồi trong buổi họp
Trong các buổi họp có đối tác: Lãnh đạo cấp cao của công ty ngồi vào ghế chủ tọa. Đối tác ngồi đối diện với lãnh đạo. Người quan trọng thứ hai của đối tác ngồi phía bên tay phải của đối tác. Các vị trí khác sắp xếp theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng, phía tay trái kém quan trọng).
Trong các buổi họp nội bộ: Lãnh đạo ngồi vào ghế chủ tạo được bố trí ở trung tâm quay mặt ra hướng cửa ra vào. Người quan trọng ngay sau lãnh đạo ngồi ở vị trí ngay bên cạnh phía tay phải của lãnh đạo. Tiếp đến người quan trọng tiếp ngồi phía tay trái cạnh lãnh đạo. Các vị trí khác sắp xếp theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên tay phải quan trọng, phía tay trái kém quan trọng hơn).
MỤC III: THỰC HIỆN NHIỆM VỤ, CÔNG TÁC ĐƯỢC GIAO
ĐIỀU 12. THỜI GIAN LÀM VIỆC
12.1. Tùy theo điều kiện làm việc cụ thể, Giám đốc Công ty quy định thời gian làm việc và nghỉ ngơi cụ thể theo quy định của Bộ Luật Lao động.
12.2. Một ngày làm việc phải đảm bảo thời gian làm hiệu quả là 08 giờ, một tuần tối thiểu phải làm việc 44 giờ.
ĐIỀU 13. TRONG QUÁ TRÌNH THAO TÁC CÔNG VIỆC
13.1. Nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ phải làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, tập trung sức lực và trí tuệ vào công việc được phân công và không làm việc riêng.
13.2. Phải có tinh thần hợp tác giúp đỡ lẫn nhau, khi thực hiện công việc phải đúng quy trình và thao tác nghiệp vụ đã được quy định.
13.3. Khi làm việc với cấp trên phải báo cáo trung thực, chính xác, rõ ràng và phải có sự chuẩn bị trước, không được tự ý bóp méo sự thật, xuyên tạc thực tế để mưu lợi cá nhân
13.4. Tôn trọng cấp trên, khi gặp cấp trên, chủ động chào hỏi trước, ở vị trí cấp dưới khi đến làm việc với cấp trên, gặp trường hợp cấp trên đang làm việc với đối tác hoặc người khác có vị trí cao hơn mình không được tự ý xen ngang, nói trước khi được hỏi; trong trường hợp có việc cần kíp phải xin phép cấp trên cho phép trình bày trước, khi cho phép mới được báo cáo và xin ý kiến.
13.5. Trong các cuộc giao dịch, đàm phán với đối tác, ở vị trí cấp dưới không được tự ý nói xen ngang, nói trước khi được hỏi; trong trường hợp có việc cần kíp phải xin phép cấp trên cho phép trình bày, khi cho phép mới được phát biểu ý kiến đàm phán.
13.6. Trong các cuộc họp nội bộ, từng thành viên có ý kiến theo sự điều hành của người chủ trì, không nói xen, nói đệm; không được tự ý phát biểu trong khi người khác trình bày.
13.7. Đảm bảo vệ sinh môi trường, phòng làm việc phải gọn gàng, sạch sẽ.
13.8. Thực hành tiết kiệm.
CHƯƠNG III: BÀI TRÍ NƠI LÀM VIỆC
MỤC I: TREO QUỐC KỲ, CỜ DOANH NGHIỆP
ĐIỀU 14. TREO QUỐC KỲ, CỜ DOANH NGHIỆP
14.1. Treo cờ
Tại cơ quan công ty: Treo cờ vào các dịp sau:
-
Thứ hai hàng tuần;
-
Các ngày lễ theo quy định của Nhà nước và Thành phố;
-
Các dịp hội nghị của công ty;
-
Kỷ niệm thành lập công ty
Treo cờ doanh nghiệp: Hàng ngày tại các chi nhánh công ty
14.2. Vị trí treo cờ: Cờ được treo ở vị trí trang trọng.
MỤC II: BÀI TRÍ NƠI LÀM VIỆC
ĐIỀU 15. BIỂN TÊN CƠ QUAN
15.1. Biển tên công ty
Biển tên công ty phải có nội dung: được ghi rõ bằng tiếng Việt, tên giao dịch bằng tiếng Anh và có đầy đủ địa chỉ cơ quan, số điện thoại, số fax. Biển tên công ty được đặt tại cổng chính công ty.
15.2. Biển tên các chi nhánh công ty
Biển tên các chi nhánh công ty phải có nội dung: tên đơn vị trực thuộc, địa chỉ, số điện thoại, fax. Biển tên các chi nhánh công ty được đặt ở vị trí trang trọng trong khu vực đặt trụ sở hoặc cơ sở giao dịch chính.
15.3. Biển quảng bá doanh nghiệp tại các dự án
Tại các dự án công ty nhận thầu phải có biển quảng bá công ty. Biển quảng bá công ty phải có các nội dung sau: Logo công ty, tên dự án, địa vị công ty tại dự án, địa chỉ dự án, địa chỉ và số điện thoại, số fax, email công ty.
Kích thước, chất liệu, nội dung chi tiết vị trí đặt từng biển quảng bá do Giám đốc công ty quy định cụ thể.
ĐIỀU 16. PHÒNG LÀM VIỆC
16.1. Phòng làm việc
Phòng làm việc của nhân viên công ty và các chi nhánh công ty phải có biển ghi tên phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của phòng và đơn vị. Đối với phòng làm việc của cán bộ từ Kế toán trưởng, Phó Giám đốc trở lên phải ghi đầy đủ họ tên, chức danh cán bộ.
16.2. Trong phòng làm việc đảm bảo sắp xếp bàn ghế, tài liệu, phương tiện làm việc gọn gàng, ngăn nắp, thuận tiện cho công tác.
16.3. Không thắp hương, không lập bàn thờ trong phòng làm việc.
ĐIỀU 17. KHU VỰC ĐỂ PHƯƠNG TIỆN GIAO THÔNG
17.1. Công ty bố trí khu vực để phương tiện giao thông (xe ô tô con, xe máy, xe đạp và phương tiện giao thông khác) cho nhân viên công ty và khách đến giao dịch công tác.
17.2. Nơi để xe phải đảm bảo an toàn, trật tự và đảm bảo tuyệt đối các quy định về nơi để xe và phòng chống cháy nổ.
CHƯƠNG IV: ỨNG XỬ CỦA CÔNG TY ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN
ĐIỀU 18. THỰC HIỆN CÁC CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH
Công ty có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách và các quy định khác của pháp luật đối với nhân viên công ty.
ĐIỀU 19. QUÀ TẶNG
Công ty có quà tặng hàng năm cho nhân viên trong các dịp sau: Sinh nhật nhân vien, dịp tết Dương lịch, tết Âm lịch, Quốc tế Lao động 1/5 và Quốc khánh 2/9…
ĐIỀU 20. TỔ CHỨC HỌC TẬP, THAM QUAN, NGHỈ MÁT
Tùy theo điều kiện kinh doanh hàng năm, công ty tổ chức cho cán bộ, nhân viên công ty học tập, tham quan, nghỉ mát đề nâng cao trình độ và tăng cường sức khỏe cho cán bộ, công nhân viên.
ĐIỀU 21. ỨNG XỬ CỦA CÔNG TY VỚI GIA ĐÌNH NHÂN VIÊN
Ứng xử của công ty khi nhân viên công ty lấy vợ (lấy chồng), bản thân nhân viên ốm đau, thương tật, thân nhân của nhân viên qua đời:
21.1. Công ty có tặng phẩm khi nhân viên công ty lấy vợ hoặc lấy chồng.
21.2. Khi nhân viên công ty ốm đau, thương tật: Công ty sẽ tổ chức thăm hỏi động viên và tặng quà.
21.3. Bản thân nhân viên, thân nhân nhân viên (bao gồm cha, mẹ đẻ; cha, mẹ vợ hoặc chồng; con đẻ; con nuôi) không may qua đời, công ty sẽ tổ chức phúng viếng, khi có yêu cầu của gia đình tang chủ, công ty sẽ tham gia hoặc chủ trì tang lễ cho người quá cố. Giám đốc công ty quy định cụ thể về nguồn tài chính, mức hỗ trợ và phân cấp thực hiện nội dung này.
ĐIỀU 22. TƯƠNG THÂN, TƯƠNG ÁI, HỖ TRỢ NHAU TRONG NHỮNG LÚC KHÓ KHĂN HOẠN NẠN
22.1. Bản thân nhân viên, gia đình nhân viên công ty gặp khó khăn, hoạn nạn trong cuộc sống sẽ được: Công ty quan tâm, giúp đỡ, hỗ trợ bằng tiền mặt hoặc hiện vật; bằng tấm lòng tương thân tương ái của tập thể nhân viên công ty. Công đoàn công ty tổ chức vận động để các cá nhân, nhân viên đóng góp khoản hỗ trợ này.
22.2. Công ty và nhân viên công ty hưởng ứng với tinh thần cao nhất các cuộc vận động vì người nghèo hoặc hỗ trợ các nạn nhan có sự cố xảy ra.
ĐIỀU 23. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
23.1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký quyết định ban hành.
23.2. Các thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng và các nhân viên trong toàn Công ty chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này./.
GIÁM ĐỐC
(Ký và ghi rõ họ tên)
===>>> Xem thêm:
Trên đây là phần tư vấn về “Quy chế về văn hóa doanh nghiệp” của Công ty Luật Thái An.
Nếu bạn cần được tư vấn từng trường hợp cụ thể, hãy gọi điện tới TỔNG ĐÀI TƯ VẤN PHÁP LUẬT – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.
5. Dịch vụ tư vấn xây dựng, soạn thảo quy chế nội bộ
Việc xây dựng các quy chế quản trị nội bộ phù hợp với tính chất của từng doanh nghiệp cũng như phù hợp với quy định của pháp luật là điều không hề dễ dàng bởi vì bản thân người xây dựng ra quy chế cần phải hiểu rõ cả doanh nghiệp lẫn pháp luật.
Công ty Luật Thái An với đội ngũ luật sư, chuyên gia pháp lý đông đảo, có kiến thức chuyên môn vững vàng và bề dày kinh nghiệm tư vấn pháp luật thường xuyên cho các khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp. Vì thế, chúng tôi có thể hiểu rõ các vấn đề pháp lý thường xảy ra trong quản lý nội bộ doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ giúp công ty bạn xây dựng được hệ thống quy chế quản trị nội bộ đầy đủ, chính xác và hiệu quả nhất.
===>>> Xem thêm: Dịch vụ tư vấn, soạn thảo quy chế công ty
HÃY LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ SỬ DỤNG DỊCH VỤ!
