Bật mí các thủ thuật Excel hay mà dân văn phòng không thể không biết [Kèm file thực hành] – https://ta-ogilvy.vn

3

22.841 lượt xem

Là dân văn phòng chắc chắn sẽ có lúc bạn phải sử dụng đến bảng Excel. Dưới đây, META xin chia sẻ những thủ thuật Excel hay cho dân văn phòng mà bạn nên biết để có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, khoa học và hiệu quả nhất!

>>> Có thể bạn quan tâm:

Thủ thuật sử dụng phím tắt trong Excel cho dân văn phòng

Excel là một công cụ rất có ích cho dân văn phòng. Trong quy trình thao tác, không ít thì nhiều tất cả chúng ta sẽ phải có lúc phải sử dụng đến ứng dụng này để thao tác hiệu suất cao, khoa học hơn. Chính vì thế, việc nắm chắc những thủ thuật Excel cho dân văn phòng không chỉ giúp bạn thao tác nhanh gọn, thuận tiện hơn mà còn giúp bạn kiến thiết xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đồng nghiệp và cấp trên .

Và chắc như đinh, một pro Excel phải nắm rõ và biết cách sử dụng những phím tắt ( hotkey ). Việc sử dụng phím tắt Excel sẽ giúp bạn rút ngắn thời hạn thao tác đi rất nhiều nên bạn thao tác sẽ nhanh hơn, hiệu suất cao hơn. Thực sự việc sử dụng những phím tắt này là không hề thiếu so với một người làm văn phòng, đặc biệt quan trọng là dân kế toán chuyên nghiệp. Sau đây, hãy cùng META học thuộc một số ít phím tắt cơ bản trong Excel để ứng dụng vào việc làm của mình nhé !

>> Xem thêm: Cách đánh số trang trong Excel 2010, 2007, 2016 theo ý muốn

Nhóm phím tắt điều hướng trong bảng tính Excel

Nhóm phím tắt chèn và chỉnh sửa dữ liệu

Nhóm phím tắt làm việc với dữ liệu được chọn

Nhóm phím tắt định dạng dữ liệu

Các thủ thuật tính toán hay trong Excel

Tính toán những bảng tài liệu là công suất chính của Excel và tất cả chúng ta thường phải làm điều này dựa vào những công thức. Công thức là những phương trình triển khai những thống kê giám sát khác nhau trong những bảng tính. Mặc dù Microsoft trình làng thêm nhiều hàm mới qua những năm nhưng khái niệm công thức bảng tính Excel vẫn giống nhau trong toàn bộ những phiên bản Excel năm nay, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 và thấp hơn .

• Tất cả các công thức Excel bắt đầu với một dấu bằng (=).
• Sau dấu bằng, bạn nhập hoặc là phép tính hoặc hàm. Ví dụ: để cộng các giá trị trong các ô từ B1 tới B5, bạn có thể:
  • Gõ toàn bộ phương trình: = B1 + B2 + B3 + B4 + B5
  • Sử dụng hàm SUM: = SUM (B1: B5)
• Nhấn phím Enter để hoàn thành công thức. 

Trong một công thức Excel thì hàm là yếu tố quan trọng nhất giúp bạn đo lường và thống kê đúng chuẩn. Chính vì thế, việc nắm rõ những hàm cơ bản, tiếp tục sử dụng là một trong những thủ thuật Excel quan trọng cho dân văn phòng. Sau đây, tất cả chúng ta hãy cùng khám phá 1 số ít hàm đo lường và thống kê cơ bản trong Excel nhé !

Hàm đếm

Bạn có một bảng tính với cơ sở dữ liệu khổng lồ và cần biết có bao nhiêu ô trong một vùng nào đó hay trong toàn bộ bảng tính chỉ chứa chữ số, không chứa chữ cái. Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm =COUNT. Ví dụ, bạn cần đếm từ ô C6 đến C14, hãy gõ =COUNT(C6:C14). Ngoài ra còn có hai hàm khác là: 

Hàm COUNTA

• Cú pháp: COUNTA(Value1, Value2…).
• Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu.
• Chức năng: Hàm đếm tất cả các ô chứa dữ liệu.
• Ví dụ: =COUNTA(A4:D9) đếm các ô chứa dữ liệu trong dãy từ ô A4 đến ô D9.

Hàm COUNTIF

• Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria).
• Các tham số:
• Range: dãy dữ liệu các bạn muốn đếm.
• Criteria: điều kiện, tiêu chuẩn cho các ô đếm.
• Chức năng: Hàm đếm các ô chứa giá trị theo điều kiện cho trước.
• Ví dụ: =COUNTIF(A1:A5,”>9″) đếm tất cả các ô từ A1 đến A5 có chứa số lớn hơn 9.

Hàm tính tổng

Hàm SUM

Hàm SUM trong Excel thường được sử dụng để tính tổng những đối số trên bảng tính. Sử dụng hàm Sum trong Excel giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí khá nhiều thời hạn và công sức của con người so với cách tính thủ công bằng tay thường thì .

• Cú pháp: SUM(Number1, Number2..).
• Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng.
• Ví dụ: =SUM(A2:B2) tính tổng các giá trị từ ô A2 đến ô B2.

Hàm SUMIF

Nếu bạn muốn tính tổng những ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào thì bạn sử dụng hàm SUMIF .

• Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range).
• Các tham số:
• Range: Là dãy số mà các bạn muốn xác định.
• Criteria: Điều kiện, tiêu chuẩn các bạn muốn tính tổng (có thể là số, biểu thực hoặc chuỗi).
• Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng.
• Ví dụ: =SUMIF(A1:A5,”green”,B1:B5) tính tổng các ô từ B1 đến B5 với điều kiện giá trị trong cột từ A1 đến A5 là green.

Hàm SUMPRODUCT

• Cú pháp: SUMPRODUCT(Array1,Array2,Array3…).
• Các tham số: Array1: bắt buộc, đối số mảng đầu tiên mà bạn muốn nhân các thành phần của nó rồi cộng tổng. Array2, Array3… tùy chọn, các đối số mảng từ 2 đến 255 mà bạn muốn nhân các thành phần của nó rồi cộng tổng.
• Chức năng: Lấy tích của các dãy đưa vào, sau đó tính tổng các tích đó.

Lưu ý: Các đối số trong các dãy phải cùng chiều, nếu không hàm sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE.

>>> Xem thêm: Cách tắt phần mềm diệt virus đơn giản cho Win 10

Hàm tính giá trị trung bình

Hàm AVERAGE

• Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2…).
• Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính giá trị trung bình.
• Chức năng: Trả về giá trị trung bình của các đối số.

Hàm MIN/MAX

Hàm MAX và hàm MIN thường được sử dụng để tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của những đối số hay vùng tài liệu .

Hàm MAX

• Cú pháp: MAX(Number1, Number2…).
• Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà các bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó.
• Chức năng: Hàm trả về số lớn nhất trong dãy được nhập.
• Ví dụ: =MAX(E4:E9) đưa ra giá trị lớn nhất trong các ô từ E4 đến E9.

Hàm MIN

• Cú pháp: MIN(Number1, Number2…).
• Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó.
• Chức năng: Hàm trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào.

Hàm ngày tháng

Hàm DAYS

Hàm DAYS là hàm tính số ngày giữa 2 ngày trong Excel, thường dùng để tính số năm thao tác, hoạt động giải trí …

• Cú pháp: DAYS(end_date, start_date).
• Các tham số:
• end_date: Là ngày kết thúc muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.
• start_date: Là ngày đầu tiên muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.

Chú ý

• Nếu end_date và start_date đều có dạng số -> hàm dùng EndDate – StartDate để tính số ngày giữa 2 ngày này.
• Nếu end_date và start_date ở dạng văn bản hàm tự động chuyển sang định dạng ngày bằng cách sử dụng hàm DATEVALUE(date_text) rồi tính toán.
• Nếu đối số vượt ngoài phạm vi của ngày tháng năm -> hàm trả về giá trị lỗi #NUM!
• Nếu đối số dạng văn bản mà không thể chuyển sang định dạng ngày hợp lệ -> hàm trả về giá trị lỗi #VALUE!

Hàm NETWORKDAYS

Thay vì dùng cách thủ công bằng tay như đếm tay để tính số ngày thao tác. Excel tương hỗ cho bạn một hàm NETWORKDAYS tính số lượng ngày thao tác toàn thời hạn giữa hai ngày một cách đúng mực, nhanh gọn .

Cú Pháp: NETWORKDAYS(start_date,end_date,[HOLIDAYS])

Ví dụ: Trong hình dưới đây, chúng ta sử dụng hàm NETWORKDAYS tính số ngày làm việc với ngày bắt đầu là 23/01/2013, ngày kết thúc là 18/02/2013, trong đó bao gồm cả ngày nghỉ. Công thức là =NETWORKDAYS(B4,C4).

Hàm NOW

Nếu bạn muốn hiển thị ngày và thời hạn hiện tại trên trang tính hoặc muốn giám sát dựa trên thời hạn hiện tại thì hàm NOW là giải pháp dành cho bạn .

Cú Pháp: NOW ()

Chú ý

• Cú pháp hàm NOW không sử dụng đối số.
• Kết quả của hàm NOW được cập nhật khi bạn thực hiện một công thức hoặc edit một ô giá trị chứ không cập nhật liên tục.

Hàm tra cứu và tham chiếu

Hàm VLookup

Hàm VLookup dùng để tìm kiếm những giá trị trong cột ngoài cùng bên trái của bảng và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột khác mà bạn chỉ định. Cú pháp : VLOOKUP ( ô chứa giá trị tìm kiếm, vùng bảng chứa giá trị tìm kiếm và trả về, cột chứa giá trị trả về ), hoàn toàn có thể thêm đối số thứ 4 như ví dụ dưới .

Hàm VLookup tìm ID ( 104 ) trong cột ngoài cùng bên trái của dải USD E $ 4 : USD G USD 7 và trả về giá trị trong cùng một hàng từ cột thứ 3 ( đối số thứ 3 được chỉ định là 3 ). Đối số thứ 4 đặt là FALSE để trả lại hiệu quả đúng chuẩn hoặc lỗi # N / A nếu không tìm thấy .
Bạn chỉ cần triển khai trên 1 ô, sau đó kéo hàm VLookup xuống dưới để vận dụng cho những hàng bên dưới. Vì vùng tham chiếu giữ nguyên nên phải dùng USD trước những ký hiệu để tạo tham chiếu tuyệt đối .

Hàm HLookup

Hàm HLookup là hàm excel nâng cao dùng dò tìm một giá trị ở dòng tiên phong của một bảng tài liệu. Nó sẽ trả về giá trị ở cùng trên cột với giá trị tìm thấy trên hàng mà tất cả chúng ta chỉ định. Hàm HLookup thường dùng để điền thông tin vào bảng tài liệu lấy từ bảng tài liệu phụ. Cú pháp HLOOKUP ( giá trị tìm kiếm, bảng giá trị tìm kiếm, số thứ tự hàng cần lấy, khoanh vùng phạm vi tìm kiếm ) .
Ví dụ :
Để tìm kiếm giá trị Mã đơn vị chức năng của bảng tham chiếu và cho ra tác dụng Đơn vị tương ứng với mức thưởng đó tất cả chúng ta làm như sau :
Ta có : HLOOKUP ( A2 : A4 ; $ A $ 6 : USD D USD 7 ; 2 ; 1 )

Trong đó :

• A2:A4: là địa chỉ Mã đơn vị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu
• $A$6:$D$7: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu (các bạn chú ý không lấy tiêu đề nhé)
• 2: dòng đơn vị là dòng thứ 2 của bảng tham chiếu
• 1: dòng đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm định)

Kết quả nhận được như sau :

Trên đây chỉ là những hàm Excel cơ bản nhất thường được dùng trong văn phòng. Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel, chính vì vậy, bạn cần phải thường xuyên luyện tập để ghi nhớ và thuần thục cách sử dụng của các hàm này. Bạn có thể tham khảo thêm một số bài tập Excel có lời giải tại đây.

>>> Tham khảo thêm: 5 phần mềm chụp màn hình máy tính miễn phí, siêu nhẹ, ảnh cực nét

Những lưu ý khi in ấn bảng tính Excel

Cách in trang Excel cơ bản

Để in một bảng tính Excel thì bạn hãy triển khai theo những bước sau :

Bước 1: Trong tab File trên thanh công cụ, bạn hãy nhấn vào tùy chọn Print.

Bước 2: Để xem trước toàn bộ các trang tính sẽ được in, bạn hãy nhấn vào biểu tượng mũi tên cho Next Page hoặc Previous Page ở bên dưới màn hình như hình dưới đây:

Bước 3: Để in các trang tính, bạn hãy nhấn vào biểu tượng in (Print), quá trình in sẽ lập tức bắt đầu.

In một phần dữ liệu cần thiết

Nếu chỉ cần một phân đoạn tài liệu nhất định, bạn không cần phải in hàng loạt bảng tính mà chỉ cần in những tài liệu đơn cử. Bạn hoàn toàn có thể in bảng tính đang xem bằng cách truy vấn bảng in ( nhấn tổng hợp phím Ctrl + P. ) và chọn tùy chọn Print Active Sheets trong mục Settings, hoặc bạn hoàn toàn có thể chọn Print Entire Workbook để in hàng loạt file .

Ngoài ra, bạn cũng hoàn toàn có thể in một đoạn nhỏ tài liệu bằng cách chọn tài liệu đó, sau đó chọn Print Selection trong những tùy chọn in trong mục Settings .

Tối đa hóa không gian

Hãy tận dụng tối đa size của giấy in bằng cách đổi khác hướng trang ( page orientation ). Hướng trang mặc định là tốt nhất cho những tài liệu có nhiều hàng hơn cột, nhưng nếu bảng tính của bạn rộng chứ không dài, nên đổi khác hướng trang ( page orientation ) thành landscape .
Nếu vẫn cần thêm khoảng trống ? Bạn hoàn toàn có thể biến hóa chiều rộng của margins trên mép của trang giấy. Chiều rộng của margins trên mép của trang giấy càng nhỏ thì càng có nhiều chỗ cho tài liệu của bạn. Cuối cùng, nếu bảng tính của bạn không quá lớn, thử sử dụng Custom Scaling Options để kiểm soát và điều chỉnh tổng thể những hàng, cột hoặc hàng loạt bảng tính của bạn vừa khớp trên một trang giấy .

Sử Dụng Print Titles

Nếu sheet trong bảng tính Excel của bạn dài hơn 1 trang, bạn hoàn toàn có thể sử dụng những tiêu đề trên mỗi sheet của bảng tính để hiểu được nội dung bạn đang xem là gì .

Lệnh Print Titles được cho phép bạn thực thi điều này, gồm có một dòng tiêu đề hoặc cột trên mỗi trang của bảng tính. Các cột hoặc hàng bạn chọn sẽ hiển thị trên toàn bộ những trang của bản in, để bạn hoàn toàn có thể đọc những tài liệu của mình thuận tiện hơn .

Sử Dụng Page Break

Nếu bảng tính của bạn vượt quá 1 trang giấy, bạn hoàn toàn có thể xem xét đến việc sử dụng Page Break để lựa chọn đúng mực những tài liệu nào sẽ hiển thị trên trang nào .
Khi bạn chèn một Page Break vào bảng tính, những tài liệu bên dưới break sẽ được chuyển sang đầu một trang khác. Điều này khá là hữu dụng vì nó được cho phép bạn chia nhỏ tài liệu theo cách mà bạn muốn .

>> Xem thêm: 3 Cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh chóng, đơn giản nhất

Có thể sử dụng Excel online hay không?

Ngoài những thủ thuật Excel mà chúng tôi đã san sẻ ở trên, một mẹo nhỏ khác mà những bạn cũng nên biết đó là : Bên cạnh công cụ Microsoft Excel, tất cả chúng ta cũng trọn vẹn hoàn toàn có thể sử dụng một công cụ trực tuyến khác tương tự như như Excel, đó là Excel trực tuyến hoặc Google Trang tính .

Excel online

Excel trực tuyến là một chương trình bảng tính gồm có những tiện ích như một phần của bộ ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng web không tính tiền và được phân phối bởi Microsoft. Nó cũng được cho phép người sử dụng lựa chọn tải nội dung về thiết bị của mình, hoặc tàng trữ trực tuyến trên mạng lưới hệ thống OneDrive .
Với Excel online, nó hoạt động giải trí gần như tựa như so với bản Excel offline mà tất cả chúng ta vẫn thường sử dụng ở văn phòng. Ứng dụng này tương hỗ thích hợp với nhiều định dạng file Microsoft Excel. Nó được cho phép người dùng tạo mới và chỉnh sửa những file trực tuyến trong khi cộng tác với những người khác trong cùng một khoảng chừng thời hạn thực .

Tuy nhiên, nó cũng vẫn còn sống sót 1 số ít điểm yếu kém như :

• Tệp được nạp lại thường xuyên và luôn được mở ở chế độ mặc định chỉ được xem, bạn phải nhấp vào chỉnh sửa để bắt đầu làm việc.
• Excel trực tuyến thiếu đi một số cách thức chính được sử dụng để làm việc với bảng như thay thế dữ liệu, tùy chọn phân loại nâng cao, định dạng có điều kiện và xác nhận dữ liệu.
• Bộ lọc chỉ khả dụng nếu bạn thêm một bảng
• Quá trình kết hợp tài liệu còn chưa thực sự tốt. 

Google trang tính

Google trang tính là một chương trình bảng tính được tăng trưởng bởi Google, thoạt nhìn qua thì nó có vẻ như khá giống với Excel online nhưng cộng tác trong Google trang tính hoạt động giải trí theo thời hạn thực, nhiều người hoàn toàn có thể cùng thao tác cùng lúc trên một trang tính. Và hơn hết đó là năng lực tàng trữ trực tuyến vào Google Drive giúp bạn hoàn toàn có thể mở và đổi khác tài liệu mọi lúc mọi nơi mà không cần phải quy đổi tài liệu từ thiết bị này sang thiết bị khác, chỉ cần có mạng Internet là được .
Việc tích hợp tài liệu được Google trang tính triển khai rất tốt. Mặc dù tùy chọn trấn áp phiên bản và thao tác theo nhóm đều có sẵn, nhưng bạn vẫn hoàn toàn có thể thiết lập san sẻ và thông tin nâng cao. Khi nhiều người cùng thao tác trên một bảng tính, bạn hoàn toàn có thể tranh luận bất kể câu hỏi nào trong khung trò chuyện ngay trong bảng tính đó. Nếu đồng nghiệp của bạn triển khai 1 số ít biến hóa cho tệp trong khi bạn đang ở xa, họ hoàn toàn có thể nhanh gọn gửi email cho những người cùng triển khai việc làm với trang tính đó và bạn cũng hoàn toàn có thể thiết lập thông tin về những bản update .

Nhìn chung thì Google trang tính có khá nhiều ưu điểm tiêu biểu vượt trội so với Excel trực tuyến nên trong những năm gần đây, giới văn phòng đang dần chuyển sang thao tác trên nền tảng này. Tuy nhiên, bạn sẽ phải thao tác với những hàm mà không có gợi ý sẵn nên bạn bắt buộc phải ghi nhớ tổng thể những hàm cần dùng, nếu không sẽ rất tốn công sức của con người để quy đổi giữa bảng đang dùng với tab list những hàm thiết yếu .
Google trang tính cũng có bổ trợ thêm những tính năng mới nhưng đôi lúc chúng vẫn không đủ để thao tác với những số liệu chuyên nghiệp. Có thể Excel trực tuyến cũng không có những tính năng đó. Trong trường hợp ấy, bạn cần dùng phiên bản Excel có cài sẵn trong máy tính. Hơn nữa, khi bảng bạn dùng quá lớn, việc dùng công cụ trực tuyến sẽ rất chậm, khó giải quyết và xử lý và phải dựa nhiều vào sever. Nếu bạn cần xử lý những tài liệu mang tính chuyên nghiệp thì không có giải pháp trực tuyến nào hoàn toàn có thể ngay lập tức vượt mặt được Excel .
Như vậy, qua bài viết này, META đã san sẻ với bạn được 1 số ít thủ thuật Excel hay cho dân văn phòng. Hy vọng rằng đây sẽ là những thông tin có ích giúp sức được bạn trong việc làm hằng ngày. Chúc bạn thành công xuất sắc và đừng quên liên tục ghé META.vn để tìm hiểu thêm thêm nhiều thông tin hữu dụng khác nhé !

Tham khảo thêm

Source: https://mix166.vn
Category: Thủ Thuật