Review TOP 6 Phần Mềm Lưu Trữ Tài Liệu Được Dùng Nhiều Nhất 2023
Những phần mềm lưu trữ tài liệu được xem là công cụ tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp hiện nay. Với phần mềm này, các công ty dễ dàng quản lý được các tài liệu, hồ sơ và công văn một cách an toàn, bảo mật và tránh thất lạc. Hãy cùng chúng tôi khám phá chi tiết 6 phần mềm quản lý tài liệu được doanh nghiệp ưa chuộng nhất.
Những ai nên sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu?
Phần mềm lưu trữ dữ liệu ra đời giúp giải quyết rất nhiều khâu trong quy trình quản lý và sắp xếp công việc. Phần mềm này đặc biệt phù hợp với những đối tượng như sau:
- Cá nhân có nhiều luồng thông tin, tài liệu và giấy tờ cần không gian lưu trữ.
- Doanh nghiệp, các tổ chức hành chính sự nghiệp có nhiều hợp đồng, tài liệu và công văn số lượng lớn mỗi ngày.
- Tổ chức cần liên kết làm việc với nhau thông qua các văn bản, hợp đồng online.
- Nội bộ tổ chức cần ký duyệt, xem xét các hợp đồng và văn bản.
- Doanh nghiệp muốn lưu trữ thông tin của mình một cách khoa học, có thể tìm kiếm nhanh chóng, có khả năng xuất và phân tích báo cáo dữ liệu.
- Mọi cá nhân hay tổ chức có nhu cầu lưu giữ văn bản bảo mật, tránh thất lạc hoặc rò rỉ thông tin.
Lợi ích khi dùng ứng dụng lưu trữ tài liệu
Việc sử dụng những phần mềm và ứng dụng để lưu trữ tài liệu sẽ mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích trong việc vận hành, có thể kể đến như là:
- Tiết kiệm thời gian lưu trữ, chuyển tiếp hồ sơ đến các bên liên quan, rút ngắn công việc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng.
- Tiết kiệm chi phí in ấn giấy tờ và lưu kho tài liệu, sổ sách và văn bản của công ty.
- Đồng bộ hóa tài liệu, hợp đồng của toàn bộ công ty và phân quyền truy cập cho các phòng ban khác nhau.
- Lưu trữ các tài liệu và giấy tờ quan trọng để tránh trường hợp thất thoát, hỏng hóc.
- Số hóa thông tin cho doanh nghiệp để dễ dàng xem, chỉnh sửa, phê duyệt từ xa bằng hình thức online.
Xem thêm: Review 10+ Phần Mềm Quản Lý Văn Bản, Tài Liệu Tốt Nhất
TOP 6 phần mềm lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp
Các tổ chức mỗi ngày có rất nhiều hồ sơ, tài liệu phát sinh cần xử lý và lưu trữ. Thay vì in ấn văn bản để lưu kho như thông thường, giờ đây người dùng có thể dễ dàng sử dụng các phần mềm thay thế. Dưới đây là những phần mềm lưu trữ tài liệu phổ biến nhất:
Giải pháp quản lý tài liệu miễn phí bằng DocEye
Phần mềm lưu trữ thông tin đầu tiên cần kể đến đó chính là phần mềm DocEye. Ứng dụng này được nghiên cứu và tích hợp rất nhiều tính năng từ cơ bản đến phức tạp để phục vụ cho công việc văn phòng.
Có nhiều doanh nghiệp nhờ ứng dụng DocEye vào trong vận hành và đạt được những kết quả rất tốt. Phần mềm này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, thời gian và nâng cao năng suất của nhân sự. Không chỉ vậy, DocEye cũng giúp bạn bảo vệ tài liệu một cách khoa học, an toàn.
DocEye cho phép bảo mật tài liệu bằng công nghệ cao và người dùng có thể chia sẻ quyền truy cập dữ liệu cho bất kỳ người nào. Thông tin được lưu trữ cũng được phân loại giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và chỉnh sửa.
Có thể bạn quan tâm: 6+ Cách Khôi Phục File Đã Xóa Nhanh Chóng, Dễ Dàng Nhất
Lưu trữ hồ sơ online bằng ứng dụng Codedao.com
Codedao.com ra đời như một giải pháp hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp vẫn đang áp dụng phương pháp lưu trữ tài liệu truyền thống. Phần mềm Codedao.com được đánh giá là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho tổ chức.
Codedao.com giúp quá trình vận hành được tối ưu đáng kể và nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên. Ngoài ra, phần mềm cũng giúp người dùng tra cứu nhanh những tài liệu hoặc văn bản khi cần thiết. Bộ lọc của ứng dụng này được tối ưu với khả năng chọn lọc dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.
Với phần mềm Codedao.com, người dùng không cần lo lắng đến việc mất dữ liệu bởi nó cho phép người dùng sao lưu hoặc phục hồi dữ liệu nhanh chóng. Đây cũng chính là lý do vì sao các doanh nghiệp hiện nay rất ưa chuộng phần mềm này trong quá trình quản lý.
Phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử – C Office
C Office cũng là phần mềm lưu trữ thông tin, hồ sơ và các giấy tờ hiệu quả. Phần mềm này có đến 20 tính năng hữu ích, cung cấp cho doanh nghiệp nhiều lựa chọn trong việc quản lý và phân luồng tài liệu tổ chức.
Tham khảo: Top 6 Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel Đơn Giản, Hiệu Quả Nhất
Phần mềm C Office cho phép chuyển đổi các tài liệu dưới dạng số hóa phục vụ cho việc lưu trữ nhanh chóng hơn. Ngoài ra, người dùng có thể thiết lập trình tự động tải lên và quản lý dữ liệu, tiết kiệm thời gian và nhân lực vận hành.
C Office cũng được thiết kế có thể lưu lại toàn bộ lịch sử truy cập và xử lý thông tin của nội bộ tổ chức. Bởi vậy, bạn hoàn toàn yên tâm truy soát trong quá trình xảy ra sự cố về dữ liệu quan trọng.
IBOM – Giải pháp quản lý văn bản và dữ liệu chuyên nghiệp
Những tổ chức, doanh nghiệp có mong muốn quản lý hồ sơ, hợp đồng hay tài liệu của đơn vị một cách khoa học có thể tìm hiểu IBOM. Phần mềm này giúp việc kiểm soát thông tin trong khâu hành chính trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn.
Với IBOM, bạn không cần chuyển đổi tài liệu theo phương pháp thủ công mà sẽ được phần mềm hỗ trợ. Văn bản, báo cáo,… được chuyển đến từng phòng ban theo cài đặt sẵn của doanh nghiệp.
Một vài ứng dụng nổi bật mà IBOM mang lại:
- Nội dung văn bản hoặc tài liệu được cập nhật và chuyển đi trong tích tắc đến các đối tượng liên quan.
- Lưu vết truy cập và chỉnh sửa trên lịch sử hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra soát và đối chiếu.
- Kho lưu trữ tài liệu khổng lồ miễn phí, lưu được đa dạng các hình thức dữ liệu khác nhau.
Quản lý hồ sơ văn bản với DMS Lạc Việt
DMS Lạc Việt cũng là cái tên nổi bật nằm trong danh sách TOP các phần mềm lưu trữ tài liệu được doanh nghiệp đánh giá cao. Các tổ chức có nhu cầu thu thập, quản lý và xử lý hồ sơ với số lượng lớn nên sử dụng DMS Lạc Việt.
Đừng bỏ lỡ: Top 11 Phần Mềm Chỉnh Sửa File PDF Tốt Nhất Hiện Nay
Với giao diện thân thiện, đơn giản, người dùng hoàn toàn dễ dàng thao tác nhập và xuất tài liệu trên phần mềm. DMS Lạc Việt cũng cho phép bạn xuất báo cáo dưới dạng file excel để phục vụ cho các công việc khác. Hồ sơ mà người dùng tải lên được phân bổ khoa học vào các kho dữ liệu, đảm bảo tính an toàn và riêng tư.
DMS Lạc Việt còn phân quyền người dùng thành nhiều cấp bậc khác nhau. Các nhà quản trị có thể tự phân chia kho thông tin cho từng phòng ban mà vẫn đảm bảo tính bảo mật ở mức tối đa.
Quản lý văn phòng nhanh chóng với Cloud Office
Cloud Office được đánh giá là ứng dụng giúp quản lý văn bản, hồ sơ và tài liệu tốt nhất hiện nay. Phần mềm được thiết kế khoa học và trang bị đầy đủ các tính năng để hỗ trợ doanh nghiệp một cách tối đa.
Chỉ cần thiết bị có kết nối internet, doanh nghiệp dễ dàng tải lên ứng dụng các tài liệu để lưu trữ. Cloud Office cho phép bạn phân luồng thông tin khoa học, thống kê dữ liệu và in sổ sách theo yêu cầu.
Ngoài ra, các quản lý cũng xem xét và phê duyệt được trực tiếp các tài liệu với nhân viên của mình. Điều này có được là nhờ Cloud Office cho phép người dùng chỉnh sửa, bình luận hoặc nêu các ý kiến cá nhân liên quan đến dữ liệu.
Tìm hiểu thêm: Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Phần Mềm PS Cơ Bản Đừng Bỏ Lỡ
Trên đây là những thông tin chi tiết nhất về TOP 6 phần mềm lưu trữ tài liệu được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay. Hi vọng bạn đã có thêm nguồn tham khảo để lựa chọn cho mình giải pháp lưu trữ phù hợp nhất.
